La cessazione del rapporto di lavoro è un evento tipico nel settore aziendale. Sebbene raramente sia una procedura piacevole, è spesso richiesta. Se ti trovi nella posizione di dover licenziare qualcuno come responsabile delle risorse umane o anche proprietario, assicurati di farlo in modo professionale e legale. Questo articolo è una guida su come scrivere una lettera di risoluzione del contratto di lavoro dipendente e una lettera di risoluzione del contratto di locazione, con un modello dettagliato.
Che cos'è una lettera di licenziamento a un dipendente?
Una lettera di licenziamento è un documento utilizzato da un datore di lavoro per notificare ai dipendenti che sono stati licenziati ed è un documento importante sia per i team delle risorse umane che per quelli legali.
La cattiva condotta dei dipendenti, come la violazione dei regolamenti aziendali o della legge, è il motivo più comune per le lettere di licenziamento.
Sebbene le lettere di licenziamento siano in genere emesse dai datori di lavoro ai dipendenti, possono anche essere scritte da individui che scelgono di lasciare l'azienda volontariamente (ad esempio lettere di dimissioni).
Qual è il significato di una lettera di licenziamento?
Una lettera di licenziamento è una registrazione scritta del licenziamento di un dipendente, contenente la causa del licenziamento e ogni altro dato rilevante.
Questa lettera è significativa perché dimostra che la tua organizzazione ha licenziato un dipendente in modo equo e legale.
Ma c'è dell'altro.
Le lettere di licenziamento sono spesso il passaggio finale di un processo.
Possono chiudere il cerchio e dimostrare che a un dipendente è stata data ogni opportunità per soddisfare le aspettative e migliorare le prestazioni prima del licenziamento.
Questo è anche uno degli ultimi documenti che un dipendente licenziato riceverà dalla tua azienda.
Da questo punto di vista, una lettera di risoluzione può chiarire le procedure di risoluzione della tua azienda e fornire informazioni su cosa succede dopo.
Le lettere di licenziamento, in particolare in caso di licenziamento del personale senior, possono anche fungere da gentile promemoria dell'NDA del dipendente, dei termini di non concorrenza e della restrizione degli accordi commerciali.
Se queste sanzioni sono contrattualmente vincolate, potrebbe essere necessario organizzare anche un trasferimento o una vendita di azioni con le parti interessate.
Dopotutto, è detto e fatto, queste lettere devono essere conservate in archivio per un futuro accesso sia da parte delle risorse umane che degli uffici legali.
Quali sono i quattro motivi per la risoluzione?
Un datore di lavoro può licenziare i dipendenti per una serie di motivi. Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro deve seguire particolari passaggi o criteri per garantire che il licenziamento sia giusto, altrimenti può essere impugnato in tribunale.
#1. Inadempimento dei doveri
La spiegazione più ovvia (e probabilmente più giusta) è l'incapacità di un dipendente di svolgere correttamente i propri compiti. Le cattive prestazioni possono essere causate da una varietà di fattori, tra cui l'incapacità di raggiungere un certo livello di abilità o addirittura l'incapacità di andare d'accordo con colleghi e manager. Indipendentemente dal fatto che ritengano che la cattiva prestazione sia deliberata o meno, il datore di lavoro deve sempre fornire un giusto avvertimento e una ragionevole opportunità di miglioramento prima di licenziare il dipendente.
#2. Cattiva condotta dei dipendenti
La cattiva condotta è un'altra base tipica per il licenziamento. Ciò potrebbe includere l'arrivo costante in ritardo al lavoro o il mancato rispetto delle procedure sul posto di lavoro in modo efficace. In tali circostanze, il datore di lavoro è normalmente obbligato a fornire un avviso tempestivo e offrire un'opportunità per migliorare. Solo se la trasgressione fosse continuata avrebbero potuto licenziare il dipendente. L'unica eccezione è la cattiva condotta eccessiva, come furto, aggressione o attività illecite, che possono comportare un licenziamento sommario.
#3. Malattia a lungo termine
La malattia di lunga durata può essere un valido motivo di licenziamento, ma solo se non è correlata a una disabilità e solo dopo aver apportato ragionevoli modifiche per consentire al dipendente di continuare a lavorare.
#4. Ridondanza
Il licenziamento può avvenire anche a seguito di licenziamento, in cui l'azienda ha bisogno di tagliare il proprio personale. Esistono alcuni standard che disciplinano i processi di ridondanza.
Come scrivere una lettera di licenziamento
La composizione di una lettera di risoluzione può essere impegnativa, ma è una parte essenziale del processo di risoluzione di un rapporto di lavoro.
La tua organizzazione è responsabile del rispetto di tutte le normative sul lavoro e dei requisiti legali nella tua area specifica, sebbene tali responsabilità possano variare a seconda delle leggi locali e della causa del licenziamento. Ecco tutto ciò che devi sapere per scrivere una buona lettera di licenziamento.
#1. Scegli il tuo tono con considerazione.
Le lettere di licenziamento sono una componente essenziale del ciclo di vita dei dipendenti.
Indipendentemente dal fatto che i dipendenti vengano licenziati o licenziati a causa di cattiva condotta, è fondamentale rimanere professionali e cortesi durante i contatti formali.
Tieni presente che se il licenziamento è imprevisto, ridurrai la retribuzione, l'assicurazione sanitaria e altre necessità di vita di un dipendente, mettendolo anche in una posizione incerta.
Sebbene la risposta dell'azienda al benessere di un dipendente non sia in definitiva la risposta dell'azienda, dovresti essere consapevole di queste circostanze prima di iniziare il dialogo e dimostrare compassione, se appropriato.
La tua lettera di licenziamento dovrebbe anche servire a ridurre parte di questa confusione definendo azioni future chiare e concrete, se applicabili.
#2. Compila tutte le informazioni pertinenti
Prima di iniziare a scrivere una lettera di licenziamento, raccogli tutti i fatti di base di cui avrai bisogno per completare l'attività.
Queste informazioni variano in base a quanto tempo una persona è stata con l'organizzazione e quali responsabilità hanno.
In alcuni casi, potresti non aver bisogno di tutto.
Se stai licenziando un libero professionista o un dipendente a contratto, potrebbe essere semplice come fornire un avviso dell'ultimo giorno di lavoro e concedere all'appaltatore più tempo per completare il lavoro rimanente.
#3. Inizia con i fondamentali.
Prima di iniziare a redigere la tua lettera di licenziamento, dovresti iniziare con le basi, come il nome del dipendente e la posizione con l'organizzazione.
Se la tua azienda è abbastanza grande, potresti dover includere anche l'ID del dipendente, il dipartimento e il nome del manager o del supervisore.
Questi dati possono essere visualizzati in un elenco nella parte superiore della pagina.
Per identificare chiaramente il destinatario previsto di queste informazioni, queste dovrebbero essere visibili, esplicite e dirette.
#4. Informare il lavoratore della data di cessazione.
Una delle informazioni più importanti è la data effettiva di cessazione.
Questo dovrebbe essere incluso all'inizio della lettera per stabilire confini chiari per le future operazioni aziendali.
Quando si licenzia qualcuno per giusta causa, la data di cessazione può essere lo stesso giorno in cui viene emessa la lettera, con effetto immediato.
A volte, in particolare durante i licenziamenti e altre situazioni in cui non vi è motivo di licenziare qualcuno, è possibile emettere una data di fine effettiva con largo anticipo (spesso mesi) per consentire al personale di prepararsi.
#5. Spiegare il/i motivo/i della cessazione.
Il motivo del licenziamento è potenzialmente l'aspetto più importante dell'intero processo dal punto di vista del dipendente perché informa il dipendente sul motivo per cui è stato licenziato legalmente.
Questa sezione dovrebbe essere chiara, onesta e diretta.
Se i dipendenti vengono licenziati per giusta causa, puoi indicare avvisi scritti in precedenza o mesi di scartoffie accumulati che dimostrano scarse prestazioni.
Problemi più gravi, come aggressione o furto, possono anche essere specificati come cause legittime di risoluzione.
Qualunque sia il motivo del licenziamento, sii schietto e diretto nel descrivere queste difficoltà in modo che il dipendente capisca perché è stato lasciato andare.
Se la risoluzione si basa su un evento singolo o ricorrente (come un ritardo cronico), offri dettagli precisi su quell'incidente.
Preparati a discutere questi punti con il tuo membro del team uscente quando invii questa lettera (se lo fai di persona), ma tieni presente che la decisione è già stata presa.
Indipendentemente da come si comporta il dipendente, dovresti pianificare di terminare il rapporto di lavoro.
#6. Descrivi compensi e benefici futuri.
Anche se licenziate un dipendente per giusta causa, questi avrà comunque diritto a determinati benefici, che dovete dichiarare nella vostra lettera di licenziamento.
Le aziende possono offrire indennità di licenziamento oltre a una ricevuta rosa.
A volte sono situazionali o contingenti a qualche forma di accordo di non divulgazione. Dovresti essere pronto a discutere questi argomenti se si presentano.
Allo stesso tempo, se un dipendente ha maturato un congedo retribuito (PTO) o un congedo per malattia idoneo al pagamento, includerlo in quest'area.
Se la tua azienda fornisce COBRA o piani sanitari comparabili che estendono la copertura oltre il contratto di lavoro per l'assicurazione sanitaria e le prestazioni sanitarie, puoi anche spiegare tali vantaggi qui.
Vale anche la pena notare che molti di questi vantaggi, così come le informazioni che li riguardano, sono componenti abituali di qualsiasi lettera di risoluzione.
Con questo in mente, potresti voler creare una sezione personalizzata in un modello di documento utilizzando variabili per calcolare rapidamente e incorporare informazioni esatte e pertinenti.
#7. Descrivi i passaggi successivi e le eventuali esclusioni di responsabilità.
Potrebbe essere necessario fornire indicazioni su cosa dovrebbe accadere dopo, a seconda delle circostanze della risoluzione.
La sicurezza può essere pronta a rimuovere un dipendente insoddisfatto dall'edificio in caso di licenziamento improvviso e involontario.
Potresti voler fornire un programma per consentire ai dipendenti di concludere i contratti in corso, consegnare le attività ad altri membri del team e uscire con interruzioni minime del team per le risoluzioni risolte nel tempo.
Le risorse umane possono disporre di una politica che delinei i processi e le procedure da seguire quando si stabiliscono le scadenze per la partenza dei dipendenti, quindi esaminare le politiche attuali prima di sviluppare questa sezione.
#8. Finalizzare i dati e le informazioni di contatto
Una società potrebbe dover contattare un dipendente oltre la data di cessazione.
Ciò potrebbe verificarsi quando i dipendenti si rifiutano di restituire la proprietà aziendale o quando l'azienda desidera inviare per posta un assegno di fine rapporto finale, documenti fiscali o altre comunicazioni simili.
Fornisci tutte le informazioni di contatto importanti (cellulare, indirizzo di casa, ecc.) per il tuo dipendente come parte del processo di licenziamento e chiedi loro di verificare che tutto sia corretto prima di andarsene.
Ciò consentirà all'azienda di contattarti in caso di difficoltà irrisolte.
Allo stesso tempo, assicurati di includere le informazioni su chi il tuo lavoratore dovrebbe contattare in caso di dubbi.
Ricorda che le hotline standard per i dipendenti potrebbero non essere accessibili agli ex dipendenti e che i numeri locali potrebbero non essere i migliori punti di contatto in futuro.
Che cos'è una lettera di risoluzione del contratto di locazione?
Una lettera di risoluzione del contratto di locazione, nota anche come lettera di fine locazione, è un avviso inviato dal proprietario all'inquilino per informarlo che il contratto di locazione non sarà rinnovato dopo la data di scadenza specificata.
Con l'avvicinarsi della fine del periodo di leasing, tu e il tuo affittuario avrete la possibilità di rinnovare per un altro periodo o di rescindere il contratto di leasing. Se intendi rescindere il contratto di locazione con il tuo affittuario, il mezzo tipico di preavviso è una lettera di risoluzione del contratto di locazione.
Cosa si scrive in una lettera di risoluzione del contratto di locazione?
Una tipica lettera di risoluzione del contratto di locazione includerà:
- La data di scadenza del contratto di locazione
- Il motivo del licenziamento (se applicabile)
- Un duplicato del contratto di locazione
- Una richiesta del nuovo indirizzo dell'inquilino (per l'inoltro della restituzione del deposito cauzionale)
- Istruzioni per completare il processo di trasloco
- Un duplicato della lista di controllo per il trasloco (se applicabile)
- Date e orari suggeriti per un'ispezione finale
Qual è il formato per una lettera di risoluzione del contratto di locazione?
Una lettera di risoluzione di un contratto di locazione da parte di un proprietario deve essere scritta in modo chiaro e in conformità con la legislazione locale del proprietario-inquilino e dell'alloggio equo. Prima di inviare una lettera di risoluzione del contratto di locazione, consultare un avvocato locale.
# 1 Inizia inserendo la data, il tuo nome e le informazioni di contatto nell'angolo in alto a destra della lettera.
#2: Invia la lettera al tuo padrone di casa (o agli inquilini, se ci sono più persone in affitto).
# 3: includi l'indirizzo della proprietà in affitto, le date di inizio e fine del contratto di locazione e il motivo della lettera nel primo paragrafo.
# 4: Nel secondo paragrafo, ricorda al tuo inquilino la procedura dettagliata iniziale che è stata condotta al momento del trasloco e includi una copia della procedura dettagliata.
# 5: Successivamente, informa l'affittuario che desideri condurre un'ultima procedura dettagliata prima di trasferirti. Offri un paio di volte che funzionano per te e invitali a sceglierne una. Verifica con le regole locali, poiché alcune località richiedono la presenza dell'affittuario e la procedura dettagliata deve avvenire entro un periodo di tempo specifico.
#6: Ottenere un indirizzo di spedizione dall'inquilino per qualsiasi corrispondenza futura, come la restituzione del deposito cauzionale.
#7: Termina con una frase di chiusura e la tua firma.
Quando dovrebbe essere data una lettera di risoluzione del contratto di locazione?
Normalmente è necessario offrire un preavviso di almeno 30 giorni a un affittuario quando si termina un contratto di locazione mensile. Tuttavia, a seconda delle condizioni del contratto di locazione e della legge locale, potresti essere obbligato a fornire un preavviso di 30, 60 o 90 giorni per la cessazione del contratto di locazione per un contratto di locazione a tempo determinato. Un proprietario può anche non essere in grado di risolvere un contratto di locazione in casi particolari. Leggi il tuo contratto di locazione e parla con un avvocato locale per stabilire quanto preavviso devi dare.
Scrivere una lettera di risoluzione del contratto
Una lettera di risoluzione del contratto è una lettera ufficiale che informa un dipendente che il suo lavoro sta per essere terminato. Secondo il contratto di un dipendente, spesso definisce la causa del turnover, descrive i passi successivi che questo dipendente può intraprendere e spiega eventuali vantaggi o retribuzioni che potrebbe ricevere di conseguenza. I lavoratori del personale, ad esempio, possono avere diritto all'indennità di licenziamento se hanno svolto un'attività lavorativa per almeno due anni prima. Una lettera di risoluzione può anche essere utilizzata per interrompere un rapporto legale con un'altra società e delineare eventuali transazioni finali tra di loro.
Quando i dipendenti utilizzano le lettere di risoluzione del contratto?
Quando si verificano eventi specifici che comportano la risoluzione del contratto di un dipendente, una società può utilizzare questo tipo di lettera. Le aziende possono scegliere se emettere questa notifica o semplicemente amministrare gli stipendi prima della scadenza legale di un contratto, secondo la legge sull'occupazione. A volte entrambe le parti concordano in anticipo la risoluzione, mentre in altre circostanze il licenziamento è forzato. Secondo la legge sui contratti (diritti di terzi), le aziende possono rescindere un contratto per una serie di motivi e possono utilizzare una lettera durante il processo per riaffermare le disposizioni della clausola di risoluzione del contratto.
Questi sono alcuni esempi di quando un datore di lavoro potrebbe utilizzare questo tipo di lettera:
- Tempo di prova: alcuni dipendenti possono completare da tre a sei mesi di lavoro provvisorio prima di diventare dipendenti a tempo pieno, durante i quali la gestione del tempo può terminare il loro lavoro.
- I dipendenti possono essere licenziati per inadempimento contrattuale se perdono il lavoro per più di due giorni senza preavviso o se violano il contratto in qualsiasi modo.
- Comportamento scorretto dei dipendenti: un datore di lavoro ha l'autorità di rescindere il contratto di un membro del personale se il suo comportamento viola il codice di condotta di un'azienda o se in qualche modo rappresenta in modo errato il proprio posto di lavoro.
- Ritiro: di fronte a circostanze esterne come la diminuzione del reddito annuo, un'azienda può rescindere il contratto di un dipendente, in particolare quello dei suoi dirigenti, al fine di ridurre al minimo le spese o ristrutturare.
Perché è importante una lettera di risoluzione del contratto?
Considera i seguenti argomenti per l'importanza di questo tipo di lettera:
- Mantenere una reputazione eccezionale: l'invio di un avviso di risoluzione può aiutare un'azienda a migliorare la propria immagine professionale perché di solito è una cortesia piuttosto che un requisito legale.
- Serve come documento ufficiale: se in seguito sorge un disaccordo legale, una notifica scritta di risoluzione potrebbe essere una risorsa preziosa.
- Aiuta la transizione di un individuo: l'invio di una lettera di licenziamento ai dipendenti può dare loro un po' di tempo per cercare un nuovo lavoro o affrontare eventuali circostanze esterne.
- Mantiene la relazione di un'azienda: esprimere rispetto e gratitudine attraverso una lettera di risoluzione può aumentare la probabilità di una futura relazione tra due aziende.
Modello di lettera di licenziamento
Il modello seguente può aiutarti a organizzare i tuoi pensieri e iniziare a scrivere una lettera di licenziamento del dipendente:
Gentile [nome del dipendente],
Mi dispiace dirti che il tuo rapporto di lavoro con [ragione sociale] è terminato/finirà il [data di cessazione]. Come precedentemente indicato, stiamo risolvendo il rapporto di lavoro perché [includi un breve riassunto delle tue motivazioni].
Non avrai più diritto a compensi o benefici associati a questa posizione a partire dal [data di cessazione]. Si prega di restituire [elencare qualsiasi proprietà aziendale che deve essere restituita] a [nome e indirizzo dove i materiali possono essere lasciati o spediti per posta] entro [data di scadenza].
Sarai pagato fino alla [data di cessazione — se applicabile] e avrai diritto ai giorni di ferie maturati. Riceverai anche [importo e condizioni, se applicabili] come indennità di licenziamento.
Tieni presente che hai accettato un accordo di non divulgazione, non sollecitazione e non concorrenza [ove applicabile]. Devi distruggere immediatamente qualsiasi informazione privata sulla nostra azienda che hai sui tuoi dispositivi personali o copie cartacee.
In caso di domande, contattami entro [numero] giorni lavorativi dal tuo ultimo giorno.
Ti auguriamo buona fortuna per le tue attività future.
[La tua firma e il tuo nome]Mentre questo esempio può servire come guida utile mentre crei il tuo, è sempre una buona idea esaminare qualsiasi lettera di licenziamento con un professionista del diritto del lavoro per assicurarti che la tua lettera soddisfi i tuoi obiettivi limitando il rischio legale della tua azienda.
Quale è meglio, licenziamento o dimissioni?
È meglio per la tua reputazione se ti dimetti perché sembra che la scelta sia stata fatta da te piuttosto che dalla tua organizzazione. Ma, se lasci volontariamente, potresti non avere diritto alla stessa forma di indennità di disoccupazione che se fossi licenziato.
Come licenziare rispettosamente un dipendente?
- Fornire opportunità di miglioramento in anticipo.
- Prendi le risorse umane come testimone.
- Incontra faccia a faccia.
- Sii semplice, breve e professionale.
- Dai la notizia al tuo team prima che il dipendente lasci l'edificio.
- Fare progetti per il futuro.
In conclusione,
Una lettera di licenziamento informa un dipendente che è stato licenziato, delinea i passi successivi che deve compiere e descrive i benefici o il compenso a cui ha diritto. Un foglio rosa, una lettera di risoluzione, una lettera di risoluzione del contratto, una lettera di separazione e un avviso di cessazione del rapporto di lavoro sono tutti termini usati per descrivere le lettere di risoluzione.
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Riferimenti
