L'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti per archiviare le informazioni può garantire l'archiviazione accurata dei documenti essenziali di un'azienda per il successivo recupero e ispezione. La gestione dei record è fondamentale per la conformità, la gestione dei rischi e la pianificazione della governance. Comprendere come utilizzare un sistema di gestione dei record può aiutare nella conservazione di documenti critici di importanza legale, finanziaria e storica per l'archiviazione o l'eliminazione in conformità con le regole stabilite.
In questo articolo esamineremo cos'è la gestione dei record, perché è necessaria, i vantaggi, il ciclo di vita del sistema, alcune aziende che offrono formazione che potresti trovare utile e le distinzioni tra gestione dei record e dei dati.
Che cos'è la gestione dei record?
La gestione dei record si riferisce al processo di controllo dello sviluppo, della manutenzione, della ricezione e dell'eliminazione delle informazioni in qualsiasi formato. In altri termini, si riferisce alla gestione delle preziose informazioni di un'azienda dalla creazione allo smaltimento.
Un record può essere qualsiasi informazione conservata come prova o utilizzata nei rapporti commerciali. Rapporti consuntivi, documenti di bilancio, bilanci aziendali, comunicazioni riferite ad un'azione, mappe di missioni sul campo, ecc. sono esempi di registrazioni.
A cosa serve la gestione dei record?
Lo scopo principale della gestione dei record è mantenere disponibili informazioni preziose per i requisiti aziendali e i controlli di conformità. È impossibile per le grandi imprese tenere traccia di ogni elemento delle informazioni essenziali utilizzando un semplice foglio di calcolo. Per mantenere le cose organizzate e accessibili, richiedono una strategia e un'adeguata tenuta dei registri.
Una politica di gestione dei record ti consente di costruire una tassonomia dei tuoi record e di garantirne la conservazione in qualsiasi momento per te conveniente. Puoi organizzare le tue informazioni essenziali utilizzando strumenti software come il software di documentazione IT.
Perché è necessaria la gestione dei record?
Senza la gestione dei record, è impossibile gestire l'enorme numero di record generati ogni giorno. Per mettere questo nel contesto, abbiamo creato circa 44 zettabyte di dati nella sfera dei dati globali a partire dal 2020, che si prevede crescerà di quattro volte fino a 175 zettabyte entro il 2025 (uno zettabyte è un miliardo di terabyte).
La gestione dei record è necessaria per controllare l'espansione dei record ed estrarne informazioni significative. Anche se tutto è gestito elettronicamente, l'entità dei costi e della produttività coinvolta potrebbe sopraffare qualsiasi azienda.
Oltre a significative perdite aziendali, una gestione inadeguata dei record potrebbe comportare costose sanzioni per la conformità, perdita di produttività, audit inutili, sovraccarico di dati e altre conseguenze.
La gestione dei record è la migliore risposta per affrontare tutte queste difficoltà rimanendo in linea con gli standard di protezione dei dati.
Vantaggi della gestione dei record
Ci sono numerosi vantaggi nello sviluppo di un buon programma di gestione dei record, tra cui:
#1. Mantenere le informazioni essenziali al sicuro
L'utilizzo di un sistema di gestione competente per proteggere i record cruciali può ridurre la possibilità di perdere documenti preservando al tempo stesso l'integrità e la riservatezza del file. Può anche generare ridondanza dei record archiviando gli stessi dati in due o più posizioni e può aiutare un'azienda a riaprire più velocemente dopo una tragedia o un'emergenza. Tra i metodi per creare la ridondanza dei record ci sono:
- Fare record e un inventario di intelligenza
- Etichettatura di documenti critici e indicazione di ridondanza
- Capire chi ha accesso ai registri
#2. Spendere meno soldi
Un efficiente sistema di gestione dei record può aiutare un'azienda a risparmiare denaro sullo spazio di archiviazione, sui materiali delle attrezzature e sui costi del personale. Un sistema di gestione fisico o digitale può aiutare un'azienda a risparmiare denaro. Invece di salvaguardare o conservare manualmente i documenti senza un sistema, un sistema di registrazione adeguato può dare ai dipendenti più tempo per affrontare altre attività lavorative.
#3. Aumentare l'efficienza
Un'organizzazione può occasionalmente perdere file e il tempo che i dipendenti dedicano alla ricerca di documenti mancanti o fuori posto può ridurre la produzione e l'efficienza. Un sistema di gestione dei record ben strutturato può aiutare a rimuovere questi ostacoli e consentire alle aziende di accedere ai record precedenti secondo necessità. Un sistema può anche aiutare a formare il nuovo personale più facilmente perché l'organizzazione può fornire indicazioni dirette su dove accedere alla documentazione necessaria.
#4. Controllo dell'espansione dei record
In tutti i settori, la quantità complessiva di file elettronici e documentazione aziendale è in aumento. La gestione dei record può aiutare a mantenere l'espansione e lo spazio di archiviazione dell'ufficio necessari per conservare i documenti. Il controllo dei requisiti e delle pianificazioni di conservazione può aiutare in questo, semplificando il monitoraggio, il recupero e la gestione dei record.
#5. Facilitare un processo decisionale efficace
Manager e dirigenti hanno accesso alle informazioni quando ne hanno bisogno grazie a un sistema gestionale con corrette caratteristiche di categorizzazione e semplice capacità di reperimento. Può anche aiutarli a fare selezioni istruite utilizzando la precedente documentazione pertinente. Un manager o un ruolo dirigenziale senior, ad esempio, può analizzare documenti precedenti relativi a uno scenario comparabile con cui si sta attualmente occupando per aiutarli a formulare un giudizio informato sulla sfida attuale.
#6. Promuovere la professionalità
Un'azienda organizzata promuove un ambiente favorevole tra il suo personale. Con la semplicità di un posto di lavoro organizzato e un facile accesso ai file, la creazione di un efficace sistema di gestione dei record può aumentare il morale e le prestazioni. Questo è possibile perché i dipendenti sanno dove possono andare per ottenere la documentazione di cui hanno bisogno con certezza e sicurezza.
#7. Rispetto delle normative e della legislazione
L'archiviazione corretta dei record può aiutare un'azienda a conformarsi ai requisiti o alla legislazione del governo. Un utile sistema di gestione dei record può aiutare i leader di una società a evitare multe finanziarie garantendo che non vi siano errori nella tenuta dei registri. Inoltre, l'organizzazione può fornire programmi di formazione per il personale che lavora con i record per garantire la conformità ai requisiti e alle leggi del governo, inclusa la formazione aggiornata se il processo viene aggiornato o modificato in modo significativo.
#8. Mantenere vivo il patrimonio di un'azienda
Un sistema di gestione dei record aiuta a preservare le precedenti decisioni e la storia di un'istituzione. I documenti aziendali sono strumenti importanti che i dipendenti possono utilizzare per prendere decisioni future. Se una società ha successo, i documenti possono diventare artefatti storici per il grande pubblico.
Quali sono i diversi tipi di record?
I record possono essere suddivisi in molte categorie in base alle funzioni che svolgono. Di seguito sono riportati alcuni esempi di tipi frequenti:
#1. Documenti fisici
Si tratta di copie tangibili di informazioni che sono state conservate su vari supporti come appunti e documenti. Lo spazio fisico è occupato da questi record.
#2. Record di dati elettronici
Un record elettronico è un record che viene creato e conservato elettronicamente. Possono essere conservati digitalmente e occupano poco spazio fisico.
#3. Registri aziendali
Si tratta di documenti relativi alla gestione di un'impresa. I registri aziendali includono accordi, contratti, registri delle buste paga e così via.
#4. Record di settore
Si tratta di record relativi al funzionamento di un settore specifico. Ad esempio, i registri del settore medico contengono documentazione e materiali di ricerca sull'azienda nel suo insieme.
#5. Registri legali
Si tratta di registrazioni legalmente obbligatorie che devono essere conservate. I record di conservazione legale sono regole relative alle normative di conformità.
Qual è il ciclo di vita dei record?
Tutti i record attraversano una vita, dalla creazione alla distruzione. Conoscere queste fasi ti consente di conservare e gestire in modo appropriato i tuoi dati. Ogni fase è importante nel ciclo di vita e gli obiettivi di ogni fase devono essere raggiunti affinché il ciclo di vita continui.
Quali sono le cinque fasi del ciclo di vita di un record?
Di seguito le cinque fasi:
- Crea/Ricevi: Ciò si riferisce al fatto che un record venga creato internamente o ricevuto da una fonte esterna. Il record può essere in qualsiasi formato, come documenti cartacei, moduli digitali, e-mail, report e così via.
- Usa/Modifica: I report utilizzati di frequente vengono salvati internamente per un rapido recupero. Altri rapporti vengono archiviati fuori sede e utilizzati secondo necessità.
- Mantenere/Proteggere: Questa fase specifica il periodo di tempo per il quale un record deve essere conservato e salvaguardato. Devi assicurarti che sia conforme alle regole di conservazione dei dati.
- Smaltire/distruggere: Quando un record ha raggiunto il suo scopo, ha due scelte: eliminare o archiviare. Quando sei sicuro di non aver più bisogno di un record, cancellalo in modo sicuro.
Dopo l'eliminazione dei record non essenziali, è necessario identificare e archiviare i record con valore di conservazione a lungo termine.
Quali sono i componenti della gestione dei record?
Sebbene la gestione dei record abbia numerosi componenti, ci sono quattro fattori essenziali che costituiscono il nucleo di un programma di gestione dei record. I componenti primari sono i seguenti:
- Politiche e procedure: Un programma di gestione dei record inizia con l'identificazione dei parametri del programma. Le politiche sono necessarie per definire i livelli di potere e le responsabilità nelle diverse fasi. Ci dovrebbero essere anche istruzioni dettagliate su come attuare le politiche.
- Programma di conservazione: Alcuni record hanno periodi di conservazione prolungati, mentre altri hanno periodi limitati. Questo programma specifica il tempo più breve in cui un record deve essere conservato in un'organizzazione.
- Sistema di archiviazione dei record: Dovrebbe essere in atto una strategia per l'archiviazione e l'archiviazione dei record. A seconda di come vengono archiviati, digitali o fisici, i record possono essere classificati. Questo sottolinea anche il significato di un record.
- Formazione e controllo: Tenere registri non è un lavoro da soli. Per svolgere l'incarico, avrai bisogno di un team di persone qualificate. Per garantire la loro efficacia, è necessario addestrarli regolarmente e condurre audit regolari.
Che cos'è un sistema di gestione dei record elettronici (ERM)?
La gestione di file e documenti conservati elettronicamente è denominata gestione dei record elettronici (ERM). Garantisce che un'organizzazione abbia accesso ai record appropriati quando sono richiesti. Quando i record vengono salvati elettronicamente, l'efficienza aumenta attraverso l'automazione. Il software ERM può aiutarti ad automatizzare il processo, rimuovere la duplicazione e semplificare la manutenzione.
Quali vantaggi offrono i sistemi di gestione dei record elettronici?
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi più degni di nota dei sistemi ERM:
- ERM consente di identificare, classificare, archiviare e recuperare automaticamente i record con il minimo sforzo. Puoi anche acquisire automaticamente i metadati del documento e automatizzare l'intero processo.
- È possibile accedere alle informazioni corrette al momento giusto utilizzando record elettronici. Quando tutto viene salvato elettronicamente, il tempo dedicato alla ricerca di documenti fisici viene rimosso.
- Quando i record vengono conservati elettronicamente, è semplice fare riferimento ai dati precedenti. Puoi comprendere rapidamente le decisioni precedenti e basare su di esse quelle future.
- Quando si adottano i sistemi ERM, è possibile ottenere rapidamente la conformità. Con l'archiviazione e l'eliminazione automatizzate dei record, puoi dimostrare facilmente la conformità mentre continui con le tue operazioni aziendali.
Formazione sulla gestione dei record
Molti college e università offrono diplomi in record e gestione delle informazioni o studi di archivio per insegnare agli studenti la storia, le filosofie, i metodi, l'organizzazione e le migliori pratiche che si applicano a una varietà di aziende. Altre organizzazioni professionali o programmi di certificazione relativi alla natura vasta e complicata della gestione dei record includono:
- Istituto dei gestori di documenti certificati (ICRM): Dopo aver superato sei test, coloro che hanno una combinazione di esperienza lavorativa e istruzione superiore possono acquisire una certificazione avanzata da ICRM.
- Amministrazione nazionale degli archivi e dei documenti (NARA): NARA offre un programma di formazione di sei settimane per i dipendenti del governo federale che si traduce in un certificato di gestione dei documenti federali.
- Associazione americana per la gestione dei record (ARMA): I membri di ARMA International possono acquisire una credenziale Information Governance Professional (IGP), che si concentra su approcci strategici di alto livello. È valido per tre anni ed è applicabile a molte posizioni di livello dirigenziale o superiore.
Gestione dei record vs. Gestione dei documenti
Esiste una distinzione tra gestione dei record e gestione dei documenti, tuttavia alcune persone usano le frasi in modo intercambiabile. La gestione dei documenti è un aspetto importante della gestione dei record. Include attività di ufficio standard e archiviazione di file, come l'acquisizione, l'archiviazione, la modifica o la condivisione di file. Quando si assiste nella supervisione della gestione dei documenti per una società, le responsabilità di uno specialista della gestione dei documenti includono:
- Mantenere organizzati i documenti presenti e futuri
- Aumentare l'efficienza del flusso di lavoro
- Fornire algoritmi di ricerca efficienti per il recupero dei file
- Riduzione della quantità di documenti archiviati e smarriti
- Riduzione dell'archiviazione fisica dei documenti
I record non sono sempre documenti e la gestione dei record richiede spesso un lavoro più rigoroso e un manager dedicato per guidare un dipartimento, progettare e mantenere i sistemi, supervisionare i membri del team e riferire sulla sicurezza e la protezione di un sistema. I compiti di un record manager sono incentrati sulla salvaguardia sicura dei record e possono includere:
- Stabilire standard e norme per i record e il team incaricato di conservarli
- Determinare chi ha accesso a quali record e quando
- Creazione di tempistiche per quando i materiali verranno spostati negli archivi
- Concedere alla direzione il permesso di utilizzare i record
- Integrazione della gestione dei record nei sistemi aziendali e nelle piattaforme software
Domande frequenti
Quali sono alcuni esempi di record?
Ogni azienda stabilisce politiche di gestione dei record. Le registrazioni sono salvaguardate da regole stabilite da ciascuna società. Protetto da concorrenti, agenzie governative e chiunque altro non abbia accesso a documenti riservati. Questo chiarimento è noto come "confidenziale commerciale" nel settore dell'e-business.
Qual è la differenza tra un modulo e un record?
Un modulo è un documento che richiede informazioni specifiche e include opzioni di risposta o aree vuote che possono essere compilate. I moduli non devono essere applicati con attenzione. Un modulo compilato, d'altra parte, è considerato come un record e dovrebbe essere tenuto al sicuro da alterazioni.
Quando un documento diventa un record?
Un record è un documento che un'organizzazione crea o riceve insieme a transazioni commerciali. Può anche essere utilizzato per soddisfare i requisiti legali. Il mezzo o il tipo di record non ha alcuna influenza sulla sua classificazione. Potrebbe essere cartaceo o digitale.
Da dove derivano gli obblighi di gestione dei record?
Gli obblighi per la gestione dei record sono spesso imposti da standard e pratiche governativi o di settore che riflettono la sicurezza pubblica, la sovranità dei dati o altri problemi. Di conseguenza, la gestione dei record è una componente essenziale del piano di governance delle informazioni. Il monitoraggio dell'autenticità e della disponibilità dei record all'interno dell'infrastruttura IT può contribuire alla sicurezza della tua azienda.
In termini commerciali, cosa implica la gestione dei record?
La gestione dei record comprende tutti gli eventi che si verificano tra il momento in cui i dati sono disponibili nel sistema e il momento in cui vengono distrutti. In sostanza, il sistema di gestione dei record segue il ciclo di vita dei dati. Sono incluse anche la riproduzione di materiali scritti, moduli, documenti di archiviazione, microfilm, conservazione e servizi correlati.
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Riferimenti
