Si dice spesso che adottare misure preventive in anticipo sia sempre preferibile a misure curative. Questo è applicabile a tutti gli aspetti della vita! Anche quando si tratta di analizzare le possibilità durante il ciclo di vita di un progetto. Che si tratti di costi, piani o procedure, i progetti devono affrontare sfide durante l'esecuzione. In realtà, almeno un progetto IT su sei diventa un "cigno nero" a causa di un superamento dei costi del 200% o del 70% di pianificazione! Si tratta di minacce negative che sorgono all'improvviso e causano problemi. E, se non gestito correttamente, potrebbe compromettere le prestazioni complessive di un progetto! Quindi, come possono essere identificate, gestite e affrontate minacce così impreviste? Bene, mettere in atto un piano di gestione del rischio appropriato, combinato con gli strumenti giusti (ad esempio Bit.ai o Google Docs, ad esempio) potrebbe aiutare!
Oggi, oltre il 27% delle aziende include pratiche di gestione del rischio nei propri piani di project management. Questo perché una gestione del rischio ben pianificata in atto può ridurre i problemi del progetto dell'80%–90%!
Di conseguenza, un buon piano di gestione del rischio può aiutarti a evitare rischi imprevisti. Ciò è fondamentalmente realizzabile considerando tutti i potenziali scenari che possono sorgere nel corso dell'esecuzione di un progetto.
In pochi semplici passaggi imparerai come costruire un piano di gestione del rischio ben congegnato per tutti i tuoi progetti. Hai solo bisogno di resistere ancora un po'.
Che cos'è esattamente un piano di gestione del rischio?
Un piano di gestione del rischio è un documento ben definito che spiega come gestire rischi particolari e quali misure di gestione devono essere adottate per ridurre al minimo o eliminare le minacce alle attività e ai risultati del progetto.
Il piano di gestione del rischio istruisce letteralmente i team sui passaggi che devono intraprendere per identificare, valutare e rispondere a tutti i rischi presenti nel progetto.
Nota: la definizione del piano di gestione del rischio di cui sopra è applicabile a un'ampia gamma di programmi, comprese le iniziative IT e aziendali!
Questo piano fa parte di un più ampio processo di gestione del rischio che si svolge lungo il ciclo di vita di un progetto. Inoltre, il meccanismo di gestione del rischio riunisce tutti i poteri che motivano il team di gestione del progetto ad agire per mitigare i rischi.
I rischi possono essere gestiti/gestiti in quattro modi:
Sappiamo tutti che i rischi sono imprevedibili quando si tratta di pianificazione dei progetti. Tuttavia, alcune delle minacce che hai pianificato di evitare si verificano, ed è allora che devi affrontarle.
Quindi, ci sono una varietà di modi per affrontare i rischi. Tuttavia, la risposta selezionata dovrebbe essere determinata dalla probabilità che si verifichi il rischio e dalla gravità degli effetti del rischio sul progetto.
Evita: quando si tratta di rischi, la migliore linea d'azione è, il più delle volte, evitarli! Difficilmente avrà alcun effetto sul tuo progetto se puoi facilmente impedirlo.
Mitigazione: se non puoi eliminare il rischio, puoi almeno proteggerlo per ridurre l'impatto. Ciò comporta l'adozione di misure consapevoli per garantire che l'impatto arrechi il minor danno al tuo progetto.
Trasferimento: il trasferimento di un rischio a una terza parte è un altro modo eccellente per affrontarlo. E l'acquisto di un'assicurazione è uno dei modi più semplici e popolari per farlo.
Accetta: se nient'altro funziona, dovrai accettarlo. Accettare i rischi ti permette di lavorare per evitarli in anticipo.
Tuttavia, quando si presenta un rischio, spesso è troppo tardi per intervenire! Questo è il motivo per cui è necessario un piano di gestione del rischio ben congegnato fin dall'inizio.
Passaggi per creare un piano di gestione del rischio da zero!
Ogni nuovo progetto porta con sé una nuova serie di rischi. Se la tua azienda non è in grado di eliminare completamente le minacce, dovrebbe essere in grado di mitigarle e prevederle con l'aiuto di un piano di gestione del rischio.
Tuttavia, dovrai semplificare la strategia di gestione del rischio del team e renderlo più flessibile e agile quando si affrontano incidenti negativi seguendo queste misure.
# 1. Fai il primo passo. Determina il rischio
La previsione di potenziali insidie del progetto non deve sembrare un vicolo cieco per un'azienda. L'identificazione dei rischi, d'altra parte, è un'esperienza di apprendimento di cui l'intero team trarrà vantaggio e a cui parteciperà.
Nella gestione del rischio, puoi attingere rapidamente alle competenze e alle conoscenze combinate dell'intero team. Richiedi che i membri del team riconoscano tutte le minacce di cui sono a conoscenza o che hanno incontrato in precedenza. Questa mossa promuove la connettività e l'apprendimento interfunzionale.
#2. Esamina il rischio
È tempo di scavare un po' più a fondo una volta che tu e il tuo team avete identificato potenziali problemi.
Ora dovrai porre le seguenti domande per analizzare efficacemente il rischio;
Con quale frequenza si verificano questi pericoli?
E, se lo fanno, quali saranno le ramificazioni?
Il tuo team valuterà le conseguenze e la probabilità di ciascun rischio in questo passaggio per determinare dove concentrarsi per primo.
L'analisi del rischio considera aspetti come la potenziale perdita finanziaria dell'organizzazione, il tempo perso e l'entità degli effetti.
Alla fine, scoprirai eventuali problemi comuni in un progetto. Questo ti aiuterà a mettere a punto il piano di gestione del rischio per potenziali progetti mettendo ogni rischio sotto il microscopio.
#3. Dai la priorità al rischio
Ora è il momento di dare la priorità ai rischi dopo averli analizzati in modo approfondito. Considera la probabilità che si verifichi ogni rischio e il suo potenziale impatto sul progetto quando li classifica.
Questo passaggio offre una visione a volo d'uccello del progetto e identifica dove il team dovrebbe concentrare i propri sforzi. Ma soprattutto, li aiuterà a identificare soluzioni fattibili per ogni rischio a cui è stata assegnata la priorità.
Di conseguenza, il progetto eviterà ritardi e interruzioni durante la fase di trattamento.
#4. Tratta i rischi
Ciò comporta l'impostazione del piano di trattamento una volta stabiliti i rischi. Inizia con il rischio con la priorità più alta e valuta la capacità del team di mitigare o risolvere il rischio in modo che non rappresenti più una minaccia per il progetto.
Tuttavia, gestire e gestire efficacemente il rischio spesso implica fare il miglior uso delle risorse del team mantenendo il progetto in carreggiata. Con il passare del tempo e accumulando un archivio più ampio dei tuoi progetti precedenti, inclusi i registri dei rischi, sarai in grado di anticipare i rischi futuri in modo più proattivo piuttosto che reattivo.
#5. Tieni d'occhio il rischio.
Con il progredire del progetto, il piano di gestione del rischio tiene traccia di tutti i pericoli che possono sorgere lungo il percorso. E poiché viene riportato l'intero risultato del piano, tenere traccia di quegli obiettivi in movimento diventa fondamentale! È importante esaminare regolarmente questo documento.
I vantaggi della creazione di un piano di gestione del rischio
I piani di gestione del rischio presentano una serie di vantaggi che rendono il documento utile per qualsiasi azienda. E per la maggior parte, dall'assistenza alle aziende nell'identificazione di possibili minacce alla loro gestione, ti abbiamo coperto.
Le aziende si prepareranno a queste minacce e le affronteranno man mano che si verificano, se ne sono consapevoli.
# 1. Migliora i risultati
Le tue possibilità di portare a termine con successo un progetto aumentano quando definisci un piano di gestione del rischio per la tua azienda. Riduce al minimo e riduce i rischi negativi, consentendo di completare i progetti in tempo.
Questo aiuta anche il team a rimanere entro il budget e raggiungere i suoi obiettivi.
#2. Ti aiuta a essere proattivo piuttosto che reattivo.
Invece di combattere continuamente gli incendi, avere un piano di gestione del rischio trasparente consente di essere proattivi e agire per ridurre al minimo i possibili problemi prima che si verifichino.
A lungo termine, il tuo team prenderà il rischio identificato e lo trasformerà in piani attuabili che ridurranno al minimo la probabilità che si verifichi.
#3. Ti aiuta a valutare l'intero progetto
Puoi misurare l'efficacia delle tue attività gestendo l'esposizione al rischio e sfruttando le opportunità che si basano sui punti di forza della tua organizzazione con l'aiuto di un piano di gestione del rischio. In altre parole, ti assiste nella valutazione dello stato di avanzamento del tuo progetto attuale e nello sviluppo delle migliori pratiche per il futuro.
Come creare un piano di gestione del rischio con esempi
Sei pronto per iniziare a scrivere il tuo piano di gestione del rischio? Bene, ci sono tonnellate di strumenti per piani di gestione del rischio là fuori che sono in grado di aiutarti nel minor tempo possibile.
Esamineremo solo un esempio dei numerosi strumenti del piano di gestione del rischio a tua disposizione, il più popolare dei quali è Bit.ai
Bit.ai è una piattaforma di condivisione di documenti online new age che ti consente di creare incredibili documenti per piani di gestione del rischio, piani di gestione dei progetti, piani di prodotto e altri documenti aziendali in pochi minuti. Bit è un ottimo esempio di strumento ideale per il piano di gestione del rischio per i team che desiderano rendere il loro processo di pianificazione più coinvolgente e collaborativo.
Inoltre, Bit fornisce una posizione centrale in cui i lavoratori possono collaborare ed eseguire attività allo stesso tempo, oltre a condividere competenze. Ha anche una libreria di contenuti in cui puoi salvare e accedere facilmente a tutte le tue foto, file e contenuti digitali, rendendo il tuo flusso di lavoro più fluido che mai!
Crea semplicemente uno spazio di lavoro, invita i membri del tuo team e inizia a produrre rapidamente documenti sul posto di lavoro come piani di prodotto! Puoi anche condividere questi documenti con clienti esterni, collaboratori, organizzazioni e altri per ottenere un feedback accurato su come hanno lavorato con loro!
Altri strumenti in grado di svolgere le stesse funzioni sotto una luce diversa includono Google Docs, WPS, Microsoft Word online e così via.
Tuttavia, nel caso in cui tu abbia bisogno di un campione di come dovrebbe essere un piano di gestione del rischio, eccone uno;
Troverai maggiori dettagli su questo esempio nel nostro post sulle strategie di gestione del rischio.
Quali sono i 5 passaggi per un piano di gestione del rischio?
Ci sono 5 passaggi per un approccio di gestione del rischio di successo.
- Identificare il rischio.
- Valuta il rischio.
- Metti il rischio al primo posto.
- Gestisci il rischio.
- Osserva il rischio.
Quali sono i principali contenuti del piano di gestione del rischio?
Un buon piano di gestione del rischio consiste in genere di cinque componenti. Consistono in definizioni, ipotesi e una struttura che descrive la suddivisione del rischio, l'impatto, il costo e la tempistica.
Qual è un esempio di piano di gestione?
Un piano di gestione può specificare, ad esempio, quanti venditori sarebbero necessari e quanto costerà ottenere un aumento del 25% delle vendite. Dare priorità agli obiettivi e ai compiti implica classificare gli obiettivi in base al loro valore relativo.
Qual è lo scopo dell'utilizzo di un piano di gestione del rischio?
L'obiettivo di un piano di gestione del rischio è quello di assistervi nell'identificazione, valutazione e pianificazione di potenziali rischi di gestione del progetto.
ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ !
Questi strumenti sono soggetti alla tua scelta di decisione e verifica. Non siamo sponsorizzati da nessuna delle piattaforme e le informazioni fornite qui sono al meglio delle nostre conoscenze.
Considerazioni finali
In tutti i tipi di progetti, i rischi sono inevitabili. Ridurrai al minimo gli errori in modo più efficace se disponi di un piano di gestione del rischio chiaramente definito che ti guidi attraverso il processo.
Nel frattempo, è importante ricordare che un piano di gestione del rischio è un documento vivo che deve essere aggiornato man mano che le circostanze cambiano. Questo è il motivo per cui gli strumenti di condivisione dei documenti come Bit sono ideali per la creazione di tali documenti perché consentono di modificare qualsiasi documento in tempo reale e apportare le modifiche necessarie, nonché di utilizzarli come guide prima di iniziare un progetto.
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