Quanto sei esperto di domanda e offerta? Anche se non ti sei laureato in economia, probabilmente hai già sentito queste argomentazioni. Sebbene la domanda e l'offerta siano importanti nella gestione della capacità, sono solo un aspetto del puzzle. Comprendere correttamente la gestione delle capacità e perché è fondamentale per il successo di progetti e attività richiede molta più conoscenza. In questa guida faremo luce sulle operazioni di capacity management in Itil e sui suoi strumenti.
Che cos'è la gestione della capacità?
La gestione della capacità massimizza le attività potenziali e l'output di produzione di un'azienda, in ogni momento e in ogni circostanza. La capacità di un'azienda è una misura di quanto può realizzare, produrre o vendere in un determinato periodo.
Comprensione della gestione della capacità
Le aziende devono rimanere sufficientemente agili per soddisfare costantemente le aspettative in modo economicamente vantaggioso poiché la capacità potrebbe cambiare a causa di condizioni mutevoli o influenze esterne, come la domanda stagionale, i cambiamenti del settore e gli eventi macroeconomici imprevisti. Ad esempio, in base alla domanda e al volume di scorte che l'azienda ha attualmente a disposizione, potrebbe essere necessario modificare le risorse di materie prime.
Fare gli straordinari, appaltare le operazioni aziendali, investire in più attrezzature e affittare o vendere immobili sono tutti esempi di strategie di gestione delle capacità.
Le aziende con pratiche di gestione della capacità inadeguate possono assistere a un calo delle vendite a causa di ordini non soddisfatti, logoramento dei clienti e perdita di quote di mercato. Di conseguenza, un'azienda che introduce un nuovo prodotto innovativo con uno sforzo di marketing attivo deve pianificare un aumento inaspettato della domanda. È dannoso per gli affari quando non puoi rifornire rapidamente le scorte di un partner di vendita al dettaglio.
Strategie di gestione della capacità
I manager industriali hanno sviluppato alcune tattiche per migliorare i risultati e aumentare la capacità produttiva dell'azienda. Di seguito sono elencate alcune delle strategie di gestione della capacità più utilizzate:
#1. Strategia di ritardo
Un manager determina la capacità utilizzando questo metodo conservativo, quindi attende una crescita genuina e costante della domanda. Il manager quindi aumenta la capacità produttiva per soddisfare la domanda del mercato.
#2. Strategia di piombo
Questo metodo è sostanzialmente più aggressivo e rischioso della strategia lag. L'azienda decide di aumentare la capacità prima che se ne presenti la necessità perché ritiene che sarà adeguata se la domanda aumenta. Viene impiegato quando un'azienda cresce o quando la domanda di un prodotto o servizio aumenta rapidamente. Pertanto, le piccole aziende in genere evitano questo tipo di strategia.
#3. Strategia dinamica
Questo approccio basato sulle previsioni si concentra sull'utilizzo delle tendenze del mercato come mezzo per aumentare la capacità. Il manager valuta la domanda effettiva e i dati di previsione delle vendite prima di adeguare la produzione in anticipo.
È una delle strategie più sicure poiché i gestori dispongono di informazioni previsionali precise per supportare i loro obiettivi di capacità. Inoltre, riduce la possibilità di carenze o sprechi di inventario.
#4. Strategia di corrispondenza
Questa strategia combina strategie lead e lag. Utilizza piccole ma significative espansioni della capacità dell'azienda prestando attenzione alla domanda del mercato. Quando è ovvio che la domanda aumenterà, l'azienda aumenta gradualmente la produzione.
Strumenti di gestione della capacità
Come puoi sapere quale dei tanti strumenti di gestione della capacità disponibili è l'ideale per te? Questi strumenti possono essere utilizzati per risolvere un problema particolare o per fornire soluzioni di gestione della capacità in vari modi. Questi sono i migliori strumenti di gestione della capacità attualmente sul mercato, cosa li rende così eccezionali e come i project manager possono utilizzarli immediatamente.
#1. Cambia piano
Toggl Plan è un altro strumento di gestione della capacità molto apprezzato, che consente agli utenti di valutare le prestazioni di diversi team in tempo reale. La suite Toggl, che contiene anche un programma di monitoraggio del tempo, include Toggl Plan.
#2. Fare squadra
Teamup offre ai pianificatori di capacità un vantaggio quando si tratta di gestione delle risorse. È uno strumento semplice, ma adatto a piccoli team. In sostanza, Teamup è un calendario condiviso accessibile a tutti i membri del team. Puoi organizzare riunioni di gruppo, briefing e pietre miliari del progetto come date cruciali lungo la strada nel calendario.
#3. Galleggiante
Float è un ottimo strumento di gestione e pianificazione delle capacità, ma offre anche ai team e alle persone che lavorano sui progetti visibilità e approfondimenti.
Per rendere i progetti visibili a tutti i reparti, è possibile assegnare titoli e mansioni ai team e ai membri del team. Inoltre, puoi regolare la disponibilità per le persone e impostare orari di lavoro predefiniti, il che migliora la comprensione di tutte le parti interessate del progetto.
#4. Guru delle risorse
Resource Guru offre diversi livelli di piani a pagamento per assistere nella gestione delle risorse umane e di altre prenotazioni. Ti aiuta a fornire visibilità sulle persone più richieste o sui membri del team sottoutilizzati.
#5. Mavenlink
La pianificazione della capacità è resa semplice e senza complicazioni dalla connessione, dall'efficienza e dall'analisi di Mavenlink. Si presenta come un software innovativo, aggiornato e rispondente alle esigenze dei project manager di oggi.
#6. Salvatore
Simile a molti altri strumenti di gestione della capacità, Saviom descrive l'utilizzo delle risorse in tempo reale e nel futuro per consentire una migliore pianificazione. Gli utenti possono visualizzare la domanda di determinate risorse, prenotare risorse secondo necessità e sviluppare piani di emergenza per situazioni in cui le risorse non sono accessibili.
Gestione della capacità in Itil
La gestione della capacità è una pratica di gestione dei servizi IT all'interno del framework ITIL. I progetti di servizio, le strategie e le procedure che assicurano che la tua organizzazione IT disponga del numero appropriato di risorse al momento opportuno e al costo appropriato per mantenere le operazioni sono inclusi nella gestione della capacità ITIL.
Gli specialisti IT si assumono gran parte della responsabilità di garantire che le aziende rimangano flessibili e adattabili a nuove tecnologie e processi in un momento in cui la tecnologia si sta sviluppando più rapidamente che mai. L'IT è responsabile di condurre le necessarie ricerche, pianificare, progettare, acquistare, monitorare e gestire l'implementazione di nuove tecnologie, garantire gli standard hardware e software e mettere in atto nuove procedure e normative.
Utilizzando le risorse in modo efficace, i professionisti IT possono prepararsi e stare al passo con i cambiamenti con l'aiuto della gestione della capacità ITIL.
Scopo della gestione della capacità ITIL
L'efficacia in termini di costi e gli elevati livelli di qualità del servizio sono priorità nella gestione delle capacità. I compiti di un responsabile della capacità includono capire quanta capacità è necessaria per fornire servizi presenti e futuri in modo rapido, efficace e all'interno di un budget predeterminato. Successivamente, tengono d'occhio le procedure che sono state messe in atto per valutarne l'efficienza, la rapidità e l'affidabilità e capire dove possono essere apportati miglioramenti.
Vantaggi della gestione della capacità ITIL
La tecnologia è in continua evoluzione. Il vantaggio della gestione della capacità è che può mantenerti all'avanguardia mentre cerchi di mantenere la standardizzazione dell'hardware e del software in tutta l'organizzazione.
Non dovrebbe essere troppo impegnativo stare al passo con i cambiamenti nelle piccole imprese. Per fornire alle reclute attrezzature e software standardizzati durante l'onboarding, la tua azienda probabilmente dispone di un budget e di procedure in atto.
Affinché le aziende più grandi mantengano aggiornato tutto il personale con attrezzature standardizzate, sono necessari una maggiore pianificazione e processi chiaramente definiti. Puoi prepararti per gli aggiornamenti hardware e software richiesti con l'aiuto di un progetto di servizio di gestione della capacità, con poche interruzioni delle operazioni aziendali.
Invece di distribuire a tutti in una volta, potresti, ad esempio, creare una strategia per aggiornare il sistema operativo per l'intera organizzazione un reparto alla volta. In questo modo, i responsabili della capacità possono tenere d'occhio, valutare e imparare da ogni implementazione in modo che quelle successive procedano velocemente e senza intoppi con il minor tempo di inattività possibile.
La gestione della capacità ha diversi vantaggi chiave nella tua organizzazione IT, tra cui:
- Funzionalità avanzata
- Eliminazione di compiti non necessari
- Risparmi sui costi derivanti da acquisizioni pianificate di hardware e software piuttosto che affrettate
- Maggiore soddisfazione e fiducia tra IT e business unit
- Gli sprechi vengono eliminati quando la capacità viene adattata alle esigenze aziendali.
- Rapporti regolari per comprendere la spesa complessiva degli aggiornamenti hardware e software
- Fare scelte consapevoli sui requisiti di capacità e sulla crescita futura
Operazioni di gestione della capacità
Pianificare, coordinare e regolare le risorse necessarie per generare beni e servizi è il processo di gestione delle operazioni di capacità. Per stabilire quanta capacità è necessaria per soddisfare la domanda prevista, la pianificazione della capacità è una componente cruciale della gestione delle operazioni.
Garantire che ci sia spazio per la crescita futura migliora ancora di più le operazioni dell'organizzazione. Consente inoltre all'azienda di prevenire le sovraccapacità ei costi che ne derivano, come le risorse inattive e la capacità sottoutilizzata. Esistono diverse tecniche di gestione delle operazioni di capacità, ma tutte cercano di fornire una risposta allo stesso problema.
Tipi di gestione delle operazioni di capacità
La capacità produttiva richiesta da un'azienda per soddisfare la domanda mutevole dei consumatori per i suoi beni o servizi è determinata attraverso la pianificazione della capacità. Assicurarsi che le risorse appropriate siano disponibili quando sono necessarie è l'obiettivo della pianificazione della capacità.
Esistono quattro tipi di gestione delle operazioni di capacità:
- Pianificazione della capacità delle risorse
- Pianificazione della capacità del progetto
- Pianificazione della capacità del team
- Pianificazione della capacità delle risorse umane
In che modo la pianificazione della capacità aiuta nella gestione delle operazioni?
Uno degli aspetti più importanti della gestione delle operazioni è la pianificazione della capacità. Garantisce che un'azienda abbia le risorse necessarie per soddisfare la domanda. La pianificazione della capacità può aiutare a prevenire problemi come la sovrapproduzione o il sottoutilizzo delle risorse valutando la capacità dell'organizzazione e le sue risorse.
La pianificazione della capacità strategica e tattica sono le due forme di base. A lungo termine e focalizzato sulla direzione e sugli obiettivi generali di un'organizzazione, pianificazione strategica delle capacità. La pianificazione della capacità tattica è più a breve termine e considera l'uso più efficiente delle risorse di un'organizzazione.
Best practice per l'implementazione della gestione della capacità ITIL
Probabilmente creerai le tue migliori pratiche e migliorerai le procedure attuali man mano che la tua azienda cresce e le sue operazioni vengono semplificate. Esaminare i processi e le pratiche utilizzate da altre aziende che funzionano bene è un buon punto di partenza.
Le pratiche consigliate elencate di seguito possono aiutarti a implementare correttamente la gestione della capacità.
#1. Scegli i membri del team appropriati per il progetto:
Assicurati che le persone appropriate siano collocate negli orari e nei luoghi appropriati. Assumere le persone più qualificate con esperienza nel tuo settore e con il progetto che stai costruendo fa parte di questo. Trovare dipendenti qualificati che abbiano già familiarità con la cultura aziendale della tua azienda e con i tuoi prodotti o servizi è l'ideale.
#2. Fai un'analisi "what if":
Crea diversi scenari "what if" prima dell'implementazione in modo che il tuo team sia pronto per circostanze impreviste. Puoi trovare rapidamente le migliori opzioni per correggere errori e colli di bottiglia con l'uso di piani di emergenza. Ciò mantiene efficiente il processo di produzione.
#3. Riconoscere gli errori precedenti:
Corri il rischio di commettere gli stessi errori che hanno fatto gli altri se non impari dai loro errori. La lettura di rapporti che descrivono risultati simili ai tuoi obiettivi può aiutare la tua implementazione ad avere un impatto immediato per il meglio.
#4. Dai priorità al tuo lavoro:
L'assegnazione delle priorità aiuta il team a rimanere concentrato e garantisce che il lavoro più importante sia terminato per primo, il che accelera il processo e riduce i tempi di inattività.
#5. Controlla il rapporto tra domanda e offerta:
Puoi avere la capacità necessaria per soddisfare la domanda indipendentemente dal numero di persone presenti nel tuo team. Prima di programmare il lavoro, assicurati di verificare la disponibilità delle risorse.
Puoi utilizzare dati esistenti e piani creati con cura per influenzare le tue decisioni con l'aiuto della gestione della capacità ITIL. Per mantenere la tua azienda operativa ai massimi livelli di prestazioni, ottimizza i processi e le procedure e rimuove l'elemento di supposizione dalle decisioni IT.
Perché è importante la gestione della capacità?
Le aziende devono essere in grado di soddisfare la domanda dei clienti. La mancanza di capacità di soddisfare la domanda può comportare vendite mancate e opportunità commerciali.
Quali sono i tipi di gestione della capacità?
- Capacità potenziale
- Capacità immediata
- Capacità effettiva.
Che cos'è uno strumento di gestione della capacità?
Utilizzando uno strumento di pianificazione della capacità, puoi prevedere le tue future esigenze di risorse e allocare le risorse quando sono più necessarie.
Quali sono gli elementi principali della gestione della capacità?
- Impostazione dei piani dell'azienda.
- Analizzare le prospettive e le richieste dei clienti.
- Esaminando i risultati delle infrastrutture e delle risorse disponibili ora.
- Implementazione della pianificazione della capacità.
- Monitoraggio e analisi del potenziale di output.
Quali sono le responsabilità di un Capacity Manager?
Il responsabile della capacità è in ultima analisi incaricato di assicurarsi che vi sia una capacità IT sufficiente per fornire i livelli di servizio appropriati, assicurandosi che la dirigenza IT senior sia adeguatamente informata su come far corrispondere capacità e domanda e assicurandosi che la capacità esistente sia utilizzata nel modo più efficiente possibile.
Conclusione
La strategia ideale per le aziende per massimizzare la produttività è la gestione della capacità. Inoltre, quando le aziende gestiscono la propria capacità in modo efficace, avranno un'idea più chiara di quanto possono fare, produrre o vendere in un determinato lasso di tempo.
Il fatto che la gestione della capacità garantisca meno problemi ed eventi legati alla capacità e alle prestazioni è uno dei suoi vantaggi più importanti. Questa procedura è vantaggiosa in quanto garantisce capacità lucrative e prestazioni. Sebbene la gestione della capacità possa presentare alcune difficoltà per le imprese, sono disponibili ottime soluzioni.
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Riferimenti
