La gestione delle prestazioni non è un campo facile da padroneggiare. È in continua evoluzione, richiedendo l'uso di un efficace sistema di gestione. Ogni anno emergono nuove tendenze di gestione delle prestazioni e troppo spesso le risorse umane sbagliano. I dipendenti si sentono sgonfiati, demotivati e disimpegnati, mentre i manager sono irritati dagli scarsi livelli di prestazioni del team e dei singoli dipendenti. Fortunatamente, sempre più aziende stanno riconoscendo l'importanza (ei benefici che ne derivano) di un efficace sistema di gestione delle prestazioni e del ciclo. Il primo passo per rivitalizzare e migliorare il processo di performance esistente è capire che cos'è un efficace sistema di gestione delle prestazioni. Per ottenere ciò, risponderemo alle seguenti domande;
Che cos'è la gestione delle prestazioni?
La gestione delle prestazioni è uno strumento di gestione aziendale che assiste i manager nel monitoraggio e nella valutazione del lavoro dei dipendenti. Lo scopo della gestione delle prestazioni è creare un'atmosfera in cui le persone possano esibirsi al meglio delle proprie capacità per fornire un lavoro della massima qualità nel modo più efficiente ed efficace.
Un programma sistematico di gestione delle prestazioni aiuta manager e dipendenti a concordare aspettative, obiettivi e avanzamento di carriera, nonché come il lavoro delle persone si collega alla visione più ampia dell'azienda. In generale, la gestione delle prestazioni considera gli individui nel contesto del più ampio sistema del posto di lavoro. In teoria, si desidera lo standard prestazionale assoluto, ma si ritiene che questo sia irraggiungibile.
Quali sono le fasi del ciclo di gestione delle prestazioni?
La prima fase del ciclo di performance management è la fase di “Pianificazione”. La pianificazione dovrebbe includere i seguenti elementi:
- Concordare obiettivi SMART
- Un piano di sviluppo personale
- Azioni da intraprendere nei prossimi mesi
- Una revisione dei requisiti di lavoro del dipendente, con un aggiornamento del profilo del ruolo, se necessario.
Storicamente, le organizzazioni eseguivano questa fase di pianificazione una volta all'anno. Tuttavia, poiché l'ambiente aziendale diventa più agile e in rapido movimento, molte organizzazioni stanno adattando i propri processi per creare obiettivi "a breve termine" ogni tre mesi. Gli obiettivi ei valori dell'organizzazione dovrebbero essere inseriti nella pianificazione delle prestazioni per garantire che le prestazioni individuali siano allineate con la strategia generale dell'organizzazione. Nello specifico, ogni obiettivo SMART dovrebbe contribuire al raggiungimento di uno o più obiettivi dell'organizzazione.
Le organizzazioni hanno posto molta enfasi sulla sezione "Revisione" del ciclo di gestione delle prestazioni, in genere perché una valutazione delle prestazioni è necessaria ai fini della ricompensa. Tuttavia, abbiamo sempre consigliato che le fasi "Act" e "Track" sono le più importanti. Queste sono le fasi in cui viene fornita la performance e si ottengono i risultati. Gli individui devono essere incoraggiati a dedicare tempo regolare al lavoro sui propri obiettivi e sui piani di sviluppo personale. Allo stesso modo, i manager dovrebbero controllare regolarmente i propri dipendenti. Devono fornire feedback e utilizzo frequenti ed efficaci capacità di coaching per aiutare i membri del loro team a superare le sfide e identificare opportunità di apprendimento e miglioramento. Se questo viene lasciato fino alla fine dell'anno, è troppo tardi: gli obiettivi e gli obiettivi di sviluppo possono essere raggiunti solo in parte.
Ciclo di gestione delle prestazioni
Non ci sono frecce tra le quattro fasi del precedente ciclo di gestione delle prestazioni. Questo perché, in realtà, le fasi non si susseguono. Act and Track dovrebbe essere fatto in modo coerente durante tutto l'anno. Le revisioni possono aver luogo in qualsiasi momento e la pianificazione può avvenire più volte durante l'anno, è possibile rivisitarla man mano che le esigenze dell'azienda cambiano.
Che aspetto ha il nuovo ciclo di gestione continua delle prestazioni?
Questa filosofia di gestione continua delle prestazioni è stata adottata da organizzazioni leader come Microsoft, Deloitte, Adobe e General Electric dal 2015. Tutti questi marchi domestici hanno abbandonato le tradizionali revisioni delle prestazioni una volta all'anno a favore di regolari "check-in" e feedback frequenti (anche in tempo reale).
Queste discussioni regolari sulle prestazioni sono in genere incentrate sullo sviluppo e sul futuro. Offrono ai membri del team la possibilità di esplorare cosa è andato bene e come replicare nuovamente il successo, eventuali sfide che stanno incontrando e come possono essere superate e concordare le misure che sia l'individuo che il manager devono adottare per sviluppare l'individuo e migliorare ulteriormente le loro prestazioni. Tali check-in sono anche un modo meraviglioso per affrontare lo sviluppo dei dipendenti, offrendo anche opportunità di formazione e rafforzando regolarmente le aspettative di prestazione.
Quali sono gli elementi di base necessari per un efficace processo di gestione delle prestazioni?
Ci sono alcuni elementi di base coinvolti nella creazione di un processo di gestione delle prestazioni efficace, che include:
# 1. Definendo gli obiettivi
Devi impostare correttamente gli obiettivi. Devono essere significativi e capiti. I dipendenti dovrebbero capire perché questi obiettivi individuali sono importanti e come contribuiscono agli obiettivi dell'organizzazione. I dipendenti si preoccuperanno molto di più delle proprie responsabilità e saranno molto più coinvolti se si renderanno conto - e capiranno veramente - perché il loro lavoro è importante.
La regolazione di obiettivo dovrebbe essere un processo collaborativo. Mentre gli obiettivi in passato derivavano dai livelli più alti di un'organizzazione, le aziende moderne stanno allineando gli obiettivi verso l'alto. Quindi la definizione degli obiettivi dovrebbe includere l'incontro con i dipendenti e l'apertura agli obiettivi, alla direzione e agli ostacoli dell'azienda. Grazie a queste informazioni, i dipendenti possono creare obiettivi che integrano gli obiettivi organizzativi e prendere decisioni quotidiane per promuovere questi obiettivi.
Inoltre, quando i dipendenti vengono messi al posto di guida e autorizzati a sviluppare i propri obiettivi (prima di averli autorizzati dal proprio manager di linea), provano un maggiore senso di autonomia e di appartenenza al proprio lavoro. Questo porta invariabilmente a migliori prestazioni dei dipendenti.
#2. Comunicazione e collaborazione trasparenti
I dipendenti vogliono - e meritano - che i loro manager e leader siano sempre onesti e autentici. Non vogliono essere all'oscuro mentre le loro aziende sono in difficoltà. Quindi, desiderano essere aggiornati sugli eventi attuali. Desiderano anche la comunicazione in tempo reale mentre sviluppano relazioni sane con i loro colleghi e manager. Ciò richiederà un feedback regolare e una discussione aperta, anche se tale comunicazione è difficile o scomoda.
#3. Riconoscimento dei dipendenti
Un efficace sistema di gestione delle prestazioni dovrebbe dare la priorità al riconoscimento e alla ricompensa dei dipendenti. I dipendenti dovrebbero sentirsi apprezzati e apprezzati per il lavoro che svolgono e lo sforzo che fanno. Se il riconoscimento dei dipendenti non è una priorità assoluta, molto probabilmente danneggerà il tuo turnover volontario.
#4. Feedback e recensioni onesti e regolari
Più il feedback è frequente e preciso, migliore sarà la performance individuale. E 'così semplice. I dipendenti desiderano approfondimenti regolari sul loro lavoro e più i dipendenti sono informati sulle loro prestazioni, più sono in grado di migliorare e prosperare.
#5. Sviluppo dei dipendenti
Nessun ambizioso top performer vuole rimanere in un'azienda a lungo termine senza affinare e sviluppare competenze. Il progresso e lo sviluppo sono importanti per i dipendenti, per non parlare del fatto che le aziende traggono vantaggio quando i dipendenti sono più qualificati e capaci.
Che cos'è un'efficace gestione delle prestazioni dei dipendenti?
Avere tutti gli elementi del ciclo di gestione delle prestazioni in atto è fondamentale, ma non garantisce un'efficace gestione delle prestazioni per la tua organizzazione. Ci sono altri altri fattori al lavoro, tra cui:
- Ottenere il buy-in dalla leadership e dall'alta dirigenza per la gestione delle prestazioni
- Garantire che il ciclo di gestione delle prestazioni sia continuo e non annuale
- Rendere significative le conversazioni e le recensioni sulle prestazioni piuttosto che gli esercizi di "casella di spunta".
- Avere un software di gestione delle prestazioni facile da usare che supporta una gestione delle prestazioni efficace e fornisce visibilità sull'attività di gestione delle prestazioni.
- La capacità e la volontà dei tuoi manager di fornire un'efficace gestione delle prestazioni su base giornaliera.
Esempi reali di gestione delle prestazioni
Di tutto, comprendere la teoria della gestione delle prestazioni è una cosa; metterlo in pratica in una vera azienda è un'altra cosa. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi reali di come funziona il processo di gestione delle prestazioni:
# 1. Cargill
Cargill, un produttore alimentare con sede nel Minnesota e distributore con oltre 150,000 dipendenti, dimostra che anche le grandi aziende possono abbandonare ingombranti revisioni delle prestazioni e implementare un nuovo sistema. Hanno sviluppato il loro sistema "Everyday Performance Management" nel processo per lo studio più recente sul malcontento della gestione con i vecchi processi di gestione delle prestazioni. Il sistema è concepito per essere in corso, con attività quotidiane e feedback mescolati in discorsi che risolvono problemi piuttosto che rielaborare le attività passate.
Il sistema Everyday Performance Management ha prodotto risultati estremamente positivi, con il 69% dei dipendenti che ha riferito di aver ricevuto feedback utili per il proprio sviluppo professionale e il 70% che si è sentito apprezzato a seguito delle continue discussioni sulle prestazioni con il proprio manager.
# 2. Google
Non sorprende che Google compaia in un elenco di organizzazioni che utilizzano un sistema di gestione più nuovo e innovativo. Questa organizzazione è sempre stata un pioniere e la sua base del processo di gestione delle prestazioni si basa su dati e analisi, oltre a garantire che i propri manager ricevano una formazione adeguata.
Durante la valutazione del proprio sistema di gestione delle prestazioni, Google ha avviato un progetto dedicato alla revisione dei propri manager, che ha portato a una formazione dettagliata e a un processo di sviluppo futuro che prepara i manager, e quindi i dipendenti, al successo.
Utilizzano anche un sistema di definizione degli obiettivi che si è diffuso in diversi settori. Ridefiniscono il processo di definizione degli obiettivi usando il loro Sistema di obiettivi e risultati chiave (OKR), con ottimi risultati.
#3. Accentura
Accenture è una grande azienda con oltre 330,000 dipendenti, pertanto l'aggiornamento dei propri sistemi richiede uno sforzo notevole. Quando sono passati al loro nuovo sistema, hanno eliminato quasi il 90% del processo precedente. Ora stanno impiegando un processo di gestione delle prestazioni più fluido in cui i dipendenti ricevono un feedback continuo e immediato dalla direzione. Ciò è stato accompagnato da una rinnovata enfasi sul rapido sviluppo dei dipendenti e dallo sviluppo di un'app interna per la comunicazione di commenti.
Tutti questi casi hanno alcune cose in comune. Invece di utilizzare una strategia valida per tutti, ogni organizzazione ha creato un sistema che funziona per loro. Ciò che funziona per un'azienda potrebbe non funzionare per un'altra; tutto dipende dal settore, dalla velocità e dall'adattabilità dell'organizzazione e dall'obiettivo generale del sistema.
# 4. Facebook
Facebook, un altro pioniere di Internet, ha un processo di gestione delle prestazioni che pone una forte attenzione feedback tra pari. Possono utilizzare quel feedback nelle revisioni semestrali per vedere come stanno funzionando i team e per identificare dove si sta verificando la collaborazione e dove non lo è. Hanno anche creato un software interno che fornisce input continui e in tempo reale. Questo aiuta il personale a risolvere i problemi prima che diventino difficili.
# 5. Adobe
Adobe ha scoperto che i manager dedicavano circa 80,000 ore all'anno alle revisioni delle prestazioni, solo per vedere i dipendenti dichiarare di essere stati depressi dalle revisioni e che di conseguenza il fatturato stava crescendo.
Vedendo un sistema che produceva solo risultati negativi, il team dirigenziale di Adobe si è preso un rischio e ha implementato un sistema di gestione delle prestazioni che è iniziato formando i manager su come eseguire check-in più frequenti e fornendo una guida praticabile, quindi l'azienda ha concesso ai manager il margine di manovra di cui avevano bisogno per guidare efficacemente.
Alla direzione è stato concesso più margine di manovra nel modo in cui hanno organizzato i check-in e le riunioni di revisione dei dipendenti, nonché più margine di manovra nelle decisioni di stipendio e promozione. Chiamano spesso i propri dipendenti per "sondaggi sul polso", che consentono al team di leadership di garantire che i singoli manager gestiscano efficacemente i propri team. Uno dei tanti risultati positivi è stata una riduzione del 30% del turnover involontario a seguito di un frequente programma di check-in.
Qual è la differenza tra gestione delle prestazioni e valutazione delle prestazioni?
Con titoli simili e obiettivi spesso sovrapposti, non sorprende che alcune persone non riescano a distinguere tra gestione delle prestazioni e revisioni delle prestazioni.
In verità, le valutazioni delle prestazioni sono parti comuni del processo di gestione delle prestazioni, tuttavia, alcune aziende fanno ancora affidamento solo sulle valutazioni delle prestazioni.
La differenza tra i due è semplice: le valutazioni delle prestazioni sono reattive, mentre la gestione delle prestazioni è proattiva.
Una valutazione delle prestazioni esamina tutte le azioni precedenti del dipendente in un determinato periodo di tempo e valuta quanto bene si è comportato nel proprio ruolo e quanti obiettivi ha raggiunto.
La gestione delle prestazioni considera le prestazioni esistenti e future del dipendente, nonché ciò che può fare per migliorare le prestazioni future e raggiungere gli obiettivi futuri. La gestione delle prestazioni si concentra sullo sviluppo e sulla formazione di un dipendente e su come ciò può avvantaggiare sia il dipendente che l'azienda.
Una valutazione delle prestazioni è un incarico formale e operativo che viene svolto secondo parametri rigorosi e in modo quantitativo. Le risorse umane sono responsabili delle valutazioni delle prestazioni, con il contributo della direzione. La gestione delle prestazioni è notevolmente più informale e strategica, diretta dal management con input più flessibili da parte dei dipendenti.
Domande frequenti sulla gestione delle prestazioni
Qual è il primo passo nel processo di gestione delle prestazioni
La pianificazione è il primo passo nel processo di gestione delle prestazioni.
Qual è lo scopo principale del Performance Management
Lo scopo della gestione delle prestazioni, che è essenzialmente la comunicazione, è aumentare le prestazioni. Quando le persone eseguono un buon lavoro che è in linea con gli obiettivi aziendali, le loro prestazioni migliorano.
Quali sono i due tipi di sistema di gestione delle prestazioni
Per i dipendenti, esistono due tipi di sistemi di gestione delle prestazioni: obiettivi e risultati chiave (OKR) e sistemi basati sulla revisione delle risorse umane.
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