Un progetto ha maggior successo quando è ben pianificato e gestito. Praticare la gestione del progetto e applicare misure di mitigazione della gestione del progetto collaudate può essere utile. Anche i programmi più ben sviluppati, tuttavia, conterranno pericoli.
La migliore strategia per evitare i rischi del progetto è affrontarli frontalmente. Pianificare in modo proattivo questi eventi sconosciuti con l'assistenza di un piano di gestione del rischio ti aiuterà a guidare il tuo team di progetto in acque calme piuttosto che essere catturato nel bel mezzo di una tempesta imprevista.
Potresti aver sperimentato gli effetti di rischi imprevisti su progetti precedenti se non hai mai costruito un piano di gestione del rischio. Scopri di più sulla gestione del rischio di progetto e segui questi sei semplici passaggi per creare il tuo piano di gestione del rischio.
Cos'è il rischio di progetto?
Qualsiasi potenziale problema che potrebbe mettere a repentaglio l'effettiva esecuzione delle vostre iniziative è indicato come rischio di progetto. Variabili interne o esterne potrebbero causare rischi. Un importante fornitore che fallisce, ad esempio, e un membro chiave del team che lascia la tua azienda sono entrambi rischi del progetto.
Che cos'è la gestione del rischio di progetto?
La gestione del rischio di progetto è il processo di scoperta, valutazione e risposta a pericoli imprevisti che potrebbero compromettere gli obiettivi e l'avanzamento del progetto.
In parole povere, la gestione del rischio di progetto è il processo di riduzione dei pericoli del progetto che si sono già verificati, si stanno verificando attualmente o si prevede che si verificheranno in futuro. Si concentra sulla riduzione del rischio identificando le cause principali dei problemi e riducendo se non eliminando totalmente il loro impatto.
Qual è lo scopo della gestione del rischio di progetto?
Identificare e gestire i rischi è un elemento importante del tuo lavoro di project manager. Aiuta nella definizione delle priorità dei tuoi sforzi di gestione del progetto. Se una valutazione del rischio rivela che l'impatto di un pericolo specifico sarà grave, è necessario adottare le precauzioni necessarie per evitare o ridurre tale minaccia il prima possibile.
Ci sono diversi rischi da considerare per qualsiasi progetto, ma i più importanti sono quelli legati alla tempistica del progetto, al costo, alla qualità, alla tecnologia e alle risorse.
- Rischio di pianificazione: C'è la possibilità che il progetto non venga completato in tempo.
- Rischio di costo: C'è la possibilità che il costo finale del progetto superi il budget.
- Rischio di qualità: C'è la possibilità che la qualità del progetto non sia all'altezza delle aspettative.
- Rischio tecnico: È possibile che la tecnologia del progetto scelta non funzioni come previsto.
- Rischio risorse: È possibile che i membri del team non abbiano abbastanza tempo o esperienza per portare a termine il progetto.
Esempi di tipi comuni di rischio di Project Management
Esaminiamo alcuni dei tipi più tipici di rischi di progetto che potresti incontrare. Abbiamo anche fornito esempi per aiutare a evidenziare le preoccupazioni
- Rischi del singolo progetto: Si tratta di eventi di rischio che, se si verificano, possono avere un impatto sulla qualità, sui costi, sui tempi e/o sulla portata di un progetto. Ad esempio, non avere risorse adeguate per un lavoro e dover affrontare congedi per malattia o permessi dei dipendenti durante l'alta stagione sono due esempi.
- Rischi complessivi del progetto: Questi sono gli effetti dell'incertezza sull'intero progetto. Il rischio complessivo del progetto è la somma di tutti i rischi individuali e di altre fonti di incertezza del progetto. Disastri naturali, conflitti e cambiamenti nelle politiche governative sono esempi di tali incertezze.
- Rischi di variabilità: Questi rischi sono correlati a modifiche o imprecisioni nella domanda, nell'offerta, nella qualità, nei prezzi e così via, che potrebbero avere un impatto sull'esito del progetto. Gli esempi includono la modifica del fornitore di un componente critico del prodotto e l'adeguamento dei prezzi delle materie prime.
- Rischi di ambiguità: Questi rischi derivano da una mancanza di chiarezza nei requisiti del progetto, che può portare a interpretazioni errate o errori. Due esempi sono la raccolta errata dei requisiti da parte dei clienti e le diverse interpretazioni dell'ambito del progetto tra i membri del team.
Passi per la gestione del rischio del progetto
Identificare, pianificare e monitorare i possibili rischi è importante per la gestione del rischio di progetto. Non tutto andrà storto e nulla potrebbe andare storto. Tuttavia, la valutazione proattiva del rischio e la gestione degli incidenti possono aiutarti a essere preparato e ad adeguare prontamente il tuo corso. Ciò garantisce il raggiungimento di tutti gli obiettivi del progetto nei tempi previsti e nel budget.
Ecco sei fasi per aiutarti a costruire un piano di gestione del rischio del progetto se hai appena iniziato con la gestione del rischio.
#1. Identificare
Crea un piano di gestione del rischio del progetto compilando un elenco di tutti i potenziali eventi di rischio del progetto per identificare i pericoli. Un evento di rischio è tutto ciò che potenzialmente ha un impatto sulla tempistica, sul budget o sul successo del tuo progetto.
Esistono diversi approcci per avviare il processo di identificazione del rischio, tra cui:
- Condurre interviste con le parti interessate del progetto. La migliore strategia per valutare i rischi del progetto è consultare le parti interessate, i leader e gli esperti in materia. Se hanno già lavorato a progetti simili, chiedi loro quali pericoli hanno incontrato e come potresti evitarli. Anche se non hanno mai lavorato a progetti simili in precedenza, verifica con le principali parti interessate del progetto per assicurarti di non trascurare alcun rischio critico del progetto.
- Con il tuo team di progetto, fai un brainstorming sui potenziali pericoli. Il tuo team di progetto è quello con cui lavorerai quotidianamente su questo progetto. Prima di iniziare il tuo progetto, chiedi loro quali potenziali pericoli percepiscono e considera di organizzare una sessione di brainstorming per scoprire i principali pericoli per il tuo progetto.
- Conferma e documenta le tue supposizioni. Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), le ipotesi sono qualsiasi cosa relativa al progetto che ritieni sia vera ma non è garantito che sia vera. Potresti basare le decisioni del progetto su ipotesi senza nemmeno rendertene conto. Tuttavia, non documentando e verificando le tue ipotesi, ti esponi al rischio del progetto. Se i tuoi presupposti non sono corretti, le basi del tuo progetto potrebbero diventare instabili, mettendo a repentaglio il successo del progetto.
- Esamina le tue liste di controllo. Verifica se il tuo team o reparto ha creato un elenco di rischi tipici. Se non l'hanno già fatto, inizia a documentarne uno per garantire il successo delle iniziative future.
- Crea una matrice di valutazione del rischio. La gravità di un rischio è classificata in quattro categorie: catastrofico, cruciale, marginale e minore. Questo aiuta a determinare quali potenziali pericoli dovrebbero essere affrontati per primi.
Leggi anche: Valutazione del rischio: guida definitiva al processo di valutazione del rischio
Inserisci gli eventi di rischio importanti in un modello di registro dei rischi man mano che li identifichi. Un registro dei rischi, come suggerisce il nome, è un inventario dedicato di tutti i pericoli del tuo progetto. Il tuo registro dei rischi dovrebbe fornire risposte alle seguenti domande relative alle minacce note che hai identificato:
- Qual è la probabilità che si verifichi questo rischio?
- Qual è la probabilità che si verifichi?
- Quali sono le conseguenze e la gravità se si verifica il rischio?
- Qual è il nostro piano di gestione del rischio?
- Qual è il livello di priorità data la possibilità e l'impatto?
- Chi è responsabile di questo rischio?
Non preoccuparti se non riesci a capire tutto subito: parte di questo arriverà nei passaggi successivi.
# 2. Analizzare
Analizza la probabilità, la gravità e il piano di risposta per ogni rischio che hai identificato. Prendi in considerazione la possibilità di condurre l'analisi dei rischi con il tuo team di progetto o le principali parti interessate, a seconda della complessità dei rischi del tuo progetto.
Considera come il rischio può influenzare gli obiettivi del tuo progetto mentre ne determini la gravità. Causerà un ritardo nella tua tempistica, metterà a repentaglio il tuo budget o ridurrà l'effetto dei risultati del tuo progetto? Quindi, per ogni rischio, sviluppa un piano di risposta. Il tuo piano di risposta non è necessariamente un'azione immediata; piuttosto, descrive cosa farà il tuo team per ruotare rapidamente e gestire il rischio.
#3. Dare priorità
Per stabilire la priorità dei rischi, considera quanto segue: in base al registro e all'analisi dei rischi, quali pericoli è più probabile che si verifichino e rappresentino la minaccia maggiore per il successo del tuo progetto? I rischi più critici da gestire sono quelli con un'alta probabilità di verificarsi e un'elevata gravità. Dovresti monitorare e rispondere a tutte le potenziali minacce, ma queste sono quelle su cui dovresti concentrarti maggiormente e controllare più regolarmente.
#4. Assegnare
Questo è un passaggio facoltativo, ma altamente consigliato. Anche se i tuoi rischi non si sono ancora verificati, l'assegnazione precoce di un responsabile del rischio aiuterà i membri del tuo team a essere preparati. Questo individuo non dovrebbe solo monitorare il rischio, ma anche fungere da persona focale per stabilire un piano di mitigazione del rischio.
#5. Tenere sotto controllo
Il tuo progetto è iniziato in questo momento. Si spera che tu sia nei tempi previsti per raggiungere gli obiettivi finali del tuo progetto. Tuttavia, è necessario continuare a controllare continuamente i propri rischi per evitare spiacevoli sorprese. Per realizzare questo:
- Invia aggiornamenti regolari sui progressi per assicurarti che il tuo team di progetto e le parti interessate siano tutti sulla stessa pagina. Ricorda che la gestione del rischio dovrebbe essere proattiva piuttosto che reattiva.
- Effettua il check-in in modo asincrono con i tuoi gestori del rischio individuali. Ogni "proprietario" del rischio dovrebbe tenere d'occhio le bandiere rosse nel proprio evento di rischio. Fai il check-in con loro su base frequente come project manager o team leader per assicurarti che tutto stia andando bene.
- Controlla il tuo registro dei rischi per eventuali modifiche. Se la probabilità del rischio cambia o il piano di rischio viene rivisto, la modifica deve essere annotata nel proprio registro dei rischi. Il tuo piano di gestione del rischio, come la maggior parte degli aspetti della gestione del progetto, dovrebbe essere un documento dinamico che il tuo team utilizza per rimanere in pista.
La collaborazione è fondamentale anche per la valutazione del rischio. Troppo spesso emergono potenziali problemi o nuovi pericoli di cui un membro del team era a conoscenza ma che non si sentiva in grado di sollevare immediatamente. Assicurati di coltivare una cultura del lavoro di squadra, della trasparenza e dell'onestà.
#6. Rispondere
Se un rischio diventa realtà in qualsiasi momento, è il momento di agire. Dovresti disporre di un eccellente piano di gestione del rischio con il registro dei rischi e il piano di gestione del rischio in atto.
Ricorda che la gestione del rischio non riguarda la prevenzione del rischio, sebbene possa essere d'aiuto. Piuttosto, la gestione del rischio del progetto è il processo per anticipare i pericoli e avere un piano solido in atto in modo da non essere colti alla sprovvista.
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Riduzione del rischio di progetto e strategie di gestione
Sebbene sia impossibile eliminare completamente il rischio, i project manager possono impegnarsi per gestire in modo efficiente i progetti riducendo al contempo il rischio. Ecco quattro suggerimenti per iniziare:
#1. Prepara un piano per la gestione del rischio.
Chiunque abbia esperienza nella gestione dei progetti comprende l'importanza di un solido piano di progetto per il successo dell'impresa. Molti piani ausiliari, come il piano di gestione del rischio, sono spesso inclusi in questo piano.
Il tuo piano di gestione del rischio, secondo Emerson, dovrebbe delineare il tuo approccio per rilevare e dare priorità al rischio, la tua tolleranza al rischio, come il tuo team risponderà al rischio, come comunicherai il rischio e così via. Ci vogliono tempo e impegno per creare un tale piano, ma investire nella fase di pianificazione spesso ripaga sviluppando una tabella di marcia che guiderà il tuo team durante tutta la fase di esecuzione del progetto.
#2. Mantenere un registro dei rischi aggiornato.
Il tuo registro dei rischi, che può essere associato o indipendente dal tuo piano di gestione dei rischi, è un elenco di tutti i potenziali eventi di rischio che potrebbero influire sul tuo progetto. Questo documento ti aiuterà a rimanere aggiornato su qualsiasi problema, ma è fondamentale mantenerlo aggiornato in modo da avere sempre un'istantanea accurata a cui fare riferimento.
Usa il tuo registro dei rischi per tenere nota di quali eventi di rischio si sono verificati, come ha risposto il tuo team e quali rischi aggiuntivi sono emersi che non sei stato in grado di rilevare all'inizio. Tu, i membri del tuo team e altri stakeholder chiave avrete sempre un quadro chiaro dello stato del progetto se mantenete aggiornato questo documento e assicuratevi che sia integrato con altri risultati di pianificazione.
#3. Riconoscere l'evento di rischio.
Un errore comune nella gestione del rischio è che le persone considerino il rischio in termini di risultati potenziali piuttosto che l'evento di rischio stesso. Le persone, ad esempio, possono considerare il "mancato rispetto della scadenza" come un rischio per il loro progetto. Sebbene il mancato rispetto della scadenza sia chiaramente un rischio per il progetto, è l'impatto la vera preoccupazione.
Considera il rischio nel seguente formato: X può causare il verificarsi di Y, con conseguente impatto Z. Questo ti aiuterà a capire la fonte del rischio, l'evento di rischio e come affrontarlo.
#4. Sii proattivo piuttosto che reattivo.
I project manager possono a volte commettere l'errore di adottare un approccio reattivo piuttosto che proattivo alla gestione del rischio. È sempre fondamentale essere in grado di reagire rapidamente quando si verifica un incidente imprevisto, ma è anche necessario fare un passo indietro ed esaminare il progetto da una prospettiva proattiva.
Investire tempo nelle prime fasi del processo di gestione del rischio e comprendere a fondo ogni rischio consente di pianificare l'adozione di misure preventive che riducono la probabilità che l'evento di rischio si verifichi, piuttosto che tentare di rispondere dopo che si è già verificato.
#5. Migliora le tue capacità di gestione dei progetti.
Soprattutto, la gestione dei progetti e dei rischi associati richiede con successo una solida base di capacità di gestione dei progetti. Oltre a esercitarsi, rimanere aggiornati sulle tendenze del settore e partecipare a conferenze e workshop, ottenere un certificato o una laurea in gestione dei progetti è uno dei migliori metodi per affinare queste abilità.
Coloro che hanno l'opportunità di supervisionare un progetto ma non hanno una formazione formale trarranno grandi benefici dall'educazione alla gestione del progetto; tuttavia, anche coloro che attualmente lavorano nel settore possono trarre vantaggio dal perfezionamento del proprio mestiere.
Conclusione
Ricorda che una strategia di gestione del rischio ben pianificata porterà al successo dei tuoi progetti.
La gestione tempestiva del rischio contribuisce al successo del progetto rilevando e riducendo al minimo i possibili rischi prima che diventino problemi. È possibile prevenire errori tipici e costosi ritardi che possono portare al fallimento del progetto adottando un approccio proattivo alla gestione del rischio. Ritorna al processo di gestione del rischio durante l'intero ciclo di vita del progetto per assicurarti che il tuo progetto abbia successo. Saluti!
L'obiettivo della gestione del rischio di progetto
L'implementazione di un piano di gestione del rischio può aiutare il tuo team a prepararsi a situazioni impreviste. Tuttavia, non tutti i progetti richiedono un piano completo di gestione del rischio. Se il tuo progetto è semplice, potresti aver bisogno solo di un rapido incontro con i membri del tuo team per fare brainstorming e gestire eventuali potenziali pericoli.
Questi progetti hanno una portata minima, non richiedono molto tempo dei membri del team o risorse esterne (come finanziamenti o larghezza di banda) e potrebbero essere processi che hai già portato a termine con successo.
Un piano di gestione del rischio di progetto sarebbe utile se si stesse lavorando a uno sforzo complesso che coinvolge un gran numero di parti interessate interfunzionali del progetto e risorse critiche. Si tratta di iniziative in cui potresti dedicare una notevole quantità di tempo e larghezza di banda ai membri del team o fare un investimento finanziario importante. Un piano di gestione del rischio assicurerà che il progetto rimanga nel suo ambito e, alla fine, abbia successo.
- Valutazione del rischio: guida definitiva al processo di valutazione del rischio
- COME ENTRARE NELLA GESTIONE DEI PROGETTI: definizione, guida e requisiti
- RISCHI DI MERCATO: Migliori Pratiche e Guida Facile con Esempi
- Pianificazione del progetto: una guida alle tecniche di pianificazione del progetto
Riferimenti
