La pianificazione strategica della forza lavoro è uno degli strumenti più potenti che le imprese possono impiegare per raggiungere i propri obiettivi di internazionalizzazione in un mercato sempre più competitivo.
La forza trainante e il legame fondamentale tra la forza lavoro e la gestione dei talenti è la pianificazione. Un solido team di gestione del capitale umano è costruito attorno a un piano completo della forza lavoro.
Mentre molte organizzazioni riconoscono l'importanza di una migliore pianificazione, la maggior parte non dispone degli strumenti e delle capacità per gestire ed eseguire con successo le iniziative strategiche necessarie per creare risultati commerciali significativi.
Cominciamo definendo la pianificazione della forza lavoro e perché è vitale.
Cos'è la pianificazione della forza lavoro?
La pianificazione della forza lavoro è definita dalla Society for Human Resource Management (SHRM) come il processo mediante il quale un'organizzazione analizza la propria forza lavoro e determina le procedure necessarie per soddisfare le richieste di personale attuali e future. Implica anche la determinazione delle strategie più efficaci ed economiche per attrarre e trattenere i talenti.
Qual è l'importanza della pianificazione della forza lavoro?
Quando ti comporti con intenzione, stai costruendo il tuo futuro. L'esperienza dei dipendenti è significativamente influenzata dalla pianificazione agile della forza lavoro. Aiuta inoltre le aziende a formare team coesi che forniscono risultati a lungo termine, migliorano le relazioni con gli investitori e rafforzano le capacità di gestione dei talenti.
La pianificazione della forza lavoro consente alle aziende di:
#1. Raggiungi gli obiettivi finanziari
Finanza e risorse umane sono partner ideali per la pianificazione aziendale. La collaborazione produttiva di questi due team migliora la collaborazione collegando persone, processi e tecnologia.
La finanza e le risorse umane, come qualsiasi collaborazione efficace, dipendono l'una dall'altra, perché la forza lavoro è una fonte primaria di entrate e costi.
Per valutare in che modo la forza lavoro contribuisce all'azienda, il dipartimento finanziario dovrebbe esaminare i dati delle persone. Con questi dati, le risorse umane possono gestire strategicamente le risorse, assumere le persone appropriate al momento giusto, lanciare iniziative di sviluppo dei talenti e stabilire un mix di forza lavoro ideale che corrisponda agli obiettivi finanziari.
#2. Migliora il esperienza dei dipendenti
Le persone sono al centro di una buona pianificazione della forza lavoro. Quando un'azienda pianifica con i suoi dipendenti in prima linea nella sua mente, dà la priorità e si rivolge al loro benessere, migliorando così l'esperienza dei dipendenti.
La pianificazione della forza lavoro può aiutare la tua azienda a ottenere agilità aziendale sfruttando gli sforzi delle persone impegnate e le loro distinte capacità individuali. Ciò inizia con l'avere strategie di forza lavoro flessibili adattate alle loro esperienze e requisiti.
L'analisi della tua forza lavoro ti consente di identificare i modi per aumentare la produttività e la redditività. Ciò garantisce che i tuoi metodi di assunzione siano in linea con le esigenze aziendali e che i tuoi piani di forza lavoro siano in linea con la tua strategia aziendale.
#3. Incoraggiare la collaborazione.
La pianificazione della forza lavoro è un processo collaborativo che promuove la partecipazione dei membri a livello di organizzazione. Comprendere gli effetti di attività specifiche su altre parti dell'organizzazione richiede una serie di approfondimenti interfunzionali che possono essere acquisiti solo attraverso la collaborazione. Inoltre, l'informazione e la collaborazione ampliano le prospettive.
È necessaria una strategia concentrata per ottenere il massimo dal proprio personale. Ma da dove inizi? Ci sono quattro fattori principali da considerare durante lo sviluppo del modello di pianificazione della forza lavoro.
4 Principi di base della pianificazione della forza lavoro
#1. Individui idonei
Alcune aziende si affidano in gran parte all'acquisizione di nuovi membri del team per raggiungere i propri obiettivi. In questi casi, avrebbero bisogno di aumentare la loro forza lavoro per elaborare i loro carichi di lavoro.
I confini globali si sono sciolti nel nuovo ambiente aziendale remoto, rendendo possibile trovare la persona migliore indipendentemente da dove vive. Per individuare le persone migliori per la tua azienda, amplia il tuo piano di acquisizione di talenti oltre la tua area locale.
Si consideri il seguente:
- Una caccia globale al talento
- Fattori che influenzano il fabbisogno di personale
- Produttività incrementata
#2. Competenze adeguate
Conoscere le capacità che la tua organizzazione richiede ai suoi dipendenti è fondamentale per affrontare i problemi futuri e colmare in modo efficiente le lacune di competenze. È fondamentale identificare i livelli di esperienza che supportano le competenze strategiche quando si traduce l'assunzione in strategia e si trasformano i modelli di business in risultati a lungo termine.
Si consideri il seguente:
- Abilità critiche richieste in tutta l'azienda
- Come le competenze influenzano la tua strategia e il tuo modello aziendale
#3. Il posto giusto e il momento giusto
L'espansione continua richiede di mettere le persone giuste nei posti giusti al momento giusto, oltre ad avere i ruoli appropriati per inserirle. Per raggiungere questo obiettivo, il personale deve essere distribuito in modo ottimale in tutta l'organizzazione.
Implica inoltre che le aziende debbano sviluppare obiettivi aziendali chiari al fine di assumere membri del team in grado di assistere l'organizzazione nel raggiungimento degli obiettivi attuali e futuri.
Si consideri il seguente:
- La distribuzione dei talenti e le richieste dell'azienda devono essere sincronizzate.
- Cambiare l'approccio alle assunzioni per adeguarlo agli obiettivi aziendali
#4. Prezzo corretto
Pianifica le spese dirette e indirette che puoi aspettarti di sostenere durante l'assunzione, come i costi degli annunci di lavoro, le ore trascorse per i colloqui con i candidati, lo stipendio dei nuovi dipendenti, i benefici, l'assicurazione e così via.
Comprendere queste spese aiuterà il tuo team a rispettare il budget. Ti assicurerà inoltre di ottimizzare le spese assumendo le persone giuste proprio quando sono necessarie.
Si consideri il seguente:
- Concentrati sulle strategie di riduzione dei costi legate ai talenti.
- Budgeting per i costi di reclutamento diretti e indiretti
- Budget solo per il talento e le competenze richieste dalla tua azienda
Questi concetti dovrebbero fungere da principi guida per la pianificazione strategica della forza lavoro.
Cosa comporta la pianificazione strategica della forza lavoro?
La pianificazione strategica della forza lavoro viene prodotta all'interno della tua azienda stabilendo un processo che anticipa le esigenze occupazionali attuali e future. Ciò assicurerà che la tua azienda disponga delle risorse necessarie per raggiungere i suoi obiettivi aziendali.
Sarai in grado di progettare un piano strategico della forza lavoro che soddisfi gli obiettivi a lungo termine previsti e preservi la redditività a lungo termine della tua azienda utilizzando l'analisi aziendale, la finanza e l'input dai dati del team di approvvigionamento e delle risorse umane.
La pianificazione strategica della forza lavoro ti aiuterà a sviluppare un'organizzazione con livelli di occupazione stabili in tutti i dipartimenti, le competenze necessarie nelle giuste posizioni e un ritorno sull'investimento (ROI) più elevato.
Domande e azioni sulla pianificazione strategica della forza lavoro
Di conseguenza, la pianificazione strategica della forza lavoro solleva i seguenti problemi:
- Quale nuovo lavoro è necessario per il successo futuro e come cambierà il nostro lavoro attuale?
- Quali competenze sono necessarie per realizzare la strategia aziendale?
- Quali risorse interne abbiamo?
- Come si presenta il mercato del lavoro esterno?
- Cos'è l'abisso?
- Come riempiamo gli spazi vuoti?
- Dove esistono i rischi critici?
- Come valuteremo l'efficacia del piano?
Allo stesso modo, le azioni risultanti dalla pianificazione strategica della forza lavoro includeranno:
- Acquisto di nuovi talenti o sviluppo di pipeline interne di talenti e percorsi di apprendimento
- Creare strade per consentire alle persone di riqualificarsi e ridistribuirsi in aree in cui la domanda sta diminuendo
- Fidelizzazione e coinvolgimento migliorati.
Quando queste circostanze sono soddisfatte, la tua forza lavoro sarà in una posizione migliore per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali a lungo termine.
Data l'importanza della pianificazione strategica della forza lavoro per la salute a lungo termine di un'organizzazione, esaminiamo le misure che è possibile adottare per stabilire il processo di pianificazione della forza lavoro.
Fasi strategiche di pianificazione della forza lavoro: un modello fai-da-te
In questa sezione, esamineremo un modello di pianificazione della forza lavoro e le numerose fasi coinvolte.
La pianificazione della forza lavoro ruota attorno a tre fasi principali. Il primo passo è fare uno studio sulla forza lavoro. Il secondo è una proiezione del futuro. Il terzo componente è un'analisi futura della forza lavoro. Esaminiamoli uno per uno.
#1. Un esame dell'attuale composizione della forza lavoro
La pianificazione della forza lavoro inizia con l'attuale base di dipendenti. Fornisce una risposta alla domanda su quali persone e capacità ha attualmente un'organizzazione.
Quando si valuta la composizione della forza lavoro esistente, ci sono due aspetti da considerare. Queste sono la qualità della forza lavoro e la quantità della forza lavoro.
1. La qualità della forza lavoro
La qualità della forza lavoro è determinata sia dalle prestazioni attuali che dal potenziale futuro. Abbiamo tutti sentito i termini "ad alto rendimento" e "alto potenziale". Si tratta di persone che o fanno molto bene oggi o si prevede che si esibiranno eccezionalmente bene nel (prossimo) futuro.
La valutazione della qualità della forza lavoro crea il quadro per una gestione efficace dei talenti. L'obiettivo della gestione dei talenti è massimizzare il pieno potenziale dei dipendenti. Le aziende dedicano tempo e denaro per consentire ai propri dipendenti di ottenere buoni risultati.
La qualità della forza lavoro viene analizzata nella prima fase dell'analisi dell'attuale formazione della forza lavoro. I dipendenti vengono valutati in base alle loro prestazioni attuali e al loro potenziale futuro.
La struttura della griglia a 9 riquadri ne è un bell'esempio. Aiuta nella mappatura della forza lavoro. Questa mappa è utile poiché consente alle risorse umane di gestire il personale in modo più efficace.
Parte della responsabilità del pianificatore strategico della forza lavoro è prevedere il futuro, il che implica tenere conto delle tendenze del mercato e delle competenze in crescita. Se un'azienda desidera migliorare le proprie capacità di apprendimento automatico, ad esempio, le prestazioni e il potenziale attuali potrebbero non corrispondere alle prestazioni e al potenziale futuri. È molto più difficile mappare il potenziale dei dipendenti rispetto a un percorso divergente.
Persone diverse richiedono politiche di gestione dei talenti diverse.
- Il coaching e la formazione sono necessari per un alto potenziale.
- I manager ad alto potenziale richiedono una formazione manageriale.
- I grandi risultati con scarso potenziale non dovrebbero ricevere aumenti o promozioni perché non possono crescere molto ulteriormente. Ciò si tradurrebbe in un'organizzazione pesante. Inoltre, se i lavoratori smettono di lavorare in modo efficace, sono poco motivati ad andarsene perché sono ben pagati. Questi tipi di problemi sono comuni nel settore bancario.
- I lavoratori a basso potenziale non dovrebbero ricevere aumenti o promozioni. Queste sono le persone che dovresti lasciar andare perché saranno più felici in un lavoro diverso.
Sulla base di questa semplice mappa della qualità della griglia a 9 riquadri, potremmo scrivere un libro su varie tattiche di gestione dei talenti. L'obiettivo di questo esempio è dimostrare l'efficacia di un esercizio di pianificazione della forza lavoro di base nella strutturazione di un processo complicato come la gestione dei talenti.
2. Dimensione della forza lavoro
La fase successiva consiste nel valutare le dimensioni della forza lavoro utilizzando una matrice del flusso del personale. Questa matrice tiene conto delle nuove assunzioni, del tasso di abbandono del personale e delle promozioni interne.
Questa matrice suddivide il personale in quattro categorie:
- top management
- quadri intermedi
- il personale di produzione
- personale di supporto.
La matrice rappresenta il numero di dipendenti in ciascuna categoria al 1° gennaio 2018. Ad esempio, l'alta dirigenza (categoria A) ha 45 dipendenti. 28 di loro sono rimasti fino al 1° gennaio 2019, 15 sono partiti e due sono stati relegati a quadri.
Questo modello descrive i fattori di rischio dell'organizzazione. In questo caso, il turnover del top management è allarmante. Rappresenta inoltre la mobilità interna ed esterna, nonché una panoramica degli sviluppi più significativi nell'organizzazione.
Questo modello è abbastanza semplice. È possibile aggiungere ulteriori informazioni (come il numero totale di sostituzioni interne), le categorie possono essere spostate in diversi reparti e i dati possono essere filtrati in base a individui con determinati tratti o competenze. Se si confronta questo riepilogo per entrambi i sessi, si otterrebbe un'eccellente panoramica in termini di diversità nella mobilità interna.
I dati possono anche essere filtrati in base al tipo di funzione. Non tutti i dipendenti dell'azienda sono mission-critical. Avrebbe senso, ad esempio, concentrarsi su funzioni importanti. Questo è il 20% dell'organizzazione che è responsabile dell'80% dei suoi risultati.!
#2. Prevedi il futuro: utilizza l'analisi degli scenari per creare potenziali futuri.
È utile sapere dove ti trovi in questo momento. Per essere preparati per il futuro, devi prima capire cosa potrebbe accadere.
Il futuro è impossibile da prevedere, tuttavia, si possono creare scenari di probabili esiti futuri. Questi potrebbero aiutarti a creare piani d'azione in anticipo.
#3. Un esame della futura formazione della forza lavoro
La fase finale consiste nell'esaminare la futura composizione della forza lavoro. C'è una distinzione tra le formazioni attese e previste.
1. Formazione futura attesa
La formazione prevista è la formazione in 3-5 anni se l'azienda continua a fare quello che sta facendo ora. La matrice dei flussi di personale che abbiamo presentato in precedenza è utile in questo caso poiché ci consente di estrapolare queste statistiche su un periodo di tempo più lungo.
La questione è se la futura formazione attesa corrisponda alla formazione desiderata.
2. Formazione futura desiderata
L'industria dei trasporti ne è un esempio. Secondo una recente valutazione dell'International Transport Forum, la domanda di autisti negli Stati Uniti e in Europa diminuirà del 50-70% entro il 2030.
In un recente colloquio con un amico che lavora in una società di consulenza tecnologica ferroviaria, ha affermato che i treni possono guidare da soli e che la funzione dell'operatore ferroviario è stata ridotta a qualcuno che deve essere presente in caso di emergenza. Entro due o tre anni, l'operatore non sarà più necessario.
Questi tipi di cambiamenti sono difficili per la forza lavoro. La formazione prevista indica che la forza lavoro dell'operatore ferroviario rimarrà significativa per 2-3 anni. Tuttavia, in quel momento, il loro lavoro sarà stato automatizzato, quindi la tua formazione prevista sarebbe sostanzialmente diversa.
Conoscere questa lacuna ti aiuterà a colmarla. Ci vorrà molto tempo per eliminare questi posti di lavoro, in particolare nei paesi sindacalizzati. Una pianificazione intelligente della forza lavoro ti aiuterà a prevedere queste sfide e ad adottare le misure necessarie al momento opportuno.
Quali sono i vantaggi della pianificazione strategica della forza lavoro?
Una volta implementato un piano strategico della forza lavoro e identificato in modo efficace tutti i lavoratori presenti e richiesti, sarai in grado di assumere le persone migliori nel tuo campo ed essere sempre un passo avanti rispetto alla concorrenza.
Lo sviluppo e l'implementazione di un piano strategico della forza lavoro può offrire numerosi vantaggi alla tua azienda. Alcuni dei più importanti sono riportati di seguito:
- Affrontare le attuali lacune della forza lavoro – Analizzare le competenze dei tuoi attuali dipendenti potrebbe fornire informazioni sulle lacune di competenze o risorse che la tua azienda ha attualmente. Sarai in grado di determinare i divari tra le competenze dei tuoi lavoratori esistenti e ciò di cui avrai bisogno in futuro per raggiungere i tuoi obiettivi attraverso questa revisione. Utilizzando questi dati, puoi assicurarti di assumere i migliori dipendenti con le capacità necessarie per il successo della tua azienda.
- Miglioramento degli indicatori chiave di prestazione (KPI) – Il business consiste nello sviluppo e nel miglioramento costanti di questi indicatori chiave di prestazione (KPI). Puoi utilizzare i dati della tua strategia strategica della forza lavoro per far progredire la tua azienda e garantire che gli indicatori di performance siano sempre migliorati e che vengano raggiunti nuovi obiettivi.
- Preparati per l'imprevisto – Sviluppando un piano strategico che tenga conto delle esigenze aziendali presenti e future, la tua organizzazione eviterà problemi potenziali e imprevisti lungo il percorso. Prepararsi a queste sfide farà risparmiare alla tua azienda molto tempo e denaro a lungo termine.
In che modo la pianificazione della forza lavoro influisce sulle procedure delle risorse umane
#1. Sviluppo e selezione del personale
La pianificazione della forza lavoro delinea la strategia di reclutamento e sviluppo del personale della tua azienda.
Con una conoscenza approfondita della tua forza lavoro attuale e degli obiettivi futuri, puoi profilare le competenze, l'esperienza e le conoscenze necessarie per soddisfare le tue esigenze e costruire processi di assunzione e formazione adeguati.
Le aziende combattono sempre per lo stesso talento di alto livello. Con un'adeguata pianificazione della forza lavoro, puoi identificare meglio i potenziali migliori dipendenti per la tua azienda e sviluppare tattiche di acquisizione di talenti per attirarli.
Inoltre, la ricerca sulla pianificazione della forza lavoro può aiutare le imprese a sviluppare una formazione adeguata e lo sviluppo del personale per colmare le lacune di talento, identificando al contempo le persone in grado di eccellere con un adeguato sviluppo professionale in atto.
#2. Pianificazione della transizione
Questo ci porta alla pianificazione della successione e alla garanzia di mantenere una leadership di successo in tutta l'organizzazione.
Le aziende possono iniziare a valutare i dipendenti esistenti per la promozione o mirare ad assunzioni esterne con il giusto equilibrio tra talento ed esperienza, riconoscendo le posizioni di leadership attualmente aperte o che saranno disponibili a breve.
La pianificazione della forza lavoro, in combinazione con la pianificazione della successione, garantisce una transizione graduale per ruoli importanti nella tua organizzazione, consentendoti di fornire un servizio o un prodotto ininterrotto e senza soluzione di continuità ai tuoi consumatori.
#3. Gestione delle prestazioni
Gestire le prestazioni dei dipendenti per aumentare la produttività e l'efficienza è un effetto cruciale della pianificazione della forza lavoro.
Puoi comprendere e costruire metodi di pianificazione della forza lavoro per ottenere il massimo dal tuo personale al fine di aumentare la produttività e ricevere un maggiore ritorno sull'investimento dalla tua spesa per il personale.
Conclusione
Lo scopo della pianificazione della forza lavoro è di avere le persone appropriate nei posti di lavoro appropriati al momento opportuno. Ciò si ottiene attraverso la comprensione delle attuali capacità della forza lavoro, la pianificazione di scenari futuri, l'identificazione della forza lavoro desiderata e l'adozione di sforzi per allineare la forza lavoro futura con la forza lavoro desiderata.
La pianificazione della forza lavoro non è qualcosa che puoi realizzare nel tuo ufficio in un pomeriggio piovoso. È un compito difficile che richiede un'accurata raccolta e pianificazione dei dati. Tuttavia, se eseguita correttamente, la pianificazione della forza lavoro è uno strumento eccezionale e di grande valore che può aiutare la tua azienda a sviluppare un vantaggio competitivo.
Il futuro è sconosciuto. Di conseguenza, la pianificazione strategica della forza lavoro nella pratica è molto iterativa. Ancora più importante, una volta avviate le conversazioni sulla pianificazione strategica della forza lavoro, la prospettiva organizzativa cambierà.
Queste discussioni preparano il terreno affinché i manager riflettano attentamente e metodicamente sulla forza lavoro e su ciò che serve per portare avanti l'organizzazione.
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Riferimenti
