L'esecuzione del libro paga è un requisito per ogni azienda. E, anche se potrebbe non essere il lavoro più affascinante, è necessario. Tenere traccia del libro paga della tua azienda garantisce che tutti i membri del tuo team vengano pagati in tempo. Tuttavia, il processo di gestione stipendi può essere noioso, dispendioso in termini di tempo e ripetitivo. Quando hai un gran numero di dipendenti, il processo di gestione stipendi può diventare complicato. Puoi gestire le buste paga in modo rapido ed efficiente con l'aiuto di un sistema di buste paga. Puoi concentrarti su altre esigenze aziendali più urgenti dedicando meno tempo e impegno al libro paga. In questo articolo, spiegheremo cos'è la gestione del sistema di buste paga, come viene eseguita la gestione delle buste paga e in che modo un processo di gestione delle buste paga può avvantaggiare la tua azienda. Continua a leggere per saperne di più sui vari tipi di software di sistema di buste paga automatizzato per una piccola impresa.
Che cos'è un sistema di buste paga?
Un sistema di buste paga è qualsiasi metodo per pagare i dipendenti, depositare le tasse sui salari e tenere traccia delle transazioni. Queste attività possono essere completate manualmente o automatizzate con il software per risparmiare tempo e ridurre il rischio di errore.
Gestione del sistema paghe
In poche parole, un sistema di gestione delle buste paga è un processo mediante il quale i datori di lavoro pagano i salari dei propri dipendenti. È anche il modo in cui dimostrano il loro impegno nei confronti dei propri dipendenti, adempiono ai propri obblighi nei confronti delle agenzie governative e tengono in ordine i registri finanziari.
Perché è importante la gestione del sistema paghe?
La gestione del sistema di buste paga è una parte importante di qualsiasi attività commerciale perché aiuta a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e la conformità alle normative. I datori di lavoro possono dover affrontare reclami salariali e sanzioni costose se non dispongono di un metodo efficiente e accurato per pagare i dipendenti, depositare e dichiarare le tasse e conservare i registri.
Quali sono le fasi del processo di gestione del sistema paghe?
Indipendentemente dal modo in cui i datori di lavoro scelgono di gestire le buste paga, il processo consiste in genere in tre fasi:
#1. Libro paga anticipato
I datori di lavoro raccolgono dati rilevanti per il periodo di retribuzione sulla base di politiche aziendali definite e requisiti normativi, come le ore lavorate dei dipendenti non esenti, i tempi di eccezione (ferie, malattia, giurato, ecc.) e gli adeguamenti dei dipendenti, come nuove assunzioni, separazioni , aumenti salariali o modifiche alle detrazioni dei benefici e alle ritenute d'acconto. Questi dati vengono quindi convalidati e utilizzati per elaborare il libro paga.
#2. Calcoli
I datori di lavoro calcolano la retribuzione netta prendendo la retribuzione lorda totale guadagnata da ciascun dipendente durante il periodo di paga e deducendo le tasse e le detrazioni. Inoltre maturano il debito d'imposta per lo stesso periodo.
#3. Post-paga
La busta paga viene riconciliata, le tasse vengono pagate entro la data di scadenza e tutti i pagamenti correlati, come gli ordini di ritenuta salariale, vengono elaborati. Pagano anche i propri dipendenti e forniscono loro una busta paga o una dichiarazione salariale, richiesta nella maggior parte delle giurisdizioni.
Quali sono alcuni metodi di gestione del sistema paghe?
I datori di lavoro hanno diverse opzioni di gestione delle buste paga a seconda del budget e del livello di coinvolgimento desiderato, tra cui:
#1. Gestione paghe manuale tramite fogli di calcolo
I datori di lavoro con pochi dipendenti potrebbero preferire gestire le buste paga manualmente, utilizzando fogli di calcolo. Tuttavia, i potenziali risparmi sui costi sono generalmente controbilanciati dagli svantaggi. I processi fai-da-te manuali aumentano la probabilità di errori costosi e distolgono tempo dalle attività che promuovono la crescita aziendale.
#2. Software per la gestione delle buste paga
Automatizzando le attività che richiedono tempo, un software per le buste paga di alta qualità riduce i carichi di lavoro amministrativi. I datori di lavoro possono fare affidamento su di esso per calcolare con precisione i salari lordi, le detrazioni e la retribuzione netta mantenendo un certo controllo sul processo.
#3. Esternalizzazione
I datori di lavoro che desiderano scaricare completamente le buste paga spesso assumono un fornitore di buste paga di servizi amministrativi o stipulano un accordo di co-impiego con un'organizzazione professionale di datori di lavoro (PEO). In tali casi, il fornitore o il PEO può gestire tutti gli aspetti dell'amministrazione delle buste paga, inclusi depositi fiscali, rendicontazione e conformità.
Tipi di software per la gestione delle buste paga
Il software di gestione del sistema paghe può essere classificato in base ad alcune classificazioni principali; cloud vs. impresa, generale vs. specifico del settore, nonché in base alle dimensioni dell'azienda. Tuttavia, esiste un altro modo per classificare i sistemi di gestione delle buste paga, uno che si concentra sui fondamenti della piattaforma e sull'impatto che può avere sui flussi di lavoro aziendali.
#1. Software dedicato per la gestione delle buste paga
Le soluzioni software dedicate per la gestione delle buste paga sono spesso indicate come sistemi autonomi. Vanno ben oltre per offrire solide funzionalità e capacità che affrontano i processi fondamentali coinvolti nelle buste paga e in altre funzioni di gestione delle risorse umane.
La maggior parte dei sistemi di gestione delle buste paga dedicati include funzioni specializzate a vantaggio dei team e dei dipartimenti delle risorse umane. Queste funzionalità includono il monitoraggio del tempo e la presenza dei dipendenti, la reportistica personalizzata e la gestione delle tasse e dei benefit.
#2. Soluzione integrata per la gestione delle buste paga
Le soluzioni integrate per la gestione delle buste paga sono spesso incluse in altre piattaforme di gestione delle risorse umane con funzionalità e capacità estese che coprono un'ampia gamma di funzioni.
La contabilità, la gestione delle risorse umane e il libro paga sono processi aziendali chiave che in genere si sovrappongono. Di conseguenza, i servizi ei prodotti software che soddisfano tali processi offrono spesso ai clienti la possibilità di integrare una varietà di moduli progettati per soddisfare i requisiti specifici di ciascuna organizzazione.
#3. Software del sistema di buste paga
Il software di gestione del sistema paghe è uno strumento completo e ricco di funzionalità progettato per facilitare le buste paga e altri importanti processi di gestione delle risorse umane, dall'organizzazione dei dati pertinenti delle risorse umane all'automazione dei processi quotidiani cruciali coinvolti nel calcolo e nel pagamento del personale/dipendente stipendi.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo del software del sistema paghe?
Il software del sistema di gestione stipendi facilita qualsiasi azienda o organizzazione attraverso l'automazione dei processi, la centralizzazione e la sicurezza dei dati, l'efficienza del flusso di lavoro, la produttività delle risorse umane, i risparmi sui costi, la personalizzazione e l'integrazione.
Le aziende che utilizzano la giusta soluzione per le buste paga possono risparmiare tempo e denaro evitando anche l'errore umano. Il sistema garantisce che venga pagato l'importo corretto al dipendente corretto, che le organizzazioni paghino correttamente le tasse e che i dati sensibili dell'azienda e dei dipendenti siano protetti.
Le soluzioni software per la gestione delle buste paga aiutano anche ad aumentare la trasparenza all'interno dell'organizzazione fornendo un facile accesso a contratti, benefici per i dipendenti, schede attività e altri dati simili, consentendo la rapida risoluzione delle controversie. Inoltre, con un set così diversificato di funzionalità e strumenti a loro disposizione, gli utenti saranno in grado di personalizzare i report per le parti interessate e il personale autorizzato.
Come scegliere il software del sistema di gestione stipendi
Prima di implementare una soluzione software per il sistema paghe è necessario effettuare alcune considerazioni fondamentali. Queste piattaforme sono disponibili in molti pacchetti diversi, in modo tale che alcuni sono disponibili come funzionalità extra in ERP, gestione delle risorse umane e sistemi di contabilità, mentre altri sono disponibili come soluzione autonoma indipendente, come accennato in precedenza.
Prima di impegnarti in un servizio, fornitore o piano di abbonamento specifico, considera i seguenti fattori per assicurarti di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo:
#1. Costo di proprietà
Le organizzazioni (indipendentemente dalle dimensioni o dal settore) devono bilanciare costantemente i costi operativi, il costo di proprietà e altre spese aziendali. Puoi spendere soldi per fare soldi, ma non puoi spendere così tanto che i tuoi profitti ne risentono.
Quando si tratta di software per la gestione delle buste paga (o di qualsiasi altra soluzione software per quella materia) ci sono alcune opzioni disponibili per ottenerli: un canone di licenza una tantum o un abbonamento mensile, trimestrale, annuale o semestrale. Non tutti i fornitori offrono tali opzioni, ma quando cerchi i prezzi del software, queste sono le opzioni di pagamento che troverai in genere.
#2. Servizio basato su cloud o distribuzione on-premise
Il modo in cui verrà utilizzato nella tua piccola impresa è un'altra cosa a cui pensare quando acquisti un software per il sistema di buste paga. Mentre altri sono offerti come servizio basato su cloud, alcuni sistemi software sono installati in locale. Ci sono pro e contro in questi due diversi metodi di distribuzione.
#3. Le caratteristiche principali offerte dal prodotto
Devi anche considerare le caratteristiche chiave della soluzione software e se la tua azienda le richiede o meno. Alcuni sistemi di gestione delle buste paga offrono una miriade di funzionalità e strumenti, ma ciò non implica sempre che siano l'opzione migliore per la tua azienda. Solo perché un prodotto ha molte funzionalità non significa che le utilizzerai tutte.
#4. Integrazione e scalabilità
La scalabilità è fondamentale, soprattutto per un'azienda in crescita. Man mano che la tua azienda cresce e la tua forza lavoro cresce, devi poter fare affidamento sulla soluzione software per aiutarti nella gestione delle buste paga. Il sistema di gestione delle buste paga che scegli dovrebbe essere in grado di resistere alla prova del tempo e di tenere il passo con il ritmo di crescita della tua organizzazione.
Sistema paghe Piccole imprese
Lavorare con il software per le buste paga è un processo semplice che ti farà risparmiare tempo e fatica nella gestione del tuo calendario delle buste paga, anche se non sei un imprenditore esperto di tecnologia. Il software del sistema di buste paga della tua piccola impresa deve essere configurato per primo. Sebbene di solito si tratti di un processo semplice, molti fornitori di buste paga offrono assistenza o addirittura configurano il tuo account per te.
Durante la configurazione del tuo account, tu o un rappresentante dell'assistenza clienti fornirete al software le informazioni bancarie sia per la vostra azienda che per i dipendenti. Le informazioni fornite consentiranno al software del libro paga di depositare direttamente i salari nei conti bancari del tuo personale, calcolare le tasse sui salari e tenere traccia dei salari dei dipendenti, PTO, record personali e altro ancora. Quindi, creerai il tuo calendario delle buste paga, decidendo in quali giorni della settimana e con quale frequenza verranno pagati i tuoi dipendenti.
Il tuo software per le buste paga può essere integrato con il software di contabilità, rilevazione presenze e risorse umane fornito dal tuo fornitore di buste paga o da un fornitore di terze parti una volta impostato il tuo calendario delle buste paga. Le integrazioni semplificano il processo di gestione stipendi sincronizzando la tua busta paga con l'orario di lavoro dei tuoi dipendenti. Ciò semplifica il processo di automatizzazione del calendario delle buste paga. Tuttavia, vorrai comunque controllare tutto anche se decidi di automatizzare il tuo libro paga.
Con il tuo account configurato, sarai in grado di elaborare rapidamente le buste paga mentre sei in movimento. Molti fornitori di buste paga dispongono di app mobili o siti Web ottimizzati per i dispositivi mobili. E, a questo punto, bastano pochi rapidi clic sul tuo cellulare per eseguire il tuo libro paga.
Sistema di gestione stipendi automatizzato
In poche parole, i datori di lavoro pagano i propri dipendenti utilizzando un sistema di buste paga. Allo stesso modo, un sistema di buste paga automatizzato consente a un datore di lavoro di elaborare le buste paga online.
Funzionalità comuni del sistema di gestione stipendi automatizzato
La maggior parte dei fornitori di buste paga dispone di una miriade di funzionalità automatizzate, ma qui ci sono sei caratteristiche comuni e critiche da cercare.
- Elaborazione del libro paga
- Payroll Administration
- Trasferimento di fondi elettronico
- Gestione fiscale
- Reportistica
- Tenuta del registro
I 3 migliori sistemi di buste paga automatizzati
La scelta di un fornitore di sistemi di gestione stipendi automatizzati che soddisfi le tue esigenze può essere una sfida, quindi ecco i nostri tre consigli principali.
# 1. Gusto
Gusto è un'opzione a basso costo che fornisce anche un pacchetto su larga scala. L'ampia gamma di strumenti e funzionalità per le risorse umane offerti da questo servizio di buste paga è una delle sue caratteristiche più importanti.
# 2. ADP
L'elaborazione automatica dei dati, o ADP, è uno dei principali elaboratori di buste paga. Il nome è probabilmente il più familiare in questo elenco, e per una buona ragione: sono un grande nome nel mondo del software aziendale. ADP offre una dashboard semplice e una varietà di piani per aziende di tutte le dimensioni.
# 3. Paychex
Paychex offre tre piani con una varietà di servizi aggiuntivi che consentono alle aziende di ridimensionare e personalizzare facilmente il piano in base alle proprie esigenze. Possono anche essere considerati il sistema di buste paga automatizzato più adattabile per le aziende.
Qual è un esempio di sistema di buste paga?
Esempi di sistemi di buste paga includono Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks e Accent HRP.
Quali sono 2 diversi tipi di sistemi di gestione delle paghe?
I tre tipi principali di buste paga sono manuale, software e outsourcing.
Che cos'è un sistema di risorse umane e buste paga?
Le risorse umane (risorse umane) e il libro paga sono due dipartimenti all'interno di un'azienda. Il libro paga è un elenco di dipendenti e la quantità di denaro che vengono pagati, mentre le risorse umane gestiscono una varietà di attività relative alla gestione dei dipendenti e all'amministrazione, come assunzioni, licenziamenti, benefici, presenze e altro.
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Qual è il software di buste paga più comune?
I migliori sistemi software paghe:
- Libro paga di QuickBooks.
- paychex.
- Gusto.
- pagatore.
- Increspato.
- OnPay.
- Carrello.
- Xero.
Quali sono i quattro tipi di libro paga?
I quattro tipi di libro paga sono i seguenti:
- Sistemi paghe gestiti internamente
- Sistemi paghe gestiti professionalmente
- Servizi paghe gestiti dalle agenzie del sistema paghe
- Sistemi paghe gestiti da software
SAP è un sistema di buste paga?
Sì, il software SAP HR include la gestione, l'amministrazione e l'elaborazione delle buste paga tramite SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Altri processi aziendali e delle risorse umane possono essere integrati con la soluzione cloud.
Conclusione
La scelta del miglior software di buste paga per la tua azienda è una decisione importante. Fortunatamente, più soluzioni software online per le buste paga offrono solide funzionalità, integrazioni e interfacce utente per soddisfare i titolari di aziende senza molta esperienza nell'elaborazione delle buste paga.
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Riferimenti
