Le aziende che si affidano a più fornitori attraverso processi manuali potrebbero avere difficoltà a massimizzare il valore delle relazioni esistenti in un mondo in continua evoluzione. I cambiamenti nel clima aziendale, un'esplosione di dati e il cambiamento delle normative alterano il panorama della gestione dei fornitori. I processi manuali semplicemente non saranno in grado di tenere il passo. Un sistema di gestione dei fornitori può trasformare i processi, rafforzare le relazioni e rendere più fluida la gestione di terze parti. Di seguito, descriviamo il processo del software dei sistemi di gestione dei fornitori, alcuni dei principali vantaggi e le caratteristiche importanti da considerare quando si effettuano le migliori soluzioni possibili per la selezione degli strumenti.
Cosa sono i sistemi di gestione dei fornitori?
I sistemi di gestione dei fornitori sono i processi che assicurano alle organizzazioni di ottenere il massimo dalla spesa dei fornitori.
I fornitori sono fondamentali per il successo di un'azienda perché forniscono i beni ei servizi necessari per soddisfare la domanda dei consumatori. Di conseguenza, è necessaria una gestione adeguata per evitare ritardi nella catena di approvvigionamento.
La gestione dei fornitori implica anche la definizione di strategie e la definizione di politiche e accordi contrattuali per garantire che entrambe le parti comprendano le aspettative e gli obiettivi aziendali. Inoltre, questi standard stabiliscono parametri che indicano le prestazioni di un fornitore e informano le organizzazioni su ciò che possono fare per migliorare l'efficienza del proprio fornitore.
Vantaggi dei sistemi di gestione dei fornitori
Ci sono numerosi vantaggi nell'avere sistemi di gestione dei fornitori ben sviluppati.
- Ridurre i rischi: poiché gli imprenditori devono mantenere e valutare regolarmente l'attività dei fornitori, saranno in grado di rilevare rapidamente qualsiasi comportamento sospetto.
- Ridurre al minimo i costi: implementando un sistema di gestione, i dirigenti possono promuovere relazioni trasparenti e produttive con i propri fornitori. Di conseguenza, è più probabile che i fornitori offrano sconti e risparmi.
- Aumenta l'efficienza: la gestione dei fornitori migliora la comunicazione, il che significa che entrambe le parti hanno una migliore comprensione del business con cui stanno lavorando. Ciò migliorerà il flusso operativo e ridurrà i ritardi nella catena di approvvigionamento.
- Ridurre la volatilità dei prezzi: i fornitori offrono spesso prezzi fissi in cambio di determinati criteri, come termini contrattuali più lunghi. Le aziende possono trarne vantaggio gestendo le relazioni con i fornitori e riducendo al minimo le fluttuazioni imprevedibili dei prezzi.
- Consolidamento della catena di approvvigionamento: un'efficace gestione della catena di approvvigionamento consente alle aziende di ridurre il numero di fornitori con cui lavorano, consentendo loro di semplificare gli ordini di acquisto e il budget.
5 Caratteristiche importanti di un affidabile sistema di gestione dei fornitori
Abbiamo discusso dei vantaggi di buoni sistemi di gestione dei fornitori e di come possono aiutare la tua azienda. Tuttavia, la selezione di un sistema affidabile tra le opzioni disponibili può essere difficile. Per assisterti, abbiamo compilato un elenco delle caratteristiche più importanti dei sistemi di gestione dei fornitori.
# 1. Self-service e onboarding automatizzato
Tutti i fornitori dovrebbero essere integrati senza problemi e automaticamente utilizzando i sistemi di gestione dei fornitori. Standardizzare e visualizzare questo processo non solo aumenta l'efficienza, ma offre anche una migliore esperienza per le terze parti, dando il via alla relazione con il piede giusto.
Anche lavorare con registrazioni complete e accurate dei fornitori è essenziale per prendere decisioni aziendali valide. A seconda del numero di fornitori, la raccolta di queste informazioni può essere un'attività dispendiosa in termini di tempo, complessa e dispendiosa in termini di risorse.
#2. Usabilità e integrazioni native
Il tuo sistema di gestione dei fornitori dovrebbe essere semplice da usare per i tuoi team e non dovrebbe richiedere un alto livello di esperienza per essere impostato. Gli individui non adotteranno il sistema se è troppo difficile da usare.
Se i tuoi team stanno già utilizzando piattaforme specifiche, il giusto sistema di gestione dei fornitori può alleviare l'ansia del cambiamento integrandosi in modo nativo con lo stack tecnologico esistente. Prendi in considerazione soluzioni di gestione dei fornitori che possono essere integrate con piattaforme come Salesforce e NetSuite.
#3. Feed di informazioni sui rischi
Il tuo sistema di gestione dei fornitori dovrebbe aiutarti a identificare e mitigare i rischi intrinseci che derivano dalla collaborazione con un nuovo fornitore. I rischi esistenti nella tua base di fornitori devono essere costantemente monitorati e mitigati quando sorgono problemi. Tuttavia, con i sistemi di gestione dei fornitori, è possibile fare di più per ridurre la quantità di rischio che in primo luogo entra nella tua attività.
#4. Potenti funzionalità di reportistica
Dovresti sempre essere in grado di vedere un'istantanea accurata dello stato del tuo fornitore. Un sistema di gestione dei fornitori fornirà alla tua azienda funzionalità di reporting che ti consentiranno di approfondire la base dei tuoi fornitori per categoria, tipo e persino dimensioni del fornitore.
#5. Strumenti di collaborazione
I sistemi di gestione dei fornitori sono un processo complesso che non dovrebbe essere affidato a una singola unità aziendale. Selezionare un sistema di gestione dei fornitori che si applichi all'intera organizzazione. Dovrebbe consentire ai team legali, di approvvigionamento e di vendita di collaborare in modo efficace, oltre a comunicare facilmente con i fornitori stessi.
Strumenti di gestione dei fornitori
Prima di entrare in ciascuno di questi strumenti, definiamo cosa sono gli strumenti di gestione dei fornitori e cosa possono fare per te e la tua azienda. Gli strumenti di gestione dei fornitori includono una varietà di software che assiste le organizzazioni nella gestione della propria base di fornitori e nell'interazione efficace con loro.
Le funzioni chiave degli strumenti di gestione dei fornitori sono le seguenti:
- Identificazione e registrazione del fornitore
- Gestione delle informazioni di contatto del fornitore, inclusi indirizzi, e-mail e numeri di telefono
- Gli ordini effettuati con ciascun fornitore vengono tracciati.
- Creazione e gestione ordini di acquisto
- Gestione fatture e scontrini merci.
- Consegna di rapporti dettagliati sulle prestazioni dei fornitori.
Ognuna di queste funzioni è fondamentale per la capacità di un'organizzazione di gestire i propri fornitori in modo efficace.
Vantaggi degli strumenti di gestione dei fornitori
L'utilizzo degli strumenti di gestione dei fornitori presenta diversi vantaggi. Ecco alcuni dei principali vantaggi:
#1. Automazione del processo
Al giorno d'oggi, l'automazione è essenziale per il successo. Molti dei processi coinvolti nella gestione dei fornitori possono essere automatizzati con i giusti strumenti di gestione dei fornitori. Risparmierai tempo e denaro.
#2. Efficienza migliorata
Quando un'azienda può gestire efficacemente i propri fornitori, migliora l'efficienza in tutte le aree di approvvigionamento. Gli strumenti di gestione dei fornitori aiutano le organizzazioni a semplificare i loro processi di approvvigionamento, facilitando l'ottenimento dei beni e dei servizi di cui hanno bisogno.
#3. Maggiore visibilità
Con buoni strumenti di gestione dei fornitori, le organizzazioni hanno migliorato la visibilità della loro base di fornitori. Ciò consente loro di rilevare tempestivamente potenziali problemi e intraprendere azioni correttive. Fornisce inoltre alle aziende una migliore comprensione delle capacità dei propri fornitori.
#4. Migliore comunicazione con i fornitori
La comunicazione con i fornitori può essere difficile senza un chiaro strumento di gestione dei fornitori. Le aziende, d'altra parte, possono utilizzare tale strumento per comunicare in modo più efficace con i propri fornitori, ottenendo migliori relazioni con i fornitori e risultati di approvvigionamento migliori.
Processo di gestione dei fornitori
Il processo di gestione dei fornitori in 5 fasi è descritto di seguito:
# 1. Stabilire una serie di obiettivi e obiettivi aziendali.
Prima di iniziare il processo dei sistemi di gestione dei fornitori, è necessario prima identificare l'insieme di obiettivi aziendali e obiettivi per i quali i fornitori sono necessari. Evidenzierà quali servizi di terze parti richiedono ciascun reparto in modo da poter mappare i fornitori pertinenti a ciascuna esigenza senza duplicare sforzi e risorse. Questi obiettivi aiuteranno anche a valutare le prestazioni dei fornitori rispetto agli obiettivi loro comunicati.
#2. Identificazione dei criteri di selezione rilevanti per la selezione dei fornitori
Una volta identificati gli obiettivi ei requisiti che richiedono il coinvolgimento dei fornitori, sarà necessario definire i criteri di selezione per selezionare i fornitori che forniranno il miglior rapporto qualità-prezzo.
Mentre i criteri di selezione variano a seconda del tipo di organizzazione e dei requisiti dei suoi fornitori, le misure standard includono prezzi, qualità del lavoro passato, riconoscimento industriale, reputazione legale e così via.
#3. Scegliere e valutare i fornitori
Il passaggio successivo consiste nel valutare tutti i fornitori rilevanti utilizzando i criteri di selezione identificati. La maggior parte delle aziende giudica i fornitori in base ai prezzi che hanno quotato. Tuttavia, è anche fondamentale considerare gli altri criteri che hai identificato.
Esamina le quotazioni e le proposte fornite da potenziali fornitori per assicurarti di massimizzare le opportunità di risparmio sui costi. Esaminare i termini e le condizioni per vedere in che misura i fornitori intendono soddisfare le esigenze organizzative. Allo stesso tempo, assicurati di aver condotto un'analisi completa e olistica dei punti di forza e di debolezza dei fornitori, nonché una ricerca su come le minacce e le opportunità dell'ambiente esterno possono influire sul tuo impegno con i fornitori.
#4. Contrattare e negoziare con il/i fornitore/i scelto/i
Ora che hai identificato i fornitori appropriati, devi avviare il processo di appalto per portarli finalmente a bordo. Includere tutte le parti interessate nel processo di aggiudicazione per ottenere preziose informazioni su come il contratto può garantire la massima fornitura di valore. In molti casi, il processo di appalto è svolto dal team finance/procurement in collaborazione con i dirigenti delle business unit, mentre i gruppi che lavoreranno quotidianamente con i fornitori non vengono consultati.
#5. Valutazione delle prestazioni dei fornitori
Il processo di gestione dei fornitori non termina una volta selezionati i fornitori. Dopo la selezione e l'onboarding, è necessario valutare regolarmente le loro prestazioni per garantire che soddisfino gli obiettivi e i requisiti stabiliti. Assicurati di aver stabilito KPI per misurare le prestazioni per garantire una valutazione pratica. Ciò rivelerà anche aree di miglioramento per massimizzare le prestazioni dei fornitori. Indica anche quanto sia efficace il nostro processo di gestione dei fornitori e come possiamo migliorarlo.
Il miglior software di gestione dei fornitori
Esistono vari tipi di software di gestione dei fornitori sul mercato e scegliere quello più adatto alla propria organizzazione è fondamentale. Di seguito è riportato un elenco di alcuni dei migliori software o strumenti per sistemi di gestione dei fornitori utilizzati da diverse aziende nel 2023.
# 1. SAP Fieldglass
Il software SAP Fieldglass è il primo in linea, uno strumento completo di gestione dei fornitori con caratteristiche uniche e una forte collaborazione. Richiede un'informatizzazione avanzata. SAP Fieldglass consente alle aziende di gestire la propria rete di fornitori in tutti gli aspetti, inclusa la gestione dei contratti, il monitoraggio delle prestazioni e la conformità. La sua offerta per l'assunzione di nuovi fornitori include il Digital Partner Network, che assiste le aziende nell'assunzione di fornitori con competenze specializzate.
Inoltre, si dice che le funzionalità di integrazione di SAP Fieldglass siano una delle sue caratteristiche distintive più impressionanti. Abilita un framework API aperto, consentendo un flusso di lavoro fluido su varie applicazioni cloud come Oracle, Salesforce, Kronos e Microsoft Dynamics, tra gli altri. Tuttavia, nonostante i suoi numerosi vantaggi, SAP Fieldglass è costoso e non adatto a tutte le aziende.
#2. Guardiano
Questo VMS è appropriato per le grandi aziende che richiedono un accesso diffuso e uno spazio di archiviazione illimitato. Con oltre 200 contratti, il sistema basato su cloud di Gatekeeper offre una gestione senza interruzioni del ciclo di vita dei fornitori. Inoltre, fornisce richieste del fornitore, funzionalità di firma elettronica e funzionalità di automazione dell'onboarding per l'approvazione dei contratti. Questo VMS utilizza un motore di flusso di lavoro Kanban, che consente a un'azienda di semplificare l'immissione dei dati e la gestione degli SLA e allo stesso tempo di creare automaticamente record.
Fornisce inoltre opzioni di personalizzazione per la creazione e la gestione dei flussi di lavoro, eliminando la necessità di processi manuali. Poiché questo VMS è interamente basato su cloud, supporta oltre 220 diverse applicazioni. Tuttavia, il prezzo è un po' alto perché offre funzionalità su misura per le grandi imprese.
#3. Genuinità
Con le sue numerose caratteristiche uniche e prezzi bassi, Genuity è considerato il più adatto per le aziende IT e assiste i professionisti IT nella gestione delle relazioni con i fornitori senza sforzo. Offre strumenti personalizzati e specifici, nonché strumenti informatici con un'interfaccia semplice. Molte piattaforme, tra cui AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite e Azure, sono facilmente integrabili con Genuity. Aiuta anche nella scoperta di nuovi fornitori SaaS e nella gestione efficiente dei fornitori esistenti. Tuttavia, Genuity lo ha limitato alle sole società IT e finanziarie, rendendo difficile per le aziende non IT incorporare questo VMS per la gestione dei fornitori.
#4. Precoro
Molte piccole e grandi imprese traggono vantaggio da Precoro, un software di gestione dei fornitori. Questo VMS è adatto a tutti i settori ed è tra le opzioni software più convenienti sul mercato. Dispone di un portale online per la memorizzazione delle informazioni di contatto dei fornitori, nonché per la generazione di report sulle prestazioni e richieste di acquisto utilizzando strumenti di approvvigionamento speciali come la gestione ideale del budget e il monitoraggio delle richieste di acquisto.
Inoltre, Precoro supporta due tipi di integrazione: file flat e automatica, entrambi supportati su varie piattaforme come Xero, NetSuite, Quickbooks Online e altre. Precoro, nonostante le sue funzionalità, non supporta il pagamento diretto del fornitore e non dispone di una funzionalità di gestione della conformità.
#5. Cflusso
Cflow di Cavintek è l'ultimo SMS di questa lista. È un potente strumento di automazione del flusso di lavoro cloud con funzionalità significative che consentono a un'azienda di semplificare la propria funzione di approvvigionamento e migliorare le prestazioni di approvvigionamento. Alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo di Cflow includono il monitoraggio efficiente dei KPI; l'eliminazione delle ridondanze di processo; migliore gestione della conformità; migliore gestione delle relazioni con i fornitori; funzionalità avanzate di visibilità per la gestione dei processi di approvvigionamento; follow-up automatizzati; approvazioni di fatture; promemoria; e notifiche per ordini di appalto; e la capacità di creare report personalizzati, consentendo a un'azienda di ottenere informazioni più approfondite sulle prestazioni.
Comprendere il significato degli strumenti e delle tecniche dei sistemi di gestione dei fornitori è fondamentale per ogni organizzazione ed è il primo passo per selezionare il miglior SMS per la propria azienda. L'utilizzo del giusto strumento di gestione dei fornitori consente di risparmiare tempo, migliorare l'efficienza organizzativa, aumentare la visibilità, migliorare il processo di approvvigionamento e proteggere un'azienda da potenziali rischi. Infine, un buon software di gestione dei fornitori aumenta la produttività complessiva dell'azienda.
Che cos'è la gestione dei fornitori SAP?
SAP Ariba Supplier Management è un portafoglio di soluzioni end-to-end leader del settore che consente di gestire le informazioni sui fornitori, il ciclo di vita, le prestazioni e i rischi in un'unica sede.
A cosa serve il software SRM?
Il software per la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è una soluzione che aiuta le aziende a semplificare la selezione e l'onboarding dei fornitori, il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni dei fornitori, la gestione dei documenti dei fornitori e altri processi critici relativi ai fornitori.
Quali sono alcune buone pratiche di gestione dei fornitori?
Di seguito sono riportati esempi di buone pratiche per una gestione dei fornitori di successo:
- Sviluppo dei requisiti aziendali
- Realizzazione di un database dei fornitori
- Segmentazione dei fornitori
- Aumentare la conoscenza del team.
- Definire le responsabilità per ciascun membro del team SRM.
- Mettere in atto un sistema di gestione dei fornitori.
Chi è responsabile della gestione dei fornitori?
Responsabile del fornitore – Titolare del processo
Il Supplier Manager ha il compito di garantire che tutti i fornitori forniscano un buon rapporto qualità-prezzo. Garantisce che i contratti con i fornitori supportino le esigenze dell'azienda e che tutti i fornitori rispettino i propri obblighi contrattuali.
Qual è l'importanza della gestione dei fornitori?
È fondamentale per gestire correttamente i fornitori per limitare il rischio finanziario, aziendale e reputazionale. Questo, secondo Gartner, è un processo che "consente alle organizzazioni di controllare i costi, promuovere l'eccellenza del servizio e mitigare i rischi per ottenere maggiore valore dai loro fornitori durante tutto il ciclo di vita dell'accordo".
Che cos'è la gestione della qualità dei fornitori?
La qualità del fornitore si riferisce alla capacità di un fornitore di fornire beni o servizi che soddisfino le esigenze dei clienti. La gestione della qualità dei fornitori è definita come un sistema per gestire la qualità dei fornitori in modo proattivo e collaborativo.
Conclusione
I sistemi di gestione dei fornitori possono essere estremamente vantaggiosi per le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori. L'adozione di questi strumenti può aiutare le organizzazioni a migliorare la propria efficienza, ridurre l'errore umano ed eliminare i processi manuali che fanno sprecare tempo e denaro.
Esistono numerosi strumenti disponibili, ma abbiamo scoperto che SAP Fieldglass è il miglior software di gestione dei fornitori in assoluto grazie alle sue solide funzionalità, alle capacità di automazione avanzate, alle integrazioni, alla facilità d'uso e al riconoscimento del settore. È una soluzione all-in-one in grado di gestire tutte le esigenze di gestione dei fornitori senza interruzioni, con una breve curva di apprendimento e un eccellente supporto lungo il percorso.
Domande frequenti sui sistemi di gestione dei fornitori
Quali sono i tipi di sistemi di gestione dei fornitori?
Tipi di sistemi di gestione dei fornitori
- Approvvigionamento. Aiuta nella gestione dei processi di due diligence nella selezione dei fornitori e nell'acquisto dei servizi.
- Onboarding del fornitore. Supporta la registrazione, la registrazione e la gestione dell'accesso e delle autorizzazioni per i nuovi fornitori all'interno del sistema.
- Gestione del rischio del fornitore.
- Gestione delle relazioni.
Quanto conta il sistema di gestione dei fornitori?
Un buon processo di gestione dei fornitori non solo ti consente di ottenere il massimo dalle tue esigenze aziendali, ma ti offre anche un vantaggio competitivo. Ti consente di risparmiare denaro migliorando la qualità dei tuoi beni e servizi, il che influisce sui tuoi profitti.
A cosa serve il software SRM?
Il software per la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è una soluzione che aiuta le aziende a semplificare la selezione e l'onboarding dei fornitori, il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni dei fornitori, la gestione dei documenti dei fornitori e altri processi critici relativi ai fornitori.
Riferimenti
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