Gestione della stampa è il termine utilizzato per descrivere il controllo, la supervisione e la manutenzione dei servizi documentali, del software della stampante e dell'hardware. Le aziende possono scegliere tra una varietà di hardware, software e opzioni di controllo dei documenti come parte dei loro servizi di gestione della stampa. Un servizio di gestione può aiutare un'azienda riducendo i costi associati alle stampanti, aumentando la produttività, riducendo gli errori e ottimizzando i progetti. Una soluzione di gestione della stampa offre alle aziende il controllo completo su cosa, come e dove viene stampato, riducendo o semplificando la manutenzione.
Gestione della stampa
La gestione della stampa è il processo di tenere sotto controllo, gestire e gestire i lavori di stampa di un'azienda. Questo comprende tutti gli aspetti della stampa commerciale. Il software utilizzato per la gestione della stampa controlla le procedure coinvolte nel collegamento dell'hardware ai dispositivi abilitati alla stampa. Un'esperienza di stampa e scansione facile da usare e sicura è fornita dal software, che gestisce anche i dispositivi e ne garantisce la compatibilità.
Vantaggi della gestione delle stampe
#1. Mantenere i documenti privati al sicuro
Non è possibile consentire ai dipendenti di stampare documenti aziendali privati ogni volta che lo desiderano. Le aziende devono tenere traccia della stampa di tutti i file segreti in modo che le responsabilità appropriate possano essere delegate per la distruzione dei documenti una volta completata l'attività. Puoi garantire la sicurezza dei dati con il software di amministrazione della stampa.
#2. Semplificazione del processo di stampa
Dirigenti e supervisori vedono spesso quanto tempo perdono i dipendenti in fila per ritirare le loro copie stampate. Semplificando i processi di stampa, puoi evitare tali abitudini controproducenti.
#3. Riduzione dello spreco di carta
La carta è prodotta dagli esseri umani che abbattono gli alberi, danneggiando l'ambiente nel processo. L'installazione di un potente sistema di gestione ridurrà efficacemente lo spreco di carta, aiutandoti a fare la tua parte per proteggere l'ambiente.
#4. Riduzione dei costi di stampa
Le aziende sostengono costi annuali significativi per le spese relative alla stampa come hardware, sostituzione del toner e carta. Secondo gli studi, l'utilizzo di un sistema che gestisce le stampe per impedire ai dipendenti di stampare cose di cui non hanno bisogno può far risparmiare un sacco di soldi a un'azienda.
Soluzione per la gestione della stampa
Poiché ogni organizzazione ha esigenze ambientali, topologie di rete, strategie cloud, integrazioni di dispositivi mobili e criteri organizzativi diversi per quanto riguarda la stampa dei dipendenti, la sicurezza delle informazioni e la gestione dei costi, il lato delle soluzioni della gestione della stampa spesso comporta un certo livello di personalizzazione.
Non tutti i software di gestione della stampa rientrano in questa categoria; il software standard adotta in genere una strategia "taglia unica" che è inadeguata per i requisiti dell'impresa aziendale.
L'obiettivo delle soluzioni di gestione della stampa è offrire alle aziende il controllo completo sul proprio ambiente di stampa. Supportano il risparmio sui costi e promuovono pratiche di stampa etiche, impedendo l'accesso non autorizzato ai documenti.
Caratteristiche della gestione della stampa
#1. Riduce i costi
Puoi individuare i processi all'interno della tua organizzazione che non sono stati sviluppati correttamente utilizzando un buon strumento di gestione. Di conseguenza, ci sono meno stampe, il che riduce, tra le altre cose, il costo di carta, toner e inchiostro.
#2. Miglioramento della sicurezza dei documenti
Se hai a che fare con dati sensibili, avere una buona soluzione di controllo della stampa può impedire a chiunque di accedervi. I file importanti, ad esempio, possono essere stampati solo dalla persona che li ha creati dopo che è stato completato un processo di identificazione per confermare chi è il legittimo proprietario. Inoltre, l'accesso a questi documenti può essere limitato mediante password o altre misure di sicurezza.
#3. Assiste con le attività dei dipendenti
Una buona soluzione di gestione della stampa ridurrà al minimo i tempi di inattività dei dipendenti semplificando i flussi di lavoro. Implementando questa soluzione, verranno ottimizzati processi specifici, come la coda di stampa, la copia fronte/retro o la copia economica, consentendo ai dipendenti di dedicare più tempo alle proprie responsabilità principali e meno tempo a questo tipo di attività.
#4. Si adatta a qualsiasi tipo di organizzazione
Indipendentemente dal tipo di organizzazione o dal modo in cui opera, una buona soluzione di gestione della stampa può essere applicata a diversi settori verticali. La soluzione di stampa dovrebbe essere abbastanza flessibile da funzionare in agenzie di marketing, società multinazionali, ambienti di PMI e istituti scolastici. Dovrebbe essere sufficientemente flessibile da accogliere varie gerarchie organizzative e dimensioni dei dipendenti dell'azienda.
Miglior software di gestione della stampa
Con funzionalità come il monitoraggio dell'utilizzo, il monitoraggio dello stato, i limiti di stampa, la gestione dei costi e altro ancora, il software di gestione della stampa consente alle aziende di gestire ogni aspetto della stampa da un unico sistema. Un esempio di strumento è tale software, che consente alle aziende di monitorare e controllare le attività di stampa.
Può essere utilizzato sia per stampanti locali che di rete, consentendo agli utenti di tenere traccia dell'utilizzo della stampante e impostare restrizioni su cose come chi è autorizzato a stampare, quanto è consentito stampare, quali tipi di documenti è consentito stampare, ecc. Inoltre, è possibile proteggere i documenti aziendali utilizzando il software di gestione della stampa in modo che solo il personale autorizzato possa accedervi.
Oltre a visualizzare i rapporti sulla cronologia di utilizzo, gli amministratori possono utilizzarlo per impostare regole che limitano l'accesso a una particolare stampante o documento. La possibilità di impostare restrizioni di stampa basate su parametri come i permessi dell'utente o il tipo di documento è la caratteristica fondamentale del software di gestione della stampa.
In questo modo, i dati sensibili possono essere protetti da accessi non autorizzati pur consentendo ai dipendenti autorizzati l'accesso completo. Inoltre, instradando automaticamente i lavori da più posizioni contemporaneamente anziché aggiungerli manualmente separatamente, il software consente ai reparti IT di implementare in modo efficiente nuove stampanti con tempi di inattività minimi e assistere nella manutenzione di quelle esistenti.
In generale, il software di gestione della stampa è uno strumento utile per velocizzare le procedure aziendali. Automatizzare molte delle attività coinvolte nella stampa dei documenti aiuta a ridurre gli sprechi ea risparmiare tempo e denaro. Le organizzazioni possono mantenere la sicurezza delle informazioni riservate garantendo al contempo che il proprio personale disponga degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro in modo efficace limitando l'accesso a documenti specifici e limitando la stampa in base a fattori come il tipo di documento.
Diversi tipi di software di gestione della stampa
#1. Software per tenere traccia dei costi di stampa
Le aziende possono tenere traccia delle proprie spese tenendo sotto controllo il costo dei lavori di stampa con l'aiuto di questo software di gestione della stampa. Aiuta anche a individuare potenziali opportunità di riduzione dei costi.
#2. Applicazioni per la sicurezza dei documenti
Limitando l'accesso non autorizzato e le modifiche, questo software salvaguarda le informazioni private delle aziende. Inoltre, può tenere traccia delle modifiche ai documenti e notificare agli utenti eventuali azioni non autorizzate.
#3. Soluzioni di stampa mobile e cloud
Attraverso l'uso di queste soluzioni, gli utenti possono stampare in sicurezza da qualsiasi dispositivo mobile o applicazione basata su cloud, garantendo al tempo stesso il controllo sicuro degli accessi e le procedure di crittografia dei dati.
#4. Software di gestione della flotta
Le aziende possono ottenere un quadro completo dell'intero parco stampanti utilizzando il software di gestione del parco stampanti, che consente loro anche di monitorare le tendenze di utilizzo in varie sedi e di gestire meglio risorse e budget.
Vantaggi dell'utilizzo del software di gestione della stampa
Ci sono molti vantaggi nell'usare un software di gestione della stampa, tra cui:
# 1. Maggiore efficienza
Consentendo agli utenti di impostare linee guida e procedure su come stampare i documenti, il software di gestione della stampa semplifica il processo di stampa. Oltre a risparmiare tempo che altrimenti verrebbe speso per la gestione manuale dei lavori di stampa, questo può aiutare a ridurre i costi eliminando i lavori di stampa non necessari.
#2. Sicurezza avanzata
La crittografia, i controlli di prevenzione della perdita di dati (DLP) e la registrazione di audit sono misure di sicurezza aggiuntive che il software di gestione della stampa aggiunge ai documenti stampati per proteggere i dati sensibili dall'accesso non autorizzato. Inoltre, la maggior parte dei programmi software fornisce funzionalità di reporting che consentono agli amministratori di tenere facilmente traccia di quali documenti vengono stampati e da chi.
#3. Ulteriori risparmi sui costi
Con l'aiuto del software di gestione della stampa, può essere più semplice identificare quali stampanti in un'organizzazione sono responsabili della creazione della maggior parte dei rifiuti o del consumo della maggior parte dei materiali di consumo. Le impostazioni della stampante possono quindi essere ottimizzate utilizzando questi dati, che aumenteranno anche i risparmi sui costi. Alcuni programmi software possono anche essere in grado di tenere traccia dei costi relativi alle preferenze di stampa di un utente.
#4. Automazione e convenienza
Le organizzazioni possono indirizzare facilmente i lavori di stampa automaticamente in base a criteri personalizzabili dall'utente come nome utente, gruppo di lavoro, data/ora del giorno, ecc. utilizzando il software di gestione della stampa. Di conseguenza, quando si utilizzano più stampanti in un ambiente d'ufficio, non è più necessario l'intervento manuale. Molte soluzioni forniscono inoltre opzioni self-service che consentono agli utenti di inviare autonomamente richieste di stampa senza dover contattare un amministratore ogni volta che necessitano di una stampa.
Come selezionare il miglior software di gestione della stampa
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a scegliere l'opzione ideale per le tue esigenze:
#1. Determina le tue esigenze
Inizia compilando un elenco delle caratteristiche e delle specifiche di stampa richieste. Prendi in considerazione elementi come il formato della carta, la gestione dei costi e le precauzioni di sicurezza.
#2. Risposte alla ricerca
Esamina varie soluzioni e confronta le loro caratteristiche con le tue esigenze. Parla con altre aziende che hanno implementato sistemi simili e cerca online le recensioni del prodotto da parte di professionisti o utenti precedenti.
#3. Pensa all'integrazione
Prima di fare una scelta, pensa a quali prodotti aggiuntivi, come reti, opzioni di archiviazione dei documenti e altri prodotti, potresti dover integrare con il tuo sistema di gestione della stampa. Questo ti aiuterà a determinare quanto sono adatti l'uno all'altro.
#4. Analisi costi benefici
Esamina i costi di implementazione di un particolare sistema e confrontali con i vantaggi che avrà, come una maggiore produttività o minori costi energetici dovuti a un minor numero di processi di stampa o al riciclaggio post-utilizzo dei materiali di scarto.
#5. Prova prima dell'acquisto
Ultimo ma non meno importante, richiedi prove demo dei prodotti di potenziali fornitori per avere un'idea di come funziona prima di prendere una decisione di acquisto!
Come si usa la gestione della stampa in Windows 10?
- Per accedere al menu di alimentazione di Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu Start. Puoi anche utilizzare la scorciatoia WinKey + X della tastiera.
- Quindi seleziona App e funzionalità. Dovrebbe apparire nel menu come prima scelta. In questo modo, verrà visualizzata la sezione App e funzionalità della schermata Impostazioni di Windows.
- Quindi selezionare Funzionalità opzionali. L'elenco nella schermata seguente potrebbe non essere visualizzato immediatamente in Windows.
- Successivamente, seleziona Aggiungi una funzionalità. Quando si esegue questa operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo intitolata "Aggiungi una funzione opzionale".
- Può essere trovato scorrendo l'elenco o utilizzando la barra di ricerca. Sceglilo dall'elenco di opzioni e quindi premi il pulsante Installa.
- La tua raccolta di console di gestione ora includerà Print Management, grazie a Windows. Ancora una volta, questa opzione è accessibile solo con Windows 10 Pro.
Come si apre Gestione stampante?
Aprire la finestra di dialogo Esegui comando premendo Win + R. Premere Invio per avviare lo strumento Gestione stampa dopo aver digitato "printmanagement.msc". Selezionare l'opzione Tutte le stampanti dopo aver espanso la cartella Filtri personalizzati.
Perché non riesco a trovare Gestione stampa in Windows 10?
Sembra che sul tuo computer non sia installata tale funzionalità. Dovrai aggiungerlo manualmente in quella situazione.
Perché il mio computer non ha la gestione della stampa?
Esistono numerose spiegazioni del motivo per cui Gestione stampa non viene visualizzata in Windows 10. Ciò può comportare problemi con il driver installato, file di sistema danneggiati o problemi con il servizio pertinente. Inoltre, tieni presente che solo le edizioni Windows Pro ed Enterprise dispongono di Print Management Console. Se utilizzi l'edizione Home, aggiornala o cerca altri programmi di terze parti comparabili.
Come posso accedere a Gestione stampa in Windows?
Apri Esplora file di Windows premendo Win + E. Inserisci "printmanagement.msc" nella barra degli indirizzi di Esplora file.
Che cos'è la gestione della stampa in Windows?
Per gestire e risolvere i problemi relativi a server di stampa e stampanti su sistemi Windows 11, gli amministratori desktop possono utilizzare lo snap-in Windows Print Management di Microsoft Management Console. L'installazione, la visualizzazione e la gestione delle stampanti sono tutte rese possibili dallo snap-in di Microsoft Management Console (MMC), noto come Print Management.
Conclusione
La gestione della stampa consente alle aziende di gestire in modo efficiente i dispositivi di stampa e semplificare i flussi di lavoro, con conseguente riduzione delle spese generali, costi inferiori e processi di rete più semplici. L'eliminazione della complessità della rete attraverso la gestione della stampa migliora le operazioni aziendali. Per consegnare i documenti in modo più affidabile e semplificare i flussi di lavoro, le aziende beneficiano di velocità di stampa e scansione più elevate. Inoltre, la facile identificazione della stampa, i pannelli di controllo personalizzabili e un ambiente sicuro e stabile contribuiscono a una maggiore soddisfazione dell'utente finale per la gestione della stampa.
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Riferimenti
