Gli investimenti in risorse sono tra i più onerosi che un'impresa possa fare. La volatilità del mercato può portare a scarsità di risorse, rendendo necessario impegnarsi nella pianificazione delle risorse e sfruttare al massimo il capitale umano disponibile. Una pianificazione intelligente delle risorse, una programmazione adeguata e la garanzia del coinvolgimento e dei livelli di soddisfazione del personale fanno tutti parte di una gestione efficiente delle risorse. Tuttavia, la produttività, le prestazioni e la redditività di un progetto possono trarre vantaggio dall'utilizzo di metodi validi nella gestione e nella pianificazione delle risorse da parte dei gestori delle risorse. Accorciare questo processo e non riuscire a fare una scelta tempestiva, tuttavia, avrà un impatto negativo sullo scopo commerciale dell'organizzazione. In questo articolo, spieghiamo i tipi di pianificazione delle risorse, esempi e cos'è un sistema di pianificazione delle risorse aziendali.
Cos'è la pianificazione delle risorse?
Il termine "pianificazione delle risorse" si riferisce al processo di assegnazione delle risorse del team, o persone, alle attività. Garantisce il completamento del progetto senza intoppi o disaccordi e con tutti i risultati desiderati. Non esiste un assoluto giusto o sbagliato quando si tratta di pianificare le risorse. Ciò che è giusto per un gruppo potrebbe non essere ottimale per un altro.
Anche se a prima vista può sembrare semplice, la pianificazione delle risorse è in realtà piuttosto difficile. È necessaria un'attenta preparazione per garantire che i compiti vengano assegnati alle persone appropriate senza interrompere l'avanzamento del progetto. È in questo contesto che diventa indispensabile un software come eResource Scheduler, che aiuta nella pianificazione delle risorse.
Sbarazzati delle congetture durante l'allocazione delle risorse e scopri quanto diventa più produttivo il tuo team.
Se gestisci progetti in un'agenzia, una società di consulenza o una società di tecnologia dell'informazione, sai quanto sia importante la pianificazione delle risorse. Tuttavia, analogamente al suo popolare fratello, la pianificazione della capacità, la pianificazione delle risorse è spesso fraintesa, sottovalutata e sottoutilizzata.
Una buona pianificazione delle risorse migliora la produttività, abbassa i costi e riduce i costosi colli di bottiglia per le aziende di servizi professionali.
Perché è importante la pianificazione delle risorse?
È impossibile esagerare il valore di un'attenta pianificazione delle risorse. I responsabili dei progetti dovrebbero essere abili nello spostare le risorse dove avranno il maggiore impatto. E questo non è possibile senza adeguati metodi di pianificazione delle risorse. Altrimenti, stai volando alla cieca, senza avere idea di come o quando rimescolare le risorse per ottenere il massimo effetto.
Lo studio di McKinsey, "In che modo l'allocazione agile delle risorse può raddoppiare il valore della tua azienda", analizza i risultati dello spostamento delle risorse finanziarie, umane e manageriali. Ha rivelato che l'83% dei CEO e dei dirigenti di livello C ha citato la riallocazione delle risorse come il singolo fattore più importante nel guidare l'espansione del business.
L'elemento "talento" dell'equazione è uno dei numerosi fattori che contribuiscono all'espansione di un'azienda. La tua azienda può trarre vantaggio dalla pianificazione delle risorse effettuando le seguenti operazioni:
- Promuovere la comunicazione con i clienti e altri contatti importanti
- Prevedere il futuro successo del progetto conoscendo le risorse disponibili
- Aumentare la produttività e ridurre le risorse "inattive" o improduttive
- Sfruttare al massimo ciò che hai per raggiungere i tuoi obiettivi si chiama ottimizzazione delle risorse.
- Migliorare il morale sul lavoro e mantenere i dipendenti in giro
- Affrontare i compiti in modo deliberato e ponderato (piuttosto che in modo casuale).
Inoltre, un'efficiente procedura di pianificazione delle risorse può accertare la combinazione ottimale delle risorse necessarie per completare un progetto alla luce delle sue richieste, che sono influenzate da tre elementi: i requisiti del progetto, i suoi vincoli e le sue opportunità.
Una buona pianificazione delle risorse rivela anche potenziali aree di incompatibilità. Tieni presente che questo è in aggiunta per aiutarti a svolgere l'attività in tempo e sotto il budget.
Tipi di pianificazione delle risorse
Ecco i primi 2 tipi di pianificazione delle risorse.
#1. Pianificazione multidimensionale delle risorse
L'utilizzo della pianificazione multidimensionale consente a diversi gruppi di risorse di coesistere all'interno di un singolo piano di risorse. Consente allocazioni di risorse più granulari per le applicazioni, che a loro volta portano a un aumento dell'utilizzo delle risorse. Inoltre, è in grado di accettare allocazioni di risorse multidimensionali, in cui ciascuna allocazione può richiedere quantità diverse di diversi tipi di risorse fisiche, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, core della CPU, RAM e numero di dischi. All'interno dello stesso cluster, puoi applicare la pianificazione multidimensionale delle risorse insieme alla pianificazione basata su slot.
#2. Pianificazione delle risorse basata su slot
La pianificazione basata su slot consente di lavorare con un gruppo di risorse per piano delle risorse, di impostare gli slot di proprietà per ciascun consumatore fino a quando il saldo per ogni ramo di consumatore in ciascun periodo di tempo non è adatto alle proprie esigenze e di specificare il rapporto di condivisione che si applica in tutto consumatori operanti allo stesso livello in un unico sportello.
Per interagire con la pianificazione delle risorse basata su slot, vai all'opzione di menu Resources > Resource Planning (Slot) nella console di gestione del cluster. Dalla GUI di amministrazione del cluster, puoi anche passare dal tuo attuale piano slot-base a uno multidimensionale.
Quali sono le cinque fasi della pianificazione delle risorse?
Per massimizzare la produzione, le aziende con più di 50 collaboratori hanno bisogno di un software potente ma semplice per la gestione di queste risorse. La tua azienda sta cercando di trovare modi pratici per migliorare la gestione delle risorse? Di seguito sono descritti i cinque passaggi della pianificazione delle risorse e alcuni pensieri su come incorporarli nel flusso di lavoro attuale.
# 1. Strategia
È necessario dedicare del tempo all'esame del portafoglio di progetti prima ancora di poter iniziare a pensare alle risorse disponibili oa dove ciascuna di esse può apportare il massimo valore. Che aspetto ha il lavoro? Quali progetti hanno la massima importanza agli occhi della leadership?
Inoltre, devi assicurarti di creare relazioni con il team che gestisce il tuo portafoglio se vuoi essere consapevole del lavoro imminente che ti verrà assegnato come gestore delle risorse. Queste connessioni ti saranno utili durante l'intero processo di pianificazione delle risorse.
# 2. Pianificazione
Una volta afferrato il portafoglio, è possibile determinare i requisiti per le varie risorse. Collabora con il team del progetto portfolio per determinare chi sarà coinvolto e di quali competenze avranno bisogno per avere successo nelle loro posizioni, indipendentemente da quando è previsto l'inizio del progetto.
Per motivare il team a considerare attentamente le proprie esigenze, è essenziale una pianificazione anticipata. Identifica le funzioni e le competenze pertinenti, quindi ottimizza i punti di forza delle tue risorse per il progetto.
D'altra parte, se si tratta di una strategia dell'ultimo minuto, ti consigliamo di metterti al lavoro il prima possibile per determinare in modo preciso e completo i ruoli richiesti in modo da poter analizzare realisticamente la disponibilità di tali posizioni e apportare le modifiche necessarie . Se hai più tempo, puoi esplorare più possibilità.
#3. Preparazione per un'esecuzione
Quando il portfolio è completo, può iniziare il vero divertimento! È il momento di suddividere il carico di lavoro tra i membri del team e allocare le risorse disponibili. È qui che le tue capacità di manager delle risorse possono davvero mostrare. La gestione delle risorse comporta il bilanciamento delle risorse disponibili con i requisiti urgenti e quindi l'utilizzo delle capacità delle persone al massimo.
#4. Implementazione di una strategia di portafoglio
Il passaggio dalla pianificazione ipotetica alla gestione effettiva avviene quando le risorse sono state allocate al meglio delle proprie capacità e il portafoglio progetti è iniziato. La quantità di tempo dedicata a un progetto sta aumentando? È necessario riallocare le risorse perché all'ultimo minuto sono emersi nuovi progetti con priorità più elevata?
Il cambiamento è qualcosa che sappiamo che sta arrivando, ma è difficile prepararsi fino a quando non si verifica davvero. Tenere d'occhio le prestazioni del portafoglio richiede di adeguare costantemente l'allocazione delle risorse e testare situazioni ipotetiche.
#5. Valutare
Considera il tuo database come un tesoro. Al termine del lavoro, confrontare le previsioni con i dati effettivi è un passaggio cruciale per prepararsi al futuro. Considera l'accuratezza della previsione, determina cosa era fuori dal tuo controllo e usa questa conoscenza per migliorare le strategie future.
Ecco perché è fondamentale disporre di un sistema di gestione delle risorse in grado di generare statistiche complete. Le decisioni devono essere guidate dall'analisi dei fatti storici. Puoi utilizzare le funzionalità di analisi predittiva di Tempus Insight+, ad esempio, per assicurarti di non trascurare mai alcuna informazione rilevante nascosta nei tuoi dati. Con oltre 100 controlli per la visualizzazione dei dati, puoi essere certo che stia raccontando la narrativa giusta.
Indipendentemente da dove si trovino all'inizio, qualsiasi azienda può compiere grandi progressi verso la maturità della gestione delle risorse seguendo questi cinque passaggi. La capacità di un responsabile delle risorse di abbinare le risorse ai progetti per una produttività ottimale e risultati di miglior valore dipende dalla profondità della comprensione del gestore del pool di risorse disponibili.
Esempio di pianificazione delle risorse
È difficile acquisire obiettività quando sei immerso nei dettagli di uno scenario. Quindi, metti da parte le risorse umane per un momento e considera i trattori.
Diciamo che hai un lavoro che richiede di noleggiare un trattore. Il giorno in cui vuoi iniziare a utilizzarlo dovrebbe essere il giorno in cui prendi in consegna. Ed è importante che ce lo restituisca il prima possibile. Se non lo fai, finirai per spendere soldi anche se non li usi.
Piuttosto che lasciare il trattore fermo mentre aspetti la prossima attività critica per il trattore, probabilmente ripianificherai queste attività per quando il trattore sarà disponibile.
Lo stesso vale per le risorse umane della tua organizzazione.
Se fai un buon lavoro nell'allocare le risorse, puoi assicurarti che i dipendenti stiano lavorando alle cose giuste. Di conseguenza, sia la produttività che la redditività vengono incrementate. Ma se commetti un errore, potresti aspettarti di spendere più di quanto previsto. Inoltre, leggi L'ALLOCAZIONE DELLE RISORSE NELLA GESTIONE DEI PROGETTI: Tutto quello che c'è da sapere.
Come funziona la pianificazione delle risorse?
Un piano di gestione delle risorse, o RMP, è un documento o uno strumento che stabilisce come un'organizzazione pianifica di allocare le proprie risorse disponibili man mano che il progetto avanza.
Per completare efficacemente il progetto, il piano può dettagliare l'approvvigionamento e l'allocazione di risorse come manodopera, strumenti e immobili. Gli elementi che possono rientrare in questa intestazione includono i processi per la pianificazione e il monitoraggio delle risorse, le persone chiave responsabili delle risorse del progetto e un inventario completo di tutte le risorse note per essere necessarie per il successo nel completamento del progetto.
Inoltre, l'approccio del team alla gestione delle proprie risorse dovrebbe essere condiviso apertamente e spesso aggiornato man mano che il progetto si sviluppa. Questo documento dovrebbe fungere da autorità finale su quali risorse sono state utilizzate fino a questo punto del calendario del progetto e quali risorse saranno necessarie per la durata del progetto, consentendo ai project manager di prendere decisioni informate.
Le specifiche della strategia di gestione delle risorse di un progetto ne determineranno la profondità e l'ampiezza. Quanto segue, tuttavia, è tipicamente visto in un piano per la gestione delle risorse:
- Risorse: la spina dorsale di ogni buona strategia è un inventario dettagliato di tutti gli strumenti e i materiali a tua disposizione. A causa della frequente condivisione delle risorse tra i progetti, questo elenco potrebbe essere generato a livello di portfolio o di business. La disponibilità e l'utilizzo delle risorse possono essere meglio comprese con l'aiuto dei grafici di gestione.
- Costo: la tariffa pagata al cliente può essere monitorata dai project manager, oltre al costo diretto delle risorse per l'azienda. I responsabili dei progetti possono tenere traccia delle retribuzioni orarie dei dipendenti per calcolare i costi del personale.
- Disponibilità: per evitare battute d'arresto e conflitti di risorse, è fondamentale sapere quali risorse sono disponibili. Per i beni materiali, tenere conto dei tempi di consegna dell'ordine e di altre limitazioni delle risorse.
Pianificazione delle risorse aziendali
Man mano che le aziende si espandono, raggiungono un punto critico in cui i fogli di calcolo non possono più tenere il passo con il carico di lavoro. Software come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) possono aiutare le aziende a rimanere snelle ed efficienti man mano che crescono raccogliendo e organizzando dati cruciali. Anche se la maggior parte degli uomini d'affari ha familiarità con la parola "ERP", potrebbe non comprendere appieno il potenziale della pianificazione delle risorse aziendali per le proprie aziende.
Tuttavia, i moderni sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) sono tutt'altro che semplicistici e presentano poche somiglianze con i loro predecessori dei decenni passati. Automazione intelligente, maggiore efficienza e insight in tempo reale sono ora disponibili in tutta l'azienda grazie alla fornitura basata su cloud e all'utilizzo di tecnologie all'avanguardia come l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico. Il moderno software ERP (Enterprise Resource Planning) nel cloud offre alle aziende la cooperazione, l'agilità e la velocità di cui hanno bisogno per avere successo, collegando le operazioni interne con i partner commerciali e le reti in tutto il mondo.
Cos'è la pianificazione delle risorse aziendali?
ERP, o pianificazione delle risorse aziendali, è un'applicazione che automatizza le attività aziendali e fornisce approfondimenti e controlli interni attingendo a un database centralizzato che aggrega input da contabilità, produzione, gestione della catena di approvvigionamento, vendite, marketing e risorse umane (HR).
Ogni azienda deve svolgere compiti che includono una vasta gamma di persone e ruoli. Tuttavia, ciò diventa difficile quando i dati necessari per eseguire operazioni e prendere decisioni importanti sono dispersi tra database isolati. I dipendenti hanno difficoltà a localizzare e, in alcuni casi, non hanno accesso ai dati di cui hanno bisogno, siano essi archiviati in software di gestione aziendale di base o fogli di calcolo. Per tenere traccia dei costi, ad esempio, i reparti contabilità e FP&A potrebbero mantenere fogli di calcolo separati con dati contrastanti.
Diventa sempre più difficile tenere tutti sulla stessa pagina man mano che un'azienda si espande e la produttività e la collaborazione ne risentono a causa dell'uso di diverse fonti di dati incompatibili. Poiché non esiste un unico repository per tutti i dati aziendali critici, i dipendenti spesso perdono tempo a cercare documenti e possono persino eseguire le stesse attività due volte. Per questo motivo, è più difficile comprendere la natura interconnessa dei vari fattori che influenzano la tua azienda.
Questo problema viene risolto da un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), che memorizza i dati in un unico posto per un facile accesso tra i reparti. Oltre a risolvere problemi causati da dati provenienti da diverse fonti, ciò consente all'utente di eseguire analisi what-if, identificare opportunità per il miglioramento del processo e ottenere significativi guadagni di efficienza. Poiché si dedica meno tempo alla scoperta dei dati, i costi si riducono e la produttività aumenta.
Perché l'ERP è importante per le aziende?
Le aziende che si preoccupano di una gestione efficiente delle risorse ora devono disporre di sistemi di pianificazione delle risorse aziendali. Possono assistere la dirigenza di alto livello nella riallocazione delle risorse o nello sviluppo di operazioni fondamentali più efficienti e convenienti.
Quando si tratta di fare piani e coordinarsi con gli altri, è utile anche un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). I lavoratori possono visualizzare informazioni granulari su ciò che i clienti hanno ordinato e ciò che è disponibile, nonché gli ordini di acquisto dai fornitori e le proiezioni della domanda futura. Possono apportare modifiche per prevenire problemi, se necessario. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) stimola il lavoro di squadra e la comunicazione poiché i dipendenti possono visualizzare i progressi di altre divisioni come riferimento.
Oltre a essere un archivio centrale di informazioni, un sistema di pianificazione delle risorse aziendali offre una vasta gamma di report e analisi approfonditi. La capacità dell'ERP di trasformare i dati grezzi in diagrammi e grafici visivamente accattivanti che evidenziano modelli e facilitano la modellazione di potenziali risultati è molto apprezzata dal management di alto livello.
Come funziona un sistema ERP?
Per funzionare, i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali aderiscono a una struttura dati rigorosa e standardizzata. Quando i dati vengono inseriti in una divisione, sono immediatamente accessibili ad altre persone autorizzate all'interno dell'azienda. Questo formato standardizzato è utile per mantenere tutti sulla stessa pagina. Prendiamo il caso di un distributore alimentare regionale con diverse filiali che spesso condividono risorse, come inventario e dipendenti. I dati relativi a qualità, vendite e personale sono tutti tracciati in modo logico all'interno del sistema di pianificazione delle risorse aziendali.
Quindi, le informazioni in tempo reale vengono integrate nei flussi di lavoro e nelle procedure dell'azienda. Le operazioni possono garantire che i livelli del personale siano in linea con i modelli di traffico e la direzione può vedere se un luogo è notevolmente migliore nell'evitare il deterioramento rispetto a un sito di pari livello in alcune città e tentare di capire perché. La finanza può aiutare i CEO a decidere se combinare confrontando le vendite con gli affitti.
Quando un'azienda dispone di moduli per ciascuna delle principali funzioni aziendali e garantisce un inserimento dei dati rapido e corretto, è allora che i sistemi ERP brillano davvero. E più persone possono beneficiare di queste informazioni, meglio è.
Un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) di solito può essere integrato con i vari sistemi aziendali di un'azienda per consentire il trasferimento continuo dei dati. Inoltre, queste informazioni in tempo reale possono essere applicate a qualsiasi processo o flusso di lavoro nell'istanza ERP.
Principali vantaggi dell'ERP
I vari vantaggi di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali di successo dipendono dalle specifiche dell'implementazione del sistema. Ad esempio, l'ERP on-premise presenta alcuni vantaggi rispetto all'ERP cloud. Tuttavia, ci sono sei vantaggi significativi condivisi oggi da tutti i sistemi ERP all'avanguardia:
- Meno rischioso: aumenta la trasparenza e la gestione dell'azienda, soddisfa tutti i parametri normativi e protegge da qualsiasi minaccia.
- Aumenta la produttività: è possibile accedere rapidamente e facilmente alle informazioni su clienti, fornitori e partner grazie ai sistemi ERP. Di conseguenza, abbiamo clienti più felici e dipendenti più soddisfatti, oltre a tempi di risposta più rapidi e livelli di precisione più elevati. Inoltre, man mano che un'azienda diventa più efficiente, molti dei costi associati alla gestione di tale attività diminuiscono.
- Migliora il lavoro di squadra: i dipartimenti hanno una maggiore capacità di lavorare insieme e condividere informazioni; una forza lavoro cooperativa può aumentare la produttività e il morale aiutando i lavoratori a comprendere il loro ruolo nel raggiungimento degli obiettivi dell'azienda. Inoltre, il tempo precedentemente dedicato alle attività manuali di routine viene liberato in modo che i lavoratori possano concentrarsi su progetti più significativi.
- Guadagni di flessibilità: operazioni efficaci e accesso tempestivo ai dati pertinenti consentono di cogliere le opportunità non appena si presentano.
- Per un IT più semplice: puoi semplificare l'IT e semplificare la vita di tutti passando ad app ERP che funzionano insieme e condividono un unico database.
- Rafforza il reporting: una migliore visualizzazione dei dati in tempo reale da un repository centrale può essere utile per alcune aziende. Le aziende possono pianificare, preventivare e prevedere meglio le loro operazioni, nonché aggiornare le parti interessate come gli azionisti, quando i loro rapporti sono accurati e completi.
Quali sono gli elementi chiave della pianificazione delle risorse?
La pianificazione della capacità, la previsione della domanda e la responsabilità sono i tre elementi su cui si basa una strategia di pianificazione delle risorse. I responsabili dei progetti devono essere consapevoli sia della capacità produttiva dell'azienda che della domanda dei clienti.
Conclusione
In conclusione, la pianificazione delle risorse viene utilizzata nella gestione dei progetti per assegnare e tenere sotto controllo le risorse disponibili. Quando le aziende hanno una strategia per la gestione delle proprie risorse, sono maggiormente in grado di rispondere e riprendersi dalle battute d'arresto. Il Digital Project Manager è una lettura obbligata per chiunque sia interessato a saperne di più sui dettagli della gestione dei progetti.
Domande frequenti sulla pianificazione delle risorse
Quali sono i vantaggi della pianificazione delle risorse?
- Riduce le spese
- Aiuta a fornire un servizio superiore ai clienti
- Risparmio di tempo
- Aumenta l'allocazione efficace delle risorse
Cos'è uno strumento di pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse è un tipo di strumento utilizzato nella gestione dei progetti che assiste nell'organizzazione e nell'allocazione delle risorse disponibili. Inoltre, puoi vedere quale risorsa sta lavorando su quale progetto, a che ora e per quanto tempo.
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