Spesso sembra che non ci sia abbastanza tempo durante la giornata per fare tutto. Ma ci sono lo stesso numero di ore della giornata per tutti. Tuttavia, alcune persone sono più efficienti di altre nell'usare il proprio tempo, mentre altre spesso si trovano incapaci di rispettare i propri impegni in tempo. Il segreto è la gestione del tempo. A questo punto, probabilmente vorrai concentrare la tua energia su attività che arricchiscono la tua vita. Ma come puoi adattarti alle cose che contano veramente per te quando hai una carriera, figli e altri obblighi? Sono disponibili numerose tecniche di gestione del tempo, ciascuna adattata a un insieme unico di tratti della personalità, sfide di produttività o obiettivi organizzativi. Questa guida copre tutto sulla gestione del tempo al lavoro o per gli studenti, nonché le tecniche e gli strumenti per farlo funzionare.
Cos'è la gestione del tempo?
La gestione del tempo consiste nel prendere decisioni: cosa fare quando farlo e cosa fare dipende solo da te. Puoi affermare con sicurezza di aver gestito in modo efficace il tuo tempo se dai la priorità alle attività di alto valore orientate agli obiettivi, le completi nei tempi previsti e trovi ancora il tempo per prenderti cura di te fisicamente. Tuttavia, se uno ti chiede come fai a farlo? Questo è molto semplice, questo è solo facendo uso delle varie tecniche di gestione del tempo.
Le tecniche di gestione del tempo, che sono un insieme di regole e concetti, ti consentono di fare di più in meno tempo e con meno sforzo. Aiuta anche a migliorare la qualità delle tue decisioni e la rapidità con cui le prendi.
Oltre a ciò, dovresti pensare agli aspetti specifici della tua gestione del tempo che richiedono lavoro e a come preferisci organizzare il tuo tempo. Puoi anche adattare le tue strategie di gestione del tempo al posto di lavoro per aumentare la tua produttività.
Qual è il cuore della gestione del tempo?
Comprendere la differenza tra ciò che è veramente importante e ciò che deve essere fatto immediatamente è la pietra angolare di una gestione efficiente del tempo.
È fondamentale tenere a mente che le attività più cruciali non sono necessariamente quelle che devono essere completate immediatamente. Il problema è che la maggior parte di noi lascia che le cose che devono essere fatte in questo momento governino i nostri programmi.
Quali sono i fondamenti della gestione del tempo?
La maggior parte delle persone riconosce la gestione del tempo come un'abilità cruciale e vorrebbe essere migliore. Continuano a cercare di trovare modi per organizzare al meglio il loro tempo, ma sembrano sempre finire più confusi di prima. Ci possono essere molti metodi per gestire il tempo, ma solo alcuni di essi sono applicabili a un dato scenario.
Tuttavia, di seguito sono riportati i fondamenti di base della gestione del tempo che ti aiuteranno a vivere una vita fruttuosa ed equilibrata.
- Pianificazione
- Fai una cosa alla volta.
- Organizzare e dare priorità.
- Impara a dire NO
- La regola del 80/20
- Crea programmi realistici.
- Mantieniti sano e senza stress.
- Delegato
- Evita le distrazioni
Qual è lo scopo della gestione del tempo?
La gestione del tempo è il processo di organizzazione, pianificazione e sfruttamento del tempo tra le varie attività al fine di ottenere la massima efficacia, efficienza e produzione. Al fine di realizzare compiti, progetti e obiettivi sensibili al fattore tempo, è possibile eseguire la gestione del tempo combinando una serie di abilità, strumenti, tecniche e approcci.
Tecniche e strumenti di gestione del tempo
Se vuoi avere successo nella tua vita personale o professionale, dovrai fondamentalmente imparare a gestire efficacemente il tuo tempo.
Puoi diventare un maestro della gestione del tempo in pochissimo tempo se utilizzi la corretta combinazione di strumenti e tecniche per mettere ordine nella tua vita, aumentare la produttività del tuo lavoro e non perdere mai più un'altra scadenza.
Qui ci sono tecniche e strumenti collaudati per la gestione del tempo che possono aiutarti a ottenere il massimo dalla tua giornata di lavoro.
Le migliori tecniche di gestione del tempo
La scelta di quali tecniche e strumenti di gestione sarebbero più efficaci per aiutarti a gestire meglio il tuo tempo e la tua vita lavorativa dipende principalmente dalle tue esigenze.
Sia che tu debba programmare la tua giornata lavorativa, le tue ore di studio o i tuoi progressi verso determinati obiettivi, sei nella posizione migliore per giudicare cosa funzionerà meglio per te.
Ecco le tecniche, gli strumenti e le abilità utili per gestire il processo di gestione del tempo al lavoro in modo più efficiente. Il primo passo nella gestione del tempo è prendere la decisione di modificare le proprie abitudini attuali. Finché sei disposto ad agire, la gestione del tempo è un gioco da ragazzi.
# 1. La tecnica del pomodoro
Non ignorare mai la necessità di riposarsi quando si fa uno sforzo serio. I pomodori sono utili come promemoria per le pause.
Alla fine degli anni '1980, lo sviluppatore e autore di software Francesco Cirillo sviluppò la Tecnica del Pomodoro, che da allora ha guadagnato un'ampia popolarità come strategia per un'efficace gestione del tempo. Il pomodoro è ampiamente considerato uno dei metodi più efficaci di gestione del tempo in uso oggi.
Pomodoro si basa su un concetto ingannevolmente semplice. Il tuo lavoro della giornata dovrebbe essere suddiviso in parti più piccole, ognuna delle quali dovresti completare prima di fare una breve pausa. Un Pomodoro è un periodo di lavoro mirato della durata di 25 minuti ed è seguito da una breve pausa di tre-cinque minuti. Dopo aver consumato 4 Pomodori, viene impiegato un intervallo più lungo di 15-30 minuti per fare rifornimento.
Seguire la Tecnica del Pomodoro richiede l'uso di un timer di base. Se segui il metodo, avrai tutto il tempo per concentrarti e ricaricarti, permettendoti di ottenere il massimo dalla tua giornata lavorativa.
#2. Obiettivi SMART
La gestione del tempo è più efficace quando si ha un chiaro senso dello scopo e della direzione nella vita. Il framework degli obiettivi SMART è ampiamente utilizzato come metodo efficace per la definizione degli obiettivi.
C'è un modo SMART per scrivere gli obiettivi e gli obiettivi del management” di George T. Doran è stato pubblicato nel 1981, introducendo il metodo.
La stragrande maggioranza delle persone non si prende mai il tempo di pianificare nulla. Il dieci percento o meno della popolazione scrive effettivamente i propri obiettivi. Ciò implica che è necessario dedicare un po' di tempo e riflettere per fissare obiettivi importanti nel modo appropriato.
Se decidi di mettere nero su bianco, assicurati di essere specifico in modo da avere qualcosa su cui lavorare piuttosto che un elenco di generalità che ti lasceranno senza ispirazione e perso. Questa è una perdita di tempo inutile. Dovresti usare un metodo strategico per registrare i tuoi obiettivi.
Spiegazioni dettagliate, esempi e modelli per la creazione di target SMART sono disponibili online.
#3. The Eisenhower Matix” o The Eisenhower Box
Dopo aver scritto i tuoi obiettivi SMART, è il momento di trasformarli in blocchi gestibili di lavoro. Una volta fatto, è possibile assegnare la priorità ai lavori. Quando si tratta di stabilire le priorità, la matrice di Eisenhower viene spesso citata come strumento di riferimento.
Dwight D. Eisenhower è stato il 34° Presidente degli Stati Uniti, in carica dal 1953 al 1961. Come suggerito dalla sua matrice, il lavoro dovrebbe essere suddiviso nelle seguenti quattro categorie:
- Tempestivo e cruciale (fai prima)
- Non Urgente + Critico (Programmazione)
- Urgente +Non importante (Delegato)
- Non importante e non urgente (elimina)
Esistono due tipi di attività: quelle che richiedono un'attenzione immediata (come rispondere a e-mail, telefonate o richieste di riunione) e quelle che possono attendere fino a un secondo momento.
Al contrario, gli incarichi cruciali sono quelli che ti avvicinano alle tue aspirazioni finali e ai tuoi obiettivi di carriera. Le tue responsabilità più cruciali sono quelle che contribuiscono direttamente alla realizzazione dei tuoi obiettivi personali e professionali.
Inutile dire che dovresti prima dare la priorità alle attività più urgenti e cruciali. Dedica la maggior parte della tua attenzione in quest'area (urgente + vitale).
Il tempo per lo sport, l'apprendimento, la produzione e la socializzazione sono esempi di attività vitali ma non urgenti che dovrebbero essere pianificate in anticipo (e assicurati di svolgerle regolarmente). Dovresti esternalizzare, o meglio ancora, eliminare ogni altro obbligo.
#4. Scheda Kanban
In giapponese, un kanban è un cartello o un cartellone pubblicitario. Lo scopo di una bacheca Kanban è fornire una rappresentazione visiva dei tuoi progressi verso obiettivi specifici.
I fan di Kanban spesso utilizzano un'enorme lavagna cancellabile a secco o un software che consente alla visualizzazione Kanban di abbozzare i loro piani. Abbiamo scoperto che l'utilizzo di una scheda Kanban fisica era molto più efficace.
Sulla lavagna dovrebbero essere disegnate diverse colonne che descrivono lo stato di avanzamento delle singole attività. Su una tipica lavagna, troverai le seguenti colonne:
Quindi dovresti usare i post-it. Ogni cosa da fare è rappresentata con un post-it. Inserisci semplicemente il nome dell'azione che deve essere eseguita. Le note adesive colorate diverse possono essere utilizzate per vari scopi.
Una volta che la lavagna grande e le note adesive associate sono a posto, i lavori possono essere facilmente assegnati alle colonne appropriate.
Se hai fatto tutto bene, avrai una rappresentazione visiva accurata dei tuoi compiti e della loro posizione. Farai avanzare note adesive su queste colonne man mano che avanzi.
#5. Fai un lavoro profondo; Evita sforzi superficiali o superficiali.
Dopo aver utilizzato i metodi di cui sopra, dovresti avere una serie ben definita di obiettivi, un elenco di passaggi specifici e gestibili per arrivarci e una rappresentazione visiva dei tuoi progressi utilizzando una lavagna Kanban.
A questo punto, dovresti essere in grado di scegliere la questione più urgente da affrontare. Il lavoro profondo è il processo in cui ci si concentra intensamente su un singolo compito per portarlo a termine nel modo più efficiente possibile.
Cal Newport ha coniato il termine "lavoro profondo" per descrivere lo stato di attenzione non distratta necessario per utilizzare appieno i propri talenti cognitivi.
Impegnandoti in un lavoro profondo, puoi fornire valore, sviluppare le tue capacità e portare a termine compiti difficili da duplicare. Il termine "flusso" è arrivato a descrivere lo stato mentale che permette una concentrazione sostenuta.
Il mezzo sforzo o sforzo superficiale è l'antitesi del lavoro profondo. Multitasking, lavoro su più progetti contemporaneamente e un'abbondanza di distrazioni ambientali sono condizioni comuni per questo tipo di lavoro di basso valore (e-mail, telefono, chat e altre interruzioni).
La strategia più efficace per combattere il “lavoro a metà” è quella di dedicare un tempo considerevole a un unico compito, durante il quale tutte le altre attività e interruzioni devono essere sospese.
#6. Tieni traccia di come trascorri il tuo tempo
In qualità di creatori del più semplice e potente strumento di rilevamento del tempo al mondo, MyHours, noi di Spica possiamo essere parziali sull'argomento del monitoraggio del tempo, ma non possiamo negare gli effetti positivi che ha avuto sull'efficienza dei nostri dipendenti e dei team di cui dispongono Lavorato su.
Per finire, puoi automatizzare attività come il reporting e la fatturazione con l'aiuto di un buon time tracker, che fornisce una leggera spinta per ottenere di più e informazioni su come trascorri il tuo tempo.
Puoi gestire solo ciò che segui, come dice il vecchio adagio. Tenere traccia di quanto tempo dedichi a varie attività e quanti soldi guadagni è più facile con un sistema di monitoraggio del tempo.
Statistiche accurate consentono una gestione del tempo più efficiente. Se utilizzi un rilevatore di tempo, è anche più probabile che applichi altre strategie di gestione del tempo su base regolare..
#7. Come fare le cose (GTD)
Uno dei metodi più conosciuti e ampiamente utilizzati per controllare efficacemente il proprio tempo è chiamato "fare le cose". Il processo in cinque fasi è progettato per aiutarti a suddividere i lavori di grandi dimensioni in blocchi più gestibili, che puoi quindi affrontare uno alla volta e completare immediatamente.
“L'arte della produttività senza stress” è lo slogan del sistema. L'uso della tecnica dovrebbe permetterti di sentirti meno stressato mentre continui a fare di più, a trovare nuove idee e a tenere traccia di tutto ciò che richiede la tua attenzione sul lavoro.
#8. OKR- Obiettivi e risultati chiave
Aziende di tutte le dimensioni utilizzano OKR, rendendolo uno dei framework più conosciuti al mondo (il padre di OKR è Andy Groove, il famoso CEO di Intel). Questa struttura è piuttosto semplice.
I risultati chiave mostrano come pianifichi di raggiungere i tuoi obiettivi. Gli OKR possono essere impostati con la seguente linea guida: "I will (Obiettivo) misurato da (questo insieme di risultati chiave).
Gli obiettivi sono riepiloghi dei risultati desiderati. Devono essere edificanti e interessanti, ma brevi. Non dovrebbero esserci più di cinque obiettivi generali per un'azienda.
Il tuo successo nel raggiungere i tuoi obiettivi può essere misurato tenendo d'occhio alcuni risultati chiave. Per ogni obiettivo dovrebbero essere specificati da tre a cinque risultati principali. Quando esaminerai i risultati più importanti alla conclusione, saprai se i tuoi sforzi hanno avuto successo o meno.
Una volta stabiliti, gli OKR dovrebbero essere condivisi con tutti i membri del team durante il processo di pianificazione trimestrale. L'impostazione, il monitoraggio e la revisione degli OKR su base regolare è fondamentale. Esempi e modelli OKR abbondano online.
#9. MISCHIA.
Per quanto riguarda lo sviluppo del software, SCRUM ha dimostrato di essere la metodologia di produttività agile più adottata. Sebbene non sia strettamente una tecnica di gestione del tempo, può aiutare con difficoltà di produttività e concentrazione.
Il principio fondamentale del framework è che devi essere costantemente aperto al cambiamento e adattare il tuo approccio di conseguenza. Il prossimo passo più importante è rivedere costantemente i tuoi piani in base agli input che ricevi durante la fase di implementazione.
SCRUM privilegia il lavorare insieme come una squadra, produrre qualcosa di valore, coinvolgere tutte le parti interessate, essere flessibili di fronte al cambiamento e perfezionare e perfezionare i processi al volo.
Anche gli strumenti di implementazione del framework sono molto evidenti. Questo metodo funziona meglio se implementato come gruppo piuttosto che come sforzo individuale, ma può essere modificato per funzionare su qualsiasi scala.
# 10. Bullet journal, o BoJo
La tecnica del pomodoro e il metodo The Bullet Journal sono i metodi più ricercati per organizzare la propria giornata lavorativa. Quindi, è logico che tenere un diario dei proiettili sia uno dei modi migliori per gestire il tuo tempo.
I principi guida del metodo sono i seguenti: devi prenderti del tempo per raggiungere i tuoi obiettivi; la felicità deriva dall'avere uno scopo nella vita; coltivare la curiosità attraverso l'impostazione e il lavoro verso obiettivi; apportare miglioramenti incrementali che si sommano a uno sviluppo significativo; e usando l'introspezione per trovare la strada da seguire.
Dovresti tenere registri veloci di tutto ciò che accade. Le annotazioni brevi ti aiuteranno a ricordare dettagli importanti in seguito. Durante la registrazione è necessario utilizzare uno stile distinto di punti elenco e indicatori per l'impostazione del contesto.
Inoltre, una volta al mese, guarderai indietro ai vecchi registri e sposterai tutti i lavori che devono essere spostati (fai cose come cancellare le attività irrilevanti, pianificare nuove attività, migrare le attività dai registri giornalieri a un nuovo registro mensile eccetera.).
Come padroneggi la gestione del tempo?
Tutti, dagli studenti ai lavoratori alle persone di tutte le età, hanno difficoltà a mantenere i propri programmi organizzati ea funzionare bene. L'evidenza suggerisce, tuttavia, che queste sfide sono superabili. E quando lo facciamo, scopriamo che i nostri livelli di stress diminuiscono, la nostra soddisfazione sul lavoro aumenta e il nostro rendimento scolastico e le nostre abitudini di studio prosperano.
Non mancano consigli, tecniche e strumenti per la gestione del tempo online, ma quali sono davvero utili? I seguenti metodi, supportati da studi, possono aiutarti a diventare un maestro nella gestione del tempo;
- Valutazione del tempo
- Dare priorità
- Definendo gli obiettivi
- Pianificazione
- Controllo
Qual è l'errore più comune nella gestione del tempo?
O è che non hanno alcun metodo, o adottano l'atteggiamento di "affronterò i problemi man mano che si presentano". Come vedremo nell'elenco di errori tipici di seguito, esistono numerose potenziali fonti di cattiva gestione del tempo.
- procrastinare
- Impossibile dare priorità
- Gestire le distrazioni
- Pianificazione impropria
- Impegnarsi troppo
- Gestire l'atteggiamento e lo stress
- Multitasking
- Ci vorranno compiti sottovalutati
- Non fissare obiettivi personali
Quali sono i 3 tipi di gestione del tempo?
È importante adottare un approccio multiforme quando si tenta di migliorare le proprie capacità di gestione del tempo. Un punto di partenza è analizzare le tue attuali pratiche di gestione del tempo. Puoi quindi iniziare il processo di riconoscimento dei comportamenti indesiderati e sviluppare le abilità necessarie per alterarli. Usando le tre P della gestione del tempo, ecco alcuni suggerimenti per aumentare la tua produzione e migliorare il tuo senso di realizzazione;
- Pianificazione
- Dare priorità
- Esecuzione
Qual è il modo più efficace per gestire il tempo?
Elenco di modi efficaci per gestire il tempo;
- Usa un'impostazione precisa degli obiettivi.
- Concentrati su ciò che conta di più.
- Limita il tempo che hai per finire un progetto.
- Cerca di fare una pausa ogni tanto.
- Metti insieme il tuo atto
- Sbarazzati delle cose estranee.
- Pensa al futuro.
Conclusione
Padroneggiare l'arte e le tecniche di gestione del tempo è un'abilità inestimabile che andrà a beneficio del tuo lavoro e della tua vita personale. L'incapacità di pianificare in anticipo creerà confusione se non impari a gestire il tuo tempo in modo efficace. Il tempo è un bene prezioso che dobbiamo maneggiare con riverenza. Padroneggiare la gestione del tempo è la chiave per una vita più felice e di successo.
Inoltre, perseverare nel concedere a ogni incarico tempo sufficiente mentre impariamo le abilità e le tecniche di gestione del tempo avrà un impatto positivo sul nostro equilibrio tra lavoro e vita privata.
Domande frequenti sulle tecniche di gestione del tempo
Perché abbiamo bisogno di tecniche e strumenti di gestione del tempo nella nostra vita lavorativa?
Perché abbiamo bisogno di metodi per gestire al meglio il nostro tempo?
La gestione del tempo è il processo per determinare quanto tempo dedicheremo a vari compiti. Questo potrebbe essere di natura professionale o personale. Per svolgere tutte le tue responsabilità quotidiane in modo tempestivo, devi essere in grado di gestire efficacemente il tuo tempo. In questo modo, gli sforzi non si sommano e le abilità possono essere affinate con maggiore attenzione.
Quale strategia per gestire il proprio tempo è quella più efficace?
Tra tutte le tecniche di gestione del tempo, quella più efficace ed efficiente sia nella vita personale che lavorativa è la “pianificazione”.
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