Garantire che tutte le parti seguano i criteri dichiarati e forniscano il livello di supporto, servizio e prodotto concordato nel contratto è noto come processo di gestione del contratto di appalto.
Una componente chiave di una gestione efficiente dei contratti di approvvigionamento è garantire che l'organizzazione riceva il massimo vantaggio possibile dal contratto, riducendo contemporaneamente il rischio che si assume. Implica anche l'individuazione di modi per tagliare i costi e agire come facilitatore per eventuali revisioni del contratto che potrebbero rendersi necessarie man mano che la natura del rapporto si sviluppa.
Ecco alcune delle migliori 5 pratiche negli appalti di gestione dei contratti.
#1. Enfatizzare la gestione anticipata dei contratti di appalto
È troppo tardi per iniziare a considerare la gestione dei contratti di appalto una volta che è già stata redatta. Quando un contratto è stato redatto, è molto più difficile apportare modifiche ai termini dell'accordo.
Invece, tienilo a mente fin dall'inizio del processo di appalto. È importante perché all'inizio hai molto controllo.
Il passo successivo è considerare il contratto e gli elementi che devono essere incorporati in esso per garantire che la tua azienda trarrà il massimo beneficio possibile dalla partnership.
#2. Sbarazzarsi di tutti i passaggi manuali
La probabilità di errori umani e perdite di tempo durante il tracciamento manuale dei dati su molti fogli di calcolo, sistemi a silos e applicazioni separate aumenta.
Esiste la possibilità che il tuo team debba ricordarsi dei rinnovi contrattuali, facendogli perdere l'opportunità di negoziare condizioni migliori. Ancora peggio, corri il rischio di rimanere bloccato in un contratto a lungo termine che ha un prezzo negativo.
Automatizzando molte procedure utilizzando il software CLM (Contract Lifecycle Management), puoi evitare i rischi inerenti al lavoro umano. Queste piattaforme semplificano la raccolta di informazioni sui fornitori e il monitoraggio degli obblighi contrattuali.
Inoltre, riceverai approfondimenti in tempo reale sulle prestazioni dei tuoi fornitori, consentendoti di seguire in modo proattivo coloro che devono soddisfare le tue aspettative.
#3. Ottimizza il tuo inventario
Poiché i margini di profitto continuano a diminuire in alcuni settori dell'economia, le aziende sono alla continua ricerca di nuovi modi per frenare la spesa e aumentare i profitti. Pertanto, è essenziale per appalti squadre per eseguire inventari costanti e verificare che i loro livelli siano mantenuti a un livello ottimale. Di seguito è riportato un elenco di informazioni sull'inventario di cui dovresti essere a conoscenza.
- Il "costo effettivo" per mantenere un inventario è molto più che per effettuare ordini di prodotti.
- La regola empirica sulla detenzione delle spese è compresa tra il 20 e il 30 percento.
- I beni di consumo non sono gli unici prodotti che si degradano nel tempo; tutto, dall'elettronica di consumo all'abbigliamento, è soggetto a deterioramento.
- La mancanza di un'adeguata pianificazione e previsione è il principale responsabile degli inventari sbilanciati.
I leader nelle operazioni di approvvigionamento in tutto il mondo stanno gradualmente realizzando la promessa di migliori informazioni basate sui dati. Nello studio Global CPO del 2018, quasi la metà dei partecipanti ha ammesso che le proprie aziende utilizzano insight intelligenti e avanzati per ottimizzare i costi e i livelli di inventario.
Di seguito è riportato un elenco di domande che le aziende devono porsi per determinare se il loro inventario è ottimizzato o meno:
- Qual è la proporzione dell'inventario operativo che consiste in scorte in eccesso, scorte di sicurezza e scorte di riapprovvigionamento?
- Il team di approvvigionamento acquisisce più o meno prodotti o servizi del necessario?
- Qual è il miglior numero di volte al mese per effettuare un acquisto?
- Ci sono discrepanze tra gli ordini e le richieste di acquisto effettuate?
#4. Monitorare attentamente gli obblighi
Un ulteriore vantaggio della centralizzazione digitale dei contratti di approvvigionamento è che consente un monitoraggio più rigoroso di tutti gli impegni contrattuali, inclusi i propri e quelli delle altre aziende con cui si hanno contratti.
Il contrassegno di scadenze cruciali e la ricezione automatica delle notifiche sui risultati imminenti sono compiti relativamente semplici. In questo modo, la tua azienda sarà in grado di rispettare le scadenze di rinnovo.
Inoltre, consente di monitorare e, di conseguenza, ridurre in modo significativo il numero di consegne in ritardo o mancanti da parte dei fornitori.
#5. Garantire la conformità
È altrettanto fondamentale garantire che i tuoi contratti siano conformi alle leggi interne, di settore e normative pertinenti quanto lo è monitorare tutti i programmi contrattuali.
Poiché la non conformità può comportare costi per la tua azienda, come sanzioni, azioni legali e perdita di reputazione, devi rivedere ogni contratto per assicurarti di rispettarne pienamente i termini. Puoi raggiungere questo obiettivo più facilmente centralizzando i tuoi contratti, impedendo ai dipartimenti non autorizzati di scrivere contratti privi di questi componenti essenziali.
La conformità è più semplice quando inizi il tuo contratto con termini preapprovati o modelli di contratto completi con tutte le informazioni relative alla conformità di cui avrai bisogno. Questo può essere fatto in diversi modi.
Conclusione
Mentre alcune di queste migliori pratiche di appalto possono sembrare semplici e comuni, altre sono sviluppi recenti nel settore. Tuttavia, le organizzazioni possono sbloccare l'eccellenza nel procurement implementandole in modo appropriato.
Il primo passo verso lo sviluppo di una strategia di approvvigionamento sostenibile è l'acquisizione di uno strumento di approvvigionamento digitale ospitato nel cloud.
