Un HRIS può aiutarti a pianificare la tua forza lavoro fornendoti informazioni sul numero di dipendenti, fatturato e altri parametri importanti. Puoi utilizzare questi dati per prendere decisioni migliori in merito al personale, inclusi assunzioni, licenziamenti e licenziamenti. D'altra parte, l'analista HRIS gestisce database e sistemi informatici per assistere le organizzazioni nella gestione delle proprie risorse umane. Ci sono molti vantaggi nell'usare l'HRIS. In questo articolo, impareremo i migliori sistemi HRIS, i loro usi e i loro vantaggi.
Cos'è l'HRIS?
HRIS è l'abbreviazione di Human Resources Information System. È un sistema che raccoglie e archivia informazioni sui dipendenti di un'organizzazione. In generale, il sistema informativo delle risorse umane includerà tutte le funzionalità essenziali per la gestione delle risorse umane completa. È un sistema per il reclutamento, la gestione delle prestazioni, l'apprendimento e lo sviluppo e altre funzioni.
Il software per le informazioni sulle risorse umane è un altro nome per un HRIS. Questo lascia un po' perplessi perché implica che sistemi diversi possono eseguire software diversi. Questo, tuttavia, non è il caso. Il sistema informativo delle risorse umane è essenzialmente un pezzo di software per le risorse umane.
Allo stesso modo, i sistemi informativi HR possono girare sulla rete aziendale o, più comunemente oggi, su un servizio cloud. Ciò significa che il software delle risorse umane è in esecuzione al di fuori delle mura dell'azienda, rendendo gli aggiornamenti molto più semplici.
Chi utilizza il sistema HRIS?
I professionisti delle risorse umane utilizzano HRIS per gestire i dati dei dipendenti. Consolida le informazioni in un'unica posizione ed elimina la necessità di molti fogli di calcolo, database e documenti.
Quali sono i 5 diversi tipi di sistemi HRIS?
Ci sono alcune funzionalità condivise da tutti i sistemi HRIS. Aiutano i professionisti delle risorse umane a svolgere meglio il proprio lavoro offrendo loro i vantaggi dell'automazione, del self-service, dei database centralizzati e della gestione dei talenti. Alla fine, questo è un bene per l'organizzazione nel suo insieme. A parte questo, ogni tipo di HRIS ha un insieme unico di funzionalità. Ecco una panoramica dei cinque diversi tipi di sistemi HRIS e di quelli che ne traggono i maggiori benefici.
#1. Operativo
Le informazioni sulle risorse umane, come i profili dei dipendenti, le descrizioni dei lavori e le recensioni delle prestazioni dei dipendenti, vengono compilate e riportate dai sistemi funzionali delle risorse umane. Aiutano i responsabili delle risorse umane nella gestione delle prestazioni, promozioni, assunzioni e modifiche interne del personale.
Inoltre, i sistemi HR operativi possono aiutare con le funzioni HR standard in una varietà di organizzazioni. Un efficace sistema HRIS potrebbe essere ciò di cui hai bisogno se il tuo dipartimento delle risorse umane dedica troppo tempo a compiti banali di gestione delle persone o a cercare tra pile di carta o documenti digitali alla ricerca di informazioni sui membri del tuo personale.
#2. Tattico
I sistemi HRIS tattici gestiscono i processi delle risorse umane. Ciò include reclutamento, formazione, compensi e offerte di lavoro, tra le altre cose. Questi sono più utili per prendere decisioni su larga scala sull'allocazione delle risorse, l'analisi del lavoro e lo sviluppo. I sistemi tattici delle risorse umane trattano dati diversi dalle figure interne, come informazioni sindacali, dati sulla concorrenza, requisiti governativi, ecc.
I sistemi tattici per le risorse umane sono più adatti per le organizzazioni che richiedono assistenza nel prendere decisioni a livello macro su cosa fare con le risorse piuttosto che per quelle che richiedono assistenza con attività quotidiane più piccole.
# 3. Completo
Un HRIS completo è un ibrido dei tipi di cui sopra, coinvolto in tutti gli aspetti delle risorse umane, comprese le questioni operative, tattiche e strategiche. Questi fungono da database e piattaforma fluidi per la facile revisione e gestione di un'ampia gamma di attività relative alle risorse umane, come ad esempio:
- Informazioni sui dipendenti
- Analisi e progettazione del lavoro
- File delle risorse umane
- Dettagli di reclutamento e assunzione
- Linee guida per la sicurezza dei dipendenti
- Inventario delle competenze
- Posizioni aperte
- Gestione delle prestazioni
- Risarcimento e benefici
- Formazione e sviluppo
Un HRIS completo funge da sportello unico per l'archiviazione e la visualizzazione di tutte le informazioni necessarie per eseguire quasi tutte le funzioni delle risorse umane. Sebbene possano essere più costosi o richiedere più formazione e risorse per funzionare, i sistemi HR completi possono fornire una miriade di funzioni utili che possono in definitiva trasformare il modo in cui opera un dipartimento HR.
#4. HRIS strategico
I sistemi HRIS strategici, come suggerisce il nome, aiutano nell'analisi strategica e nel processo decisionale. Aiutano i gestori delle risorse umane con compiti come stabilire le priorità e prepararsi per il futuro della loro forza lavoro. Utilizzando i dati di mercato e i budget operativi, i sistemi strategici delle risorse umane possono migliorare la pianificazione della forza lavoro e la visibilità delle risorse di lavoro disponibili.
Inoltre, le organizzazioni con piani di crescita e espansione a lungo termine traggono grande vantaggio dai sistemi strategici delle risorse umane. Vale la pena considerare un HRIS strategico se si desidera basare le future decisioni aziendali su dati concreti e analisi solide piuttosto che su congetture.
#5. HRIS a funzione limitata
Un HRIS a funzione limitata è diverso da uno completo in quanto fa solo una cosa. Non sono progettati per la pianificazione o la gestione strategica. Invece, i loro ruoli sono più specifici e granulari.
La funzione precisa di ogni HRIS a funzione limitata è impostata dal sistema. Ad esempio, un HRIS potrebbe essere progettato specificamente per la formazione dei dipendenti o la gestione dei benefici.
Le piccole imprese possono trarre maggiori benefici dai sistemi HR perché sono in genere più convenienti, di facile utilizzo e adatti all'utilizzo da parte di un unico responsabile HR.
Esempi di sistemi HRIS
Ci sono tre esempi di software HRIS da considerare:
- HR: Un sistema informativo sulle risorse umane è un sistema che gestisce persone, politiche e procedure.
- HCM: Gestione del capitale umano incorpora tutto, da un HRIS alla gestione dei talenti e funzionalità globali (come opzioni multivaluta, multilingue e di localizzazione).
- HRMS: Il sistema di gestione delle risorse umane combina componenti chiave di HRIS e HCM. Ciò include la gestione delle politiche e delle procedure, oltre a varie funzionalità linguistiche e opzioni per i talenti.
La tua azienda determina quale utilizzare. HRIS fornisce funzionalità di automazione in tempo reale e non si vuole sottovalutare la loro importanza.
Quali sono i vantaggi di HRIS?
L'utilizzo di un HRIS ha una serie di chiari vantaggi. Di conseguenza, le aziende di tutte le dimensioni utilizzano questo strumento per supportare le operazioni relative alle risorse umane. HRIS è il repository centrale per i dati dei dipendenti. In un sistema, un'ampia gamma di dati sui dipendenti è quindi facilmente accessibile.
- Tenuta dei registri: i sistemi informativi sulle risorse umane sono database che documentano e tengono traccia delle modifiche alle informazioni relative ai dipendenti. Quando si tratta di dati sul personale, i sistemi informativi HR possono essere visti come l'unica fonte di verità.
- Conformità: È necessario raccogliere e archiviare determinate informazioni ai fini della conformità. Ciò include materiale per identificare i dipendenti in caso di furto, frode o altri comportamenti scorretti; prime informazioni di contatto in caso di incidente; dati identificativi del cittadino per l'ufficio delle imposte; e le date di scadenza della certificazione obbligatoria. Tuttavia, il sistema informativo delle risorse umane è il luogo perfetto per tenere traccia di tutti questi dati. La conformità ai requisiti del regolamento generale sulla protezione dei dati richiede le misure di sicurezza dei dati più rigorose possibili.
- Efficienza: Avere tutte queste informazioni in un'unica posizione non solo migliora la precisione, ma fa anche risparmiare tempo. Alcune aziende conservano ancora molte informazioni sui propri dipendenti su carta. Trovare la cartella giusta e il foglio giusto può consumare una notevole quantità di tempo per il personale.
- Strategia per le risorse umane: L'HRIS consente il tracciamento dei dati necessari per far progredire le risorse umane e la strategia aziendale. A seconda delle priorità dell'organizzazione, sarà necessario tenere traccia di dati diversi. È qui che entra in gioco il sistema informativo delle risorse umane.
- Self-service per le risorse umane: Un altro vantaggio è la capacità di fornire risorse umane self-service a dipendenti e dirigenti. I dipendenti possono ora gestire i propri affari. Se eseguito correttamente, il sistema informativo delle risorse umane può fornire un'esperienza positiva ai dipendenti.
Quali sono gli usi di HRIS?
Qualsiasi organizzazione trarrebbe vantaggio dalla ricerca di una soluzione software per le risorse umane in grado di risparmiare tempo. Il sistema informativo delle risorse umane può essere eseguito sull'infrastruttura IT di un'azienda. Tuttavia, le aziende preferiscono utilizzare fornitori di software basati su cloud che forniscono, gestiscono e aggiornano il software per le risorse umane.
Un solido HRIS consentirà a un'organizzazione di gestire i dati dei dipendenti in modo più semplice ed efficiente, contribuendo anche alla crescita e allo sviluppo di un dipendente. L'utilizzo di tali soluzioni di gestione delle risorse umane crea una struttura che migliora le prestazioni dei dipendenti e funge anche da hub affidabile per tutte le richieste di informazioni dei dipendenti.
HRIS trae vantaggio anche dall'avere tutti questi dati in un'unica posizione facilmente accessibile in modo che possano utilizzarli per la pianificazione strategica della forza lavoro. Poiché queste informazioni possono essere utilizzate per individuare modelli e aree problematiche sul posto di lavoro,
Che cos'è un analista HRIS?
Un analista dei sistemi informativi delle risorse umane (HRIS) è un professionista che gestisce database e sistemi informatici per assistere le organizzazioni nella gestione delle risorse umane. I compiti di un analista HRIS includono la ricerca, il miglioramento dei sistemi informativi HR esistenti e la creazione di nuovi; nonché la creazione di raccomandazioni per il miglioramento degli indicatori di performance in tutte le aree di business. Infine, lavorerai con un team di esperti delle risorse umane e manager di diversi dipartimenti per assicurarti che un'organizzazione funzioni nel modo più fluido possibile.
Cosa sono le competenze HRIS?
Le competenze HRIS sono un eccellente supporto interpersonale e tecnico. Organizzativo e attento ai dettagli. Capacità di problem solving e analisi. Le politiche e i processi delle risorse umane per garantire che l'HRIS soddisfi gli obiettivi organizzativi.
Responsabilità di un analista HRIS
- Aggiorna le applicazioni e fornisci formazione e supporto tecnico.
- Creare e implementare nuovi processi e sistemi di gestione delle risorse umane.
- L'analista HRIS migliora il processo integrando nuovo software ed eseguendo test diagnostici.
- Eseguire query e analisi statistiche sui dati raccolti dal sistema informativo delle risorse umane.
- Assicurati che le metriche delle risorse umane, come i dati sulle presenze e sulle prestazioni dei dipendenti, siano registrate in modo efficiente e archiviate in modo sicuro.
- Condurre audit periodici dei registri e delle procedure delle risorse umane, come quelli relativi all'assunzione, al licenziamento e all'elaborazione delle buste paga.
- Tieniti al passo con i progressi tecnologici e le tendenze nel campo del sistema informativo delle risorse umane.
- Consultazione con i responsabili delle risorse umane e altri dipartimenti per determinare i requisiti del sistema informativo delle risorse umane
- L'analista HRIS conduce anche l'analisi delle metriche delle prestazioni e risolve i problemi delle applicazioni.
- elaborare la documentazione, identificare i problemi delle risorse umane e compilare report di analisi dei dati.
Qual è un altro nome per HRIS?
Il sistema di gestione delle risorse umane (HRMS), il sistema informativo delle risorse umane (HRIS) e la gestione del capitale umano (HCM) sono spesso usati in modo intercambiabile
Conclusione
In definitiva, per determinare il sistema informativo delle risorse umane migliore per te, dovrai avere una conoscenza approfondita degli obiettivi della tua organizzazione, dove il tuo team delle risorse umane richiede maggiore assistenza e che tipo di ritorno sull'investimento puoi aspettarti. Avere una solida conoscenza delle tue esigenze ti consentirà anche di concentrarti sull'HRIS che farà il massimo per la tua organizzazione.
Cosa sono le FAQ HRIS?
Che cos'è HRIS e perché è importante?
Un HRIS memorizza le funzioni di monitoraggio dei candidati, l'onboarding, i dati demografici dei dipendenti, le scelte di retribuzione e benefici e il monitoraggio del tempo. È anche l'hub dati dei tuoi dipendenti, con informazioni aggiornate sulle tendenze di assunzione della tua organizzazione e sulla fidelizzazione dei dipendenti.
Perché le aziende utilizzano HRIS?
I sistemi informativi per le risorse umane (HRIS) combinano risorse umane e IT per aiutare le aziende a gestire meglio i processi e i dati delle risorse umane. Qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore, può utilizzare la tecnologia HRIS per migliorare l'esperienza dei dipendenti e semplificare le lunghe attività delle risorse umane.
Che cos'è l'implementazione di HRIS?
Un'implementazione HRIS è il passo cruciale compiuto per creare una nuova piattaforma per l'integrazione dei processi e della tecnologia delle risorse umane.
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Riferimenti
