La gestione delle attività è una parte importante sia della buona gestione dei progetti sia della gestione regolare di un'attività. L'applicazione del giusto software o strumento di gestione delle attività può aiutarti a rendere il tuo lavoro facile e veloce. Questo articolo parla del miglior software, app e competenze per la gestione delle attività su Mac.
Panoramica
Gestire le attività implica fare un piano per ciò che deve essere fatto, dare alle persone gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro e tenere traccia di come andranno le cose per assicurarsi che tutto venga fatto in tempo. Perché il lavoro vada bene, è importante anche gestire il processo ed eliminare eventuali colli di bottiglia.
La gestione delle attività è il processo di suddivisione di un grande progetto in parti più piccole che sono più facili da gestire, tenendo traccia dello stato di ogni attività e adattando la sequenza temporale del progetto secondo necessità. Le attività gestite dovrebbero;
- Crea pietre miliari del progetto ed elenchi di attività.
- Scopri i punti di forza unici di ogni persona o membro del team e assegna loro i compiti giusti.
- Scopri quali sono le attività più importanti che il tuo staff deve svolgere in un dato momento.
- Scegli le cose più importanti da fare e lavora prima su quelle.
- Pianifica il tuo lavoro in modo che possa essere svolto rapidamente e con pochi problemi.
- Incoraggia il lavoro di squadra stringendo nuove alleanze e migliorando quelle che hai già.
- Dai ai tuoi dipendenti la libertà di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro.
- Controlla e migliora il modo in cui le cose vengono fatte su base regolare.
- Porta a termine il tuo lavoro con il minor lavoro e tempo possibile.
Perché è essenziale mantenere la gestione delle attività?
Ecco alcuni dei motivi principali per cui è importante gestire bene le attività.
#1. La gestione delle attività semplifica il completamento delle attività in tempo e nel modo giusto
Poiché l'esecuzione del progetto è in continua evoluzione, è importante concentrarsi sulle attività più importanti in un dato momento. Se hai un negozio online, ad esempio, le vacanze sono un periodo impegnativo per fare scorta di prodotti e concludere affari che soddisfino le esigenze dei tuoi clienti. Dopo il nuovo anno, non è più una buona idea farlo. Tutto il lavoro che fai in quell'area è molto importante.
La gestione delle attività viene utilizzata per tenere traccia di tutte le attività e fornire consigli su quali dovrebbero essere eseguite per prime in un dato momento. Con queste informazioni, i team e gli individui possono gestire meglio il proprio tempo, concentrarsi su ciò che è più importante e completare ciò che deve essere fatto prima che il progetto sia concluso.
#2. La gestione delle attività ti offre informazioni che puoi utilizzare
Gli elementi visivi vengono utilizzati nella gestione delle attività per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto e dove stanno le cose. Da questo, puoi avere un'idea delle attività e di dove si trova il progetto. È un ottimo modo per scoprire come lavorano insieme team di diversi dipartimenti e come affrontano i progetti. Avrai un'idea migliore di come sta andando il progetto, sarai in grado di prendere decisioni intelligenti e sarai in grado di fornire informazioni che le persone possono utilizzare.
#3. Gli elenchi di attività sono un buon modo per tenere traccia di tempo e denaro
Non solo è importante portare a termine un progetto, ma è ancora più importante farlo senza sforare il budget e in tempo. Con il software di gestione delle attività, puoi tenere traccia di quanto spendi per un'attività e quanto tempo ci vuole per completarla. Aiuta a tenere traccia delle risorse del progetto e a spostarle man mano che emergono nuove esigenze. Aiuta anche a trovare modi per tagliare i costi e completare i progetti senza superare il budget.
#4. La gestione delle attività può aiutare le persone a parlarsi meglio
La gestione delle attività dipende molto dai check-in, dalle revisioni e dai commenti delle persone che svolgono il lavoro. Dopo che alle persone sono state affidate delle responsabilità, è difficile dire abbastanza su quanto sia importante la comunicazione. Per tenere bene traccia delle attività, i lavoratori devono tenere aggiornati i propri elenchi e mostrarli regolarmente al proprio project manager. Ad ogni riunione sullo stato, devono chiedere al proprio manager i loro pensieri su come viene valutata l'attività. Questo ciclo di feedback rende facile per lavoratori e manager parlare tra loro, il che porta a un flusso di lavoro produttivo con progressi costanti delle attività.
#5. Organizzare il tuo lavoro ti rende più produttivo
Con l'aiuto del software di gestione delle attività, i project manager possono tenere traccia di tutto ciò che accade durante il progetto. Il project manager è maggiormente in grado di risolvere i problemi e mantenere un flusso di lavoro costante. Questo rende il progetto più produttivo e gli impedisce di andare fuori strada.
#6. Mettere in ordine le tue attività ti aiuterà a fare di più
Esaminiamo sempre i compiti e cerchiamo modi per migliorarli. I lavoratori coinvolti lavorano insieme e rispondono alle richieste del project manager. Ci si aspetta inoltre che mantengano sempre un alto livello di produttività. Con l'aiuto di approfondimenti e report sullo stato di avanzamento del software di gestione delle attività, i manager possono capire quanto è produttivo il loro personale e apportare le modifiche necessarie.
Software di gestione delle attività
Quando disponi di un software di gestione delle attività sul tuo computer o dispositivo mobile, hai accesso a un set completo di strumenti per la gestione delle attività. È uno strumento potente che semplifica la gestione del lavoro, aiuta le persone a lavorare bene insieme e ti dà il controllo sui progetti. Ti consente di confrontare le tue prestazioni tra diverse metriche, offrendoti un maggiore controllo su come gestisci le tue attività in base a dati concreti. Le seguenti funzionalità sono disponibili nella maggior parte dei programmi di gestione delle attività.
#1. Visualizzazione del flusso di lavoro
Le bacheche Kanban fanno parte degli strumenti di gestione delle attività che ti aiutano a vedere i tuoi flussi di lavoro, organizzare le tue attività in un modo che abbia senso per il tuo ciclo di produzione e, in ultima analisi, aumentare la tua produttività.
#2. Ricerca attività
Quando lavori a un grande progetto con molte attività, può essere difficile trovare quello che ti serve e tenere traccia di come sta andando. Utilizzando filtri e tag, il software per la gestione delle attività semplifica la ricerca di attività in base a cose come urgenza, avanzamento e altro. Semplificare la ricerca di ciò che si desidera nel sistema.
#3. Approfondimenti in tempo reale
Il software di gestione delle attività consente di tenere traccia del tempo con precisione. I dati delle schede attività del team vengono utilizzati per fornire approfondimenti in tempo reale. Aiuta a tenere traccia di quanti soldi sono stati spesi, quali risorse sono state utilizzate, quanto lavoro è stato svolto e quanto bene sta andando il progetto nel complesso.
#4. Sussidi per lavorare insieme
Utilizzando il software di gestione delle attività, i team interfunzionali e gli individui possono vedere più chiaramente come viene suddiviso il loro lavoro e chi è responsabile di cosa. Rende più facile per le persone lavorare insieme su progetti da lontano consentendo loro di parlare tra loro, formare e unirsi a gruppi e aggiungere rapidamente commenti, note e file.
Il software di gestione delle attività ha molti vantaggi
Il software di gestione delle attività è più di una semplice dashboard centrale in cui è possibile tenere traccia di tutto ciò che riguarda la gestione delle attività. Ci sono molti buoni motivi per usare un programma per organizzare il tuo lavoro:
#1. Priorità strategica
Una delle cose migliori di un programma di gestione delle attività è che ti consente di dire al tuo staff quali sono le loro priorità principali. Alcune persone del tuo team potrebbero avere difficoltà a passare da un'attività all'altra. Creando un elenco di priorità, i membri del team possono gestire meglio il proprio tempo e comprendere l'ordine in cui le attività devono essere svolte.
#2. La capacità di prestare attenzione è migliorata
Quando usi un programma di gestione delle attività, non devi pensare di dover finire un grande progetto entro una certa data. Questo metodo è ottimo per migliorare la concentrazione perché ti consente di suddividere il lavoro in parti più facili da gestire.
Il miglior software per la gestione delle attività
Ecco un elenco dei migliori software per la gestione dei progetti.
- Monday.com è lo strumento ideale per tenere traccia delle attività.
- Se vuoi vedere l'organizzazione delle tue attività, Airtable è perfetto.
- ClickUp è la scelta migliore per le aziende che vogliono risparmiare.
- Todoist è lo strumento migliore per compiti facili e veloci.
- La collaborazione è il modo migliore per gestire gruppi di persone sparsi.
- Asana è il modo migliore per tenere traccia di un grande gruppo di persone.
- I prezzi forfettari su Basecamp sono i migliori.
- Wrike è la soluzione migliore per le app specifiche del team.
- In altre parole, le nuove imprese e le persone che hanno appena iniziato dovrebbero iniziare a utilizzare Trello.
- Smartsheet è il miglior programma per fogli di calcolo.
Capacità di gestione delle attività
Una buona gestione del tempo e delle attività ripagherà sia ora che in futuro. Ma per avere successo, devi avere le seguenti capacità di gestione delle attività.
#1. Delega efficace
Al lavoro, è comune trasferire determinati compiti a qualcun altro. Questo è un bene per entrambi e per l'azienda nel suo insieme. Se sei un manager e hai il compito di assegnare e tenere traccia del lavoro di altre persone oltre che del tuo, essere in grado di delegare ti aiuterà il più delle volte.
#2. Proattivi
Adattarsi al cambiamento è una parte della buona gestione delle attività, ma essere in grado di guardare l'ambiente e prevedere i problemi è un'altra. Con questa abilità, puoi mantenere i tuoi progetti sulla buona strada e andare avanti essendo in grado di pensare al futuro e agire rapidamente quando sorgono problemi. Se riesci a prevedere cosa accadrà, sarai maggiormente in grado di stabilire le priorità e organizzare il tuo lavoro.
#3. Abilità di risoluzione dei problemi
Quando sei al lavoro, è possibile che non tutto vada come previsto. La gestione delle attività dipende dalla capacità di individuare rapidamente i problemi e trovare soluzioni. Ti aiuterà a finire in tempo e a prevenire problemi.
# 4. Gestione del tempo
Se non finisci un lavoro in tempo, potrebbe causare problemi con gli altri lavori e perdere il tuo programma. Inoltre, se le attività non vengono eseguite immediatamente, il progetto ne risentirà. Se sai come usare bene il tuo tempo, sarai in grado di completare tutte le tue attività in tempo e mantenere il progetto in carreggiata.
Migliore app per la gestione delle attività
Affinché il task manager possa raggiungere buone capacità, la seguente è la migliore app di gestione delle attività di seguito;
#1. Pianificatore Microsoft
Il pianificatore di Microsoft è uno strumento utile per la gestione di progetti di gruppo che si concentra su elementi visivi, facilità d'uso e collaborazione. Se il tuo team utilizza software Microsoft, vale la pena esaminare se stai cercando uno strumento di gestione dei progetti. Indipendentemente dal tuo ruolo nel team, puoi utilizzare il programma per creare lavagne Kanban con file, liste di controllo ed etichette.
#2. Attività di Google
Tutti i tuoi dispositivi sincronizzano automaticamente le attività che svolgi in Google Tasks, così puoi gestirle, registrarle e aggiornarle ovunque ti trovi. Questo software è semplice, facile da usare e personalizzabile. Poiché Google Task si sincronizza con Gmail e Calendar, ha senso che le persone che già utilizzano altri servizi Google lo aggiungano al proprio flusso di lavoro.
Gestione delle attività su Mac
Come in Windows, Apple Task Management ti consente di terminare rapidamente i programmi che si sono bloccati o bloccati. Ma dovresti guardare il Mac Activity Monitor per ulteriori informazioni diagnostiche sulla gestione delle attività. È possibile arrestare i programmi in esecuzione ma che non rispondono, verificare la quantità di memoria e CPU utilizzata da ciascun programma e vedere quanta energia sta utilizzando ciascun programma.
Il Task Manager in Mac OS X è come Activity Monitor in Windows, ma è più piccolo. Per arrivarci, devi solo premere [CMD], [ALT] e [ESC] contemporaneamente. Quando fai clic su questo, si aprirà una finestra in modo da poter vedere cosa è in esecuzione in background. Fare clic sull'app che non funziona e quindi fare clic sul pulsante "Forza uscita". Quanto segue è la migliore app o software per la gestione delle attività su Mac;
#1. Team di Evernote
Con Evernote, puoi conservare e organizzare qualsiasi cosa, da idee e progetti a ricordi ed elenchi di cose da fare in un unico posto. Puoi usarlo per tenere traccia di tutto, dai grandi progetti ai ricordi fugaci, scrivendo note, allegando documenti, scansionando foto, registrando memo vocali e ritagliando dal web. Usa Evernote per assicurarti di non dimenticare i dettagli importanti.
# 2. Chiaro
Realmac Software Impending made Clear, un programma all'avanguardia per tenere traccia delle attività. L'App Store ha molte app per elenchi di cose da fare, ma Clear si distingue per quanto sia facile da usare e quanto sia semplice.
Che cos'è la gestione delle attività e perché è importante?
"Gestione delle attività" significa tenere traccia di tutte le diverse parti delle attività del progetto. Qui dovrai decidere in anticipo come gestire le tue attività in base a eventuali modifiche che potrebbero verificarsi in tempo reale. Alla fine, vorrai portare a termine questi compiti.
Quali sono i tipi di gestione delle attività?
I seguenti sono;
- Modi pratici per gestire i carichi di lavoro.
- Utilizzare i computer per gestire i processi di lavoro.
- Software online per la gestione del tempo.
Quali sono i passaggi della gestione delle attività?
I passaggi seguenti sono;
- Fai un elenco di tutte le cose che il tuo gruppo deve fare.
- Ogni compito deve avere un elenco di date e orari.
- Metti ogni compito in ordine di importanza.
- Assicurati di annotare qualsiasi altra informazione che ritieni importante per le attività.
- Dai ogni risposta a una persona diversa della tua squadra.
- Tieni traccia di quanto lontano è arrivato il tuo gruppo.
Quali sono le tre abilità di gestione delle attività?
I seguenti sono;
- Fare un lavoro investigativo o pensare attentamente.
- Avere la capacità di risolvere i problemi.
- Considera tutti gli aspetti del compito.
- Una conversazione che tutti capiscono.
- Talento per l'assegnazione di responsabilità agli altri.
- Migliore precisione nella definizione degli obiettivi.
Quali sono i 4 tipi di attività?
I seguenti sono;
- Compiti incidentali.
- Compiti coordinati.
- Compiti pianificati.
Con l'approccio Eisenhower, i compiti possono essere urgenti e importanti, non urgenti e importanti, non importanti e urgenti, o né urgenti né importanti. Funzionano bene perché puoi decidere rapidamente se qualcosa deve essere fatto subito, in seguito o per niente.
Quali sono i 4 elementi della gestione delle attività?
Rimanda (ritardo), dai a qualcun altro (delega) e sbarazzati delle 4 D (drop). Se metti ogni attività o progetto in uno di questi secchi, potresti essere in grado di decidere meglio come spendere il tuo tempo e le tue energie.
Conclusione
Qualsiasi azienda che desideri avere un buon flusso di lavoro ha bisogno di una base solida e la gestione delle attività può essere sia il fondamento della gestione dei progetti sia il fulcro della gestione dei processi. Per una gestione efficace delle attività, è necessario tenere traccia e gestire lo stato, la priorità, il tempo, l'allocazione delle risorse umane e finanziarie, la ricorrenza, le dipendenze, le notifiche e così via di un'attività. Tutte queste cose sono le basi della gestione delle attività in generale.
Domande frequenti sulla gestione delle attività
Quali sono le fasi di gestione delle attività?
- Iniziazione.
- Planning.
- Esecuzione.
- Controllo e monitoraggio.
- Chiusura.
Come posso migliorare nel tenere traccia delle mie attività?
- Crea una strategia.
- Fai un elenco di priorità invece di compiti.
- È meglio iniziare presto.
- Dividi qualsiasi grande impresa in porzioni gestibili.
- Pratica il processo decisionale.
- La chiave è assegnare le responsabilità.
- La chiave è mirare in modo appropriato.
- Stabilisci le scadenze.
Come si definisce un progetto di successo?
Un buon lavoro è impegnativo ma gratificante. È naturale pensare che se si suppone che gli alunni siano in grado di finire qualcosa, dovrebbero essere in grado di farlo senza alcuna difficoltà. In un incarico di successo, affrontare le sfide fa parte dell'apprendimento: significano vere interazioni con il centro dell'argomento.
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Riferimenti
