Sentiamo molto spesso il termine "gestione del tempo" nella nostra vita quotidiana, ma poche persone capiscono cosa significhi o come gestire correttamente il proprio tempo.
Trascorriamo almeno dalle sei alle nove ore al giorno dormendo e un altro paio d'ore a preparare e mangiare i pasti. Aggiungi tre o quattro ore di tempo di percorrenza, ritardi dovuti al traffico e altre piccole sorprese. Abbiamo solo dalle 10 alle 12 ore al giorno, spesso meno, per finire il nostro lavoro, studiare, gestire un hobby, prenderci cura di noi stessi, socializzare e trascorrere del tempo con le nostre famiglie. Gli eventi e gli eventi speciali sono una questione completamente diversa.
Se desideriamo gestire un programma frenetico in un breve periodo di tempo senza essere eccessivamente sopraffatti, dobbiamo stabilire efficaci capacità di gestione del tempo. In questo post imparerai cos'è la gestione del tempo e come usarla per ottenere il massimo dalla tua giornata.
Cos'è la gestione del tempo?
La gestione del tempo è il processo di pianificazione e gestione di quanto tempo dedichi ad attività, compiti o progetti specifici al fine di migliorare la produttività, l'efficienza e il successo. È un'abilità cruciale che consente alle persone di sfruttare al meglio la giornata e raggiungere i propri obiettivi nel tempo limitato che hanno.
La gestione del tempo non consiste solo nello stipare tante attività in una giornata o nello sfruttare al massimo ogni minuto del tuo tempo. Inoltre, non si tratta di essere eccessivamente rigorosi o inflessibili con il proprio programma o di compromettere la propria salute e il proprio benessere per ottenere di più.
Non esiste una risposta valida per tutti alla gestione del tempo. Ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un'altra, quindi è fondamentale stabilire una tecnica di gestione del tempo che soddisfi le tue esigenze e circostanze individuali.
Inoltre, ricorda che possono verificarsi interruzioni ed eventi imprevisti e che devi essere flessibile e adattabile per affrontare questi cambiamenti.
"Non possiamo controllare nient'altro se non sappiamo gestire il tempo." – Peter F. Drucker
Questa osservazione di Peter Drucker, il padre del pensiero sulla gestione del tempo, sottolinea l'importanza della gestione del tempo come capacità fondamentale per il successo in tutte le parti della vita. Se non gestiamo in modo efficiente il nostro tempo, sarà difficile per noi raggiungere i nostri obiettivi e gestire altri elementi chiave della nostra vita, come il lavoro, le relazioni e la salute.
Perché è importante la gestione del tempo?
Una buona gestione del tempo è fondamentale per una serie di motivi.
Una buona gestione del tempo può aiutarti a prendere decisioni migliori su come impiegare il tuo tempo, a quali attività dare la priorità e quando portarle a termine.
La capacità di gestire in modo efficiente il tempo può anche aiutarti a migliorare la produttività consentendoti di ottenere di più in meno tempo. Puoi ridurre lo stress gestendo bene il tuo tempo ed evitando la procrastinazione, le scadenze mancate e le corse dell'ultimo minuto. Secondo un sondaggio TimeWatch,[2] il 91% degli intervistati ritiene che una migliore gestione del tempo ridurrebbe lo stress sul posto di lavoro e aumenterebbe la produttività, mentre l'86% pensa che migliorerebbe la concentrazione sul compito.
Inoltre, una gestione efficiente del tempo aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi assegnando tempo sufficiente per lavorarci su base regolare. Stabilire priorità chiare e concentrarti sui compiti più critici ti consentirà di fare progressi verso i tuoi obiettivi e raggiungerli in tempo.
Un'altra caratteristica significativa della gestione del tempo è che ti aiuta a stabilire un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Stabilire le priorità e gestire correttamente il tuo tempo ti aiuterà a bilanciare i tuoi obblighi personali e professionali e a creare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Di conseguenza, l'apprendimento delle capacità di gestione del tempo può aiutarti ad aumentare la tua efficacia, migliorare la qualità della tua vita e ottenere più successo in tutte le aree della tua vita.
Vantaggi di una gestione efficace del tempo
La gestione efficace del tempo è fondamentale. Una gestione efficace del tempo porta a una maggiore efficienza e produzione, meno stress e un maggiore successo nella vita. Ecco alcuni vantaggi di un'eccellente gestione del tempo:
#1. Riduzione dello stress
La creazione e il rispetto di un programma di attività aiuta a ridurre l'ansia. Puoi vedere che stai facendo progressi visibili mentre elimini le attività dall'elenco delle "cose da fare". Questo ti impedisce di stressarti per il fatto che tu stia facendo o meno le cose.
#2. Più tempo
Hai più tempo per concentrarti sulle tue attività regolari grazie a una buona gestione del tempo. Individui che possono gestire in modo efficiente il proprio tempo come avere più tempo da dedicare agli hobby o ad altri passatempi personali.
#3. Ulteriori possibilità
La gestione del tempo si traduce in maggiori opportunità e meno tempo sprecato in attività minori. I datori di lavoro apprezzano i candidati con forti capacità di gestione del tempo. Qualsiasi azienda trarrebbe grandi vantaggi dalla capacità di stabilire le priorità e programmare il lavoro.
#4. Capacità di raggiungere gli obiettivi
Le persone che praticano una forte gestione del tempo sono meglio attrezzate per raggiungere traguardi e obiettivi in meno tempo.
Suggerimenti per migliorare la gestione del tempo sul posto di lavoro
La gestione del tempo è l'uso consapevole e il controllo del proprio tempo al fine di migliorare la produzione. Insomma, fare di più in meno tempo. Ecco alcuni suggerimenti per una gestione efficace del tempo sul posto di lavoro:
#1. Cerca di capire come passi il tuo tempo.
Se la tua produttività è misurata dalla produzione in un determinato periodo, il tempo perso può equivalere a soldi persi. Proprio come fare un budget, devi tenere traccia di ciò su cui stai effettivamente spendendo il tuo tempo per identificare eventuali aree o abitudini che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi.
Inizia con un controllo orario. Strumenti di monitoraggio del tempo come RescueTime possono dirti, in base alle categorie che hai impostato, quante ore sei produttivo in un giorno rispetto a quanto tempo dedichi ad attività non lavorative come i social network o lo shopping.
#2. Mantenere un programma giornaliero
Vai oltre "Ho otto ore per completare XYZ". Imposta un programma giornaliero con blocchi di tempo per varie faccende. La chiave del successo è la costanza.
Crea tempistiche realistiche. Gli esseri umani sopravvalutano la loro capacità di completare le attività, una tendenza nota come "errore di pianificazione", che in genere porta a previsioni di consegna eccessivamente ottimistiche. Crea buffer temporali tra i lavori in modo che anche se un'attività supera il tempo assegnato, la pianificazione complessiva rimane intatta.
#3. Dai tutta la tua attenzione.
Evita di visitare siti Web non correlati al lavoro (o fare qualsiasi cosa non dovresti fare) durante l'orario di lavoro. Chiudi tutte le schede del browser contrassegnate con "per dopo". Spegni il telefono o mettilo in un posto sicuro finché non è il momento di una pausa programmata. Ancora una volta, l'autodisciplina è il tuo più grande amico in questa situazione.
#4. Stabilisci le priorità
Gli elenchi di cose da fare possono salvare la tua produttività. Tuttavia, se non stai attento, potrebbero diventare così grandi e prepotenti che non sai da dove cominciare. La matrice di Eisenhower è una tecnica che può aiutarti a selezionare a cosa dare la priorità in base all'importanza e all'urgenza. Con questa matrice di scelta, puoi dividere la tua lista in:
- Fai subito quanto segue: Lavori critici con scadenze prestabilite o quelli che hai rimandato per così tanto tempo che ora sono scaduti
- Pianificare in anticipo: Progetti critici senza tempi prefissati
- Delegare: Le attività che possono essere svolte da qualcun altro dovrebbero essere delegate.
- Elimina: Attività che possono essere rimosse poiché non sono vitali per i tuoi obiettivi o la tua missione.
#5. Inizia con il compito più difficile.
Le distrazioni capitano a tutti, che si tratti di una telefonata, di un favore di un collega o di quella montagna di piatti sporchi. Il giorno è passato prima che tu te ne accorga. È ora di "mangiare quella rana".
La strategia di produttività Eat That Frog, sviluppata dal guru della leadership Brian Tracy, è efficace per le persone che ritardano o hanno difficoltà a ignorare le distrazioni. Suggerisce di iniziare con il compito più grande, più difficile e più importante, quello che sei più incline a rimandare a dopo. Una volta che hai "mangiato quella rana", puoi passare ad altre cose.
#6. Eseguire operazioni comparabili in batch
Il batch, noto anche come elaborazione batch, è il processo di raggruppamento di lavori comparabili in modo che possano essere completati contemporaneamente. Ordinali per obiettivo o scopo.
Come un'illustrazione:
- Il martedì e il giovedì sono riservati agli incontri con i clienti.
- Rispondere alle e-mail esclusivamente tra le 10 e le 11
- Crea e distribuisci report come prima cosa al mattino.
#7. Stabilire vincoli di tempo appropriati
Secondo la legge di Parkinson, "il lavoro si espande per occupare il tempo concesso per portarlo a termine".
Se hai un'intera giornata per svolgere due lavori che non dovrebbero richiedere più di tre ore, molto probabilmente trascorrerai l'intera giornata in quelle due faccende. Se ti concedi una finestra breve, quasi sicuramente raggiungerai la scadenza anticipata.
# 8. Impara a dire di no
Abbiamo solo così tanta energia in un giorno, e diminuisce con il passare dell'ora. Conosci i tuoi limiti e sii disposto a dire di no per evitare uno sforzo mediocre. Comprendi i tuoi vantaggi e svantaggi. Concentrati su ciò in cui sei forte e, se possibile, delega ciò che gli altri possono realizzare meglio e più velocemente.
#9. Evita il multitasking
Le prove sul multitasking sono chiare: riduce la produttività e può persino essere mortale. L'American Psychological Association definisce la giocoleria mentale come "costi di commutazione" che riducono la produttività. Sebbene il passaggio da un'attività all'altra richieda solo pochi secondi per ogni passaggio, si somma se si esegue frequentemente il multitasking. Anche le tue possibilità di commettere un errore aumentano.
#10. Mantenere l'organizzazione
Se ti è venuta in mente una delle seguenti condizioni, potresti aver bisogno di un restyling organizzativo:
- Sei in ritardo per una riunione che stai conducendo.
- Hai dimenticato di stampare un rapporto richiesto dal tuo capo per una presentazione.
- Hai dovuto chiedere all'IT il nome utente o la password più di una volta.
La buona notizia è che l'organizzazione è un talento che può essere padroneggiato. Inizia con i fondamentali.
Mantenere una postazione di lavoro pulita. Secondo il National Geographic, psicologi e neuroscienziati hanno collegato le conseguenze del disordine alla cognizione, alla salute mentale e al comportamento. Il disordine visivo può aumentare i livelli di tensione e ansia, producendo una risposta di lotta o fuga. Per migliorare il processo decisionale, butta via tutti i documenti che possono essere riciclati o distrutti. Rimuovere gli oggetti non necessari e posizionare gli strumenti quotidiani a portata di mano.
#11. Organizza i file del tuo PC e le unità condivise.
L'importanza della denominazione dei file nell'organizzazione delle risorse digitali non può essere sopravvalutata. Crea un sistema che consenta a te e ai tuoi colleghi di individuare rapidamente e facilmente i contenuti.
#12. Usa un calendario.
Organizza il tuo programma in base a categorie di vita come "personale", "professionale" e "impegno". La codifica a colori potrebbe aiutarti a distinguere facilmente tra categorie o tra articoli urgenti e non urgenti.
#13. Utilizzare strumenti di gestione del tempo
Usa questi produttività e strumenti di automazione aumentare la produttività:
- Slack per centralizzare le comunicazioni del team e organizzarle per canale. Non sarà più necessario setacciare innumerevoli thread di posta elettronica per i dettagli del progetto.
- Dropbox o OneDrive per l'archiviazione, la condivisione e il backup dei file. I membri del team qualificati hanno accesso 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX ai file basati su cloud.
- Per tenere traccia dei programmi giornalieri, settimanali e mensili, utilizzare Calendario Google e Calendario Microsoft. Collegali a Slack per ricevere avvisi e promemoria automatici nei canali pertinenti.
- Per disegni e diagrammi, utilizzare Canva o Lucidchart. Aiutano anche i designer più inesperti nella creazione di modelli dall'aspetto professionale.
Conseguenze di una cattiva gestione del tempo
Considera anche le ripercussioni di una cattiva gestione del tempo.
#1. Flusso di lavoro inefficace
La scarsa efficienza deriva dall'incapacità di pianificare in anticipo e di mantenere gli obiettivi. Ad esempio, se ci sono più attività significative da eseguire, un piano efficace sarebbe quello di completare le attività correlate contemporaneamente o in sequenza. Tuttavia, se non pianifichi in anticipo, potresti trovarti a dover rimbalzare avanti e indietro, o tornare indietro, nel tuo compito. Ciò equivale a una diminuzione dell'efficienza e della produzione.
#2. Spreco di tempo
Una gestione inadeguata del tempo si traduce in perdite di tempo. Ad esempio, chattare con gli amici sui social media mentre si lavora a un incarico è una distrazione e una perdita di tempo.
#3. Errore di controllo
Perdi il controllo della tua vita quando non sai quale sarà il prossimo compito. Ciò potrebbe portare a un aumento dello stress e della preoccupazione.
#4. Bassa qualità del lavoro
Una cattiva gestione del tempo si traduce spesso in un output di qualità inferiore. Ad esempio, affrettarsi a fare le cose all'ultimo minuto spesso degrada la qualità.
#5. Una cattiva reputazione
Se i clienti o il tuo datore di lavoro non possono fare affidamento su di te per finire le cose in tempo, le loro aspettative e percezioni su di te ne risentono. Se un cliente non può fidarsi di te per completare un'attività in tempo, molto probabilmente porterà la sua attività altrove.
Conclusione
La gestione del tempo è un'abilità cruciale che può essere appresa per aumentare la produttività e raggiungere gli obiettivi.
Sarai in grado di trascorrere il tuo tempo in modo più efficace, dare priorità alle tue responsabilità e, in definitiva, ottenere di più in meno tempo se sviluppi le capacità di gestione del tempo sopra descritte. Infine, puoi ridurre al minimo lo stress, migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata e vivere un'esistenza più gratificante.
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Riferimenti
