Un periodo di paga è il periodo di tempo utilizzato per calcolare la frequenza con cui i lavoratori saranno pagati per il loro lavoro. Ciò può comportare per quanto tempo tieni traccia del tempo di lavoro di un dipendente. La coerenza e la prevedibilità della busta paga dei dipendenti sono generalmente garantite da un programma regolare per un periodo di paga. Perché non continuare a leggere per vedere quali sono i tipi di periodi di paga e come calcolare un periodo di paga? Abbiamo anche aggiunto alcune spiegazioni interessanti sul periodo di pagamento mensile. Perché non tuffarsi adesso?
Cos'è un periodo di paga?
Ogni azienda ha bisogno di un sistema di periodo di paga affidabile come parte della propria infrastruttura HRIS. Una delle prime cose da fare quando si stabilisce un sistema di buste paga è determinare la frequenza con cui verranno pagati i dipendenti. La frequenza di pagamento dei dipendenti è in realtà determinata da un periodo di paga. La creazione di un ciclo di pagamento regolare è essenziale per il buon funzionamento di qualsiasi azienda. Aiuta a semplificare le finanze della tua azienda assicurando che i tuoi dipendenti vengano pagati in tempo per i loro sforzi. La scelta del programma di pagamento non è sempre un processo semplice. A seconda che un dipendente sia stipendiato o a ore, part-time o meno, lavori con orari flessibili, ecc., puoi impostare una varietà di periodi di paga.
Tipi di periodi di pagamento
Ci sono diversi tipi di periodi di pagamento che puoi scegliere, tuttavia, in base a quello che è conveniente per te. Di seguito sono riportati i tipi di periodi di pagamento:
#1. Quotidiano
Gli stipendi vengono distribuiti giornalmente ai lavoratori. Per questo motivo, non possono esserci più di 365 periodi di paga in un anno.
#2. settimanalmente
I dipendenti che vengono pagati su base settimanale lo fanno alla fine di ogni settimana. I dipendenti riceveranno pagamenti settimanali il venerdì per le ore lavorate durante la settimana precedente. Ci sono diversi risultati positivi che possono derivare dal passaggio a un periodo di paga settimanale. Il primo vantaggio è che gli stipendi dei lavoratori vengono distribuiti più regolarmente, il che può migliorare la loro pianificazione finanziaria e il flusso di cassa. Il secondo vantaggio è che può aiutarti a pagare il personale in tempo, che è molto apprezzato sia dai lavoratori attuali che dai potenziali nuovi assunti. D'altra parte, l'elaborazione settimanale delle buste paga può essere più costosa e richiedere molto tempo per le aziende. Gli stipendi vengono distribuiti settimanalmente ai dipendenti. Ciò equivale a circa 52 periodi di paga all'anno.
#3. Bisettimanale
Ogni due settimane è considerato un periodo di paga bisettimanale. Ciò significa che i lavoratori vengono pagati ogni due settimane per il tempo impiegato durante il periodo di paga precedente. I pagamenti bisettimanali hanno lo stesso fascino di quelli settimanali in quanto forniscono ai lavoratori un accesso più frequente al proprio denaro. E c'è più tempo per ispezionare le schede attività di quanto ci sarebbe durante il ciclo settimanale del libro paga. Tuttavia, rispetto ai pagamenti mensili, l'elaborazione bisettimanale delle buste paga può essere più costosa e richiedere più tempo per le aziende. Alcuni lavoratori potrebbero persino preferire un periodo di paga più lungo se ciò significa che possono essere pagati più frequentemente. Gli stipendi vengono distribuiti bisettimanalmente ai dipendenti. Ciò può anche comportare circa 26 periodi di paga ogni anno.
#4. Mensile
Un periodo di paga mensile indica che i dipendenti vengono pagati una volta al mese o 12 volte all'anno. La maggior parte dei paesi europei prevede cicli di paga mensili per i lavoratori dipendenti. I dipendenti che vengono pagati su base mensile in genere ricevono i fondi l'ultimo venerdì o l'ultimo giorno del mese. Le aziende che forniscono servizi commerciali e professionali beneficiano di un ciclo di fatturazione mensile. Tuttavia, la fatturazione mensile è preferita da molti professionisti indipendenti.
Coloro che ricevono la paga una volta al mese fanno i conti dividendo la loro paga annuale per il numero di mesi in cui sono pagati. I membri del personale ricevono un compenso una volta al mese di calendario. Ciò può comportare 12 periodi di paga all'anno.
#5. Semestrale
I dipendenti con orario semestrale vengono pagati due volte al mese, il 15 e ultimo giorno di ogni mese solare. Il vantaggio più significativo di questo programma di pagamento è la sua moderazione tra intervalli di pagamento più e meno frequenti. Tuttavia, questa disposizione può essere più difficile da monitorare rispetto alle regolari buste paga settimanali o bisettimanali. Questo perché richiede il monitoraggio della retribuzione e delle ore lavorate per i singoli periodi di paga durante il mese. Anche il numero di giorni lavorativi in ciascun periodo di paga può causare discrepanze nei pagamenti. I dipendenti possono diventare perplessi e irritati di conseguenza.
Gli stipendi vengono distribuiti ai lavoratori due volte ogni mese di calendario. Ciò significa che è possibile avere 24 buste paga all'anno.
#6. Trimestrale
Quando i dipendenti vengono pagati una volta ogni tre mesi, si parla di periodo di paga trimestrale. I vantaggi includono minori costi amministrativi e meno lavoro per i dipartimenti delle risorse umane. I dipendenti potrebbero avere difficoltà a sbarcare il lunario e potrebbero esserci problemi di budget e pianificazione. A causa della sua complessità, questo metodo di pagamento dei dipendenti è in genere utilizzato solo da imprese molto piccole con pochi dipendenti o da attività stagionali.
Gli stipendi sono distribuiti trimestralmente secondo il calendario. Di conseguenza, ogni anno possono essere emesse quattro buste paga.
Come scegliere un tipo di periodo di pagamento
Di seguito sono riportati i modi per scegliere un tipo di periodo di pagamento:
#1. Considera la retribuzione lorda
La retribuzione lorda è l'importo totale di denaro guadagnato prima che le tasse e le altre detrazioni vengano prelevate. Possono essere prelevate tasse federali e altre detrazioni, come quelle per l'assicurazione e la pensione. Conoscere il tuo stipendio lordo può aiutarti a scegliere il periodo di paga più conveniente, poiché gli importi delle detrazioni variano in base alla frequenza con cui vieni pagato.
#2. Considera gli anni bisestili
Un anno bisestile si verifica quando viene aggiunto un giorno in più all'anno solare in modo che si allinei con la rotazione terrestre. Ciò significa che ogni quattro anni, indipendentemente dal fatto che tu scelga un programma settimanale o bisettimanale, potresti ricevere un periodo di paga extra. Se decidi di pagare i tuoi dipendenti in base allo stipendio, potresti dover apportare alcune modifiche per assicurarti che non siano pagati in eccesso.
#3. Scegli un servizio paghe
Sono disponibili numerosi sistemi di buste paga per semplificare e informatizzare il periodo di paga. È possibile che queste piattaforme basate sul Web offrano vari componenti aggiuntivi. Quando si seleziona la frequenza con cui pagare i lavoratori, è possibile tenere conto di queste considerazioni.
#4. Scopri le leggi sul lavoro
Al momento di decidere quale periodo di paga utilizzare, è necessario tenere conto della legislazione federale e statale. Alcuni stati hanno statuti con requisiti che variano in base al settore di attività, al coinvolgimento dell'IRS e alle tutele dei dipendenti. Se desideri maggiori informazioni su come le leggi del tuo stato possono influire sul tuo stipendio, puoi contattare l'agenzia competente lì.
#5. Considera il tipo di stipendio
Quando decidi un programma di pagamento, puoi scegliere tra diversi formati di compensazione. Le strutture retributive possono variare da orario a stipendio a commissione. I salariati possono preferire date di paga regolari, mentre i lavoratori a ore e su commissione possono preferire periodi di paga più frequenti.
#6. Considera gli straordinari
È importante pensare a come tenere traccia e calcolare la retribuzione extra se i dipendenti sono qualificati per gli straordinari. Le tariffe per gli straordinari e il momento in cui possono essere incluse in una busta paga possono essere soggette alle leggi sul lavoro locali, statali o federali. Per saperne di più sulla retribuzione degli straordinari, puoi contattare le risorse umane.
#7. Considera le esigenze dei dipendenti
La scelta di pagare i dipendenti più frequentemente può aumentare il morale, ma può portare a maggiori spese per il personale. È possibile che la scelta della frequenza salariale di un dipendente sia imposta dal diritto del lavoro del proprio stato. Tenerne conto può aiutarti a stabilire un periodo di paga adatto alle tue esigenze senza spendere una fortuna.
#8. Considera l'industria degli affari
La scelta di una frequenza del periodo di paga per un'azienda non è priva di sfide. Pensa se ci sono orari di punta che potrebbero influenzare il tuo flusso di cassa. La tua struttura salariale può anche essere influenzata dalle norme di mercato.
#9. Considera le implicazioni contabili
La quantità di tempo e impegno che le risorse umane richiedono per l'elaborazione delle buste paga può aumentare o diminuire a seconda della frequenza con cui la tua azienda elabora le buste paga. La contabilità può essere meno necessaria quando i periodi di paga sono fissi, poiché non è necessario un monitoraggio della data più accurato.
#10. Considera i vantaggi
Puoi offrire ai dipendenti un'ampia gamma di vantaggi, tra cui assicurazione sanitaria, indennità di invalidità e piani di risparmio previdenziale. Questi possono essere sottratti o aggiunti allo stipendio totale per arrivare a una cifra finale. Traducendoli in pagamenti, puoi concentrarti su un periodo di paga che offre un buon rapporto compensi/costi.
#11. Considera l'FLSA
Salario minimo, straordinari e limiti di orario sono solo alcune delle tutele garantite dal Fair Labor Standards Act (FLSA), uno statuto federale degli Stati Uniti. Può essere inclusa anche una legislazione aggiuntiva che disciplina la validità dei contratti di lavoro. Trovare il giusto periodo di paga per la tua azienda richiede la conoscenza del Fair Labor Standards Act.
#12. Cerca un ragioniere
Assumere un contabile può anche fornire informazioni e dati utili che possono influire sulla frequenza con cui vieni pagato. Possono aiutare nella generazione, distribuzione e mantenimento di tutti i registri relativi alle buste paga, compresi quelli relativi a salari, bonus e altri vantaggi per i dipendenti. Possono verificare l'accuratezza e assicurarsi che tutto sia in linea con le normative statali e federali.
Come si calcola un periodo di paga?
Stai pensando a come calcolare un periodo di paga? Anche se esistono molti tipi diversi di periodi di paga, tutti i programmi utilizzano lo stesso metodo fondamentale per calcolare un periodo di paga:
- Scopri quando inizierà e terminerà il periodo di pagamento.
- Determinare i giorni e le ore lavorative totali per il periodo di paga.
- La retribuzione lorda del dipendente per il periodo di paga è determinata moltiplicando il numero di giorni lavorati per la tariffa giornaliera o il numero di ore lavorate per la retribuzione oraria.
- Detrarre dal reddito lordo eventuali pagamenti effettuati prima della trattenuta fiscale, come l'assicurazione sanitaria o i contributi di previdenza.
- Determinare il reddito al netto delle imposte del dipendente dopo che tutte le trattenute richieste sono state effettuate per i governi federali, statali e locali.
Per semplificare i calcoli del periodo di paga, è possibile utilizzare anche le app per le buste paga e il monitoraggio del tempo.
Scegliere il miglior periodo di paga per le aziende
La durata più frequente del periodo di paga negli Stati Uniti è bisettimanale, scelta dal 42% dei datori di lavoro privati. Le industrie preferiscono anche cicli di pagamento diversi; ad esempio, i cicli salariali settimanali sono comuni nel settore delle costruzioni, mentre i cicli semestrali sono più comuni nei settori finanziario e informatico. Secondo le statistiche BLS, le imprese più piccole hanno la più ampia gamma di salari per i propri dipendenti.
La conformità e il flusso di cassa dovrebbero essere considerazioni importanti quando si decide un periodo di paga per la propria azienda. Prima di decidere un periodo (o periodi) di paga, dovresti considerare se hai personale esente (stipendiato) o non esente (orario), nonché eventuali requisiti speciali imposti dalla legge statale. Tieni presente che pagare i dipendenti orari su base mensile o semestrale è vietato dalla legge in diversi stati. Per identificare in modo efficace come soddisfare gli obblighi di busta paga, un'azienda deve anche prestare molta attenzione ai propri cicli di flusso di cassa. Se un'azienda deve elaborare le buste paga più di una volta al mese, potrebbe mettere a dura prova le proprie finanze e rendere più difficile per loro soddisfare le proprie responsabilità.
I vantaggi e gli svantaggi del periodo di paga
Di seguito sono riportati i vantaggi e gli svantaggi di ciascun tipo di periodo di paga:
#1. Periodo di pagamento settimanale
Benefici
- I dipendenti vengono pagati più spesso, quindi hanno un flusso costante di liquidità.
- La direzione e le risorse umane possono risolvere qualsiasi problema relativo alle buste paga molto rapidamente e durante l'orario lavorativo.
- Il pagamento è più flessibile, quindi eventuali problemi vengono risolti più rapidamente.
svantaggi
- Il metodo del periodo di paga più dispendioso in termini di amministrazione.
- Meno efficiente in termini di tasse e ratei per i dipendenti.
- Il libro paga più frequente si traduce in maggiori spese per l'organizzazione.
#2. Periodo di pagamento bisettimanale
Benefici
- I dipendenti sono pagati spesso.
- La direzione e le risorse umane possono risolvere qualsiasi problema relativo alle buste paga molto rapidamente e durante l'orario lavorativo.
- Più tempo/costo efficiente per l'organizzazione rispetto alla retribuzione settimanale.
svantaggi
- Gli amministratori delle risorse umane devono prestare attenzione alle date di pagamento, in modo che possano elaborarle accuratamente sulla pianificazione del libro paga.
- I periodi di paga possono essere leggermente difficili se il periodo si sovrappone alla fine di un mese o di un anno, richiedendo quindi un calcolo aggiuntivo.
- Gli anni bisestili possono causare difficoltà di elaborazione.
- Se uno stipendio si estende oltre la fine dell'anno (un potenziale stipendio di 27), ciò causa difficoltà per quanto riguarda le aspettative salariali annuali, i contributi del datore di lavoro, i benefici e le tasse.
#3. Periodo di pagamento semestrale
Benefici
- I dipendenti sono pagati relativamente frequentemente.
- Gli stipendi dei dipendenti vengono sempre pagati entro un mese, il che rimuove le complesse complessità legate a un periodo di paga bisettimanale.
- Le date del libro paga sono note a dipendenti e datori di lavoro.
- Il programma di gestione stipendi diventa più snello, riducendo le spese associate con metodi di gestione stipendi più frequenti.
svantaggi
- Il calcolo degli straordinari può essere difficile.
- Potrebbe essere necessario modificare le date a causa di festività nazionali o bancarie.
- I giorni di paga non sono sempre lo stesso giorno della settimana, il che può creare confusione.
- Le settimane lavorative e i cicli salariali potrebbero non essere allineati.
#4. Periodo di pagamento mensile
Benefici
- Ben strutturato.
- Più facile per i datori di lavoro per gestire le proprie finanze e per la pianificazione a lungo termine.
- Più efficiente in termini di tempo e denaro per l'organizzazione.
- Ideale per liberi professionisti e dipendenti che fatturano mensilmente
- Semplifica le spese di competenza e fiscali per l'amministrazione.
svantaggi
- Ciò può causare difficoltà di programmazione poiché il periodo di pagamento terminerà in un giorno della settimana diverso ogni mese. Pertanto, il datore di lavoro dovrà decidere quando verranno pagati i dipendenti.
- Può causare difficoltà per il budget dei dipendenti.
- Relativamente povero per i lavoratori orari.
Gestisci i periodi di paga e le buste paga con il software per le buste paga
L'amministrazione delle buste paga è estremamente complessa e fondamentale per ottenere risultati corretti. Non fidarti mai di un foglio di calcolo con cose come questa. Il software del libro paga consente la configurazione flessibile dei periodi di paga e la contabilizzazione di diverse classificazioni dei dipendenti. Semplifica il processo di determinazione del compenso, dei benefici, delle tasse e del tempo libero. Può anche gestire pagamenti con deposito diretto, che sono più veloci e sicuri degli assegni cartacei per i dipendenti.
La gestione del capitale umano (HCM) si riferisce ai metodi con cui un'azienda acquisisce, sviluppa e mantiene il proprio personale. Aumento della produttività, minor turnover e lavoratori più felici sono tutti risultati di strategie HCM ben gestite. L'elaborazione delle buste paga è una caratteristica comune del software HCM, così come la gestione degli stipendi e di altre forme di retribuzione. La gestione del capitale umano è solo uno dei numerosi programmi aziendali essenziali disponibili.
Il software del libro paga ti consente inoltre di monitorare gli indicatori chiave delle prestazioni come i tassi di errore del libro paga e i tempi di elaborazione in modo da poter gestire meglio gli sforzi del tuo team e prendere decisioni informate su dove apportare miglioramenti. Questi KPI sono visualizzati in dashboard intuitivi che possono essere condivisi con il tuo team e altri importanti stakeholder dell'azienda.
Può sembrare una piccola decisione, ma il periodo o i periodi di paga che scegli per la tua azienda avranno effetti di vasta portata sia sull'azienda che sui suoi dipendenti. La scelta apre la strada all'azienda per far fronte a una delle sue responsabilità primarie, vale a dire il pagamento dei propri dipendenti. L'elaborazione delle buste paga può essere difficile a causa della necessità di gestire molti periodi di paga, tenere conto di più strutture retributive e garantire la conformità legale. Puoi semplificare il processo con l'aiuto del software HCM, che si integra anche con altre parti dell'azienda e fornisce indicatori di prestazioni chiave cruciali per monitorare il successo del tuo team e assiste i dipendenti nella gestione della documentazione relativa alle risorse umane.
Qual è la differenza tra un periodo di paga e un giorno di paga?
Un periodo di paga è un rapporto che specifica l'importo che un dipendente otterrà sulla busta paga per un periodo di paga specifico. Questo può contenere cose come ore lavorate, benefici ricevuti e tasse pagate. Il giorno di paga è la data in cui un dipendente viene pagato e può essere fino a due settimane prima della fine del periodo di paga.
Quanto dura un periodo retribuito?
La maggior parte dei lavoratori americani viene pagata su base bisettimanale, come riportato dal BLS. Di conseguenza, la durata standard di un periodo di pagamento è di due settimane o 10 giorni lavorativi. Anche gli intervalli di pagamento settimanali, bisettimanali e mensili sono opzioni valide.
Il periodo di paga è lo stesso della busta paga?
No non lo è. Un periodo di paga è il periodo di tempo utilizzato per decidere quando i dipendenti saranno pagati e quanto saranno pagati. I periodi tra le buste paga tendono ad essere regolari e possono essere settimanali, bisettimanali, semestrali o mensili. Ricorda che il periodo di paga non è lo stesso di una settimana lavorativa.
Considerazioni finali
La migliore scelta del periodo di pagamento è quella più conveniente per te. Quanti periodi di gestione stipendi della tua azienda rientrano in ciascuna categoria? Disponi di un metodo efficace per gestire i periodi di paga? Chiedi il parere di un contabile, esterno o interno, per vedere cosa consigliano.
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Riferimenti
