La gestione dei fornitori può anche fare riferimento a risorse online che raccolgono tutti i dati dei fornitori e le attività associate per un facile accesso da parte dell'organizzazione. Il software per la gestione dei venditori o dei fornitori può svolgere diverse attività, come la gestione della procedura RFP e il miglioramento delle comunicazioni con i fornitori. Qui in questo articolo ci sono tutte le informazioni necessarie per la gestione dei fornitori.
Che cos'è la gestione dei fornitori
La parola "gestione dei fornitori" si riferisce alle procedure che le aziende impiegano per gestire i propri fornitori, detti anche venditori. La selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, il controllo dei prezzi, la riduzione dei rischi correlati ai fornitori e la garanzia della fornitura dei servizi fanno tutti parte della gestione dei fornitori.
A seconda della natura dell'organizzazione, una società può assumere fornitori da una vasta gamma di settori, come addetti alle pulizie, consulenti di marketing, venditori IT e fornitori di prodotti ittici. I fornitori potrebbero essere piccole imprese o società molto grandi.
Perché la gestione dei fornitori è fondamentale
Per diversi motivi, la gestione dei fornitori è fondamentale. Uno dei fattori più importanti nella scelta del miglior fornitore per una specifica esigenza aziendale è la gestione dei fornitori. Inoltre, le aziende possono utilizzare la gestione dei fornitori per raggiungere i propri obiettivi, compresa la massimizzazione del potenziale di risparmio sui costi e l'accelerazione della procedura di onboarding.
Al fine di ridurre il rischio di interruzione della catena di approvvigionamento e garantire che i beni e i servizi forniti vengano consegnati in tempo e secondo lo standard richiesto, anche i fornitori devono essere gestiti correttamente. Oltre a ciò, una solida strategia di gestione dei fornitori può aiutare le aziende a stringere legami più stretti con i propri fornitori, il che può presentare possibilità di contrattare per prezzi più bassi.
Descrizione del lavoro di gestione dei fornitori
Varie azioni sono incluse nel processo di gestione dei fornitori, tra cui:
#1. Selezione
La selezione dei fornitori è una delle tante operazioni che compongono il processo di gestione dei fornitori. Le richieste di offerte (RFQ) e le richieste di proposte (RFP) vengono utilizzate per ottenere preventivi da potenziali fornitori. Anche l'elenco ristretto e la scelta dei fornitori sono fasi del processo di selezione dei fornitori. Il prezzo sarà senza dubbio preso in considerazione durante il processo di selezione. Ma le aziende dovranno anche considerare altri aspetti come la reputazione, le capacità e il track record di un fornitore. Anche l'efficacia del venditore nel comunicare quando sceglie quali fornitori nominare per un contratto specifico.
#2. Negoziazione
Negoziazione di un contratto. È fondamentale redigere correttamente un contratto all'inizio e assicurarsi che i parametri concordati siano vantaggiosi per entrambe le parti. La definizione dei beni o servizi che saranno coperti, le date di inizio e fine degli accordi e tutti i termini e le condizioni cruciali sono tutte fasi del lungo processo di negoziazione del contratto. Potrebbe anche essere necessario prestare attenzione a cose come la riservatezza e le restrizioni di non concorrenza.
#3. Incorporare un venditore
Ciò comporta l'assemblaggio dei documenti e dei dati necessari per stabilire il venditore come fornitore autorizzato dell'azienda. Inoltre, assicurati che il venditore possa essere ricompensato per i prodotti o i servizi che fornisce. La procedura di onboarding può contenere informazioni come le licenze pertinenti detenute dal fornitore, nonché moduli fiscali e dettagli assicurativi, oltre alle necessarie informazioni di contatto e di pagamento.
#4. Monitoraggio delle prestazioni
Le aziende monitoreranno e valuteranno le prestazioni dei loro fornitori come parte del processo di gestione dei fornitori. Ciò può comportare la valutazione delle loro prestazioni in relazione a indicatori chiave di prestazione (KPI) come la qualità e la quantità del prodotto o le date di consegna.
#5. Gestione e monitoraggio del rischio
I fornitori dovrebbero tenere d'occhio i rischi che potrebbero avere un effetto sull'azienda, come il pericolo di azioni legali, problemi di sicurezza dei dati, violazioni della conformità e furto di proprietà intellettuale. Le aziende devono anche tenere d'occhio la possibilità che la condotta di un venditore o la mancata fornitura di beni e servizi in tempo possa causare interruzioni nelle operazioni commerciali.
Pagamento. garantire che i fornitori ricevano un pagamento tempestivo per i prodotti e i servizi che forniscono in conformità con i termini stabiliti.
Problemi con la gestione dei fornitori
Ottenere un quadro centralizzato dei fornitori utilizzati da un'azienda può essere difficile per le aziende con una rete di fornitori considerevole e/o una presenza geografica complicata. Ottenere i documenti appropriati dai fornitori e condurre le necessarie valutazioni dei rischi sono entrambi passaggi difficili nel processo di gestione dei fornitori. Per prevenire problemi, è fondamentale utilizzare le procedure e le attrezzature giuste.
Per garantire che le relazioni con i fornitori offrano il valore previsto con processi efficaci, le aziende possono utilizzare una strategia di gestione dei fornitori. Un piano può riguardare argomenti tra cui la definizione di obiettivi specifici e misurabili, il monitoraggio dei KPI e la creazione e il mantenimento di solide relazioni con i fornitori. Al fine di identificare i loro fornitori strategici e fare investimenti nella promozione di tali relazioni, le aziende possono anche classificare i propri fornitori. Altri fattori possono includere l'adozione di precauzioni per evitare di diventare eccessivamente dipendenti da un fornitore specifico.
Inventario di gestione dei fornitori
L'inventario di gestione dei fornitori è una raccolta di processi e software di gestione dell'inventario in cui un produttore, che è anche un fornitore, si assume il compito di migliorare gli inventari di inventario del distributore.
Sistema software di inventario gestito dal fornitore
È possibile evadere gli ordini in modo più rapido ed efficiente utilizzando sistemi di inventario controllati dal fornitore, a volte indicati come rifornimento di inventario assistito dal fornitore o programmi di rifornimento continuo.
In questo tipo di sistema, entrambe le parti condividono i dati per ottenere una migliore precisione degli ordini. Tuttavia, i venditori hanno il diritto di informare e istruire dipendenti e collaboratori sul loro inventario e sul suo utilizzo.
Ecco alcuni inventari di gestione dei fornitori di cui parlare:
#1. Caratteristiche principali
Per un'azienda, la scelta del software con le migliori funzionalità potrebbe intimidire. Quando si usa una certa soluzione per la prima volta, questo può sembrare ancora più spaventoso.
Abbiamo compilato un elenco di requisiti richiesti per una soluzione VMI per semplificare il processo. Puoi anche cercare competenze extra che corrispondano perfettamente alle esigenze della tua azienda.
#2. Previsione della domanda
Una delle competenze cruciali fornite dalle soluzioni VMI è la previsione accurata della domanda di materie prime. Forniscono previsioni della domanda per l'assemblaggio, la produzione e la consegna efficaci del prodotto.
Supporta la pianificazione della supply chain supportata da approfondimenti coordinando i dati delle singole unità di numerose aziende che compongono la tua base di clienti. Inoltre, il programma ti assiste nell'individuare sistemi di stoccaggio con prestazioni insufficienti e nel prevenire l'eccesso di scorte nel tuo magazzino o spazio di vendita al dettaglio.
# 3. Controllo dell'inventario
Puoi tracciare in modo efficiente i dati per le merci che la tua azienda crea, immagazzina, acquista o vende. Inoltre, il programma rende possibili prezzi precisi e aiuta a mantenere livelli di fornitura ottimali. Le funzionalità di tracciabilità di serie e lotti dovrebbero essere incluse in un adeguato sistema di inventario gestito dal fornitore.
#4. Trasferimento dati
La facile condivisione di dati e documenti tra dispositivi all'interno di un'azienda o tra clienti, clienti e partner commerciali è supportata dalle soluzioni VMI. Questo potrebbe consistere in dati su tasse e dogane, registri di inventario, ordini di acquisto e ricevute, informazioni sulla spedizione e altro.
#5. Integrazione dell'e-commerce
Puoi scegliere una soluzione VMI che funzioni con piattaforme di e-commerce, carrelli della spesa e siti Web popolari. Di conseguenza, i livelli di inventario, i metodi di pagamento, inclusi contanti e digitali, e le opzioni di spedizione saranno resi più snelli.
Sistema di gestione dei fornitori
Un sistema di gestione dei fornitori, o VMS in breve, è un pacchetto software che aiuta le aziende a gestire le proprie relazioni con i fornitori dall'inizio di un contratto fino al suo completamento, o anche nelle prime fasi della formazione di uno.
Perché è necessario un sistema di gestione dei fornitori
L'utilizzo del miglior sistema di gestione dei fornitori ti consente di massimizzare la tua connessione con i fornitori. La gestione dei fornitori è essenziale per il successo di qualsiasi team di approvvigionamento. Una soluzione di gestione dei fornitori come Kissflow Procurement Cloud presenta molti vantaggi, dalla qualificazione dei fornitori all'onboarding, fino alla possibilità di creare e gestire cataloghi per acquisire le prestazioni dei fornitori.
Di seguito sono riportati alcuni vantaggi aggiuntivi derivanti dall'utilizzo di un sistema di gestione dei fornitori.
- Iniziative di successo nella gestione delle relazioni con i fornitori consentono l'uso più efficiente del personale e delle risorse finanziarie.
- fornitura tempestiva di prodotti e servizi
- Fornire risultati coerenti ti aiuta a costruire relazioni più solide con i tuoi clienti. Un sistema di gestione dei fornitori rende più efficienti i processi end-to-end coinvolti.
- Report personalizzati e KPI ti consentono di valutare le prestazioni dei fornitori.
- Niente di tutto ciò richiedeva lavoro manuale.
- Migliorare la procedura di appalto per il massimo livello di produttività
Qual è il ruolo di una gestione dei fornitori?
I gestori dei fornitori negoziano contratti, stabiliscono criteri per i fornitori e scoprono i migliori fornitori possibili al fine di facilitare e sostenere le partnership tra la tua azienda e fornitori/partner.
Chi è responsabile della gestione dei fornitori?
L'Alta Direzione è responsabile della gestione dei fornitori, mentre il Consiglio di amministrazione è responsabile della gestione del rischio fornitore.
Quali sono i tipi di gestione dei fornitori?
Oltre all'approvvigionamento, altre funzioni di gestione includono l'onboarding del fornitore, la gestione delle relazioni con il fornitore, la gestione del rischio del fornitore, la gestione delle prestazioni, la gestione dei contratti, la gestione della conformità e la gestione degli SLA.
La gestione dei fornitori fa parte delle risorse umane?
Una disciplina aziendale simile alla gestione delle risorse umane, la gestione dei fornitori viene utilizzata per gestire i fornitori piuttosto che i dipendenti. L'obiettivo della gestione dei fornitori è ottimizzare il valore delle relazioni con i fornitori affrontando l'intero processo in modo olistico e basato sul rischio dall'inizio alla fine.
Cosa sono le competenze di gestione dei fornitori?
Le capacità di gestione dei fornitori dimostrano la tua capacità di pianificare e lavorare con fonti esterne (prodotti o servizi). Il tuo compito sarebbe quello di stabilire rapporti di collaborazione con i fornitori al fine di trasformare una transazione commerciale di routine in una collaborazione duratura.
Quali sono le quattro fasi della gestione di un fornitore?
#1. Valutare
La prima fase, Valutazione, comporta la valutazione dello stato del processo di gestione dei dati al momento e delle richieste che ne derivano. Questo passaggio cruciale consente all'istituzione di comprendere i problemi che dovranno essere risolti.
#2. Sterilizzare
Nella seconda fase, sterilizzazione, i dati duplicati vengono rimossi, i dati mancanti vengono trovati, i dati errati vengono corretti, gli account inattivi o obsoleti vengono eliminati e vengono sviluppate nuove regole di processo. Poiché comporta l'analisi più approfondita dei dati e richiede l'azione più “correttiva”, la sterilizzazione è uno dei processi del processo che richiede più tempo.
#3. Stabilizzare
Delineare gli standard, completare i profili dei fornitori e registrare le responsabilità sia all'interno che all'esterno del sistema di gestione dei fornitori sono tutte parti della terza fase, la stabilizzazione. La stabilizzazione offre un metodo standardizzato e coerente e mette in atto standard che manterranno un processo migliore in futuro.
#4. Ottimizzare
Il quarto e ultimo passaggio, Optimize, si concentra sul self-service del fornitore, sulla riduzione di frodi e rischi e su un processo continuo per la convalida dei dati. Il culmine dei primi tre processi, l'ottimizzazione assicura che il processo funzioni al meglio.
Conclusione
La gestione dei dati dei fornitori generalmente richiede che numerosi dipartimenti e parti interessate lavorino insieme con successo per garantire un processo regolare, come nel caso di molte operazioni di approvvigionamento. Poiché i dati dei fornitori sono dinamici, la semplice valutazione e sterilizzazione dei record dei fornitori non metterà un'istituzione nella posizione di produrre conseguenze durature e benefiche. Devono essere presenti le regole e i processi giusti, pienamente adottati attraverso un'efficiente gestione del cambiamento e aggiornati man mano che cambiano i requisiti aziendali. L'istituto sarà maggiormente in grado di utilizzare le tendenze dei dati per monitorare con successo operazioni come la previsione delle frodi e i piani di approvvigionamento strategico se i dati dei fornitori vengono gestiti con attenzione.
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Riferimenti
