In qualità di manager, devi essere in grado di dividere la tua attenzione tra più attività, ognuna delle quali sembra essere il problema più critico da affrontare. Questo può essere piuttosto oneroso. Per fortuna, ci sono alcune strategie che puoi implementare per rendere il tuo lavoro meno stressante. La gestione per eccezione è una di queste strategie. E in questa guida spiegheremo i principi su cui funziona la gestione per eccezione, prendendo come caso di studio la gestione attiva e quella passiva.
Che cos'è la gestione per eccezione?
La gestione per eccezione è la tecnica per analizzare i risultati finanziari e operativi di un'azienda e portare problemi all'attenzione della direzione solo se i risultati differiscono in modo significativo dall'importo preventivato o previsto. Ad esempio, il controllore dell'azienda potrebbe essere obbligato ad avvertire la direzione se la spesa supera $ 10,000 o è superiore del 20% rispetto a quanto previsto.
L'obiettivo dell'approccio di gestione per eccezione è solo la gestione delle attività con le deviazioni più significative dalla direzione o dalle prestazioni previste dell'azienda. I gestori dedicheranno senza dubbio più tempo ad affrontare e correggere queste maggiori deviazioni. La nozione può essere perfezionata in modo che le deviazioni minori siano segnalate ai dirigenti di livello inferiore, mentre le deviazioni maggiori siano segnalate direttamente all'alta dirigenza.
Che aspetto ha il processo di gestione per eccezione?
La nozione generale è in realtà abbastanza semplice da comprendere, tuttavia, non è delle più facili da mettere in pratica correttamente. La definizione degli obiettivi o delle norme, la valutazione della performance degli obiettivi scelti, l'esame delle probabili deviazioni e la risoluzione delle eccezioni sono gli unici obiettivi richiesti per il processo. Diamo un'occhiata a ciascuna sezione separatamente:
# 1. Stabilire obiettivi o standard
Il processo di selezione della procedura inizia con la definizione delle norme. Supponi di possedere un ristorante di hamburger e di voler tenere traccia di cose come vendite, spese e così via. Dovresti definire uno standard o un obiettivo per ogni attività e operazione. Lo standard dovrebbe essere facilmente quantificabile e raggiungibile. Ad esempio, potrebbe essere il numero totale di hamburger venduti ogni mese. Questo è l'importo che devi vendere per coprire le tue spese e continuare a svilupparsi a un ritmo sostenibile. Di conseguenza, stabiliresti la norma, che in questo caso potrebbe essere di 15,000 hamburger venduti.
#2. Valutare le prestazioni e confrontarle con la norma
Una volta che le norme sono state stabilite, puoi iniziare ad assumere la gestione per eccezione. L'aspetto più importante della procedura è monitorare i set di dati necessari e determinare se le prestazioni effettive soddisfano o meno le norme. Devi verificare che stai raccogliendo tutti i dati importanti e i sistemi di monitoraggio in tempo reale.
Il metodo di monitoraggio può variare a seconda delle dimensioni della tua azienda e del tipo di dati che stai monitorando. Puoi utilizzare strumenti di monitoraggio automatico per raccogliere e comprimere i dati per te, permettendoti di vedere i risultati. Dall'altro lato, potresti rivedere manualmente i rapporti per identificare eventuali deviazioni.
Quando inizi a raccogliere dati sulle prestazioni attuali, potresti iniziare a confrontarle con le norme impostate. Vuoi farlo in modo da poter individuare eventuali deviazioni dal solito e poi affrontarle.
#3. Esame della deviazione
Quando si confrontano i dati sulle prestazioni con le norme, ci sono due possibili risultati:
- Se non ci sono variazioni importanti, non intraprendi alcuna azione. Come affermato in precedenza, non sei tenuto a rispondere a modifiche minori.
- Se si scopre una variazione importante, procedere al passaggio successivo per informare il livello di gestione appropriato del problema. Questo potrebbe essere il tuo supervisore immediato o la gestione di livello superiore. A seconda del metodo, come manager, devi rispondere alla deviazione o segnalarla più in alto nella catena.
Le deviazioni non dovrebbero essere accettate così come sono e l'azione correttiva dovrebbe essere eseguita solo dopo aver determinato le cause delle eccezioni. Devi tenere a mente due cose. Per cominciare, un errore umano o un'altra anomalia potrebbe aver causato la situazione. Ciò potrebbe implicare che la partenza non sia così grave come sembra. La seconda cosa da ricordare è che non sempre è necessario correggere le deviazioni. In alcuni casi, la variazione può essere causata da progressi in un metodo specifico. Di conseguenza, non iniziare mai a risolvere un problema senza prima determinare le cause principali della deviazione.
#4. Prendersi cura dell'eccezione
Spetta quindi alla direzione responsabile affrontare la deviazione e rispondere adeguatamente. Prima di poter risolvere le anomalie, devi prima capire le ragioni principali. Ricorda che in alcuni casi potrebbe essere necessario adattare le tue norme. Ad esempio, se aggiungi un nuovo prodotto alla tua linea, le tue spese devono aumentare e così via. Quindi, piuttosto che implementare semplicemente la tua gestione tramite formule di eccezione, esaminale regolarmente.
Principi di gestione per eccezione
La gestione per eccezione si occupa principalmente di garantire che la direzione si concentri su iniziative e decisioni politiche, coinvolgendosi nelle attività quotidiane solo quando si verificano deviazioni significative. E i fondamentali? Quali sono alcuni dei principi chiave che devono essere presenti affinché la gestione per eccezione funzioni?
# 1. Un approccio metodico
La gestione per eccezione richiede un approccio metodico al lavoro. In pratica, ciò significa che tutte le richieste ei requisiti operativi dell'organizzazione devono essere compresi e delineati a fondo. In sostanza, l'azienda deve essere consapevole di tutto ciò che sta accadendo e deve aderire a un chiaro insieme di regole. La gestione per eccezioni è impossibile da ottenere senza un insieme ben definito di standard e processi. Detto semplicemente, non è possibile rilevare le deviazioni se non si conosce l'aspetto della norma normale o cosiddetta.
#2. Una politica organizzativa approfondita
La nozione di politica organizzativa è centrale nell'approccio sistematico. L'organizzazione deve avere una politica predeterminata e prestabilita che definisce gli obiettivi e le politiche a cui la direzione e gli altri livelli dell'azienda devono aderire. Avere una politica dettagliata in atto non solo faciliterà l'identificazione delle deviazioni, ma garantirà anche che tutti i livelli dell'azienda seguano lo stesso insieme di standard.
#3. Una forte conoscenza delle eccezioni
In relazione alla premessa precedente, la gestione per eccezione richiede che l'intera organizzazione sia a conoscenza delle deviazioni. Non è possibile eseguire il sistema se le eccezioni vengono mantenute nascoste o note solo al team di segnalazione. Più la squadra comprende cosa ci si aspetta da loro e cosa dovrebbe alzare le bandiere rosse, più facile è riconoscere i problemi o prevenire che si verifichino in primo luogo.
#4. Adeguata distribuzione dell'autorità
Affinché il processo e la struttura funzionino, è necessario creare un principio di adeguata delega dell'autorità. Come affermato in precedenza, le deviazioni possono essere ampiamente classificate in comportamenti ordinari e insoliti. Per l'autorità, ci deve essere una chiara comprensione di questa divisione e una struttura di comando ben consolidata. Quando si verifica un problema o un'eccezione, dipendenti e manager devono capire cosa devono fare.
#5. Il continuo sviluppo dei subordinati
Infine, come con molte teorie e stili di gestione, lo sviluppo subordinato deve essere incorporato nella gestione tramite un quadro di eccezioni. Entrerò nei pregi e negli svantaggi dell'approccio più avanti, ma dovresti sapere che il sistema non è facile per il personale.
Poiché la direzione impegna i subordinati in modo proattivo solo in caso di problemi, è necessario assicurarsi che il personale sia il più qualificato possibile. Dovresti fornire formazione non solo sullo stile ma anche su altri aspetti del ruolo del subordinato. Inoltre, la formazione dovrebbe concentrarsi sul potenziamento delle qualità manageriali dell'individuo. Ciò fornirà alla tua organizzazione alternative di successione più fluide e assicurerà che i prossimi manager provengano dall'interno dell'organizzazione.
Quali sono i vantaggi della gestione per eccezione?
- Riduce il numero di risultati finanziari e operativi che la direzione deve rivedere, facendo un uso migliore del proprio tempo.
- Un'opzione di reporting minimamente invasiva consiste nel configurare lo scrittore di report collegato al sistema di contabilità per stampare automaticamente i report a determinati intervalli che contengono i livelli di eccezione predeterminati.
- Questo concetto consente ai dipendenti di adottare i propri approcci per ottenere i risultati previsti dall'azienda. La direzione interverrà solo in caso di circostanze eccezionali.
- Nell'ambito delle loro operazioni di audit annuali, i revisori della società indagheranno sulle grandi deviazioni, pertanto la direzione dovrebbe analizzare questi problemi prima dell'audit.
Gestione attiva per eccezione
La gestione attiva per eccezione implica che i leader controllino e monitorino sia le attività che i risultati. Guidare per eccezione significa intervenire al primo segno di un problema per risolvere e correggere la situazione mentre rimprovera il membro del team che l'ha causato.
Prima di andare oltre, capiamo cos'è la leadership transazionale, ci aiuterà a capire meglio il concetto di gestione attiva e passiva per eccezione
Leadership transazionale
La leadership transazionale è la sorella più direttiva e meno coinvolgente della leadership trasformazionale, ma è leggermente superiore alla leadership laissez-faire, che fanno tutte parte del modello di leadership a tutto campo.
Questo tipo di leadership si basa su una struttura definita di ricompensa e punizione per diversi livelli di realizzazione. Si distingue dalla leadership trasformazionale per la sua enfasi sui risultati, l'efficienza e le prestazioni piuttosto che sulle persone e sulle connessioni.
La leadership transazionale ha tre componenti o tecniche distinte: gestione attiva per eccezione, gestione passiva per eccezione e ricompensa contingente.
Gestione attiva per eccezione nella leadership transazionale
Il manager o leader è coinvolto durante tutto il lavoro nella gestione attiva per eccezione, controllando, supervisionando e verificando il lavoro dei membri del team. A causa di questa intima partecipazione, il leader può occasionalmente notare problemi prima che sia troppo tardi e possono essere implementate misure correttive, anche se le ripercussioni vengono evitate del tutto. Questo è diverso dalla gestione passiva per eccezione.
La gestione attiva da parte del responsabile delle eccezioni non solo previene i problemi, ma è anche costantemente presente, guidando e dimostrando ai dipendenti cosa fare. Ciò consente ai membri del team di saperne di più sulla prevenzione degli errori e di ricevere un coaching più diretto dal loro leader. Simile alla leadership battistrada, il leader può dare il buon esempio per gli altri da seguire.
Tuttavia, anche la gestione attiva per eccezione, come la gestione passiva per eccezione, è focalizzata sugli aspetti negativi e sulla prevenzione degli errori; è semplicemente più proattivo che reattivo.
La gestione attiva per eccezione, come la maggior parte degli approcci di leadership transazionale, funziona bene in contesti ripetitivi in cui un numero limitato di azioni e attività viene completato e il prodotto parla da sé.
La chiave per un'efficace gestione attiva da parte di una leadership d'eccezione è essere abbastanza vicini al lavoro reale da notare tempestivamente i guasti, assicurando anche che il personale impari da questi casi, riducendo le possibilità di future eccezioni.
Situazioni in cui la gestione attiva per eccezione può essere efficace
La gestione attiva per eccezione può essere efficace nei seguenti scenari:
- Ristoranti fast food
- Impresa di pulizie
- Logistica e magazzino
- montaggio
- L'agricoltura e gli ambienti produttivi di bassa e media complessità richiedono manodopera.
La gestione attiva per leadership d'eccezione, come la gestione passiva per eccezione, ha vincoli reali. La concentrazione sulle eccezioni limita i tuoi obiettivi e c'è poca o nessuna enfasi sul quadro più ampio, come visione, coinvolgimento, motivazione e così via. Dà un certo sviluppo continuo, che è vitale, ma è più preoccupato di evitare le difficoltà che di un miglioramento generale.
La gestione attiva per eccezione funziona?
La gestione attiva per eccezione funziona meglio della gestione passiva, ma non così come la ricompensa contingente o la leadership trasformativa. Anche in ambienti ripetitivi in cui le persone impiegano semplicemente le loro ore per il loro stipendio, un leader visionario può sempre trovare uno scopo generale per creare impegno, aumentando così le prestazioni e riducendo il turnover dei dipendenti.
I leader con aspirazioni al miglioramento, così come l'ambizione e lo scopo di migliorare le persone che li circondano, non dovrebbero accontentarsi di questa forma più basilare di leadership, anche se include la partecipazione al lavoro.
Che cos'è l'MBO, i suoi vantaggi e svantaggi?
La gestione per obiettivi (MBO) è una procedura in cui un manager e un dipendente concordano determinati obiettivi di performance e quindi escogitano una strategia per raggiungerli. I vantaggi includono:
- Poiché la gestione per obiettivi (MBO) è una strategia orientata agli obiettivi che si concentra sulla definizione e sul controllo degli obiettivi, incoraggia i manager a pianificare in profondità.
- Non c'è ambiguità o confusione sul lavoro perché sia la direzione che i subordinati capiscono cosa ci si aspetta da loro.
- I manager devono definire obiettivi misurabili, standard di prestazione e priorità per questi obiettivi. Inoltre, i compiti e l'autorità del personale sono chiaramente definiti.
- Aumenta la consapevolezza delle persone sugli obiettivi dell'azienda.
- Indica spesso le aree in cui i dipendenti richiedono una formazione aggiuntiva, con conseguente avanzamento di carriera.
- Il metodo di valutazione periodica informa i subordinati delle loro prestazioni. Poiché MBO pone una forte enfasi su obiettivi definibili, la valutazione e la valutazione possono essere più obiettive, specifiche ed eque.
- Migliora la comunicazione tra la direzione e i dipendenti.
Gli svantaggi includono:
- L'MBO può avere successo solo se il top management lo supporta pienamente.
- I subordinati possono opporsi alla gestione per obiettivi (MBO).
- C'è un sacco di scartoffie coinvolti e consuma troppo tempo del manager.
- L'enfasi è sugli obiettivi a breve termine.
- La maggior parte dei manager può non avere competenze adeguate nelle interazioni interpersonali come il coaching e la consulenza, che sono spesso richieste.
- L'interfaccia del sistema MBO con altri sistemi, come il forecasting e il budgeting, è del tutto inadeguata. Ciò complica il funzionamento generale di tutti i sistemi.
- Raggiungere gli obiettivi di gruppo è più impegnativo.
Qual è la differenza tra la gestione per eccezione e la gestione per obiettivi?
La distinzione principale tra Management by Objective (MBO) e Management by Exception (MBE) è che MBO è un processo in cui gli obiettivi specifici per l'organizzazione sono fissati in modo collaborativo, mentre MBE è una politica in cui la direzione dedica il proprio tempo a indagare solo su quelle situazioni in cui il risultato effettivo differisce.
Qual è l'obiettivo principale della gestione per eccezione?
La gestione per eccezione è un approccio alla leadership che incoraggia le persone a prendere l'iniziativa e ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro e delle proprie iniziative. Implica l'azzeramento e l'esame dei valori anomali che contano statisticamente.
Perché la gestione per eccezioni è una strategia efficace?
La gestione per eccezione utilizza meglio il tempo della direzione riducendo il numero di risultati finanziari e operativi che devono essere rivisti.
In conclusione,
La gestione per eccezione è un'eccellente tecnica di gestione per garantire che la piena attenzione del manager sia focalizzata sulle questioni più urgenti. Può aiutare a focalizzare l'attenzione e creare un ambiente in cui i problemi reali hanno la precedenza. In effetti, la gestione per eccezione può essere una tecnica utile per stabilire le priorità dei compiti, dall'organizzazione delle attività quotidiane alla creazione di adeguate strutture di potere. Può aiutare a garantire che l'azienda soddisfi gli standard più elevati.
Domande frequenti
La gestione per eccezione è buona?
La gestione per eccezione è un'ottima idea per qualsiasi azienda. I manager lo utilizzano per concentrarsi sulle prestazioni dell'azienda piuttosto che sull'intera business unit.
Chi ha sviluppato MBE?
Intorno al 1968, due fisici americani, Alfred Y. Cho di origine cinese e John R. Arthur, Jr., svilupparono la tecnologia MBE di base presso i Bell Laboratories.
Che cos'è la gestione passiva per eccezione?
Gestione passiva per eccezione significa rimandare l'azione fino a quando errori o problemi non possono più essere trascurati.
Articoli Correlati
- Management Buyout: Guida al processo e al finanziamento di Management Buyout
- Come beneficiare del tutoraggio aziendale
- 4 cattive abitudini degli imprenditori che hanno ucciso Nokia e Blackberry e cosa dovresti imparare da esso.
- Riepilogo esecutivo: come scrivere un riepilogo esecutivo per business plan e prestiti bancari
Riferimenti
