La gestione del progetto a volte richiede rapporti periodici sui progressi ai dirigenti, agli azionisti e ai potenziali finanziatori. Fare una business case analysis è un ottimo metodo per valutare lo stato attuale del tuo progetto in maniera precisa ed esaustiva. Continua a leggere per saperne di più su un caso di studio aziendale nella gestione dei progetti. Abbiamo anche aggiunto alcuni suggerimenti su come scrivere un business case. Quindi, perché non tuffarsi ora?
Cos'è un caso aziendale?
Un caso aziendale è una proposta che spiega un problema aziendale e sostiene una particolare linea di condotta. Questo documento viene creato nelle fasi iniziali di un progetto e presenta tutte le informazioni necessarie per determinare se procedere o meno con lo sforzo.
Fare un caso aziendale richiede di soppesare i pro, i contro, le spese e i rischi della tua impresa per vedere se ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi. Il business case riassume questi fatti in modo che il management di livello superiore possa decidere se procedere o meno con il progetto.
Chi ne ha bisogno?
Il business case è uno strumento prezioso per chiunque nel mondo aziendale o governativo abbia un'idea da proporre. Quando si tratta di implementare qualcosa di nuovo che richieda la spesa di denaro o risorse, le aziende e le organizzazioni governative spesso hanno un po' di "burocrazia" da superare. Il business case può coinvolgere il lavoro di un analista, manager, capo dipartimento, controllore o una figura amministrativa simile.
Come scrivere un caso aziendale
Hai pensato a come scrivere un business case? Non preoccuparti! Ecco alcuni passaggi che devi seguire per scrivere un business case:
# 1. Sintesi
La prima parte del business case è l'executive summary, una versione ridotta del documento completo. Trasmette la "storia" del progetto, la sua origine, la motivazione, il ruolo, ecc. fornendo anche fatti cruciali. Non dovresti andare oltre un paragrafo qui. Nei prossimi paragrafi avrai la possibilità di fornire maggiori informazioni.
#2. Sezione finanziaria
Lo scopo di questa sezione è quello di aggiornare gli approvatori del bilancio sulla situazione finanziaria attuale. Ci sono due sezioni a questo:
- Valutazione finanziaria: Questa è una valutazione neutra dei potenziali guadagni e della stabilità finanziaria del progetto. È possibile confrontare le spese del progetto con i benefici previsti utilizzando le informazioni raccolte dalla valutazione. Lo scopo di un'analisi finanziaria è assicurarsi che il progetto sia fattibile dal punto di vista monetario e che non venga lasciata nulla di intentato in termini di spese.
- Analisi di sensibilità: Questo riduce il pericolo del progetto. Tiene conto dei risultati potenziali misurando il loro effetto sui risultati di un progetto e tiene conto delle mutevoli ipotesi di valore in caso di ambiguità.
#3. Definizione del progetto
Lo sponsor, le parti interessate e il team del progetto otterranno il massimo da questa sezione del tuo business case. Questa sezione è suddivisa nelle seguenti sezioni:
- Informazioni di base: Ciò fornisce un riepilogo conciso della giustificazione aziendale e dell'ambito del progetto. Includi una sinossi delle motivazioni per la creazione del tuo progetto. Questo potrebbe essere il risultato di una nuova difficoltà, un'opportunità inaspettata o un cambiamento nella tua situazione attuale.
- Obiettivo aziendale: Spiega in questa sezione il significato del tuo progetto. Lo scopo commerciale dovrebbe spiegare perché il tuo progetto è importante, come aiuterà l'azienda e quali ostacoli devono essere superati per avere successo.
- Vantaggi e limitazioni: Questo ha lo scopo di dimostrare la necessità del progetto delineando i benefici, sia monetari che di altro tipo, che deriveranno dal suo completamento. Descrivi perché ci stai lavorando e in che modo questi vantaggi ti aiuteranno ad avere successo. Oltre agli aspetti positivi, dovresti evidenziare eventuali inconvenienti che potrebbero minacciare il successo del tuo progetto.
- Opzioni Identificazione e Selezione: In questa parte, dovresti elencare tutte le possibili risposte ai problemi che hai riscontrato. Di solito ci sono diversi modi per affrontare un problema, quindi è importante valutare le tue opzioni. L'obiettivo è esaminare tutte le possibilità e suggerire la migliore linea d'azione. Diverse scelte verranno eliminate man mano che il progetto continua, lasciandoti con una selezione più breve. Puoi fornire una selezione di tre o cinque soluzioni di riferimento nel tuo business case finale.
- Ambito, impatto e interdipendenze: Specifica qui i passaggi che devono essere eseguiti per raggiungere l'obiettivo aziendale. Rivela anche quali reparti all'interno dell'azienda sarebbero interessati. Gli elementi inclusi ed esclusi, nonché le dipendenze importanti da altri progetti, possono essere elencati qui.
- Schema piano: Questa è una sinossi del piano, dei tempi e delle attività del progetto. Comprende una breve panoramica del progetto e chi è responsabile di cosa, oltre a un elenco dei risultati principali del progetto. Il tuo progetto, come un programma, è più efficace se suddiviso in fasi, con scelte importanti che precedono ogni fase.
- Valutazione del mercato: Un'analisi di mercato è un esame approfondito delle condizioni di mercato in cui opera un'azienda. In questa parte, puoi esporre le motivazioni alla base della tua azienda. Prendi in considerazione la possibilità di discutere le condizioni politiche, economiche, sociali, tecnologiche, legali e ambientali nel tuo mercato.
- Valutazione del rischio: Questa è una sinossi delle principali minacce e vantaggi per il tuo progetto, nonché delle tue strategie per affrontarli. Includi eventuali preoccupazioni che potrebbero sorgere a seguito del tuo progetto. Crea un registro dettagliato dell'elenco per registrare le minacce al tuo progetto e le misure che stai adottando per mitigarle.
- Approccio al progetto: Qui è dove dettaglierai l'esecuzione del progetto e le azioni intraprese per garantirne il successo. Descrivi in dettaglio i passaggi che segui per completare un'attività, il risultato che ti aspetti e le risorse che investi per arrivarci.
- Strategia di acquisto: Questa terza componente della definizione di un progetto ha lo scopo di elaborare i mezzi con cui il progetto sarà finanziato. Il piano di appalto dovrebbe includere i dettagli della procedura di appalto dell'organizzazione per il progetto.
#4. Organizzazione del progetto
Questa componente finale del tuo business case copre la struttura del tuo progetto ed è divisa in due sezioni. Questi dovrebbero essere formattati come segue:
- Governance del progetto: In questa sezione, definirai la struttura del tuo progetto per il lettore. Questo è anche il luogo in cui puoi descrivere la gerarchia dei decisori coinvolti nel portare avanti il tuo progetto. Includere i ruoli e le responsabilità del progetto, nonché eventuali standard o tolleranze che verranno applicati. Spiegare come queste considerazioni vengono prese in considerazione nelle conclusioni finali.
- Rapporto sullo stato di avanzamento: Infine, il tuo piano aziendale dovrebbe descrivere in dettaglio come intendi monitorare lo sviluppo del progetto. Includi in questo piano come manterrai informato il consiglio di progetto sui progressi.
Cos'è un'analisi di casi aziendali
Viene eseguita un'analisi del caso aziendale per valutare una potenziale linea d'azione. Costi, rischi e benefici sono i tre elementi più cruciali per questo obiettivo in un contesto aziendale. Vale a dire, ci sono tre preoccupazioni principali che devono essere affrontate in qualsiasi rapporto di analisi dei casi aziendali:
- Costi: C'è un prezzo da pagare per non fare questa scelta?
- rischi: Se vado avanti con questo, in che rischio mi metto?
- Vantaggi: Quando fai questa scelta, quali vantaggi prevedi?
Lo scopo di questa indagine è determinare se procedere o meno con questa scelta. La decisione dovrebbe essere presa se i vantaggi previsti sono molto maggiori dei costi e dei pericoli associati. Tuttavia, se i rischi e le spese superano i potenziali guadagni, dovrebbe essere presa in considerazione un'altra linea d'azione.
I costi, i rischi e i benefici vengono generalmente valutati l'uno rispetto all'altro in termini monetari durante uno studio di caso aziendale. Tuttavia, prospettive quantitative o qualitative alternative potrebbero essere utilizzate anche nell'analisi dei casi aziendali. È possibile, ad esempio, che i costi di una decisione debbano essere espressi in termini di tempo piuttosto che di denaro. Allo stesso modo, i rischi e i benefici di una decisione potrebbero essere valutati considerando come influisce sul valore del marchio dell'azienda, sulla soddisfazione del cliente o sulla posizione legale. Per aiutare le parti interessate a prendere una decisione ben informata quando un caso di studio aziendale non è incentrato sulle conseguenze monetarie, è utile cercare modi oggettivi per soppesare i pro ei contro.
Perché utilizzare l'analisi dei casi aziendali?
L'analisi dei casi aziendali è utile per due motivi principali. Il primo vantaggio è che costringe l'autore a soppesare i pro e gli svantaggi di ogni possibile linea d'azione. È comune perdere di vista l'intera gamma di potenziali conseguenze quando si effettua una scelta. C'è una migliore possibilità di fare la scelta giusta considerando risultati estremi o sfavorevoli.
Il secondo vantaggio dell'utilizzo dell'analisi dei casi aziendali è che facilita il trasferimento e la contestualizzazione di conoscenze importanti agli stakeholder da parte di un esperto in materia (spesso il product manager). L'importanza di alcuni costi, rischi e vantaggi può essere trascurata dalle parti interessate senza una relazione approfondita da parte dell'esperto.
Quando utilizzare l'analisi dei casi aziendali
Quando un project manager di una grande azienda ha bisogno del consenso delle parti interessate, spesso esegue un'analisi del caso aziendale. Poiché il project manager è spesso la parte più coinvolta dell'azienda nelle piccole e medie imprese, non è necessario acquistare dai vertici.
Tuttavia, anche per le imprese più piccole, condurre tali analisi potrebbe ripagare a lungo termine. Come è stato indicato sopra, ciò è dovuto al fatto che obbliga il decisore a soppesare tutti i fattori rilevanti.
Gestione del caso aziendale
Durante l'intero ciclo di vita del progetto, il business case fornisce struttura e aiuti nell'organizzazione del progetto. Per questo motivo, non dovrebbe essere messo sullo scaffale ma piuttosto utilizzato frequentemente come risorsa. Di conseguenza, lo sponsor del progetto e il comitato del progetto dovrebbero rivisitarlo nei punti strategici per garantire la continua fattibilità del progetto e la solidità della logica alla base di esso. Per evitare di sprecare tempo e risorse, è meglio condurre la valutazione prima di passare alla fase successiva.
Perché hai bisogno di un caso aziendale?
Hai bisogno di un business case per i seguenti tre motivi:
- Ha lo scopo di persuadere i responsabili delle decisioni ad andare avanti con il concetto di progetto, ma aiuta anche a stabilire le priorità delle iniziative che sono in accordo con la strategia generale dell'azienda.
- Al fine di effettuare confronti equi tra progetti potenzialmente concorrenti, i casi aziendali standardizzano il processo di valutazione.
- Se il progetto viene selezionato, il business case può essere utilizzato per gestire meglio l'ambito del progetto nelle prime fasi della pianificazione. Anche dopo che il progetto è terminato, può ancora essere utilizzato per valutare il successo della pianificazione e dell'esecuzione del progetto.
Analisi di casi aziendali vs casi aziendali
Forse sei confuso sulla distinzione tra un caso aziendale e un'analisi del caso aziendale. Entrambi questi nomi descrivono lo stesso tipo di software utilizzato per l'analisi aziendale. Il rapporto è chiamato "caso aziendale", mentre il metodo utilizzato per analizzarlo è chiamato "analisi del caso aziendale".
Che cos'è il documento del caso aziendale?
Il documento è un argomento presentato per iscritto per persuadere un decisore ad accettare una certa linea di condotta. Uno ben sviluppato indaga sulle potenziali soluzioni a un problema e consente ai responsabili delle decisioni di scegliere quella che sarà più vantaggiosa per l'azienda.
Qual è lo scopo di un caso d'uso aziendale?
Lo scopo di un caso d'uso aziendale è delineare i passaggi che un'organizzazione deve intraprendere per fornire un risultato utile e misurabile a un cliente.
Chi scrive il Business Case?
In molte organizzazioni, il Project Manager o un analista aziendale ha il compito di sviluppare un Business Case completo, anche se è responsabilità della gestione del programma. Il Business Case è un'altra area in cui Project Assurance può dare una mano.
Considerazioni finali
Qui, abbiamo delineato i passaggi per creare un business case convincente. A causa dell'ampiezza della nostra discussione, il business case che ne deriva può sembrare scoraggiante. Un caso aziendale deve essere messo subito al lavoro. Poche pagine sono possibili se il progetto è relativamente piccolo. Il documento sarà più lungo per progetti più impegnativi e sofisticate iniziative di cambiamento aziendale. Di conseguenza, dovresti scrivere ogni parte pensando al tuo pubblico di destinazione e archiviare materiali supplementari in un'appendice.
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Riferimenti
