Le pratiche sanitarie sono state modificate in vari modi a seguito delle attuali politiche governative che interessano il settore sanitario. Alcuni pagatori di terze parti dell'assicurazione sanitaria hanno negoziato contratti a pagamento con i fornitori, con conseguente riduzione del rimborso. Anche l'HIPAA, o Healthcare Insurance Portability and Accountability Act, ha avuto un impatto inasprendo gli standard di archiviazione dei dati relativi alle richieste di risarcimento. Inoltre, mentre il sistema sanitario passa da un modello di rimborso a pagamento a un modello di rimborso basato sul valore, le pratiche e gli operatori sanitari hanno dovuto cambiare il modo in cui fatturano le cure fornite. A causa di questi sviluppi normativi, stabilire un ciclo di reddito sostenibile è più critico che mai.
Che cos'è un ciclo delle entrate?
Tutti i processi amministrativi e clinici che contribuiscono all'acquisizione, alla gestione e alla riscossione dei ricavi dei servizi ai pazienti sono indicati come ciclo dei ricavi. throughput it simply, questa è la vita completa di un account paziente, dalla creazione al pagamento.
Un sano ciclo di entrate dovrebbe aderire alle migliori pratiche di fatturazione e riscossione per garantire che le fatture siano emesse in conformità con gli standard del pagatore e che tutti i servizi forniti siano fatturati. L'ultima cosa di cui ha bisogno un'istituzione sanitaria è fornire servizi senza essere compensati.
Come funziona il ciclo delle entrate in vari settori?
#1. Nel settore manifatturiero
Il reparto logistico organizza il trasporto e spedisce le merci a un consumatore, che quindi riceve le merci e paga. Mantiene i prodotti pronti per la spedizione prima di iniziare la fatturazione, preparare una fattura e inviarla a un cliente. Inizia quando un'azienda riceve un ordine da un cliente e il dipartimento competente elabora l'ordine. Quando un'organizzazione ottiene denaro e registra la transazione nel sistema, il processo è completo.
#2. Lavoro nel settore dei servizi
Questo ciclo è più breve di quello del settore manifatturiero. Inizia quando ricevono ordini di servizio, quando l'organizzazione stipula un accordo con il cliente, quando il dipartimento competente esegue il servizio e quando l'organizzazione riceve denaro da un cliente. Potrebbe essere la situazione del servizio continuo nel settore dei servizi, nel qual caso il processo funzionerà in conformità con l'accordo del cliente.
#3. Nel Settore Sanitario
Rispetto ad altre attività, il ciclo dei ricavi del settore sanitario è il più intricato. Il processo in questo mercato inizia quando i pazienti si registrano presso gli ospedali che forniscono cure a un consumatore. Nella maggior parte dei casi, le compagnie di assicurazione sanitaria sono coinvolte a causa dei notevoli costi delle cure mediche. Potrebbero dover recuperare denaro da una compagnia di assicurazioni, che può essere il pagamento completo o una parte del conto dal paziente.
Processo del ciclo delle entrate
- Ricevi l'ordine di un cliente
- Elaborazione dell'ordine preparando i prodotti per la consegna
- Fatturazione e preparazione fatture
- Consegna al cliente di prodotti e fatture
- Un cliente ha ricevuto una consegna.
- I crediti devono essere segnalati.
- Il cliente paga
L'importanza del ciclo delle entrate
Il ciclo delle entrate viene mantenuto e utilizzato per monitorare il flusso di cassa dell'azienda analizzando le sue operazioni di profitto. Aiuta la direzione a decidere sui cambiamenti fattibili confrontando il ciclo dell'organizzazione con qualsiasi ciclo disponibile dei concorrenti. Controlla semplicemente i dipendenti coinvolti nel processo per ridurre gli errori. L'azienda può anche fornire un servizio clienti rapido ed efficace automatizzando la procedura ripetitiva.
La gestione del ciclo dei ricavi riduce la durata del credito per ottenere pagamenti dai clienti e riduce i casi o la probabilità di crediti inesigibili. È fondamentale per la corretta fatturazione e ricezione di un istituto sanitario offrendo strutture per il monitoraggio della registrazione dei pazienti, l'amministrazione dei dati personali e delle informazioni relative all'assicurazione, la pianificazione degli appuntamenti e della fatturazione e la ricezione delle fatture. Prima di implementare correttamente il ciclo, l'azienda dovrebbe valutare i suoi costi fissi e l'efficacia in termini di costi, nonché se sarebbe più vantaggioso utilizzare questo sistema.
Vantaggi della gestione del ciclo dei ricavi sanitari
Una gestione efficace del ciclo dei ricavi assicura che questi processi siano completati in modo completo e preciso, consentendo ai fornitori di prevenire ritardi o perdite di ricavi. Sebbene lo scopo principale di RCM sia aumentare le entrate del fornitore, offre anche ulteriori vantaggi. Questi vantaggi avvantaggiano sia i fornitori che i pazienti, aumentando il valore dei processi di gestione del ciclo delle entrate.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi della gestione del ciclo delle entrate.
#1. Rilevamento e correzione dell'errore di codifica
Molti fornitori possono rilevare più rapidamente dove si verificano errori nel processo di fatturazione medica utilizzando RCM. Ciò riduce la probabilità di rifiuti futuri poiché oltre il 90% dei rifiuti di richiesta è dovuto a errori tecnici facilmente evitabili, come informazioni mancanti nella cartella del paziente o codifica errata.
Quando questi problemi di fatturazione medica vengono evitati e le richieste vengono liquidate al primo tentativo, i fornitori ricevono i pagamenti rapidamente. Risparmiano anche denaro non dovendo indagare e presentare ricorso per reclami respinti.
La prevenzione del rifiuto di richiesta di risarcimento può comportare ulteriori $ 5 milioni di entrate per l'ospedale medio. Questo numero da solo è un incentivo sufficiente per le aziende sanitarie a considerare come migliorare la gestione del ciclo delle entrate.
#2. Oneri amministrativi ridotti
Prevenire il rifiuto delle richieste riduce anche il carico amministrativo. I membri del personale amministrativo hanno più tempo ed energie per la cura del paziente quando non devono dedicare tempo ed energia a indagare e presentare ricorso contro le richieste rifiutate.
Inoltre, la particolare attenzione di RCM alle attività di front-end migliora l'interazione tra personale amministrativo e pazienti. La pianificazione degli appuntamenti, il completamento del modulo di assunzione, l'invio delle richieste e la fatturazione medica sono tutti ottimizzati per offrire un'esperienza più piacevole a tutti.
#3. Prevenire le frodi sanitarie
Un altro vantaggio chiave di RCM è la sua capacità di prevenire frodi e abusi sanitari. Ogni anno, le frodi sanitarie costano miliardi di dollari al settore sanitario. Un'indagine per frode può costare a un'azienda sanitaria sia i ricavi che la reputazione.
Una codifica medica errata, deliberata o non intenzionale, può portare a indagini per frode sanitaria. Alcuni esempi di errori di codifica comuni includono la fatturazione per:
- Servizi che non sono stati forniti
- Procedure che non sono necessarie dal punto di vista medico
- Prestazioni rese da un dipendente non qualificato o mal sorvegliato
- Procedure o test di scarsa qualità
Le procedure possono anche essere aggiornate dai provider. L'upcoding è la pratica di richiedere un tasso di pagamento più elevato per servizi che potrebbero non sempre giustificarlo.
Con l'enfasi sulla corretta raccolta dei dati, sulla fatturazione medica e sulla codifica nella gestione del ciclo delle entrate, è molto meno probabile che i fornitori inviino informazioni errate (se non del tutto) alle compagnie assicurative. Inoltre, RCM può tenere aggiornati i fornitori sulle regole sanitarie in continua evoluzione, assicurando che le frodi involontarie non siano mai un problema.
#4. Prevenzione delle frodi ai pazienti
L'inganno del paziente può anche contribuire alla frode sanitaria. Ciò può avvenire in due modi:
- Dare informazioni errate – Un paziente può mentire sulla propria copertura assicurativa al fine di ottenere servizi non coperti per i quali non ha diritto. Tuttavia, uno dei primi compiti nella gestione del ciclo delle entrate è la verifica assicurativa. Ciò significa che eventuali coperture assicurative errate verranno prontamente riconosciute dal personale amministrativo.
- Commettere il furto di identità medica – Il furto di identità medica sta diventando sempre più diffuso nel settore sanitario. Costa sia i fornitori che le vittime. Poiché la gestione del ciclo delle entrate inizia con la verifica delle informazioni di un paziente, eventuali casi di furto di identità verranno scoperti e affrontati all'inizio del processo.
Durante la fase di pre-autorizzazione del ciclo delle entrate, gli operatori sanitari potrebbero inoltre adottare ulteriori misure per verificare l'identità di un paziente.
#5. Aumentare i ricavi delle strutture sanitarie
Gli operatori sanitari possono ottenere rapidamente i pagamenti per i loro servizi riducendo al minimo i problemi tecnici, i reclami negati e le indagini sulle frodi. Inoltre, possono risparmiare migliaia di dollari correggendo problemi, facendo appello a reclami e rilevando frodi.
I fornitori potrebbero investire le loro entrate in eccesso nella cura del paziente. Dopotutto, l'obiettivo principale di qualsiasi professionista sanitario è fornire un'assistenza ai pazienti di alta qualità.
Punti di perdita del ciclo delle entrate
Esistono numerosi siti di perdita nel ciclo delle entrate, ma i seguenti sono i più comuni:
- Non ci sarà alcun rinvio.
- Errori di registrazione, codifica o fatturazione
- Assicurazione non convalidata
- Reclami non pagati
- I ricorsi sono stati respinti.
Best practice per la fatturazione e le riscossioni
Esistono diverse best practice che la tua azienda sanitaria può implementare per garantire un ciclo di entrate sano. Le organizzazioni possono comprendere i punti di perdita e le possibilità di sviluppo confrontando i dati con questi "standard". Tra le migliori pratiche ci sono:
- Condurre la liquidazione finanziaria – Ciò comporta la conservazione e la conferma delle informazioni del paziente prima dell'arrivo del paziente per l'appuntamento. Viene verificata l'idoneità all'assicurazione e viene tenuta traccia delle autorizzazioni. I saldi in sospeso vengono comunicati ai pazienti e si raccomanda il pagamento immediato.
- Procedure di check-in e check-out semplificate – Le informazioni sui pazienti vengono confermate e verificate, l'idoneità viene determinata e vengono raccolti i bilanci passati e nuovi.
- Cattura carica – Viene utilizzato un metodo di cattura della carica; vengono affrontate condizioni di codifica specifiche; e gli audit della documentazione sono intrapresi.
- Ingresso addebito – I piani tariffari vengono prodotti e gestiti durante questa fase; vengono inseriti gli addebiti; gli addebiti sono rivisti e verificati; e la persona responsabile della revisione degli addebiti è strettamente controllata.
- Corretta gestione dei sinistri – Le richieste elettroniche vengono presentate e gli aggiornamenti sullo stato vengono forniti su base regolare; si verifica l'elaborazione del reclamo secondario; si presta attenzione a mantenere la conformità con i requisiti del formato della richiesta di risarcimento della compagnia assicurativa; vengono eseguiti controlli di modifica delle attestazioni a più livelli; si verifica l'assistenza con il tracciamento delle modifiche e la risoluzione degli errori; è implementato un sistema per una facile rifatturazione o una corretta elaborazione dei reclami; e viene eseguita un'analisi complessiva dei tempi di ritardo del processo di fatturazione.
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- Dichiarazioni del paziente – La fatturazione del ciclo avviene durante tutta la fase delle dichiarazioni del paziente; le dichiarazioni sono chiare e succinte; ci sono osservazioni e blocchi automatizzati sulle dichiarazioni dei pazienti, ove applicabile; e gli avvisi finali vengono inviati.
- Pagamento e registrazione di rifiuto – Questa fase comprende l'inserimento dei pagamenti, la gestione delle cancellazioni contrattuali, l'elaborazione degli storni assicurativi, la rotazione dei saldi a credito, la revisione dei rifiuti e degli aggiustamenti e il controllo di chi può modificare i pagamenti.
- Seguito assicurativo – Verifica che le compagnie assicurative ricevano i reclami e li elaborino; i crediti sono prioritari; le azioni di riscossione del personale sono verificate; sono noti i giorni medi di contabilità clienti e i tassi di riscossione netti della tua pratica.
- Gestione del rifiuto – Durante la gestione del diniego, saprai se il tuo tasso di diniego è alto; avrai una migliore conoscenza delle denunce ricevute; le vostre comuni cause di rifiuto saranno valutate per migliorare i processi; e le richieste negate verranno ripresentate se il pagamento può ancora essere riscosso.
- Collezioni pazienti – Durante la fase di ritiro dei pazienti avviene la fatturazione dei pazienti; si scrivono lettere di sollecito; si verificano collezioni generali; vengono offerti piani di pagamento; i saldi dei pazienti vengono rivisti prima degli appuntamenti; e viene valutata la produttività del collettore.
- Gestione Pagatori – La gestione del pagatore si concentra su piani tariffari, numeri di fornitori di corrieri e NPI, assegnazioni di vantaggi, comunicazioni con i vettori, date dei contratti, documentazione a supporto dei reclami e analisi dei corrieri.
Svantaggi
La formazione dei dipendenti è necessaria per l'adozione efficiente della gestione del ciclo delle entrate. Se una qualsiasi parte del ciclo commette un errore, ha il potenziale per interrompere l'intero ciclo. Una corretta implementazione richiede conoscenze contabili, che possono aumentare i costi dell'azienda.
Come detto in precedenza, il ciclo del settore sanitario è complesso. Questo ciclo richiederà alla tua organizzazione di assegnare diversi reparti a persone separate in modo che una persona non domini l'intero processo. Ciò richiede l'assunzione di risorse umane, che possono aumentare i costi fissi dell'azienda. In questo settore, c'è il rischio di trascurare alcune aree critiche della registrazione dei ricavi.
In che modo la tecnologia aiuta nella gestione delle entrate sanitarie
I sistemi sanitari IT e EHR hanno contribuito alla semplificazione e al perfezionamento delle tecniche di gestione del ciclo delle entrate sanitarie. Molte aziende si affidano alla tecnologia per tenere traccia dei sinistri durante il loro ciclo di vita, riscuotere i pagamenti e risolvere i reclami negati. Infine, queste tecnologie consentono una fornitura costante di entrate.
Durante la pandemia di COVID-19, la tecnologia di gestione del ciclo delle entrate è stata utilizzata dal 75% degli ospedali e dei sistemi sanitari in tutto il paese.
Poiché i processi di gestione del ciclo delle entrate sono passati al lavoro a distanza, anche la tecnologia e l'automazione sono tornate utili.
Molti fornitori hanno beneficiato dell'automazione delle sfide di base della gestione del ciclo delle entrate sanitarie, come le comunicazioni tra pagatore e fornitore, la raccomandazione di codici ICD-10 adeguati, il monitoraggio dei processi di fatturazione medica e persino la pianificazione degli appuntamenti dei pazienti.
I fornitori hanno anche iniziato a utilizzare l'intelligenza artificiale (AI) per aiutare nelle operazioni di gestione del ciclo delle entrate.
L'intelligenza artificiale può monitorare enormi quantità di dati e guidare i fornitori verso indicatori specifici, come il motivo per cui una richiesta è stata respinta.
Conclusione
È una procedura contabile che varia a seconda del settore. Il ciclo dei ricavi nel settore dei servizi è breve, mentre è leggermente più lungo nell'industria manifatturiera. È fondamentale seguire il ciclo in modo che un'azienda possa tenere traccia di tutte le entrate e dei crediti verso i debitori, nonché del mancato pagamento da parte dei debitori. Tuttavia, prima di costruire un adeguato sistema del ciclo dei ricavi, l'azienda dovrebbe esaminare i propri costi.
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Riferimenti
