Spesso sembra che non ci sia abbastanza tempo durante la giornata per fare tutto. Ma ci sono lo stesso numero di ore della giornata per tutti. Il tempo non discrimina; tutti ne hanno la stessa quantità. Tuttavia, alcune persone sono più efficienti di altre nell'usare il proprio tempo, mentre altre spesso si trovano incapaci di rispettare i propri impegni in tempo. Perché pensi che lo sia, comunque? Il segreto sta nella gestione efficace del tempo e a strumento calendario dedicato. Gestire il tempo significa stabilire le proprie priorità e decidere quanto tempo dedicare a ciascun compito. Questo è il motivo per cui l'uso di strategie efficaci di gestione del tempo è così cruciale. Gli individui, compresi gli studenti, possono migliorare le proprie capacità di gestione del tempo adottando alcune delle strategie migliori e più efficaci delineate in questa guida.
Strategie efficaci di gestione del tempo
Molti di noi hanno difficoltà con la gestione del tempo, che si riferisce a come decidiamo di utilizzare e organizzare il nostro tempo. Tuttavia, se impariamo a gestire bene il nostro tempo, possiamo fare di più in meno tempo e concentrarci sulle attività che avranno il maggiore impatto.
Gli individui trarranno il massimo beneficio da un mix di strategie efficaci di gestione del tempo che funzionano meglio per loro. È possibile che le tue strategie di gestione del tempo efficaci varino a seconda che tu sia una studentessa laureata o una madre lavoratrice. Se impari meglio vedendo le cose fatte, un calendario con codice colore potrebbe esserti più utile di un elenco di attività scritte su carta.
I livelli di stress, la produttività e le prestazioni professionali di una persona possono trarre vantaggio da strategie efficaci di gestione del tempo. Puoi consultare il nostro elenco delle strategie di gestione del tempo più efficaci e collaudate se hai problemi a tenere traccia del tuo lavoro o se vuoi semplicemente provare qualcosa di nuovo.
Quindi, come aiutano esattamente le strategie di gestione del tempo efficaci?
Negli ultimi tre decenni, l'idea della gestione del tempo è esplosa in popolarità. Questo perché facilita una migliore preparazione, una maggiore efficienza e uno stile di vita equilibrato.
In che modo, quindi, strategie efficaci di gestione del tempo aumentano la produttività? L'obiettivo principale è gestire in modo proattivo il tuo tempo in modo che tu possa concentrarti su ciò che conta davvero per te, sia per gli studenti, che per gli affari o nella tua vita personale.
I vantaggi dell'apprendimento di strategie efficaci di gestione del tempo sono di ampia portata:
- Avrai la capacità di raggiungere i tuoi obiettivi con successo.
- Sarà meno difficile organizzare le tue priorità.
- Sarai in grado di sbarazzarti di comportamenti scorretti come procrastinare e non essere orientato all'obiettivo. E sarai anche in grado di ridurre la tua breve capacità di attenzione.
- Imparare a gestire meglio il tuo tempo non solo può aiutarti a sentirti meno stressato, ma ti manterrà anche motivato.
- Avrai un quadro cristallino di come devi organizzare e dare priorità a ciascuna delle tue responsabilità.
Inoltre, coltivare strategie efficaci di gestione del tempo sul posto di lavoro e utilizzare strumenti progettati appositamente per tale scopo migliorerà le tue possibilità di rimanere in prima linea in tutto.
Migliori strategie di gestione del tempo
Il concetto di "gestione del tempo" è un equivoco. Non puoi controllare il passare del tempo, ma puoi influenzare il modo in cui reagisci ad esso. Nonostante i tuoi frequenti desideri di tempo aggiuntivo, ti vengono assegnate solo 24 ore o 1,440 minuti al giorno. La gestione del tempo è un talento che può essere sviluppato attraverso l'introspezione, la pianificazione, la valutazione e l'autodisciplina. Il tempo è, come il contante, scarso e costoso. Deve essere custodito, utilizzato con prudenza e contabilizzato nel bilancio.
Ecco perché è importante utilizzare non solo strategie di gestione del tempo qualsiasi, ma anche efficaci. Imparare a gestire il proprio tempo in modo efficace è la linea di demarcazione tra coloro che sono semplicemente impegnati e coloro che stanno effettivamente facendo le cose, tra la mediocrità e il successo.
Ecco alcune delle migliori e più efficaci strategie di gestione del tempo;
# 1. Sii umile e riconosci la tua fallibilità
Molte persone lottano molto per rendersi conto di non essere prive di difetti. Credono che non ci sia il rischio che qualcosa vada storto perché si sono preparati per ogni situazione. Verrà il momento in cui tutti coloro che hanno una tale visione del mondo saranno bruscamente svegliati dalle dure realtà della vita.
Pensa per un secondo a come è accettabile essere umano, completo di difetti e fallimenti. Considera questo mentre lavori per sviluppare strategie efficaci di gestione del tempo e ricorda che anche i piani più elaborati possono andare storto. Invece di sentirti sconfitto da queste sfide, puoi usarle come opportunità per crescere come persona.
#2. Pre-pianifica ogni giorno
Nonostante le inevitabili modifiche, la pianificazione è ancora incoraggiata. Potrebbero essere necessari alcuni tentativi ed errori prima di trovare l'approccio che funziona meglio per te, ma ci sono molte opzioni praticabili. Prendersi qualche minuto ogni sera prima di coricarsi per pianificare le attività del giorno successivo è una pratica utile per molti.
Prima di tuffarti nelle complesse attività di domani, fai un respiro profondo e allontanati dalla tua lista per capire chi, cosa, quando, dove, perché e come. Inoltre, non dimenticare di pianificare alcuni tempi di inattività nel tuo programma giornaliero. Questo ti aiuterà a prepararti mentalmente per i compiti di domani e ti aprirà la strada per assumere un lavoro extra in caso di necessità.
#3. Dai priorità al tuo lavoro giornaliero, settimanale e mensile in base all'importanza
Stabilisci le priorità per i prossimi giorni, settimane o mesi insieme alle sessioni di pianificazione. Per evitare di essere sopraffatto, è utile tenere traccia dei compiti imminenti in modo da poterli distribuire nel corso della settimana. Un programma settimanale ti aiuterà a rimanere in linea con i tuoi obiettivi giornalieri, permettendoti di ottenere di più.
Fare un elenco completo di tutte le responsabilità che hai sul lavoro è un buon punto di partenza. È una buona idea dedicare un po' di tempo a segmentare queste responsabilità in attività gestibili giornaliere, settimanali e mensili. Conoscere queste informazioni renderà molto più semplice mantenere la concentrazione su base giornaliera e portare a termine tutto il lavoro.
#4. Fai un uso migliore dei tuoi strumenti di gestione del tempo
Parlando di liste di controllo, una delle strategie più efficaci di gestione del tempo è quella di raccogliere quanti più strumenti possibili per supportare le tue affermazioni. Puoi semplificarti la vita con un semplice clic scaricando uno dei milioni di programmi per computer o app per smartphone disponibili. È incredibile quante ore di tempo puoi risparmiare ogni settimana semplicemente aggiungendo uno strumento di gestione del tempo alla tua cassetta degli attrezzi.
Attiva/disattiva i piani project management software è un ottimo esempio calzante. Ha funzionalità come un generatore di elenchi di cose da fare e un generatore di orari e vale sicuramente la pena dare un'occhiata. Con l'aiuto delle visualizzazioni del calendario per ogni giorno, settimana e anno, puoi facilmente fissare obiettivi e puntare in alto per tutti i tuoi progetti. Puoi migliorare ulteriormente la tua esperienza e produttività utilizzando le integrazioni e le estensioni disponibili per i prodotti che già utilizzi.
#5. Evita la trappola del multitasking
Ti sei reso conto che il multitasking può ridurre la tua intelligenza di oltre l'11%? Quando provi a destreggiarti tra troppe attività, può avere impatti devastanti su di te e su coloro che ti circondano. E se non pensi che sia così orribile, prova a vivere con l'11% in meno di soldi ogni anno.
Non importa quanto tu sia brillante, il multitasking riduce la produttività fino al 40%. In effetti, concentrarsi su una singola attività alla volta raddoppia la quantità di lavoro che puoi svolgere in una determinata settimana. Tieni presente che alcune distrazioni, come ascoltare musica rilassante, possono effettivamente aumentare la produttività se utilizzate correttamente.
#6. Impara quando sei più efficace
Ti piace la mattina, la sera o un momento nel mezzo? Questi sono i tipi di richieste che possono portare a intuizioni su quando durante la giornata sei più efficace.
È probabile che una persona che è una persona mattiniera e può costringersi ad alzarsi dal letto un minuto intero prima che suoni la sveglia possa fare di più nelle prime ore della giornata. Una persona che è un nottambulo potrebbe impiegare del tempo per entrare nella sua normale routine dopo il risveglio. Quel gruppo raggiunge spesso il picco di produzione nel pomeriggio.
Trova l'ora del giorno in cui sei al massimo livello mentale e fisico, indipendentemente dalla tua posizione. Questo è il momento in cui dovresti svolgere la maggior parte del lavoro critico della tua giornata.
#7. Sbarazzarsi delle distrazioni
Per quali ragioni sono importanti strategie efficaci di gestione del tempo? Perché ci sono fondamentalmente molte distrazioni là fuori che aspettano di distogliere la mente dal tuo lavoro e da altri obblighi. Queste sono alcune delle fonti più comuni di interruzione del lavoro:
- Social Media
- Smartphone
- Internet
- Colleghi
- Riunioni (a meno che non siano molto buone e produttive)
Anche se non puoi sempre controllare quando sono programmate le riunioni, puoi eliminare le altre fonti di distrazione. Metti il telefono in modalità silenziosa e nascondilo in un cassetto se hai bisogno di concentrarti sul lavoro senza essere interrotto dalle notifiche o dalla tentazione di controllarlo. Se ti ritrovi a controllare costantemente la tua casella di posta più volte al giorno, potrebbe essere il momento di stabilire intervalli regolari per il check-in.
Dovresti essere sempre gentile e cortese con i tuoi colleghi, ma se uno di loro interferisce con la tua produttività, va bene far loro sapere che non hai tempo per chattare in questo momento e suggerire un momento migliore.
#8. Tempo te stesso
Anche se può sembrare assurdo, impostare un timer può essere un metodo davvero efficace per gestire il tuo tempo. Puoi utilizzare un timer per aiutarti a concentrarti, ricordarti di fare delle pause e persino aiutarti a fare di più in un determinato periodo di tempo. Le pause sono una componente essenziale di qualsiasi giornata lavorativa perché ti permettono di allontanarti dalla scrivania e raggrupparti per qualche minuto prima di immergerti di nuovo.
L'uso di un timer per limitare il tempo di lavoro a un importo specifico è un'altra meravigliosa applicazione. Stabilire un limite di tempo per te stesso ti motiva a lavorare più velocemente e completare di più in quel periodo assegnato.
#9. Suddividi i grandi progetti in piccoli pezzi.
Hai mai guardato un progetto e hai subito voluto scappare perché sembrava così scoraggiante? È possibile che tu debba ingrandire più da vicino. Per gestire al meglio il tuo tempo su un progetto di grandi dimensioni, dividi le tappe principali e le scadenze in compiti e obiettivi più piccoli e sussidiari.
Ora che tutto è diviso, puoi tornare alle strategie di gestione del tempo efficaci di cui abbiamo discusso in precedenza, come la creazione di un programma e l'assegnazione di priorità alle attività. In questo modo, scoprirai che il quadro generale è meno scoraggiante e la scadenza imminente è più gestibile.
# 10. Padroneggia l'arte dell'impresa "No"
In breve, non essere il posto di lavoro "sì uomo" o "sì donna", poiché questa è la morale fondamentale della narrazione. Se sei costantemente sfinito dall'assumere troppo, potresti voler esercitarti sui favori in declino di amici e familiari. Questo può darti molte opzioni per migliorare la gestione del tempo e la qualità del tuo output.
# 11. Quando possibile, trasferisci i compiti ad altri.
Quando sei troppo impegnato per fare tutto da solo, una soluzione è cercare modi per delegare compiti ad altri. Se ti è stato assegnato un compito con una scadenza impossibile da completare da solo, dividi il lavoro tra i tuoi colleghi e attaccalo come gruppo.
Leader e manager potrebbero trovarlo particolarmente cruciale, poiché i propri carichi di lavoro personali possono presto diventare opprimenti senza un'adeguata delega. Per evitare che ciò accada, assicurati che le tue responsabilità e quelle dei membri del tuo team siano ben definite in modo da sapere sempre chi è responsabile di cosa.
# 12. Prova a ricaricare le batterie
Questo metodo per risparmiare tempo potrebbe essere la cosa più importante che puoi fare per la tua carriera e la tua sanità mentale. Ogni giorno, le aziende di tutto il mondo si preparano a combattere un altro giorno e ad affrontare la prossima sfida o problema nella loro lista di cose da fare. Tuttavia, è importante ricordarsi di prendersi una pausa dalla frenesia ogni tanto.
Ritorno alla tua scrivania, magazzino o sito di costruzione con rinnovata concentrazione ed energia dopo una pausa può essere un enorme vantaggio per la tua produttività.
Concediti del tempo per rilassarti e ringiovanire la mente, il corpo e lo spirito con il metodo più rilassante per te, che si tratti di un weekend in campeggio o di una stravagante crociera sulla spiaggia per tutta la famiglia.
Strumenti di gestione del tempo.
Strumenti di gestione del tempo sono il tipo di software che può aiutarti a programmare le tue attività, tenere traccia dei tuoi progressi e analizzare i tuoi risultati per massimizzare ogni giorno.
Tuttavia, quando si tratta di pianificazione e gestione del tempo, ognuno ha requisiti distinti. È probabile che software o strumenti dedicati alla gestione del tempo siano utili se si destreggiano frequentemente più progetti, scadenze e risorse.
Queste soluzioni, tuttavia, sono anche app basate su una o più di queste strategie, che mirano tutte ad aumentare la produttività, combattere la procrastinazione e prevenire il burnout e lo stress per te e il tuo team.
Perché è importante gestire il tempo?
Supponi di voler aumentare la tua produttività durante il giorno e di trovare un migliore equilibrio tra la tua vita professionale e quella personale. Allo stesso modo, se potessi completare la stessa quantità di lavoro in una frazione del tempo, non ti piacerebbe dedicare quel tempo extra a provare piacere? Questo, tra i molti altri motivi, è il motivo per cui è fondamentale impiegare non una strategia di gestione del tempo qualsiasi, ma efficace.
Indipendentemente dalle ragioni per cui vuoi migliorare la gestione del tuo tempo con strategie e strumenti efficaci, sei quasi certo di ottenere i seguenti vantaggi:
- Incremento della produttività
- Livello di stress ridotto
- Controllo migliorato sul tuo processo di lavoro
- Capacità di rispettare le scadenze in modo coerente
Come puoi migliorare la produttività?
La maggior parte di noi non è all'altezza del nostro potenziale a causa di due fattori. Le nostre terribili abitudini sul lavoro e la nostra tendenza a rispondere ai problemi non appena si presentano piuttosto che affrontarli in modo proattivo.
Sebbene la risposta possa sembrare ovvia, implementarla potrebbe rivelarsi difficile. Le buone abitudini che ci renderanno proattivi e responsabili delle nostre giornate lavorative possono sostituire le nostre cattive abitudini e routine reattive. Usa queste strategie di gestione del tempo per diventare il tuo io più efficiente ed efficace al lavoro.
- Il lavoro pesante dovrebbe essere svolto quando ti senti forte.
- Smetti di multitasking
- Essere ottimista
- Fai una lista di cose che devono essere fatte ogni notte.
- Riduci il numero di attività nella tua lista.
- Prenditi il tempo per delegare
- Intervallare i periodi di lavoro con i periodi di attività fisica
- Porta via tutte le distrazioni
- Prepara il tuo programma delle chiamate.
- Dormire a sufficienza.
- Assicurati di cercare te stesso.
Conclusione
Di tanto in tanto è importante riflettere sull'efficacia delle tue strategie per risparmiare tempo. Guarda come gestisci bene il tuo tempo tra il lavoro e la vita personale. Se stai facendo progressi verso i tuoi obiettivi più urgenti e forse ti stai dando abbastanza priorità. Se è tutto negativo, potrebbe essere il momento di ripensare a quelle che consideri strategie efficaci per la gestione del tempo e apportare alcune modifiche. Quando impari a gestire il tuo tempo in modo efficace, puoi migliorare il tuo benessere, fare di più nella tua vita personale e professionale e guardare avanti verso un futuro più luminoso.
Gestire bene il proprio tempo è essenziale per raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Oltre a renderti più efficiente in generale, l'apprendimento delle strategie di gestione del tempo ti aiuterà a controllare il tuo programma in modo più efficace.
Domande frequenti sulle strategie di gestione del tempo
Cosa significa una gestione efficace del tempo?
Un'efficace gestione del tempo ti consente di svolgere più compiti che contano ogni giorno. Certo, sfruttare al meglio il nostro tempo è fondamentale, ma ancor di più saperlo gestire bene. Ci si aspetterebbe che i gestori del tempo più efficienti ed efficaci siano anche i più efficaci.
Come descrivi gli obiettivi intelligenti per una gestione efficace del tempo?
Stabilire obiettivi SMART (che stanno per "Specifico, misurabile, realizzabile, pertinente e tempestivo") è un modo eccellente per dare una struttura al tuo approccio alla gestione del tempo. La natura misurata e deliberata degli obiettivi SMART aumenta la probabilità di raggiungerli.
Quali fattori contribuiscono a una gestione inefficace del tempo?
Nella maggior parte dei casi, non siamo in grado di gestire efficacemente il nostro tempo perché non riusciamo a pianificare in anticipo, stabilire priorità, stabilire obiettivi chiari ed evitare di occuparci di compiti immediati.
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