Ai dipendenti è consentito il tempo libero non retribuito (UTO), che è un periodo di assenza dal lavoro che non comporta un compenso monetario. Il tempo libero non retribuito (UTO) è diverso dal tempo libero retribuito (PTO), che include il tempo libero retribuito per cose come i giorni di malattia e il tempo libero retribuito per le ferie. Sebbene la maggior parte delle aziende fornisca permessi retribuiti, molti non ne forniscono o hanno pratiche molto diverse in merito al congedo non retribuito. Continua a leggere per saperne di più sulle regole e sulla politica del tempo libero non retribuito. Godetevi il viaggio!
Cos'è il permesso non retribuito
Una delle due forme di congedo non retribuito dal datore di lavoro è il congedo non retribuito, che viene preso per un periodo di tempo più breve. Ci sono una serie di motivi per cui i lavoratori prendono ferie non retribuite, tra cui:
- una breve pausa dal lavoro
- Recuperare da un problema di salute
- Prestare attenzione ai bisogni dei loro dipendenti
- Per il volontariato
- Per servire come giurato
- Per prendere parte a un programma progettato per migliorare le proprie capacità professionali
- Partecipa a un funerale
- Appuntamenti con il medico
- Quando si effettua un trasloco o un trasferimento residenziale
Il congedo non retribuito è un'opzione offerta da alcune aziende in sostituzione o in aggiunta al congedo retribuito. Le aziende non sono tenute per legge a rimborsare i dipendenti per le ferie prese nel primo scenario. In quest'ultimo caso, un dipendente può prendere un congedo non retribuito solo dopo aver utilizzato tutto il congedo retribuito maturato.
Negli Stati Uniti, i dipendenti che sono stati con l'azienda per un certo periodo possono beneficiare di ferie retribuite, ma la legge federale richiede ai datori di lavoro di offrire ferie non retribuite in circostanze specifiche. È fondamentale essere consapevoli delle implicazioni legali della concessione di un congedo non retribuito ai dipendenti prima di fare un'offerta del genere.
Quali sono i motivi per prendersi un permesso non retribuito?
Potresti voler prendere un periodo di ferie non retribuito per una serie di motivi, compresi quelli personali. A seconda delle circostanze, il periodo di congedo può variare da poche settimane a un solo giorno. Alcuni esempi tipici di momenti in cui è necessario un congedo non retribuito includono:
#1. Periodi validi per il congedo per malattia
L'indennità di malattia obbligatoria (SSP) deve essere pagata dai datori di lavoro ai dipendenti a partire dal quarto giorno di assenza per malattia. Se un dipendente è assente dal lavoro per i primi tre giorni, non sarà retribuito per il tempo libero. Il tuo contratto di lavoro dovrebbe specificare se la tua azienda fornisce o meno l'indennità di malattia per i primi tre giorni. Altrimenti, se sei troppo malato per venire a lavorare per tre giorni, puoi prenderti un congedo non retribuito.
#2. Congedo di maternità aggiuntivo (LMA)
I congedi di maternità sono classificati come ordinari (LMA) o straordinari (LMA). Il congedo di maternità legale è costituito da entrambe queste componenti. Le prime 26 settimane di SML sono note come OML, mentre le successive 26 settimane sono note come AML. Per le prime 39 settimane del congedo di maternità legale (SML), hai diritto all'indennità di maternità legale (SMP).
Il 90% dei tuoi guadagni settimanali tipici al lordo delle imposte per le prime sei settimane. Un dipendente deve negoziare con la propria azienda se desidera un periodo di ferie extra. Oltre tale limite, l'AML sarà trattato come un congedo non retribuito.
#3. Appuntamenti
Se hai bisogno di vedere un medico ma non riesci a ottenere un appuntamento al di fuori dell'orario di lavoro, puoi prenderti un breve periodo di ferie non retribuite. Potrebbe essere necessario prendere una mezza giornata o un giorno intero libero dal lavoro per partecipare all'appuntamento. I datori di lavoro non sono tenuti per legge a soddisfare tali richieste e potrebbero richiedere di riprogrammare l'appuntamento o recuperare il tempo in un secondo momento. Il tempo libero per la gravidanza e l'assistenza alla disabilità può essere considerato una necessità ai sensi della legislazione antidiscriminazione, ma per il resto, generalmente non è così.
#4. Permesso personale
Hai diritto a un congedo non retribuito se hai bisogno di un congedo dal lavoro per far fronte a una situazione personale urgente. Prendersi cura di un familiare o di un amico o affrontare una crisi sono esempi di motivi personali. Nonostante la mancanza di un mandato legale, molte aziende possono concedere ai dipendenti ferie non retribuite fino a due giorni.
#5. Congedo compassionevole
Puoi anche richiedere e ottenere un congedo per lutto o per compassione, entrambi congedi non retribuiti. Questo è il tempo libero dal lavoro per piangere la perdita di un caro amico o parente. La perdita di un figlio di età inferiore ai 18 anni dà diritto a un genitore o ad un tutore primario a due settimane di congedo retribuito. Il congedo per lutto per i genitori dovrebbe essere fornito dai datori di lavoro. Il tuo datore di lavoro e tu puoi negoziare se altri tipi di congedo compassionevole saranno compensati o meno per il tuo tempo libero.
L'esecuzione di determinati compiti pubblici può richiedere un congedo non retribuito. Alcuni esempi di tali responsabilità includono quelle di un membro di un sindacato, di un membro del consiglio o di un membro del consiglio scolastico. I datori di lavoro hanno la responsabilità di fornire ai dipendenti il tempo libero di cui hanno bisogno per adempiere al loro dovere civico di far parte di una giuria. Non vi è alcun obbligo legale per i datori di lavoro di compensare i dipendenti per un periodo di ferie non retribuito come questo. Potresti avere diritto al rimborso di alcuni costi sostenuti mentre prestavi servizio in una giuria.
#7. Studio o formazione
Se vuoi avanzare nella tua carriera, puoi decidere di tornare a scuola. La procedura per richiedere il permesso non retribuito potrebbe richiedere del tempo per concludersi. Il tuo datore di lavoro non è tenuto a soddisfare questa richiesta, ma può farlo se puoi mostrare loro come queste opportunità di formazione andranno a beneficio dell'azienda.
La longevità in una grande azienda può aumentare le possibilità di ottenere un congedo di studio non retribuito. Avere una storia con l'azienda mostra la tua dedizione e dimostra che l'organizzazione è in grado di coprire posti vacanti temporanei nella forza lavoro.
#8. Interruzioni di carriera
Se hai bisogno o desideri una vacanza dalla tua professione per un lungo periodo di tempo, puoi prenderti un congedo non retribuito. I datori di lavoro non sono tenuti a fornirlo, ma possono farlo in riconoscimento di un lavoratore di lunga data che ha apportato contributi significativi all'azienda. Queste pause dal lavoro potrebbero durare alcuni mesi e includere attività come viaggiare, frequentare la scuola, fare volontariato o semplicemente rilassarsi.
Regole per il permesso non retribuito
Di seguito sono riportate le regole relative ai permessi non retribuiti:
- Il Family and Medical Leave Act impone il congedo non retribuito per le aziende con 50 o più dipendenti.
- I datori di lavoro sono obbligati per legge a fornire ai dipendenti ferie non retribuite durante le festività governative come il Memorial Day e il capodanno.
- I lavoratori che sono tenuti a far parte di una giuria hanno diritto a permessi non retribuiti. Il congedo retribuito è obbligatorio per legge in alcuni stati, tra cui Massachusetts, Nebraska e New York.
Politica di permesso non retribuito
È essenziale una politica di ferie non retribuite a cui sia i datori di lavoro che i dipendenti possano ricorrere quando necessario. Avere una politica di ferie non retribuite in atto farà risparmiare all'azienda denaro e tempo perso a causa dell'assenteismo dei dipendenti. Semplifica il tempo necessario per approvare le richieste di ferie.
Di seguito sono riportati alcuni aspetti che la politica dovrebbe affrontare:
- Devono essere in vigore due politiche, una per le ferie retribuite e un'altra per le ferie non retribuite, se la tua azienda le fornisce entrambe.
- Quali dipendenti hanno diritto al congedo (a tempo pieno, part-time o entrambi)
- Durata del congedo per il quale un dipendente ha diritto
- Modalità attraverso le quali i lavoratori devono inoltrare le proprie richieste di ferie
- Specificare se il periodo di ferie non retribuito ha o meno una durata massima consentita.
- Se ai lavoratori è consentito prendere ferie non retribuite indipendentemente dal fatto che abbiano utilizzato o meno tutti i giorni di ferie retribuite,
- Metodi per tenere sotto controllo quando i dipendenti prendono ferie non retribuite
Come richiedere il permesso non retribuito?
Dopo aver preso la decisione di concedere ai dipendenti un periodo di ferie non retribuito, dovrai definire i passaggi che devono compiere per trarne vantaggio. Con quanto anticipo i dipendenti dovrebbero presentare domanda, per quanto tempo i dipendenti possono decollare e se due dipendenti dello stesso dipartimento possono o meno richiedere il tempo libero allo stesso tempo sono tutti fattori che dovrebbero essere affrontati in una politica.
I passaggi che i dipendenti devono compiere sono i seguenti:
- Le richieste di permessi non retribuiti devono essere presentate per iscritto e presentate nei termini previsti. Manager e supervisori ricevono la richiesta allo stesso modo. Al fine di evitare inutili rapine, i lavoratori devono attenersi al metodo prescritto dalla polizza.
- Il dirigente si consulta quindi con il responsabile delle risorse umane o con il responsabile della funzione competente dopo aver ricevuto la richiesta. L'opportunità di una richiesta di congedo viene discussa alla luce dei suoi potenziali effetti sulla società.
- La direzione deve ora decidere se accogliere o meno la richiesta.
- Se viene concesso un congedo non retribuito, il lavoratore è responsabile di prendere accordi su come verrà svolto il lavoro durante la sua assenza.
Quando tutte le ferie retribuite sono esaurite, solo allora un dipendente può richiedere le ferie non retribuite. Ci sono, tuttavia, alcune notevoli eccezioni:
- Congedo di invalidità
- Tempo per la famiglia
- Permesso retribuito per FMLA
- Permesso retribuito per motivi familiari e di salute
- congedo per violenza domestica e violenza sessuale
Tutte queste considerazioni dovrebbero essere delineate nella politica per evitare qualsiasi malinteso.
Vantaggi dell'offerta di permessi non retribuiti
I pacchetti di benefici per i dipendenti spesso includono regole sui permessi non retribuiti come vantaggio per i lavoratori. Il tempo libero non retribuito consente ai lavoratori un maggiore margine di manovra nel trovare un equilibrio tra la loro vita personale e professionale. Si consideri il caso di un dipendente che ha solo otto giorni di ferie ma vorrebbe prendersi due settimane di ferie. Il dipendente dovrebbe scegliere tra l'interruzione delle ferie o l'attesa fino a quando non ha guadagnato più ferie retribuite se non può prendere ferie non retribuite. Il lavoratore può prendere ferie retribuite per i primi otto giorni di ferie e poi passare alle ferie non retribuite per i giorni di ferie rimanenti.
Offrire ai lavoratori la possibilità di lavorare e guadagnare denaro o di prendersi un periodo di ferie senza retribuzione è un vantaggio generale del congedo non retribuito. Sebbene le aziende abbiano il diritto di rifiutare le richieste di UTO o di imporre limiti all'utilizzo di permessi non retribuiti da parte dei dipendenti, ai lavoratori viene concesso più margine di manovra per prendere decisioni che siano nel loro migliore interesse. Invece di ferie illimitate o permessi retribuiti, un'azienda può risparmiare denaro introducendo permessi non retribuiti. A differenza del tempo di ferie retribuite (PTO), il tempo libero non retribuito (UTO) consente alla tua azienda di risparmiare denaro sul libro paga.
Avere una politica di ferie non retribuite in atto può aiutare la tua azienda in due modi. I dipendenti che apprezzano l'equilibrio tra lavoro e vita privata possono essere attratti da una politica che consente loro ferie non retribuite.
Svantaggi nell'offrire permessi non retribuiti
Offrire ferie non retribuite può essere vantaggioso, ma può anche avere degli svantaggi se la politica di ferie non retribuite della tua azienda viene eseguita male. Se i lavoratori si prendono troppo tempo senza essere pagati, la conseguenza più comune è un calo della produttività. Ciò può essere particolarmente problematico se un gran numero di lavoratori utilizza il proprio UTO (o PTO) contemporaneamente o se un membro cruciale del personale utilizza il proprio UTO per un periodo prolungato. Questo problema può essere risolto limitando il congedo non retribuito o richiedendo l'approvazione dei supervisori per le richieste UTO.
Il rischio che i lavoratori non guadagneranno abbastanza denaro per soddisfare i loro costi previdenziali se utilizzano molte UTO in un unico periodo di paga è meno diffuso ma comunque significativo. Ciò potrebbe comportare che il dipendente sia responsabile del pagamento dei propri premi medici o assicurativi sulla vita. Molti lavoratori non lo anticipano, il che potrebbe portare a risentimento quando il tuo ufficio paghe invia fatture.
Anche se UTO è etichettato come non retribuito, alcuni dipendenti potrebbero ancora risentirsi per non essere stati compensati per il loro tempo libero. Molti lavoratori sono abituati a prendere la presa di forza e potrebbero non essere preparati ad affrontare le potenziali ripercussioni finanziarie dell'assunzione di UTO. Ciò è particolarmente vero se devono prendersi del tempo libero non retribuito per affrontare un'emergenza a casa, come un problema idraulico, piuttosto che prendersi una vacanza.
Implementazione di permessi non retribuiti presso la tua azienda
Stabilire una politica solida e coerente è fondamentale se la tua organizzazione fornirà UTO ai propri dipendenti. Pianificando in anticipo, puoi assicurarti che la concessione di un congedo non retribuito non interrompa le operazioni aziendali. La struttura della tua politica sui permessi retribuiti potrebbe servire da modello per la tua politica sui permessi non retribuiti. Ad esempio, se i lavoratori necessitano dell'approvazione della dirigenza per il congedo retribuito, è possibile fornire una procedura simile per il congedo non retribuito. Troppi lavoratori che prendono PTO o UTO contemporaneamente possono essere ridotti se i manager sono tenuti ad approvare ogni richiesta.
Inoltre, il tuo datore di lavoro può limitare l'importo totale di UTO che un dipendente può sottoscrivere in un determinato periodo di tempo. Questo limita la quantità di tempo che un dipendente può decollare in base a una politica di ferie non retribuite. Se le vacanze cadono durante l'alta stagione della tua azienda, potresti voler limitare o addirittura vietare ai dipendenti di prendere un congedo non retribuito. È anche importante pensare se tutti i lavoratori debbano o meno essere idonei a prendere l'UTO e se tutti debbano o meno avere lo stesso limite di UTO.
#1. Divulgazione delle politiche per le UTO
È fondamentale assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza della politica formale di ferie non retribuite dopo che è stata stabilita. Se la tua azienda sta introducendo una politica UTO per la prima volta, potresti prendere in considerazione l'idea di organizzare una sessione informativa di domande e risposte. Inoltre, la tua politica UTO dovrebbe essere documentata nel manuale aziendale per un facile accesso da parte di tutti i membri del personale.
#2. Comunicazione della politica di permessi non retribuiti
Il tuo datore di lavoro può scegliere tra alcune diverse opzioni per gestire le richieste UTO e tenere sotto controllo il congedo cumulativo non retribuito dei dipendenti. Il software del sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è l'opzione più semplice. UTO, PTO e congedo medico possono essere tutti facilmente distinti utilizzando le funzionalità di tracciamento specializzate fornite dalla maggior parte dei sistemi HRMS. I sistemi di gestione delle risorse umane consentono inoltre di tenere facilmente traccia di quanto tempo i dipendenti hanno preso senza essere pagati.
Le richieste UTO possono essere monitorate anche manualmente, utilizzando moduli cartacei o elettronici. Inviali al dipartimento delle risorse umane della tua azienda per essere archiviati in una cartella UTO principale o nel file del personale del singolo dipendente. (È importante tenere presente che non ci sono requisiti obbligatori di tenuta dei registri per i datori di lavoro in merito alle richieste UTO.)
Una procedura informale per la richiesta e l'approvazione del congedo non retribuito può essere adatta per le piccole imprese. In tale scenario, i lavoratori possono richiedere un congedo non retribuito al proprio supervisore e ricevere l'approvazione verbale. I manager dovrebbero comunque tenere traccia di quanto UTO consuma ogni persona per valutare i modelli e misurare la produttività, se necessario.
È brutto prendersi un periodo di ferie non retribuito
Il problema con il tempo libero non retribuito è che non viene pagato. Non potrai permetterti di prendere un'assenza prolungata anche se il tuo datore di lavoro garantisce che avrai ancora un lavoro al tuo ritorno. E molte persone non possono permettersi di rimanere senza soldi per più di una o due settimane al massimo.
Va bene prendersi delle ferie non retribuite?
UTO può essere utilizzato per una varietà di motivi personali, tra cui malattia, ferie e altri impegni. I lavoratori possono anche richiedere un congedo non retribuito più lungo richiedendo un congedo al proprio datore di lavoro. In aggiunta o al posto del congedo retribuito, alcuni datori di lavoro offrono un congedo non retribuito.
Qual è la differenza tra permessi retribuiti e non retribuiti?
I lavoratori possono anche richiedere un congedo non retribuito più lungo richiedendo un congedo al proprio datore di lavoro. Le aziende possono fornire un congedo non retribuito in aggiunta o in sostituzione di tempo libero retribuito. Quando i dipendenti si prendono una pausa dal lavoro e ricevono ancora il loro solito stipendio, questo è noto come tempo libero retribuito.
Come gestisci le richieste di permesso non retribuito?
Un dipendente richiede un congedo non retribuito per iscritto e dà un adeguato preavviso. Questo è spesso gestito da un manager o supervisore in conformità con la procedura o il metodo delineato nella politica di congedo o ferie dell'azienda. Il supervisore o il manager conferisce con le risorse umane e/o altri responsabili di reparto.
Qual è lo scopo della richiesta di permesso?
Un dipendente deve presentare una richiesta di congedo per richiedere formalmente il congedo dal lavoro per ferie, congedo medico o qualsiasi altro motivo personale. Le richieste di permesso possono essere classificate come retribuite o non retribuite.
Perché è importante il congedo non retribuito?
I lavoratori beneficiano di un congedo non retribuito per diversi motivi, tra cui lo sviluppo personale e professionale. Se sei un'azienda multinazionale, devi rispettare le leggi locali in materia di congedo non retribuito per i tuoi dipendenti.
Considerazioni finali
Quando un dipendente si prende un periodo di ferie non retribuito, lo fa senza ricevere un compenso monetario. Può essere utilizzato insieme alle ferie per offrire ai lavoratori ancora più margine di manovra per raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. UTO ha il potenziale per essere vantaggioso sia per i dipendenti che per i datori di lavoro se implementato correttamente, riducendo le spese del personale senza influire negativamente sulla produttività. Tuttavia, è fondamentale che la tua azienda stabilisca linee guida concrete su quando e come l'UTO può essere adottato durante la stesura di una politica UTO.
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Riferimenti
