Le aziende un tempo locali stanno ora diventando aziende virtuali in un mondo in continua evoluzione e cambiamento. Queste organizzazioni virtuali utilizzano tutti gli strumenti a loro disposizione per creare un'azienda di successo, inclusi team virtuali o remoti. Se lavori per un'azienda che sta passando a un modello virtuale, l'utilizzo del team virtuale corretto è un metodo garantito per facilitare il trasferimento. Quando si tratta di controllare lo sforzo e il tempo dei lavoratori remoti, la gestione dei team virtuali è fondamentale. Diamo un'occhiata a cos'è un team virtuale, ai tipi, alle sfide nella gestione dei team e ai vantaggi.
Che cos'è una squadra virtuale?
Un team virtuale, noto anche come "team remoto", è un gruppo di persone che collaborano da postazioni separate tramite la comunicazione elettronica. Diversi tipi di team virtuali possono essere utilizzati per diversi scenari e possono essere tutti mezzi di collaborazione economicamente vantaggiosi ed efficienti.
Tipi di squadre virtuali
Esistono vari tipi di team virtuali in base alla vita, agli obiettivi, agli obiettivi e ai ruoli dei membri.
# 1. Squadre in rete
Questi tipi di team virtuali sono costituiti da membri interfunzionali che si sono riuniti per condividere la propria esperienza e conoscenza su un argomento particolare. L'appartenenza è fluida, nel senso che recluti nuovi membri quando ne hai bisogno e puoi ritirare i membri esistenti quando completano i loro ruoli.
#2. Squadre parallele
I membri della stessa organizzazione in genere creano team paralleli per fornire raccomandazioni in un processo o sistema. Le squadre parallele vengono normalmente formate per un periodo di tempo limitato e l'appartenenza è costante, nel senso che i membri di una squadra parallela rimangono insieme fino al raggiungimento dell'obiettivo.
#3. Team di sviluppo prodotto
Questi tipi di team virtuali sono costituiti da professionisti provenienti da tutto il mondo che lavorano insieme per completare un lavoro specifico, come lo sviluppo di un nuovo prodotto, sistema informativo o procedura organizzativa. Ad esempio, coinvolgere un team di esperti da Stati Uniti, Canada e Hong Kong per costruire un nuovo motore per un anno.
#4. Squadre di produzione
I team di produzione sono costituiti da personale di diversi ruoli che lavorano insieme su base regolare e continuativa. I membri di un team di produzione ricevono ruoli specifici e operano in modo indipendente. Il risultato complessivo è prodotto combinando i risultati distinti di ciascun membro.
#5. Squadre di servizio
I team di servizio sono costituiti da persone provenienti da fusi orari diversi. Ogni persona lavora in modo indipendente, tuttavia, il lavoro creato da ciascun membro è una continuazione del lavoro prodotto dal membro precedente. I team di assistenza clienti in Canada, ad esempio, concludono i loro turni mentre i team di assistenza in Asia iniziano e continuano il loro lavoro.
#6. Squadre di gestione
I team di gestione sono composti da manager della stessa organizzazione che lavorano in zone geografiche separate. I membri dei team di gestione discutono principalmente di strategie a livello aziendale.
#7. Squadre d'azione
Per rispondere a sfide urgenti, si formano squadre d'azione per un periodo di tempo molto breve. La squadra viene aggiornata una volta che la questione è stata risolta.
Anche i team virtuali hanno vari vantaggi e sfide. Vediamo i vantaggi nella prossima sezione.
Vantaggi dei team virtuali
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi che i team virtuali possono offrire:
# 1. I costi dell'azienda sono bassi.
I dipendenti che lavorano da casa potrebbero essere piuttosto economici se confrontati con i costi di assunzione a livello locale. Lo spazio in ufficio, le spese per l'elettricità e i viaggi dei dipendenti sono solo alcune delle tante spese di cui avrai bisogno per mantenere un'attività in un'unica posizione o regione.
#2. Candidati da tutto il mondo
Quando si cercano nuovi dipendenti, esplorare oltre le immediate vicinanze della sede di un'azienda potrebbe aumentare la probabilità di trovare un gran numero di persone competenti. Le aziende possono cercare persone intelligenti e desiderose in tutto il mondo utilizzando team virtuali.
#3. La produttività aumenta
Consentire ai lavoratori di lavorare da casa senza richiedere loro di spostarsi è un modo fantastico per aumentare la produttività e la motivazione. I dipendenti che lavorano da casa possono svegliarsi, prepararsi mentalmente per la giornata e iniziare a lavorare ogni ora, eliminando lo stress e la gestione del tempo necessari per il viaggio.
#4. I servizi aziendali sono disponibili 24 ore su XNUMX
L'uso di team virtuali per fornire a un'azienda servizi 24 ore su XNUMX, in particolare per i consumatori, è un approccio eccellente per promuovere il business ripetuto. Clienti e clienti vogliono entrare in contatto con un'azienda che possono contattare prontamente e frequentemente.
Sfide a squadre virtuali
Promuovere l'unione del team quando i dipendenti lavorano separati è una delle sfide più difficili per guidare i team virtuali. Secondo gli studi, i team che lavorano in luoghi diversi avevano livelli di fiducia più bassi e livelli di conflitto più elevati rispetto ai dipendenti che lavoravano insieme. Molte sfide del lavoro a distanza sono causate da barriere di comunicazione.
Le quattro sfide del team virtuale più comuni
Sebbene ogni organizzazione sia diversa, le istituzioni con dipendenti remoti devono affrontare sfide simili. A causa della natura isolata del lavoro a distanza, i problemi possono peggiorare per un periodo di tempo più lungo. Possono interrompere la coesione del team e influenzare l'intera organizzazione se non vengono identificati e risolti. Il passaggio dal lavoro in loco alla cultura del lavoro virtuale o remoto richiede un'efficacia processi di gestione del cambiamento.
Considera alcune delle sfide più tipiche che gli imprenditori virtuali devono affrontare con i loro team.
# 1. Comunicazione inefficace
Molti strumenti digitali aiutano i team distanti a rimanere in contatto; tuttavia, questi strumenti potrebbero non avere la personalizzazione fornita dal coinvolgimento faccia a faccia. La comunicazione basata su testo, come e-mail e messaggi di testo, manca del linguaggio del corpo, del tono e di altri sottili indizi non verbali che i dipendenti ricevono durante le conversazioni di persona, aumentando la possibilità di interpretazioni errate. Quando lavorano in remoto, i membri del team possono essere più riservati sulle piattaforme digitali e meno inclini a partecipare a riunioni o rispondere alle e-mail.
#2. Problemi con la delega
I fallimenti nella comunicazione portano anche a una comprensione confusa delle responsabilità dei dipendenti. I leader devono delegare compiti pur essendo consapevoli di interpretazioni errate e inferenze. Confusione su chi sta facendo cosa e quando minaccia l'unità del team. I leader devono anche resistere al desiderio di microgestire i propri team virtuali, sapendo quando fare un passo indietro e fidarsi del proprio personale. Devono trovare un equilibrio tra la necessità di stabilire aspettative chiare e la fiducia da soddisfare.
#3. Distinzioni nell'etica del lavoro
Secondo un articolo pubblicato sulla rivista SN Applied Sciences, ci sono prove che alcune persone si comportano di più in situazioni d'ufficio quando sono circondate da altre, un fenomeno noto come "facilitazione sociale". In un ambiente virtuale, altri possono rifiutare le richieste o ritardare le risposte. Quando i dipendenti credono che i loro colleghi non si stiano impegnando tanto quanto loro, può portare a sfiducia, disturbare il team e far deragliare i progetti. Per affrontare le difficoltà, i leader del team devono rimanere vigili nell'esaminare il lavoro dei membri del team e nel fornire feedback regolari.
#4. Connessione personale inadeguata
I lavoratori a distanza sono spesso isolati, il che può avere un impatto negativo sull'armonia del team. Una mancanza di interazione faccia a faccia può comportare una mancanza di coesione del team e di rapporto tra i membri del team. È stato dimostrato che le conversazioni davanti al caffè o nel corridoio, ad esempio, riducono al minimo i conflitti. Tuttavia, è difficile da ricreare in un mondo virtuale.
Gestione delle squadre virtuali
La gestione del team virtuale si riferisce al mix di operazioni per la raccolta, la costruzione, l'organizzazione, la gestione e la supervisione del lavoro di squadra virtuale. È una componente necessaria della collaborazione del team di progetto.
I seguenti processi sono inclusi nella gestione dei team virtuali, ma non sono limitati ad essi:
# 1. Assemblaggio.
Quando si avvia un'organizzazione di lavoro di squadra a distanza, i periodi di prova sono le prime misurazioni da utilizzare. Il capogruppo dovrebbe selezionare coloro che hanno soddisfatto tutti gli standard del periodo di prova.
#2. Formazione.
Durante questa procedura, il leader del team stabilisce le future aspettative di teaming virtuale e quindi crea e implementa un approccio di formazione di gruppo per insegnare ai membri del team come soddisfare tali obiettivi.
#3. Gestire.
Questo metodo prevede l'utilizzo di tecnologie di telecomunicazione per supervisionare i compiti e i lavori in corso dei membri del gruppo remoti.
#4. Controllo.
Per analizzare e valutare le prestazioni del team, il team leader crea misure delle prestazioni. Questa persona deve determinare se il team è sulla strada giusta e sarà in grado di raggiungere gli obiettivi del progetto in tempo.
Questi sono i passaggi principali coinvolti nella gestione del team virtuale. Tuttavia, potrebbero esserci processi secondari che consentono una migliore comprensione del fenomeno dei team virtuali.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di una buona gestione dei team virtuali
Alcuni dei vantaggi della gestione dei team virtuali includono (ma non sono limitati a):
- Riduzioni degli affitti e misure di riduzione dei costi nella tecnologia
- Spese di trasporto ridotte e tempo speso per il pendolarismo
- Comunicazione e trasmissione di informazioni in tempo reale
Alcuni degli svantaggi della gestione dei team virtuali includono, ma non sono limitati a, quanto segue:
- Poiché non esistono meccanismi di controllo diretto, c'è meno controllo sui gruppi virtuali (che può portare a una minore fiducia nei team virtuali).
- Problemi nello stabilire una buona leadership del team virtuale (al contrario della leadership del team "fisica")
- Inadeguatezza per progetti che richiedono supervisione e gestione in loco
Ti offriremo alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire le sfide del lavoro in team virtuali.
Migliori Pratiche nella Gestione dei Team Virtuali
# 1. Stabilire l'infrastruttura necessaria.
Se sei responsabile di un team virtuale, assicurati di aver messo in atto processi efficaci per promuovere la produttività, lo scambio di informazioni, la comunicazione e l'impegno sociale.
#2. Fai della sicurezza una priorità assoluta.
Quando si accede in remoto a dati, sistemi e risorse aziendali. Installa gli aggiornamenti di sicurezza non appena sono disponibili e cambia la password regolarmente.
#3. Sii rispettoso degli orari di lavoro
Incoraggia il tuo personale a mantenere aggiornato il proprio stato con una delle tante app che possono sincronizzarsi con il tuo team (Slack, Teams, ecc.). Ecco perché dovresti evitare di chiamare i colleghi mentre dormono o si prendono cura dei bambini.
All'inizio del tuo progetto, concorda alcune regole di base (ad esempio preferenze sui contatti fuori orario, condivisione delle informazioni, protocolli di comunicazione, ecc.). Ricorda di apprezzare le culture e le differenze degli altri se lavori in un team transfrontaliero.
#5. Prenditi cura della tua salute e del tuo benessere.
È altrettanto fondamentale mentre lavori lontano dall'ufficio, quindi prenditi delle pause regolari lontano dalla scrivania e dal computer, alzati e muoviti, regola la tua postura, sottoponiti a esami della vista regolarmente e dividi il tuo lavoro in IT e non Lavori informatici.
#6. Riconosci quando è opportuno parlare
Possiamo diventare tutti eccessivamente dipendenti da e-mail, SMS e messaggi istantanei. Quindi, se c'è la possibilità di un malinteso, molti messaggi sono già stati inviati, se stai offrendo feedback sensibili o se hai bisogno di elaborare un accordo definitivo, rispondi al telefono!
Conclusione
Le interazioni umane, secondo gli psicologi sociali, sono rafforzate dalla vicinanza fisica degli individui. Poiché i membri del team virtuale hanno interazioni faccia a faccia limitate o assenti, crea una serie di sfide. Per creare fiducia, collaborazione e impegno tra i membri, i team virtuali devono superare differenze culturali, difficoltà di comunicazione, lotte di potere e conflitti. Anche se può sembrare impegnativo, è certamente fattibile con una leadership efficace. Le organizzazioni possono trarre enormi vantaggi da questa tendenza new age dei team virtuali se sono in atto le strategie, i processi e gli strumenti adeguati.
Domande frequenti sui team virtuali
Quali aziende utilizzano i team virtuali?
- LINFA. SAP è la più grande azienda di software interaziendale al mondo.
- IBM impiega circa 200,000 dipendenti provenienti da vari paesi e background.
- Elettricità generale. GE impiega circa 90,000 persone in tutto il mondo.
Perché i team virtuali falliscono?
Cattiva gestione, interruzioni di comunicazione, membri del team inappropriati o scarsamente integrati, dipendenti poco attrezzati, conflitti di personalità.
Quali sono le caratteristiche di un team virtuale?
Fiducia, attenzione e comunicazione sono tre caratteristiche condivise da tutti i team virtuali efficaci.
Cosa rende un grande leader virtuale?
Un team leader virtuale deve essere disposto a rendersi accessibile ai membri del team. La leadership accessibile implica essere accessibile, simile ad avere una politica della porta aperta in un luogo di lavoro fisico.
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