La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è una funzione importante in molte organizzazioni perché buone relazioni con i fornitori possono portare a prezzi migliori, una migliore pianificazione, risposte migliori agli eventi avversi e minori rischi nelle operazioni e nelle catene di approvvigionamento. Mentre alcune best practice di gestione delle relazioni con i fornitori sono semplici da implementare, altre richiedono più impegno e immaginazione. Definiamo la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), il suo software e la sua tecnologia.
Che cos'è la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)?
La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è un processo sistematico e continuo di valutazione dei fornitori di un'organizzazione, sia beni che servizi, per determinare se è possibile apportare modifiche per migliorare le operazioni aziendali.
Comprensione della gestione delle relazioni con i fornitori
L'esatto insieme di compiti coperti da SRM non è universalmente concordato, ma il suo obiettivo è quello di aggiungere valore alla tua organizzazione aiutandoti a prendere decisioni migliori su come interagire con fornitori e potenziali fornitori.
Il compito più ovvio di SRM è valutare i punti di forza e di debolezza dei fornitori. Ad esempio, un fornitore può essere più veloce mentre un altro è meno costoso; questo tipo di valutazione può fornire ai responsabili della catena di approvvigionamento un modo chiaro per determinare quali tipi di ordini devono essere effettuati con ciascuna azienda. Decidere quali beni acquistare da ciascun fornitore e quando aggiungere nuovi fornitori sono entrambi fattori cruciali.
Ci sono vantaggi nel non aggiungere un nuovo fornitore con cui gestire e negoziare, ma se un'altra azienda offre un prodotto o un servizio migliore in una categoria che nessuno dei tuoi attuali fornitori può eguagliare, il lavoro e il coordinamento extra potrebbero valerne la pena. Sapere quando negoziare, con chi e per quale scopo può essere un'arte in sé e per sé in SRM, ancor prima che inizi l'arte della negoziazione.
La gestione dei rapporti con i fornitori implica anche sapere quando e come tagliare i rapporti con un fornitore, sia per incompatibilità (ad esempio, non possono soddisfare nuove esigenze aziendali, o forse hanno iniziato a fare troppi errori) sia perché il rapporto è giunto alla sua fine naturale (ad esempio, la tua azienda ha smesso di vendere il prodotto realizzato con gli input di quel fornitore).
Mentre la maggior parte di queste attività di gestione delle relazioni può essere svolta analiticamente, c'è anche un fattore umano da considerare e gestire. Le relazioni tra le organizzazioni includono quasi sempre anche le relazioni con le persone all'interno di tali organizzazioni.
Obiettivi della gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)
Ogni settore e azienda ha la propria definizione e categorie di ciò che si qualifica come fornitore strategico, ma gli obiettivi principali della gestione delle relazioni con i fornitori sono generalmente gli stessi.
#1. Stabilire relazioni con i fornitori.
Il pane quotidiano di qualsiasi responsabile delle relazioni con i fornitori è questo. Capire quali fornitori sono fondamentali per il successo aziendale e quali no, e quindi gestire in base a quella scorecard, è fondamentale.
Il fornitore di microprocessori di un'azienda, ad esempio, è molto più critico, e quindi strategico, del suo fornitore di vernici. A tal fine, un manager deve stabilire una relazione reciprocamente vantaggiosa affinché entrambe le parti generino valore.
#2. Gestione del rischio
La gestione del rischio dei fornitori costituisce una parte considerevole dell'SRM. Il rischio del fornitore è uno dei problemi più significativi che deve affrontare qualsiasi azienda oggi. I fornitori non possono consegnare in tempo e molte altre variabili devono essere considerate con ciascun fornitore, inclusi problemi di qualità, problemi di conformità, preoccupazioni etiche, ostacoli geografici, disastri naturali e così via.
#3. Semplifica la catena del valore
Un responsabile delle relazioni con i fornitori deve aggiungere valore alla fine della giornata. Il manager deve trovare modi nuovi e creativi per sfruttare le relazioni con i fornitori strategici.
Un buon SRM penserà fuori dagli schemi e cercherà modi per ottimizzare l'intera catena del valore aziendale, non solo l'impatto immediato del fornitore.
Processo di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM).
Tre passaggi principali costituiscono il processo SRM di base.
#1. Segmenta i tuoi fornitori
Il primo passo nel processo è esaminare la tua base di approvvigionamento e creare categorie. Questo avrà un aspetto diverso per ogni azienda, ma puoi segmentare per articolo, quantità, posizione, prezzo e così via.
Quindi devi determinare quali fornitori sono più strategici e importanti per il successo della tua azienda. Questo è un passaggio semplice ma cruciale che viene spesso trascurato. Non esiste un modo semplice per visualizzare i fornitori e sviluppare una strategia su misura per loro senza di essa.
#2. Creare una strategia per i fornitori
Successivamente, sviluppa strategie basate sui tuoi segmenti e fornitori strategici. Non tutti i segmenti e non tutti i fornitori all'interno di un segmento devono essere gestiti allo stesso modo. L'SRM deve elaborare una strategia che avvantaggi entrambe le parti e promuova una relazione reciprocamente vantaggiosa per generare valore.
#3. Eseguire (e monitorare) la strategia
L'SRM deve possedere l'esecuzione della strategia perché qualcuno deve essere ritenuto responsabile per ogni relazione strategica e valore trainante. Non solo, ma devi trovare un modo per tenere traccia delle prestazioni di ciascun fornitore e delle prestazioni di ciascuna strategia che implementi in modo che le modifiche possano essere apportate in tempo reale.
Stabilisci i tuoi KPI e le metriche di successo in modo da poter confrontare e migliorare continuamente le prestazioni. In questa situazione, un dashboard di gestione dei fornitori è particolarmente utile.
Software per la gestione delle relazioni con i fornitori
Per facilitare e migliorare i rapporti commerciali tra le aziende ei loro fornitori, viene utilizzato il software di gestione delle relazioni con i fornitori. Questo tipo di software viene utilizzato per gestire le interazioni, valutare i fornitori in base alle prestazioni e scegliere il miglior fornitore per una varietà di esigenze come il trasporto o i servizi professionali.
I professionisti dell'approvvigionamento ottimizzano gli acquisti stabilendo relazioni commerciali reciprocamente vantaggiose con i fornitori utilizzando soluzioni di gestione delle relazioni con i fornitori.
Il software per la gestione delle relazioni con i fornitori è disponibile come prodotto software autonomo, nonché come modulo o componente delle suite della supply chain. Il software per la gestione delle relazioni con i fornitori deve integrarsi con il software per gli acquisti, la pianificazione della supply chain e la visibilità della supply chain se fornito separatamente.
Miglior software per la gestione delle relazioni con i fornitori
# 1. Pipefy
Oltre a creare e ottimizzare i processi di approvvigionamento e acquisto, Pipefy è una soluzione di automazione dei processi aziendali che può essere utilizzata per la gestione dei fornitori. I contratti e i database dei fornitori sono archiviati centralmente sulla piattaforma.
#2. Procureware
Un sistema di e-procurement chiamato ProcureWare include funzionalità per l'approvvigionamento, la gestione dei contratti e la gestione dei fornitori. Attività di offerte online migliorate, amministrazione dei contratti, gestione dei rischi, reportistica e gestione dei documenti sono tutti resi possibili per le aziende. Sia per le piccole che per le medie imprese, il software offre collaborazione e trasparenza nella gestione dei fornitori.
#3. Valuta
Ivalua offre strumenti di gestione delle relazioni con i fornitori per i flussi di lavoro source-to-pay. Digitalizza tutti i processi di approvvigionamento e consente una maggiore trasparenza delle informazioni e accuratezza dei dati. La gestione delle richieste, la gestione dei dati anagrafici dei fornitori e la gestione degli approvvigionamenti e dei contratti sono solo alcune delle funzionalità di gestione dei fornitori di Ivalua.
#4. AdaptOne
Diversità dei fornitori e piattaforma di gestione AdaptOne è basata su cloud. Consente alle aziende di gestire meglio i rischi dei fornitori e mantenere la conformità. La gestione dei fornitori, la gestione della diversità dei fornitori e la gestione della certificazione sono tutti servizi forniti da AdaptOne. Fornisce inoltre una piattaforma per i fornitori per aggiornare e gestire meglio le proprie informazioni.
#5. SAP Business One
Software di gestione aziendale chiamato SAP Business One. Combina i dati dipartimentali in un'unica piattaforma software, consentendo di gestire le attività di approvvigionamento e acquisto. Sebbene disponga di applicazioni a livello aziendale, fornisce anche funzioni di acquisto come richieste di quotazione, approvazioni e aggiornamenti dell'ordine di acquisto dell'entrata merci.
Tecnologia di gestione delle relazioni con i fornitori
"La tecnologia è uno dei tanti elementi", continua Dsouza, spiegando che "è fondamentale per un'efficace gestione delle relazioni con i fornitori se implementata nei modi giusti, ma non funziona da sola, in una bolla". Strategia e cultura sono ugualmente importanti”.
Per questo le organizzazioni che vogliono garantire la sostenibilità del proprio SRM dovrebbero investire tempo e impegno non solo nella tecnologia ma anche nelle persone e nei processi. "Gli acquirenti devono essere profondamente consapevoli e comprendere i vantaggi di consentire una gestione sostenibile delle relazioni con i fornitori", scrive l'autore. "È fondamentale reperire e procurarsi con saggezza, selezionando i partner giusti che soddisfano gli obiettivi, gli obiettivi ei valori dell'azienda", afferma Dsouza.
"Il prossimo passo è abilitare i meccanismi appropriati per la condivisione delle informazioni, i metodi di lavoro, il finanziamento e l'attuazione dei controlli che possono rafforzare la relazione". Anche il giusto modello operativo che guida la governance, con l'obiettivo di far funzionare la relazione, è fondamentale. Gli stakeholder senior devono essere coinvolti”.
Wabara aggiunge alle osservazioni di Dsouza: "Dobbiamo anche migliorare molto nell'utilizzo dei dati nei nostri processi". Livelli più elevati di analisi dei dati possono fornire a clienti e fornitori una visione più approfondita lungo tutta la catena di fornitura, consentendo al contempo risparmi di efficienza basati sui dati, riducendo l'errore umano e accelerando i processi degli ordini.
Vantaggi della gestione delle relazioni con i fornitori
I seguenti cinque vantaggi chiave sono costantemente acquisiti dai gestori delle relazioni con i fornitori che fanno tutto bene:
#1. Costi ridotti.
Risparmiare denaro con ogni transazione è l'obiettivo principale della maggior parte delle operazioni SRM. Il primo passo nella gestione delle relazioni con i fornitori è scegliere con quali fornitori lavorare e il costo sarà un elemento chiave di differenziazione per molti tipi di forniture e servizi (soggetti a standard minimi in altre aree, come la qualità).
#2. Migliore gestione del rischio.
La gestione del rischio è un obiettivo significativo e spesso trascurato di SRM, come accennato in precedenza. È possibile ridurre la probabilità che si verifichi un evento negativo (facendo cose come la costruzione di licenziamenti) e ridurre il costo di un evento avverso quando si verifica essendo proattivi sulla gestione delle relazioni con i fornitori (essendo pronti con strategie di mitigazione e alternative).
#3. Maggiore reattività dei fornitori.
Le buone relazioni emergono da un'efficace comunicazione bidirezionale. Mantenere i fornitori informati sulle mutevoli esigenze e circostanze della tua azienda li incoraggia a tenerti informato sulle loro. Li incoraggia anche a essere più reattivi alle tue richieste, sia attese che inaspettate.
#4. Maggiore visibilità
Un buon SRM migliora la visibilità della catena del valore e delle operazioni, nonché la comprensione di ciò che accade all'interno e intorno alla tua azienda. Una buona gestione delle relazioni con i fornitori ti fornirà informazioni dettagliate sulle merci in arrivo e sull'avanzamento del servizio.
#5. Utilizza tutte le capacità dei tuoi fornitori.
Spesso è utile sapere cos'altro può fare per te il tuo fornitore man mano che i tuoi rapporti con loro crescono. Forse possono fornire servizi aggiuntivi oltre a quelli per cui li hai contattati; forse hanno esperienza nella logistica o si occupano della burocrazia governativa che può aiutarti; forse ci sono opportunità per collaborare; e così via.
Sfide di gestione delle relazioni con i fornitori
Sebbene SRM sia vantaggioso per un'organizzazione, non è privo di difficoltà. SRM richiede un'attenzione frequente e dedicata a fattori quantitativi e qualitativi, nonché cautela per evitare insidie comuni. Ecco i quattro tipi principali di sfide SRM:
#1. Disallineamento.
Dato il potenziale positivo delle collaborazioni con i fornitori, dell'innovazione e delle relazioni profonde e significative, è facile dimenticare che i tuoi interessi non saranno sempre perfettamente allineati con quelli dei tuoi fornitori.
#2. Gestire in modo improprio la diversità dei fornitori
Nonostante la loro etichetta comune, la diversità dei fornitori è l'obiettivo di due sfide molto diverse: ridurre il rischio della catena di approvvigionamento e aumentare il volume degli acquisti che la tua organizzazione effettua da aziende di proprietà di minoranze.
#3. Non mitigare il rischio e la continuità.
La crescente frequenza delle interruzioni della catena di approvvigionamento negli ultimi anni, nonché il turnover insolitamente elevato delle imprese (ovvero chiusure e acquisizioni più frequenti), hanno reso più difficile la continuità aziendale.
#4. Mancanza di visibilità.
Abbiamo discusso di come la visibilità sia vantaggiosa, ma non si verifica naturalmente. Deve essere sviluppato attraverso un'efficace gestione delle relazioni. Raramente avrai la stessa conoscenza dell'organizzazione di un fornitore come della tua, anche con un'eccellente visibilità.
Quali sono i 4 tipi di rapporti con i fornitori?
Le relazioni con i fornitori sono di cinque tipi:
- Lunghezza delle braccia.
- Collaborazione.
- Giusto in tempo (JIT)
- Alleanza strategica.
- Esternalizzazione/Subappalto.
Quali sono le tre componenti fondamentali della gestione delle relazioni con i fornitori?
La segmentazione dei fornitori, lo sviluppo della strategia dei fornitori e l'esecuzione della strategia dei fornitori sono le tre fasi principali della gestione delle relazioni con i fornitori.
Qual è un esempio di gestione delle relazioni con i fornitori?
Se l'azienda produce automobili, un produttore di pneumatici fornisce pneumatici finiti per tali automobili. Possono anche lavorare con un fornitore di materiali che fornisce l'alluminio per una parte che la casa automobilistica deve forgiare per fabbricare il proprio veicolo.
Come mantenere un buon rapporto con un fornitore?
Come mantenere relazioni positive con i tuoi fornitori:
- Seleziona i fornitori che condividono i tuoi valori.
- Riconosci le esigenze dei tuoi fornitori.
- Fornire un servizio clienti eccellente.
- Mantenere una comunicazione coerente.
- Fornire un feedback tempestivo.
- Mostra lealtà a coloro che hanno fornito un buon servizio.
Qual è l'importanza delle relazioni con i fornitori?
Ottenere più valore per la tua azienda è il principale vantaggio di stabilire relazioni con i fornitori solide e reciprocamente vantaggiose.
Quali sono gli obiettivi della gestione delle relazioni con i fornitori?
SRM mira a migliorare le prestazioni della catena di approvvigionamento migliorando la comunicazione, la collaborazione e il coordinamento con i fornitori.
Conclusione
La gestione delle relazioni con i fornitori è una funzione fondamentale per le aziende che fanno affidamento su beni e servizi materiali per arrivare in tempo, soddisfare standard adeguati ed essere venduti a un prezzo ragionevole. D'altra parte, i grandi gestori delle relazioni con i fornitori cercano opportunità per approfondire le relazioni, mitigare i rischi e persino formare partnership con i fornitori per creare la prossima generazione di beni e servizi innovativi.
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Riferimenti
