Con l'aiuto del software di gestione dei viaggi, puoi prenotare viaggi, pianificare viaggi per il futuro, tenere traccia dei viaggi passati e segnalarli. Alcune applicazioni e funzionalità importanti sono l'automazione delle politiche aziendali e il consolidamento dei fornitori/fatture per i viaggi di lavoro. Questo articolo parla del miglior software gratuito di gestione dei viaggi che può aiutarti in tutti i tuoi viaggi di lavoro.
Panoramica
Con l'aiuto del software di gestione dei viaggi, i viaggi d'affari possono essere pianificati e gestiti online. Il software tiene inoltre traccia di tutti i viaggi di lavoro e crea report su di essi. Con l'aiuto di questi programmi, le aziende possono tenere traccia dei viaggi dei propri dipendenti, ottenere rapporti su tutte le loro spese e punire coloro che non seguono le regole sui viaggi aziendali.
Questo strumento aiuta le aziende a tenere traccia di quanto spendono per i viaggi riunendo tutte le note spese dei dipendenti in un unico posto. Tuttavia, come alternativa all’assunzione di singoli agenti di viaggio o all’inserimento manuale delle ricevute nel software di gestione delle spese, i sistemi di gestione dei viaggi gratuiti offrono agli utenti uno strumento per prenotare viaggi e segnalare istantaneamente i propri acquisti di viaggio.
I software di gestione dei viaggi possono aiutare le aziende di tutte le dimensioni, e questo è vero. Senza un software gratuito per la gestione dei viaggi, i lavoratori solitamente prenotano i propri viaggi di lavoro tramite un sito Web o un'agenzia di viaggi e quindi inviano una nota spese per essere rimborsati.
I dipendenti di aziende di qualsiasi dimensione possono pianificare i propri viaggi con il nuovo metodo, che utilizza un sistema già configurato con la travel policy aziendale e i passaggi approvati. Affinché i dipendenti non debbano attendere il rimborso, il programma contiene anche informazioni su come l'azienda paga, il che rende facile tenere traccia delle spese per motivi di rendicontazione.
Software per la gestione dei viaggi d'affari
La “gestione dei viaggi d'affari” è il processo mediante il quale un'azienda gestisce la logistica, i costi e i requisiti di diligenza dei viaggi di lavoro dei propri dipendenti. Studi recenti hanno dimostrato che i viaggi di lavoro sono uno dei costi aziendali che più possono variare. Per questo motivo è un fattore strategico molto importante per ogni azienda che vuole crescere. Di seguito alcune parti di software per la migliore gestione gratuita dei viaggi di lavoro:
#1. Gestione e negoziazione con i fornitori di servizi di viaggio
Questo processo continua in modo che i lavoratori possano sempre ottenere i migliori piani e prezzi. I responsabili dei viaggi d'affari possono individuare le tendenze nel modo in cui viaggiano i propri dipendenti e soddisfare le loro mutevoli esigenze raccogliendo e analizzando i dati sui viaggi effettuati dai dipendenti. Tuttavia, i team possono utilizzare siti Web che confrontano i prezzi per assicurarsi di ottenere un buon affare. Possono anche chiedere feedback a ospiti e clienti per assicurarsi che i luoghi in cui alloggiano e i modi in cui si spostano siano sicuri e affidabili.
#2. Prendersi cura della sicurezza dei turisti
Le aziende dovrebbero prendersi cura dei propri dipendenti mentre sono in viaggio d’affari. In caso di emergenza, è importante sapere dove e quando si trovano le persone. Ad esempio, se si verificasse un incendio o si verificasse un'epidemia nella sede del dipendente, l'azienda dovrebbe avvisare il lavoratore e spiegargli come tornare a casa sano e salvo.
#3. Mettere in atto le regole
Approvare dipendente rimborsi spese e viaggi, è necessario assicurarsi che i moduli presentati siano corretti, che tutti gli allegati richiesti siano inclusi e che il personale utilizzi fornitori di servizi legittimi. Ciò significa che le persone incaricate della pianificazione del viaggio devono ottenere tempestivamente report accurati e completi in modo da poter agire rapidamente su qualsiasi spesa contraria alle regole. I moderni sistemi digitali di gestione dei viaggi forniscono dati che possono essere utilizzati per prevedere la spesa e monitorare il ritorno sull’investimento. Inoltre, ciò consente alle migliori aziende di avere politiche di viaggio flessibili.
#4. Creazione e applicazione di regole e piani per i viaggi d'affari
Il team di gestione dei viaggi dell'organizzazione esaminerà l'azienda e i suoi dipendenti per capire quali tipi di viaggio sono più probabilmente necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali. Elencheranno regole come limiti di spesa, fornitori preferiti e classi di viaggio suggerite o modi per spostarsi.
Il miglior software per la gestione dei viaggi
Con l'aiuto di un sistema di gestione dei viaggi, è più facile prenotare, monitorare e analizzare i viaggi di lavoro. Quando la maggior parte delle persone sente il termine “sistema di gestione dei viaggi”, pensa a un software. Tuttavia, il termine può anche significare il processo più ampio di pianificazione dei viaggi di lavoro. Di seguito sono elencate le migliori app software gratuite di gestione dei viaggi per la prenotazione di viaggi:
#1. Rezdy
Rezdy è un sistema di prenotazione e una piattaforma di distribuzione basato su cloud realizzato per l'industria dei viaggi e del turismo. Puoi aggiungerlo facilmente al tuo sito web collegandolo ad esso o copiando e incollando del codice HTML nel tuo sistema di gestione dei contenuti.
#2. CertoMileage
Le aziende possono risparmiare tempo e denaro utilizzando SureMileage, uno strumento sicuro per monitorare il chilometraggio che calcola automaticamente i costi e semplifica i rimborsi. Funziona con sistemi di contabilità e pagamento standard del settore in modo che tu possa essere pagato in modo affidabile e in tempo reale.
#3. TravelWorks
TravelWorks è un sistema ERP basato sul web che semplifica la prenotazione di viaggi e l'invio di fatture per le aziende di viaggio di tutti i tipi. Parti importanti includono fatturazione, gestione delle relazioni con i clienti, analisi di marketing, proposte assicurative, segmentazione del pubblico e assegnazione di ruoli.
#4. Felice
Happay è la prima piattaforma di viaggi d'affari nel suo genere che consente a dipendenti e manager di prenotare voli, hotel, taxi e altro ancora nel proprio tempo libero e in piena vista. Informazioni e analisi su orari dei voli, cancellazioni di voli e altri problemi di viaggio.
#5. Vantaggio di viaggio
TravelPerk è il modo migliore per prendersi cura dei viaggi di lavoro. Pianifica bene i tuoi viaggi di lavoro, sia in patria che all'estero.
Software gratuito per la gestione dei viaggi
Le aziende di tutte le dimensioni possono risparmiare tempo e denaro utilizzando software realizzati appositamente per la gestione dei viaggi d'affari. Di seguito sono elencate le migliori app software gratuite di gestione dei viaggi per la prenotazione di viaggi:
#1. Progresso del punto
Con Point Progress puoi semplificare e automatizzare tutto, dalle note spese alla verifica delle licenze, al monitoraggio di documenti e schede attività. MyExpenses semplifica il monitoraggio dei limiti di spesa, dei registri e dei rimborsi.
#2. Ciao
Offre modi semplici per prenotare, modificare o annullare subito i viaggi, semplificando la vita agli assistenti e alle persone con impegni impegnativi. Fornire agli utenti dati aggiornati e utili. Il supporto per i nuovi orari dei voli e i prezzi dei biglietti di Amadeus è integrato. Puoi chattare nell'app in qualsiasi momento.
#3. Viaggiatore
Tutte le spese aziendali, i viaggi e le carte possono essere gestiti su un'unica piattaforma a una tariffa mensile fissa. Migliorare la gestione dei viaggi e delle spese di lavoro può aiutare la tua azienda a crescere in modo sostenibile. Sono l'unica azienda che offre un servizio completo per la pianificazione e il pagamento di viaggi e spese.
#4. TuLi
Scopri come aggiungere componenti aggiuntivi alle tue fatture con un semplice clic prima o dopo una prenotazione utilizzando la loro piattaforma, che non richiede alcuna codifica.
#5. Tramite TRM
Via è il servizio più all'avanguardia a disposizione degli uffici internazionali delle università per tenere traccia degli studenti e dei docenti in viaggio all'estero. Il loro obiettivo è offrire ai propri clienti un software facile da usare ma potente che migliorerà la loro vita semplificando le attività quotidiane e offrendo loro una visione più ampia del mondo. L'obiettivo di Via è costruire rapporti duraturi con i propri clienti.
Quali sono le cose che hanno in comune tutti i software di gestione dei viaggi?
Il miglior software per la gestione dei viaggi gestirà tutto, dalla pianificazione del viaggio al rimborso. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui è utile utilizzare un sistema di gestione dei viaggi:
#1. Prenotare con un'interfaccia interattiva
Attraverso un'interfaccia facile da usare, i lavoratori hanno accesso a prezzi e inventari competitivi. È possibile prenotare un viaggio per sé o per un collega utilizzando le informazioni già salvate, come il numero di carta di credito, l'iscrizione a un programma a premi e le compagnie aeree e gli hotel preferiti.
#2. Filtri in base alle regole della società
Con questa funzionalità, le aziende possono limitare le opzioni di prenotazione solo a quelle che rientrano nel loro budget. Ciò rende più semplice rispettare un budget e seguire le regole.
#3. Pianifica il tuo programma e i tuoi eventi
I membri del team devono essere in grado di condividere e sincronizzare i propri programmi per facilitare l'organizzazione del viaggio. I manager possono ora tenere traccia di dove si trovano i propri dipendenti e programmare telefonate e riunioni in base ai loro programmi di viaggio.
#4. Ricezione, convalida e monitoraggio delle spese
Le funzionalità di importazione e invio delle ricevute digitali di molte TMC rendono facile e veloce per i dipendenti che viaggiano molto ottenere il rimborso delle loro spese. Con questa funzione, possono verificare lo stato delle loro richieste e farsi un'idea di quando possono aspettarsi di ricevere i loro soldi.
# 5. Segnalazione
I dipendenti non solo possono scrivere e inviare note spese con questo software, ma possono anche guardare e analizzare resoconti e spese passate. Con la sezione dei report, i manager possono tenere traccia di quanto spende il proprio personale in viaggi di lavoro e fare progetti per il futuro.
Quali sono i vantaggi del software di gestione dei viaggi?
Mettendo tutte le attività di prenotazione in un unico posto, il software di gestione dei viaggi può far risparmiare tempo e fatica agli utenti. Di seguito sono riportati i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software di gestione dei viaggi:
#1. Consente un'interfaccia completa per la pianificazione delle interazioni
I lavoratori possono cercare viaggi disponibili, confrontare i prezzi e prenotare alloggi per sé o per un collega tramite un'interfaccia centrale. La possibilità di archiviare informazioni sui pagamenti e sui programmi fedeltà è una parte utile di questa interfaccia utente.
#2. Facilita l'automazione della conformità ai requisiti di viaggio aziendali
Rendendo più semplice il raggiungimento degli obiettivi di spesa e di budget, la possibilità di integrare la travel policy aziendale nel software di gestione dei viaggi riduce i costi di viaggio. Con l'aiuto di queste regole, i travel manager possono assicurarsi che i loro team ottengano il massimo dal budget e seguano la politica aziendale. Queste regole spiegano i tipi di addebiti che i dipendenti possono richiedere e bloccano il rimborso per le richieste che non rispettano le regole. Poiché le politiche dell'azienda vengono applicate automaticamente, nessuna spesa fraudolenta verrà inviata o accettata per sbaglio.
#3. Strumenti per contenere i costi
Dirigenti e commercialisti potrebbero trovare utile un software di gestione delle spese perché li aiuta a tenere traccia dei costi del viaggio e a organizzarli meglio. Oltre a elaborare e rimborsare le spese di viaggio approvate, queste soluzioni analizzano anche un gran numero di transazioni di spesa per conoscere le tendenze di spesa e le esigenze di budget.
#4. Aumenta la capacità di reporting
I software per la gestione dei viaggi dispongono di funzionalità che aiutano i manager a prendere decisioni migliori e più informate. Questi programmi semplificano il monitoraggio di spese o prenotazioni discutibili e alcuni di essi possono persino suggerire modifiche alle procedure attuali che potrebbero produrre risultati migliori a lungo termine. Tenere sotto controllo i viaggiatori e trovare opportunità di riduzione dei costi sono due ulteriori vantaggi del reporting durante la gestione dei programmi di viaggio.
Difficoltà nell'utilizzo del software di gestione dei viaggi
I problemi con il software di gestione dei viaggi non sono rari. Alcune delle difficoltà legate all'utilizzo del software di gestione dei viaggi sono le seguenti.
#1. Integrazione
Il trasferimento di informazioni tra sistemi è impossibile senza l'integrazione con la gestione delle spese e la contabilità. Il reparto contabilità deve essere in grado di consolidare e allocare le spese di viaggio tra diversi centri di costo sulla base delle informazioni fornite dal sistema di prenotazione e dei costi effettivamente sostenuti. L'organizzazione o il dipendente potrebbero perdere denaro se i dati non sono corretti e coerenti in tutti i sistemi.
# 2. Privacy
Le informazioni personali dei dipendenti sono a rischio poiché utilizzano le proprie carte di credito per pagare i servizi di viaggio e fornire informazioni bancarie per essere rimborsati. Inoltre, i dipendenti possono utilizzare la propria carta di credito sia per spese aziendali che personali durante il viaggio. Ultimo ma non meno importante, alcuni resoconti sui costi potrebbero includere dati personali sensibili come nomi e indirizzi. Solo i lavoratori e i supervisori autorizzati dovrebbero avere accesso alle informazioni aziendali sensibili. Anche la necessità di sicurezza da parte di forze esterne è essenziale.
#3. Diffusione del programma “Porta il tuo software”
La tendenza BYOS incoraggia i lavoratori a utilizzare programmi non approvati dal datore di lavoro. I datori di lavoro in genere forniscono ai dipendenti un software di gestione dei viaggi, ma i lavoratori sono liberi di utilizzare qualsiasi strumento e app preferiscano per effettuare prenotazioni, tenere traccia delle spese e accumulare punti fedeltà.
La varietà di software per la gestione dei viaggi
Di seguito sono riportati alcuni esempi di sistemi di controllo della corsa:
#1. Imprese
Il software di gestione dei viaggi aziendali può essere fornito in bundle con un set più ampio di applicazioni aziendali o venduto come prodotto autonomo con la possibilità di sincronizzarsi con altre applicazioni della stessa categoria. In un certo senso, il software aziendale è come un'agenzia di viaggi online aggiornata.
#2. PMI, ovvero Piccole e Medie Imprese
Il processo di prenotazione, in particolare, è il punto in cui il software di gestione dei viaggi d'affari di piccole e medie dimensioni eccelle rispetto alle controparti aziendali più grandi. Le piattaforme di viaggio delle piccole e medie imprese (PMI), come quelle delle grandi imprese, in genere si interfacciano con altri strumenti aziendali come la gestione delle spese e i programmi di monitoraggio del chilometraggio.
Chi utilizza in genere il software di gestione dei viaggi?
Qualsiasi dipendente di qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione può utilizzare il software di gestione dei viaggi. Viene utilizzato più frequentemente dalle seguenti categorie di lavoratori:
#1. Professionisti nelle vendite e nella consulenza
Qualsiasi venditore che ha bisogno di viaggiare per incontrare clienti attuali o futuri probabilmente utilizzerà un software di gestione dei viaggi per pianificare e prenotare il proprio viaggio.
#2. Gruppi di controllori
Il reparto contabilità sfrutta le funzionalità di reporting e previsione del software durante la pianificazione dei viaggi di lavoro. Ciò consente il monitoraggio delle spese di viaggio, la formulazione di importanti scelte politiche per i budget di viaggio e la definizione di futuri limiti o restrizioni di spesa.
#3. Gestori
I manager possono utilizzare questo programma per scoprire quanti soldi vengono spesi per i viaggi e quindi rispondere sì o no alla richiesta di ferie e rimborso di ciascun dipendente. Esaminando report e altri dati, le aziende possono individuare tendenze che le aiutano a risparmiare denaro e a comunicare in modo più chiaro ai propri fornitori preferiti i prezzi aziendali. Possono anche utilizzare questo programma per visualizzare i piani di viaggio dei dipendenti e tenere traccia delle loro posizioni.
Quali sono i pilastri del Travel Management?
I seguenti sono;
- Fiducia.
- Trasparenza.
- Semplicità.
- Impatto.
- Dovere di diligenza.
- Sostenibilità.
Concur è una società di gestione dei viaggi?
Sì, questa è la verità. Concur Travel & Expense è lo standard nel mondo degli affari per la gestione dei viaggi e dei costi di lavoro. IDC afferma di possedere il 51.5% del mercato. Come software per la gestione dei viaggi, Concur Travel funziona con la maggior parte delle TMC e dei GDS.
Quali sono i vantaggi di utilizzare una società di gestione dei viaggi?
I seguenti sono;
- Alloggio e viaggio aereo meno costosi.
- Opinione e conoscenza degli esperti.
- In qualsiasi momento, giorno e notte, puoi chiedere aiuto.
- Aiuto con i piani assicurativi per le vacanze.
- Analisi completa dei dati.
- Avvertenze e avvisi per i viaggiatori.
- L'applicazione di tecnologie all'avanguardia.
- Avere più calma è il risultato.
Quali sono le 5 funzioni base di un'agenzia di gestione dei viaggi?
I seguenti sono;
- Ricerca sulla destinazione.
- Negoziazione.
- Effettuare una prenotazione.
- Trasporti.
- Organizzazione della conferenza.
- Tieni traccia delle spese di viaggio.
Qual è la differenza tra un'agenzia di viaggi e una società di gestione dei viaggi?
A differenza delle esigenze occasionali di viaggio di piacere gestite da un agente di viaggio tradizionale, i servizi continuativi forniti da una società di gestione dei viaggi sono progettati per risparmiare denaro, mantenere la coerenza delle politiche e liberare tempo del cliente.
Come guadagnano le società di gestione dei viaggi?
Le compagnie di viaggio aziendali traggono la maggior parte del loro denaro dalle commissioni di servizio, dalle tariffe nette o private e dalle commissioni delle compagnie aeree. Le compagnie di viaggio aziendali, o TMC, dipendono molto dai biglietti aerei per rimanere in attività.
Come funziona una società di gestione dei viaggi?
Quando si tratta di viaggi di lavoro, le aziende di qualsiasi dimensione possono beneficiare dei servizi di una Travel Management Company (TMC). Una TMC può aiutarti a risparmiare tempo, evitare stress, gestire i rischi di viaggio, ridurre i costi, assistere meglio i tuoi viaggiatori e creare report consolidati.
Come faccio a scegliere una società di gestione dei viaggi?
Assicurati che l'azienda assuma guide esperte che vivono nella zona. La migliore guida parla bene la lingua, ha viaggiato molto, sa cosa fare in caso di emergenza e sa come eseguire la RCP. Chiama il numero dell'assistenza clienti e chiedi informazioni sulle guide se hai domande.
Determinare l'esperienza dell'azienda lavorando con big aziende. Richiedi informazioni sull'esperienza dell'azienda nel campo della gestione dei viaggi. E non dimenticare di chiedere referenze; un TMC rispettabile avrà clienti soddisfatti che saranno felici di consigliartelo.
Conclusione
L'obiettivo del software di gestione dei viaggi è semplificare la pianificazione dei viaggi, l'acquisto dei biglietti e il monitoraggio delle spese. Le aziende e altri gruppi utilizzano questo programma per semplificare il processo di acquisto, tenere traccia di tutte le spese di viaggio d'affari in un unico posto e gestire i budget di viaggio. Con l'aiuto di un travel manager professionista con contatti ed esperienza nel settore, di solito puoi trovare o negoziare i migliori prezzi di viaggio.
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Riferimenti
