Il libro paga si riferisce ai benefici che un'azienda è tenuta a fornire ai propri dipendenti per un tempo predeterminato o in un giorno specifico. Spesso se ne occupa il reparto contabilità o risorse umane di un'azienda. Le buste paga per le piccole imprese possono essere gestite direttamente dal titolare o da un collega. L'elaborazione delle buste paga, i vantaggi per i dipendenti, le assicurazioni e gli obblighi contabili come la ritenuta d'acconto vengono sempre più esternalizzati a società specializzate. Con i servizi abilitati dalla tecnologia creativa necessari per le economie dei concerti e dell'outsourcing, queste soluzioni offrono pagamenti più rapidi e convenienti dei dipendenti, nonché la fornitura di documentazione digitale relativa alle buste paga. In questo articolo parlerò della detrazione della busta paga, della conformità della busta paga e dell'adp della busta paga. Perché non ti siedi e ti godi il viaggio con me?
Che cos'è il libro paga?
Il processo di pagamento dei dipendenti in un'azienda è noto come libro paga. Questo processo comporta la registrazione del tempo trascorso da ciascun dipendente, la determinazione della retribuzione e l'erogazione della retribuzione tramite assegno o deposito diretto sui propri conti bancari. Anche la registrazione delle buste paga, delle imposte detratte, dei bonus, della retribuzione degli straordinari, delle indennità di malattia e delle ferie deve essere effettuata dalle imprese. La somma che deve essere accantonata e registrata dalle imprese per Medicare, previdenza sociale e tasse di disoccupazione con il governo.
Per la gestione delle buste paga, molte aziende utilizzano soluzioni software. Un'API viene utilizzata dal dipendente per inviare le proprie ore, dopodiché la retribuzione viene elaborata e trasferita sui propri conti bancari.
Per facilitare il processo, molte aziende di medie e grandi dimensioni assumono fornitori esterni di buste paga. Le aziende tengono traccia di quante ore impiega ogni dipendente e forniscono questi dati al servizio paghe. Il servizio paghe determina la retribuzione lorda del dipendente nel giorno di paga moltiplicando le ore totali lavorate per la tariffa oraria moltiplicata per il numero di settimane lavorate nel periodo di paga. Dopo aver dedotto le tasse e le altre trattenute dai guadagni dei dipendenti, il servizio le paga.
Comprensione del libro paga
Non dovresti sottovalutare la rapidità con cui possono verificarsi errori sui salari. Considera per un momento i dipendenti la cui unica fonte di reddito è il loro stipendio mensile. Cosa accadrebbe se lo stipendio non fosse pagato correttamente o fosse rilasciato in ritardo? Tali incoerenze possono avere un impatto negativo sul morale dei dipendenti e, di conseguenza, sulla produttività dell'azienda.
Il rispetto delle numerose leggi e normative, come la legislazione sul lavoro, PF, PT e altre conformità statutarie, è altrettanto fondamentale per garantire un pagamento corretto e tempestivo dello stipendio. Queste leggi comportano sostanziali ripercussioni legali e finanziarie per le violazioni.
Devi avere una conoscenza approfondita di cosa sia il libro paga e come gestirlo in modo efficiente se vuoi assicurarti che i tuoi dipendenti siano contenti e che operi nel rispetto della legge. Gli elementi essenziali del libro paga saranno trattati per primi.
Cos'è l'imposta sui salari?
Le tasse su salari, mance e stipendi che pagano sia i dipendenti che i datori di lavoro sono indicate come tasse sui salari. I datori di lavoro detraggono le tasse dagli stipendi dei dipendenti e inviano i soldi al governo. Questi prelievi consistono in contributi dei dipendenti alle tasse di previdenza sociale e Medicare, nonché imposte federali, statali e locali sul reddito (FICA). I datori di lavoro sono responsabili sia per le tasse di disoccupazione federali che statali, nonché per il loro contributo FICA proporzionale.
I pagamenti a Social Security e Medicare sono coperti dalle imposte federali sui salari, che insieme costituiscono la tassa FICA negli Stati Uniti. Sulle buste paga, questi sono designati come FICA e MedFICA. Anche le trattenute dell'imposta federale sul reddito dagli stipendi dei dipendenti vanno al bilancio generale del Tesoro.
Le tasse sul reddito vengono riscosse dalla maggior parte degli stati, così come da alcune città, contee e località, e il denaro raccolto va direttamente nelle loro casse. I datori di lavoro sono responsabili della copertura della quota dei loro lavoratori dei premi dell'assicurazione federale contro la disoccupazione, mentre i dipendenti sono esenti da questo costo.
Le imposte sui salari sono una forma di imposta riscossa dal governo federale e talvolta da singoli stati in diverse nazioni, inclusi gli Stati Uniti. La busta paga di un dipendente elencherà tutte queste detrazioni fiscali sui salari. L'elenco dettagliato specifica l'importo dedotto per le imposte sul reddito federali, statali e locali, nonché le somme raccolte per i contributi Medicare e Social Security.
Le tasse sui salari forniscono finanziamenti per una serie di iniziative governative, come la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria e la compensazione dei lavoratori. Allo scopo di preservare e migliorare le infrastrutture e i servizi di quartiere, come le squadre di risposta alle emergenze, la manutenzione delle strade e i parchi, i governi locali possono imporre una piccola tassa sui salari.
Come calcolare le imposte sui salari
Dipende dalla tua azienda e dalla legislazione locale su come calcoli le tasse sui salari. Tuttavia, QuickBooks ha offerto alcuni principi generali di seguito. Calcolare il compenso lordo dei tuoi dipendenti è il primo passo.
#1. Calcola la retribuzione lorda dei tuoi dipendenti
Utilizzando la loro tariffa e i tuoi periodi di paga regolari, puoi calcolare la retribuzione lorda di un dipendente. La maggior parte delle aziende paga i dipendenti settimanalmente, bisettimanalmente o mensilmente. Aumentare il numero di ore lavorate durante il periodo di paga della tariffa oraria per determinare la retribuzione lorda di un dipendente. L'equazione si legge come segue:
Tariffa oraria x ore totali lavorate nel periodo di paga = retribuzione lorda
Dividi lo stipendio annuo per il numero di periodi di paga nell'anno per determinare la retribuzione lorda di un dipendente dipendente. Questa è la formula:
Stipendio annuo/numero dei periodi di paga in a anno = retribuzione lorda
#2. Prendi le detrazioni al lordo delle imposte
È necessario escludere le detrazioni dopo aver calcolato il compenso lordo. Potrebbero esserci altre detrazioni al lordo delle imposte oltre a queste detrazioni fiscali. Le detrazioni al lordo delle imposte sono costituite da:
- Piani per la pensione, inclusi 401 (k) s
- Piani per l'assicurazione sanitaria
- Conti di spesa flessibili (FSA) o Conti di risparmio sanitario
- Contributi in conto (FSA)
- Alcune polizze vita
#3. Detrarre le tasse (FICA, disoccupazione e imposte sul reddito)
Il saldo del tuo compenso viene tassato dopo che sono state effettuate le trattenute al lordo delle imposte. Il 7.65% è l'aliquota fiscale FICA, che consiste del 6.2% per le tasse di previdenza sociale e dell'1.45% per Medicare. La legislazione federale, statale o municipale, nonché il W-4 del tuo dipendente, decideranno le altre aliquote fiscali. Utilizza le tabelle delle imposte IRS per determinare le imposte federali sul reddito. Pagherai spesso le tasse federali insieme alle tasse di previdenza sociale e Medicare. Compila il modulo IRS 941 per segnalare tutti i pagamenti.
Dalla retribuzione lorda del dipendente, sottrazione dell'imposta FICA 7.65%. I contributi versati da ciascun dipendente devono essere compensati da te, l'azienda. La società versa in Social Security e Medicare per conto del dipendente e per conto dell'azienda.
#4. Eventuali detrazioni volontarie devono essere prelevate dai salari rimanenti
Possono essere costituiti da:
- Contributi a polizze assicurative sulla vita Roth 401 (k).
- Piani per l'assicurazione per l'invalidità a lungo termine
- pignoramenti di salario
- tasse sindacali
- L'importo residuo al netto delle tasse e di altre ritenute alla fonte è ciò che il dipendente riceve come retribuzione da portare a casa.
Cos'è la detrazione sui salari?
Quando la busta paga di un dipendente è soggetta a detrazione dalla busta paga, una parte della sua retribuzione viene accantonata per coprire una serie di obblighi, inclusi i contributi a un piano pensionistico o le ritenute fiscali. Le detrazioni possono essere obbligatorie o facoltative. Le trattenute in busta paga vengono effettuate dai datori di lavoro per coprire le passività fiscali derivanti dal pagamento dello stipendio di un dipendente. I pagamenti delle tasse possono essere effettuati per tasse di sicurezza sociale, tasse mediche, ecc.
Il pagamento del datore di lavoro per i pagamenti del benessere dei dipendenti, come piani pensionistici 401 (k) sponsorizzati dal datore di lavoro, piani pensionistici, piani di risparmio, piani sanitari e altri contributi volontari, costituisce l'altra parte delle detrazioni sui salari.
Le tabelle di detrazione sui salari e i calcolatori online sono utili per l'accuratezza e la semplicità dei calcoli. I grafici delle detrazioni sui salari vengono spesso utilizzati dai datori di lavoro per determinare gli importi accurati delle imposte federali e di altre detrazioni. La trattenuta volontaria e involontaria in busta paga viene sottratta dallo stipendio lordo per ottenere la retribuzione netta.
Detrazione volontaria in busta paga
Le detrazioni sui salari che richiedono l'approvazione del dipendente e che devono scegliere di partecipare rientrano in questa categoria. Questi sono quello che sono:
- Premio di assicurazione sanitaria
- Premio di assicurazione sulla vita
- Piani di pensionamento
- Spese e commissioni
Detrazione involontaria in busta paga
Le detrazioni sui salari che sono legalmente obbligatorie per legge devono essere effettuate dai datori di lavoro e segnalate alle autorità fiscali sono note come detrazioni involontarie. Le trattenute involontarie in busta paga sono le seguenti:
- Tassa Fica
- Imposta sul reddito federale
- Tasse statali e locali
- garnishments
Che cos'è la conformità alle buste paga?
Il rispetto di tutte le leggi federali, statali e locali che controllano il modo in cui i dipendenti vengono pagati è noto come conformità del libro paga. Se un datore di lavoro viola uno di questi regolamenti, rischia di incorrere in sanzioni che potrebbero danneggiare i profitti della propria organizzazione o eventualmente costringerlo a chiudere l'attività. Tuttavia, se riescono a capire la conformità delle buste paga, possono aiutare a mantenere felici i dipendenti ea evitare problemi fiscali. Per tutti, ricevere un pagamento sicuro, preciso e tempestivo per il proprio lavoro è essenziale per la capacità di sopravvivenza sia dei dipendenti che delle loro famiglie.
In termini più semplici, aderire ai requisiti del libro paga comporta:
- Calcolo accurato della retribuzione, compresi gli straordinari
- Le imposte sui salari sono trattenute per l'importo appropriato dal salario corrispondente a ciascuna imposta sui salari applicabile (ad esempio, tasse di previdenza sociale)
- presentazione delle dichiarazioni dei redditi sui salari a ciascuna di tali autorità
Perché è importante la legislazione sulla conformità delle buste paga?
Per i seguenti motivi, i datori di lavoro hanno la grande responsabilità di seguire le normative sui salari:
- Garantisce che i lavoratori siano equamente retribuiti per il loro lavoro
- consente il finanziamento di programmi di assistenza sociale come Medicare e la disoccupazione
- riduce la possibilità di multe e azioni legali
- aumenta il morale dei dipendenti
Che cos'è l'Adp del libro paga?
Per le aziende di tutte le dimensioni, payroll ADP offre servizi, soluzioni e software di gestione stipendi su misura. Forniscono l'integrazione del monitoraggio degli orari e delle presenze con le soluzioni di deposito diretto e libro paga mobile. Forniscono inoltre un supporto esperto per assicurarti di rimanere in conformità con tutte le leggi e i regolamenti pertinenti, oltre a calcolare automaticamente le detrazioni per le tasse e i pagamenti pensionistici.
Payroll ADP assiste le aziende nella gestione delle imposte sui salari automatizzando le trattenute sui salari dei dipendenti e garantendo che la giusta quantità di denaro venga inviata al governo in conformità con le più recenti norme e regolamenti sulle imposte sui salari.
Con l'aiuto delle soluzioni mobili ADP per le buste paga, i dipendenti possono accedere ai propri dati sui benefici e sulle buste paga da qualsiasi luogo. Possono esaminare le loro buste paga, gestire il loro tempo e le presenze e inviare richieste di permesso, tra le altre cose.
Come eseguire il libro paga
Di seguito sono riportati i modi per farlo funzionare:
#1. Fai il libro paga a mano
Le opzioni del libro paga variano in quanto richiedono tempo, ma questa è la meno costosa. Devi conoscere i dettagli del libro paga. Tasse e altre detrazioni devono essere calcolate a mano. È possibile calcolare la ritenuta fiscale federale sul reddito utilizzando le tabelle delle ritenute fiscali fornite dall'IRS. Per i dettagli sulla ritenuta d'acconto statale, contatta il tuo stato. Mantenere registri organizzati e completi in un luogo sicuro. Per visualizzare il reddito lordo, le tasse, le detrazioni e la retribuzione netta, ad esempio, potresti utilizzare un foglio di calcolo.
L'IRS, così come tutte le agenzie statali e municipali necessarie, devono ricevere la tua dichiarazione dei redditi e depositi. Per evitare multe in ritardo e altre sanzioni, imposta i promemoria del calendario.
#2. Esternalizzare il libro paga
L'alternativa più costosa (anche se meno dispendiosa in termini di tempo) è l'outsourcing. Anche se l'elaborazione manuale delle buste paga ti fa risparmiare molto tempo, dovresti pensare se è fattibile dal punto di vista finanziario. Potresti utilizzare un'organizzazione di datori di lavoro professionale o un contabile del libro paga per gestire il tuo libro paga in outsourcing (PEO). Di solito, la persona o l'azienda a cui esternalizzi il libro paga si occupa dell'intero processo per te, inclusi i calcoli e la distribuzione dei salari.
#3. Usa il software per le buste paga
Alla ricerca di un compromesso tra l'esternalizzazione delle buste paga e l'elaborazione manuale delle buste paga? Il software del libro paga può essere la soluzione ideale per te se è così. Il software del libro paga è spesso conveniente e semplice da usare. Che cos'è esattamente il software del libro paga allora? Ancora una volta, il software del libro paga gestisce i calcoli dei salari e delle tasse. Pertanto, l'utilizzo delle tabelle delle ritenute fiscali dell'IRS non è qualcosa di cui preoccuparsi.
Inoltre, se scegli un software per le buste paga a servizio completo, il sistema invierà e depositerà le tue tasse per te.
Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di servizi paghe professionali
Uno dei principali vantaggi dei servizi di buste paga è la loro capacità di generare una serie di report che semplificano i processi contabili e aiutano le aziende a garantire il rispetto degli obblighi di dichiarazione legale e fiscale. La quantità di ferie o tempo personale che i dipendenti hanno utilizzato può anche essere archiviata dal servizio paghe.
Uno svantaggio dell'outsourcing del sistema di buste paga è che costringe le aziende a fare affidamento su parti esterne per una corretta contabilità. In caso di errore, i lavoratori in loco dell'azienda devono fare i conti con i dipendenti scontenti. Se l'agenzia paghe commette errori, le imprese potrebbero essere soggette a sanzioni fiscali.
Il costo è più elevato rispetto all'elaborazione interna delle buste paga, che è un altro svantaggio dell'utilizzo dei servizi di busta paga. I servizi possono avere un costo mensile fisso o avere diversi piani di pagamento per vari livelli di servizio. I servizi del libro paga potrebbero non essere la scelta più conveniente per le piccole imprese con risorse operative limitate a causa del loro costo elevato.
Cosa intendi per busta paga?
Il libro paga è il processo di pagamento dei dipendenti di un'organizzazione. Implica tenere traccia delle ore lavorate, determinare gli stipendi dei dipendenti ed erogare fondi tramite assegno o deposito diretto sui conti bancari dei dipendenti.
Quali sono i tipi di libro paga?
I seguenti sono i tipi;
- Interno
- Contabili/CPA gestiti
- Agenzia gestita
- Software gestito
Cosa sono le risorse umane e il libro paga?
La responsabilità primaria delle risorse umane è quella di gestire i rapporti con i dipendenti, mentre il libro paga è responsabile della compensazione finanziaria di quella persona e del metodo con cui vengono pagati. Sebbene questi due dipartimenti abbiano ruoli separati all'interno di un'organizzazione, ci sono alcuni luoghi in cui i loro compiti si sovrappongono.
Cos'è il processo di gestione stipendi?
L'elaborazione delle buste paga comporta la ricompensa dei dipendenti per i loro sforzi. Implica calcolare i guadagni salariali totali, prendere le detrazioni, presentare le tasse sui salari e sborsare denaro.
Quali sono le 4 parti del libro paga?
Ecco le 4 parti:
- Stipendio lordo.
- Salario netto.
- Paga ad hoc.
- Benefici
Quali sono i 5 passaggi del libro paga?
Di seguito sono riportati i 5 passaggi;
- Stabilire il numero di identificazione del datore di lavoro
- Raccogli le informazioni fiscali rilevanti per i dipendenti
- Scegli un programma di gestione stipendi
- Calcola la retribuzione lorda
- Determina le detrazioni di ciascun dipendente
Considerazioni finali
Il rispetto di rigorose leggi e regolamenti federali e statali è necessario per il compito difficile e dispendioso in termini di tempo di elaborazione delle buste paga. Richiede una meticolosa tenuta dei registri e si concentra sulla piccola stampa. Le piccole imprese utilizzano spesso strumenti basati su cloud per gestire le proprie buste paga. Altre aziende decidono di esternalizzare le proprie operazioni di buste paga o di spendere soldi per un sistema ERP integrato che controlla sia la contabilità che le buste paga.
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