Nonostante disponga di numerosi strumenti potenti, Excel gratuito non soddisferà tutte le tue esigenze di gestione dei progetti. Probabilmente lo shock dei prezzi ti è capitato una o due volte se hai mai cercato un software di gestione dei progetti Excel o un corso. Questi programmi o strumenti sono costosi e potrebbero costarti diverse migliaia di dollari all'anno. È sufficiente far pensare al semplice utilizzo di un modello Excel e degli strumenti di gestione dei progetti per svolgere l'attività, il che in realtà non è una cattiva idea. Sebbene Excel non sia pubblicizzato come pianificatore di progetti, la piattaforma è più capace di quanto la maggior parte delle persone sappia quando si tratta di tenere traccia dei progetti. In questo articolo parleremo del modello di elenco delle attività del progetto excel.
Strumenti di gestione del progetto Excel
Excel ha molti strumenti potenti, ma non soddisferà tutte le tue esigenze di gestione dei progetti. Questo articolo spiega come utilizzare il programma al massimo delle sue potenzialità per progetti più piccoli.
Probabilmente hai riscontrato uno shock adesivo una o due volte se hai mai cercato un software di gestione dei progetti. Questi sistemi software sono costosi e possono costare diverse migliaia di dollari all'anno. È sufficiente prendere in considerazione l'utilizzo di alcuni modelli di Excel per completare l'attività, il che non è sempre una cattiva idea. Sebbene Excel non sia pubblicizzato come pianificatore di progetti, la piattaforma è più capace di quanto la maggior parte delle persone sappia quando si tratta di tenere traccia dei progetti.
Tuttavia, ti basterà un tracker di progetto Excel o hai bisogno di una piattaforma realizzata appositamente per la gestione dei progetti? Prima di fare questa scelta, dovresti essere a conoscenza delle seguenti informazioni sulla gestione dei progetti di Excel.
Excel ha uno strumento di gestione dei progetti?
Excel può essere utilizzato per la gestione dei progetti, per dirla semplicemente. Ad essere onesti, però, non è l'opzione migliore.
Perché chiedi?
Se hai mai provato a gestire uno strumento di gestione dei progetti utilizzando un foglio di lavoro o un modello Excel con formule complesse, formattazione condizionale e macro solo per vederlo bruciare e bloccarsi, sai che è doloroso. In altre parole, gestire progetti con MS Excel è come tagliare una torta con una sega. Può svolgere il compito, ma esiste un approccio migliore. Sebbene tu possa creare diagrammi di Gantt, strumenti di gestione dei progetti, rapporti sullo stato di avanzamento e persino tenere traccia dei modelli di budget, Excel è così manuale che perderai molto tempo e correrai la possibilità di commettere un errore.
Inoltre:
- La collaborazione in tempo reale con i membri del team non è possibile.
- Una comunicazione efficace è impossibile.
- Diversi processi non possono essere automatizzati per numerosi progetti.
- Non è sicuro
Il modello Excel gratuito è, in breve, adeguato per gli strumenti di gestione dei progetti. Ma "bene" è accettabile nella tua linea di lavoro? Ma sei venuto qui per saperne di più su Excel, non per sentirci inveire sul perché è una cattiva idea. Pertanto, ci sono alcuni modi in cui puoi utilizzare strumenti e modelli gratuiti di gestione dei progetti per semplificarti la vita se devi o scegli di utilizzare Excel per qualsiasi motivo.
Come si utilizza Excel per gestire un progetto?
Quando si tratta di gestione, amministrazione, analisi, pianificazione, calcoli e molto altro, gli strumenti di progetto gratuiti di Excel sono gli strumenti più utilizzati in ogni azienda. Excel è senza dubbio lo strumento di riferimento per la gestione dei progetti, supportato dai suoi comodi formati di griglia, dalla capacità di filtrare e formulare ogni tipo di dati e dalla sua interfaccia intuitiva. Per diverse aree della gestione dei progetti, Excel può essere più difficile, soprattutto per i principianti.
Modello Excel per strumenti di gestione del progetto
I modelli gratuiti di Excel sono una delle sue poche qualità redentrici. Fondamentalmente, puoi modificare qualsiasi modello Excel gratuito per gli strumenti di gestione dei progetti nella loro galleria in base alle tue esigenze semplicemente collegandolo. Parliamo di alcuni degli strumenti di gestione dei progetti più popolari e del modello Excel.
# 1. Un Task Manager
Il modello di monitoraggio degli strumenti di gestione del progetto fungerà da introduzione ai modelli di Excel. Ti consente di monitorare lo sviluppo generale dei tuoi progetti, classificarli in base al dipendente assegnato e visualizzare lo stato delle attività. Inoltre, ha un calcolatore integrato che ti consente di organizzare il tuo progetto utilizzando i dati condizionali.
#2. Grafico Burndown
I grafici Burndown sono grafici fisici a due assi che mostrano se il tuo progetto è o meno nei tempi previsti o in ritardo. Ti aiutano a monitorare più da vicino le prestazioni del tuo team e ad anticipare i ritardi prima che si verifichino. Un grafico burndown può essere utilizzato anche come una sorta di modello di budget per tenere traccia di metriche come la spesa effettiva rispetto al budget di base. Sebbene i modelli di grafico burndown non siano forniti specificamente da Excel, abbiamo scelto di includerli nel nostro elenco perché sono così semplici.
#3. Diagramma di Gantt
I diagrammi di Gantt sono strumenti visivi attraenti per visualizzare la pianificazione del progetto. Sono davvero la terza funzionalità più popolare per il software di gestione dei progetti, secondo Capterra. Utilizzando il modello di diagramma di Gantt in Excel, puoi crearne uno piuttosto rapidamente. I tuoi progetti possono essere suddivisi in fasi, attività e membri del team.
#4. Lista di cose da fare
Solo tre ore al giorno sono effettivamente produttive per la maggior parte degli impiegati.
In che modo questo ti influenza?
I dipendenti in genere sprecano così tanto tempo in modo produttivo perché non danno priorità ai loro compiti per concentrarsi prima su quelli più critici. Per questo motivo, le liste di cose da fare sono utili. Puoi creare una lista di cose da fare che sia sia funzionale che piacevole alla vista usando questo modello.
#5. Report sullo stato del progetto
Secondo una ricerca della società di gestione del portafoglio con sede nel Regno Unito Wellington, il reporting dello stato è l'attività più comune svolta dai PMO. E per una buona causa. I manager e le parti interessate importanti devono essere consapevoli dello stato di avanzamento di un progetto. Usa questo modello per monitorare e condividere i progressi del progetto nel corso di un anno.
Excel ha un modello di piano di progetto?
Sì, in Excel sono disponibili diversi modelli di piano di progetto. Li abbiamo ordinati tutti e abbiamo trovato i migliori modelli di piani di progetto in Excel. In questo articolo, abbiamo spiegato i diversi tipi di modelli e quando dovresti usarli.
Come faccio a monitorare lo stato di avanzamento di un progetto in Excel?
Gli utenti di Microsoft Excel possono creare un elenco di attività che possono utilizzare per tenere sotto controllo i propri progressi o seguire un corso di Excel per la gestione dei progetti. Questi tipi di elenchi potrebbero aiutare te o il tuo team a rimanere in attività mentre lavorate su vari progetti. Puoi aumentare la tua produzione come professionista e la tua produttività generale imparando come utilizzare un task tracker di Excel.
Per creare e utilizzare un elenco di cose da fare tracciabile in Excel, segui questi cinque passaggi:
# 1. Avvia Excel e crea le intestazioni di colonna necessarie
Non appena il corso Excel per Project Management è aperto, puoi iniziare a creare nuove intestazioni di colonna con i nomi degli elementi che desideri monitorare. Questi sono in genere i componenti principali delle tue attività e alcuni tipici includono:
ID attività: assegnando a ciascuna attività un ID, potrai accedervi rapidamente in futuro. Condividere le attività con i colleghi può essere utile in quanto può prevenire qualsiasi idea sbagliata quando si fa riferimento a un determinato compito.
Nome attività: sebbene l'ID possa aiutarti a riconoscere rapidamente un'attività, assegnarle un nome adatto può aiutarti a ricordarla. Mantieni brevi i nomi delle attività e includi una casella di descrizione con ulteriori dettagli, se possibile.
Notare quando le attività sono scadute ti aiuterà a rimanere in pista e rispettare le scadenze. Questo è utile per completare rapidamente numerose attività.
Titolare dell'attività: l'aggiunta di una colonna del proprietario dell'attività al tracker delle attività potrebbe aiutarti a tenere traccia delle attività di tutti se il tracker delle attività contiene attività per numerose persone. Inoltre, è utile se sei responsabile della supervisione di un team perché puoi controllare il modo in cui operano e progrediscono in un progetto.
Stato attività: puoi aggiungere una colonna per mostrare come sta procedendo con precisione ogni attività. A seconda della natura precisa del lavoro, puoi usarlo per indicare se un'attività non è stata ancora iniziata, è in corso o è stata completata, nonché altri stati concepibili.
Importanza delle attività: una componente chiave del monitoraggio e della gestione delle attività comporta in genere l'assegnazione di una priorità ai lavori in base al loro valore complessivo per un progetto. Includendo una colonna del significato delle attività e classificando le tue attività in modo appropriato, puoi farlo.
Per informazioni sui tuoi lavori che non è immediatamente chiaro fornire in altre colonne, puoi anche inserire una colonna.
#2. Completa i dettagli di ogni attività
Le colonne ora possono essere riempite con i dati dopo essere state create. Elenca prima tutte le attività in sospeso, insieme al loro stato di completamento, poiché questi sono i due fattori chiave che ti consentiranno di organizzare le tue attività in un secondo momento. Puoi aggiungere attività al tuo tracker attività man mano che impari di più su di esse, come la loro scadenza e priorità.
#3. Includi un filtro
Un filtro può essere utilizzato per eliminare i dati irrilevanti. Questo è molto utile per la gestione di numerose voci di attività. Scegliendo "filtro" dal menu "Ordina e filtra" sulla barra delle applicazioni di Excel, puoi aggiungere un filtro al foglio di calcolo. Puoi scegliere di rimuovere tutte le attività che hai terminato in precedenza selezionando la colonna "Stato attività" e aggiungendo un filtro, ad esempio. Questo ti darà una prospettiva più chiara sulle tue faccende incompiute.
#4. Ordina e ordina le tue attività utilizzando il filtro
Dopo averne attivato uno, puoi utilizzare un filtro per seguire lo stato di avanzamento delle tue attività non completate. Ora puoi ordinare le tue attività in base a ciò che desideri visualizzare in qualsiasi momento se applichi un filtro alla colonna "Stato attività". Di conseguenza, le attività su cui non hai ancora iniziato a lavorare, quelle su cui stai lavorando in questo momento, i lavori che hai terminato o qualsiasi altro mix di queste categorie, sono tutti più facili da osservare.
#5. Continua a utilizzare il tuo Task Manager
Puoi utilizzare il tuo task tracker per aiutarti a gestire le tue attività ora che ne hai stabilito una. Se vuoi attirare l'attenzione su aspetti aggiuntivi delle tue attività, puoi aggiungere più colonne e puoi aggiornare i campi già presenti per descrivere meglio ciò che rappresentano. Per rendere più facile per te vedere come ogni lavoro sta procedendo verso il completamento, puoi anche usare vari colori per ogni colonna o stato.
Strumenti di gestione del progetto Excel gratuito
Excel fornisce molti strumenti di gestione dei progetti, che sono per lo più gratuiti. Molti di loro saranno esposti in questo articolo. Assicurati di leggere l'articolo per vederlo tutto.
Modelli Excel di gestione del progetto gratuiti
Sono stati sviluppati cinque modelli Microsoft Excel gratuiti per la gestione dei progetti personalizzati per tipi di progetti o fasi del progetto specifici. Hai bisogno di un posto dove tenere traccia dei costi del tuo progetto e garantire il rispetto del budget? Forse hai bisogno di modelli Excel gratuiti per la gestione dei progetti per brevi aggiornamenti di stato che puoi consegnare al tuo team ogni settimana. In quanto repository centrale per tutti i dati relativi al progetto, questi modelli possono fungere da pianificazione, budget e monitoraggio. Semplificando la procedura, ridurrai le possibilità di perdere importanti possibilità. Guardali elencati di seguito.
# 1. Modello di rapporto sullo stato del progetto
Ti consigliamo di rimanere organizzato in modo che i tuoi aggiornamenti rimangano nei tempi previsti, indipendentemente dal fatto che i rapporti sullo stato del progetto vengano consegnati via e-mail o durante una riunione. Tieni in tasca un modello di rapporto sullo stato del progetto in modo da poterlo replicare ogni settimana e aggiungere informazioni pertinenti. Per risparmiare tempo a te e al tuo team, inserisci le modifiche in un modello esistente. Quali risultati ha ottenuto il tuo gruppo? Chiama queste persone e lodale. Hai dei rischi o problemi che devono essere risolti? Questo è il posto giusto per elencare potenziali ostacoli e fornire soluzioni. Fornisci aggiornamenti al tuo team e alla leadership aziendale utilizzando il modello di stato del progetto.
Organizza ulteriormente questo modello salvandolo per un uso successivo. Ciò che è andato storto e ciò che ha funzionato bene può essere valutato. I modelli per lo stato del progetto possono essere modificati per adattarsi alla tua particolare situazione lavorativa.
#2. Modello di attività di progetto di gruppo
Considera il modello di attività per il tuo progetto di gruppo come una panoramica di alto livello di tutte le attività e le attività secondarie coinvolte nel progetto. Dividilo in sezioni che corrispondono alle fasi del progetto. Elenca le parti interessate, le scadenze e le priorità di ciascun incarico. Consenti gli aggiornamenti delle attività di progetto dalle parti interessate, comprese le date di inizio e fine, la percentuale di completamento e il completamento di un'attività. Utilizza questo modello per determinare chi è responsabile di quale risorsa. Questo documento può essere utilizzato dalle parti interessate per trovare risposte alle loro domande o per scoprire con chi lavoreranno a stretto contatto.
Qui è dove puoi utilizzare il modello di attività del progetto di gruppo in modo creativo. Posiziona questa sequenza temporale accanto al tuo piano di progetto in modo da poter confrontare i progressi ed enfatizzare i piccoli risultati.
#3. Modello di oggetto d'azione
Ogni progetto ha una serie di attività prioritarie che devono essere completate per soddisfare i parametri di riferimento e gli obiettivi finali. Puoi dare a questi elementi di azione una rappresentazione visiva nel tuo flusso di lavoro aggiungendo un modello di elemento di azione. Queste azioni possono essere classificate come priorità alta, media o bassa nel modello. È possibile specificare le scadenze e le parti incaricate. Il modello dell'elemento dell'azione può essere impostato per una fase del progetto o adattato alle attività di un team, a seconda delle dimensioni del progetto.
Il modello dell'elemento dell'azione è utile per delineare quali attività dipendono dalla realizzazione degli altri. Fornisce una panoramica completa di come le attività sono correlate nel corso di un progetto.
#4. Modello di diagramma di Gantt
Questo è un modello che può essere utile se i membri del tuo team sono studenti visivi. Un diagramma di Gantt utilizza barre codificate a colori posizionate su una vista calendario orizzontale per descrivere visivamente le fasi del progetto, le parti interessate e le attività. Per squadra o singolo stakeholder, scegli un colore. Puoi monitorare il suo avanzamento mentre ogni attività viene visualizzata nel calendario della sequenza temporale del progetto. Un'altra opzione è una visualizzazione elenco, che mostra le attività in un ordine più convenzionale.
La combinazione di questi due layout può dare a ciascun stakeholder l'impressione di poter seguire il progetto nel metodo a lui più conveniente. Offri agli utenti la scelta di uno stile più accattivante per il monitoraggio del tuo progetto se il layout standard dell'elenco non è desiderabile.
#5. Modello di budget del progetto
Quasi tutti i progetti, indipendentemente da quanto grandi o piccoli, avranno un budget. Il budget per un progetto non è assolutamente il luogo per errori o incomprensioni. Inoltre, per evitare enormi costi non pianificati alla conclusione del progetto, è fondamentale tenere traccia delle spese durante tutto il percorso. Disporre i costi previsti nel modello all'inizio del progetto. Dividili in base alla fase del progetto, al team o a qualsiasi altra cosa abbia senso per il tuo progetto. Quindi, utilizza il modello come riferimento per tenere traccia delle diverse spese e confermare che siano in linea con le tue stime.
Questo è un modo semplice e veloce per controllare le tue finanze. Inoltre, riceverai un rapido avviso se corri il rischio di superare il tuo budget. Puoi assicurarti che il team sia a conoscenza delle tue aspettative finanziarie utilizzando un modello di budget uniforme.
Modello di elenco attività del progetto Excel
Il modello di elenco attività di Excel per il progetto in questo articolo mostra solo alcuni dei numerosi modi in cui puoi tenere traccia delle faccende domestiche con un foglio di calcolo, da semplici elenchi di cose da fare a più intricati diagrammi di Gantt. Questi modelli mostrano come rappresentare le priorità utilizzando i set di icone, visualizzare una barra di avanzamento utilizzando la formattazione condizionale, creare il grafico utilizzando grafici a barre in pila e selezionare le attività al termine utilizzando un segno di spunta.
Modello n. 1 dell'elenco delle attività del progetto
Questo foglio di calcolo mostra come utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare la colonna Priorità, aggiungere una barra di avanzamento alla colonna % di completamento e utilizzare la convalida dei dati per creare una casella di controllo funzionante. Inoltre, sono incluse le colonne per il denaro e le ore spese per ciascun compito.
#2. Modello semplice per il monitoraggio delle attività
Questo modello di tracker attività Excel è un altro elenco nel progetto che mostra come utilizzare la formattazione condizionale per visualizzare una valutazione di priorità di 1-4 con cerchi colorati diversi utilizzando set di icone personalizzate. Un metodo simile viene applicato alla casella di controllo nella colonna Fine
#3. Elenco delle attività del progetto con diagramma di Gantt
Utilizzando un grafico a barre in pila in Excel, è possibile produrre un diagramma di Gantt da un elenco di attività nel modello Excel del progetto. Sebbene questo sia un elenco utile in un modello Excel che può essere applicato a un'attività di gestione del progetto effettiva, il suo obiettivo principale è mostrare come è organizzata la tabella dei dati per costruire il diagramma di Gantt.
#4. Modello di lista di controllo delle attività
Questo elenco di attività del progetto in un modello Excel mostra come creare una casella di controllo utilizzando un menu a discesa di convalida dei dati e come visualizzare i valori di priorità ALTA, MEDIA e BASSA utilizzando semplici condizioni di formattazione condizionale. Quando la casella di controllo è selezionata, viene utilizzata anche la formattazione condizionale per modificare il carattere tipografico in una barratura grigia.
Perché Excel è dannoso per la gestione dei progetti?
Ecco alcuni dei motivi per cui Excel è dannoso per la gestione dei progetti:
# 1. Ci vuole molto tempo
Può essere facile perdere tempo a cercare, aggiornare e ricontrollare le informazioni sui progetti, a seconda delle dimensioni e della complessità dei singoli progetti, nonché del numero di progetti che stai gestendo o a cui stai partecipando.
Dovrai cercare altrove documenti importanti come la dichiarazione del progetto e i rapporti sullo stato perché Excel è appropriato solo per tipi specifici di dati. È impossibile ottenere una comprensione completa e completa del progetto, comprese le scelte importanti.
#2. Dati di progetto imprecisi
I fogli di calcolo sono soggetti a errori, in particolare se utilizzati da diversi membri del team. Non puoi essere certo che il foglio di calcolo che stai utilizzando sia la versione più recente, che le formule siano accurate o che nessun dato sia stato inavvertitamente modificato o cancellato. Per le aziende altamente regolamentate come la finanza o l'assistenza sanitaria, questa ambiguità è un peso enorme.
I fogli di calcolo salvati in più posizioni determinano la memorizzazione di dati incoerenti in vari silos. Il progetto potrebbe essere sospeso per alcune settimane se qualcuno salva la copia solitaria di un documento cruciale sul proprio computer locale e poi si dimentica di condividerlo prima di andare in vacanza. La mancanza di proprietà, che consente a più utenti ma nessuno di essere responsabile della verifica dell'accuratezza dei dati, si aggiunge a questi problemi.
#3. È difficile monitorare i progressi di un progetto
Come probabilmente avrai sospettato, Excel non è il miglior strumento di segnalazione dei progetti. Quando le informazioni vengono disperse in più file, è facile dimenticare scadenze, pericoli o risorse assegnate. Ciò limita la visibilità del progetto e ostacola la capacità di prendere decisioni ben informate.
#4. Informazioni eccessive
Diverse parti interessate e membri del team richiedono vari tipi di informazioni. Excel non supporta la creazione di visualizzazioni personalizzate con diversi livelli di amministrazione. Il foglio di calcolo è visibile a tutti. Di conseguenza, si perde più tempo cercando di determinare ciò che è importante per il proprio lavoro.
#5. Una mancanza di lavoro di squadra
Le principali funzioni collaborative come elenchi di attività, forum di discussione, condivisione di file e monitoraggio dei dialoghi non sono disponibili in Excel. È difficile per i membri del team verificare semplicemente lo stato di un'attività o determinare cosa deve essere fatto dopo. Non sono a conoscenza dello stato generale del progetto o se un compagno di squadra ha difficoltà con un particolare incarico.
Perché i project manager usano Excel invece di MS Project?
Excel viene spesso utilizzato per la gestione dei progetti poiché è un programma apprezzato ed è ampiamente utilizzato da aziende, istituzioni e una varietà di altre organizzazioni. Le persone quindi lo conoscono. I manager si sforzano di usarlo per la gestione dei progetti poiché è adattabile, cercando anche di evitare di spendere soldi per software extra.
Quali sono i Excel per il corso di Project Management?
Ci sono molti corsi disponibili online che insegnano come utilizzare Excel per la gestione dei progetti. Questo corso Excel per Project Management è l'ideale per le persone che desiderano lavorare su progetti. Alcuni corsi in Excel per Project Management sono generalmente suddivisi in tre moduli principali: Pianificazione e Budgeting, Monitoraggio e Reporting. Inoltre, il corso Excel offre il mix ideale di competenze per fornire il lavoro analitico e di reporting nella gestione dei progetti.
L'obiettivo è insegnarti sistematicamente come affrontare i diversi problemi coinvolti nel corso excel di project management con l'aiuto di casi di studio reali. Alcuni dei corsi di gestione dei progetti Excel sono disponibili su Udemy, corsi di Microsoft Office, Coursera, ecc. Questo corso particolare fornisce le competenze, le conoscenze e la sicurezza per lavorare in un ruolo di gestione dei progetti utilizzando Excel.
Quali sono gli usi degli strumenti di Excel?
Con le funzionalità di risparmio di tempo di Excel, puoi fare di più in meno tempo, anche quando hai a che fare con dati enormi o eseguendo calcoli complessi. Inoltre, la raccolta, l'immissione, l'archiviazione, la classificazione e l'analisi dei dati possono essere eseguite rapidamente con l'aiuto di una varietà di tecnologie. Il completamento di calcoli sofisticati che aumentano la produttività richiede un alto livello di competenza.
Quali sono 3 file o strumenti che puoi creare in Excel?
- Filtra e calcola con le tabelle
- Isolare i dati variabili in un'area dati
- Segnalazione di eccezioni con formattazione condizionale
Quali sono le caratteristiche principali di Excel?
Le funzioni principali di Microsoft Excel includono l'ordinamento dei dati tabulari, l'inserimento di tabelle pivot, l'aggiunta di formule e il calcolo di enormi set di dati.
Conclusione
Una gestione efficace del progetto richiede organizzazione e monitoraggio dei progressi. Molte organizzazioni utilizzano Excel per coordinare budget, scadenze e risorse e tenere traccia dell'avanzamento del progetto. È possibile utilizzare alcuni degli elenchi di modelli per l'attività di Excel per la gestione dei progetti studiandone i vantaggi e le funzionalità. Questo post spiega i vantaggi dell'utilizzo di fogli di calcolo per la gestione dei progetti e offre suggerimenti su come gestire il tuo prossimo progetto Excel.
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