L'efficacia organizzativa valuta quanto bene le organizzazioni raggiungono i loro obiettivi. Un'organizzazione efficiente funziona in modo fluido ed efficiente. In questo post, discuteremo i componenti necessari per costruire un'organizzazione efficace. Che tu sia un manager o un leader, continua a leggere per scoprire come far funzionare (ancora) meglio la tua azienda.
Inizieremo definendo l'efficacia organizzativa, quindi discuteremo sette teorie sull'efficacia organizzativa, come misurare l'efficacia organizzativa e in che modo le risorse umane possono contribuire all'efficacia organizzativa.
Qual è la definizione di efficacia organizzativa?
L'efficacia organizzativa si riferisce al modo in cui un'azienda raggiunge i suoi obiettivi. La misurazione dell'efficacia organizzativa coinvolge vari elementi, tra cui:
- Produttività dei dipendenti
- Leadership efficace
- Cultura aziendale
- Efficienza nei processi aziendali
Dipendenti, leader e processi devono lavorare tutti insieme per raggiungere l'efficacia organizzativa. Ogni aspetto dell'azienda funziona come una macchina ben oliata; se una sezione soffre, l'intero sistema soffre. Anche le organizzazioni senza scopo di lucro sono coperte da questo sistema.
I leader senza scopo di lucro danno la priorità all'offerta di servizi di alta qualità al minor costo possibile.
L'efficacia organizzativa nel settore non profit richiede coesione delle risorse, coesione del personale ed efficienza operativa. Un approccio globale è fondamentale nei contesti governativi per allocare correttamente le risorse e sviluppare un efficace sistema di erogazione del servizio pubblico.
Efficienza organizzativa vs. efficacia organizzativa
Mentre sia l'efficacia organizzativa che l'efficienza organizzativa riguardano la capacità di un gruppo di completare il suo obiettivo, adottano approcci significativamente diversi. Quando una società utilizza il minor numero di risorse, tempo e denaro per raggiungere il suo scopo, si dice che sia efficiente.
L'efficacia organizzativa, d'altra parte, non è orientata al tempo e si concentra invece sul raggiungimento di un obiettivo facendo le cose giuste. Le aziende valutano questi due in modi diversi. Per determinare l'efficacia organizzativa, possono utilizzare una serie di metriche. Quando si tratta di efficienza organizzativa, sono più inclini a considerare fattori finanziari come le spese per giudicare il successo.
Qual è l'importanza dell'efficacia organizzativa?
Lo sviluppo di un'organizzazione di successo richiede il raggiungimento dell'efficacia organizzativa. Migliorare la capacità della tua azienda di raggiungere i propri obiettivi è fondamentale per fornire valore per gli azionisti. Suggerisce che la tua azienda prospererà a lungo termine.
Il mantenimento di un vantaggio competitivo, d'altra parte, richiede la valutazione continua dell'efficacia organizzativa e non è qualcosa che si raggiunge e poi si dimentica. Le aziende devono valutare costantemente l'efficacia delle loro operazioni, prestazione dei dipendentie stili di leadership.
Di fronte a un disturbo, l'efficienza organizzativa può creare o distruggere la situazione. La tua organizzazione può affrontare gli ostacoli frontalmente mentre si concentra sulla continua espansione. La tua azienda diventerà più resiliente se si impegna per l'efficacia organizzativa. Questo processo coinvolge tutti i livelli dell'organizzazione, dal senior management ai dipendenti.
Ma come si può costruire un'organizzazione più efficiente?
5 modi per aumentare l'efficacia organizzativa
È necessario affrontare l'efficacia organizzativa in modo olistico per ottenere un vantaggio competitivo. È difficile incoraggiare la collaborazione a livello aziendale. I dipendenti, la leadership, i processi e la cultura devono tutti collaborare.
Considera ciascuna di queste regioni come pilastri che sostengono un edificio più grande. Eventuali punti deboli mettono in pericolo la stabilità complessiva dell'organizzazione.
Come assicurare forza e coesione all'impresa? Abbiamo raccolto cinque idee utili per aumentare l'efficacia organizzativa.
#1. Stabilire priorità per persone, processi e risorse.
I dipendenti sono motivati e produttivi? O si disimpegnano costantemente dai compiti? Diversi fattori influenzano le prestazioni, tra cui la qualità della formazione dei dipendenti, l'ambiente di lavoro, gli strumenti e una gestione di successo.
Dipendenti e leader sono resi inefficaci in assenza di processi efficienti. Sono necessarie operazioni rapide, snelle ed economiche. I dipendenti fanno affidamento sull'efficienza operativa per portare a termine i propri compiti. Per essere efficaci, dipendenti, gestione e processi devono essere tutti sincronizzati. Secondo Gartner, quando "gli obiettivi dei dipendenti sono collegati sia alle esigenze organizzative che a quelle dei dipendenti, le prestazioni dei dipendenti possono aumentare fino al 22%".
#2. Allineare strategia e obiettivi
Per raggiungere l'efficacia organizzativa, molte aziende subiscono riforme su larga scala. Tuttavia, molte organizzazioni non riescono a migliorare al ritmo desiderato a causa della mancata corrispondenza tra strategia e obiettivi.
Puoi modificare la catena del valore della tua organizzazione per allinearla ai tuoi obiettivi una volta che l'hai compresa. Le diverse tecniche di ristrutturazione dipendono da specifici modelli di business, ma la chiave è rimanere flessibili.
Potresti, ad esempio, migliorare l'esperienza del cliente attraverso l'automazione? I clienti esperti di tecnologia spesso preferiscono gli strumenti di automazione online come modalità di connessione preferita con un'azienda. Un cambiamento di questa portata richiederebbe una strategia di implementazione, esperienza di gestione del cambiamento e supporto esecutivo.
Bilanciare tutti questi aspetti in movimento può essere difficile e le organizzazioni spesso non riescono a raggiungere i loro obiettivi fissi durante tutto il processo. L'allineamento della strategia e degli obiettivi consente all'organizzazione di apportare modifiche appropriate alla struttura organizzativa.
#3. Allineare la struttura dell'azienda con la strategia
Puoi iniziare a integrare la struttura aziendale con la strategia dopo aver dato priorità agli obiettivi. La struttura di un'organizzazione ha un impatto significativo sulle sue prestazioni. L'organizzazione, ad esempio, è una gerarchia autoritaria dall'alto verso il basso? È democratico, con squadre e individui autonomi?
È fondamentale diventare un'organizzazione efficace determinando la struttura e il design ottimali per il proprio modello. Leadership, gestione, cultura e altri fattori influenzano tutti il modo in cui le funzioni interagiscono. Ad esempio, se i dipendenti non adottano nuovi sistemi di lavoro, i processi verranno interrotti.
Per coinvolgere contemporaneamente tutti i livelli dell'azienda, la tua azienda richiede un modello di struttura efficace. Un approccio globale è il metodo migliore per garantire che le inefficienze organizzative non rallentino l'azienda.
#4. Valuta i risultati
Come saprai se i tuoi sforzi sono fruttuosi? Valutare l'efficacia organizzativa è più complicato che guardare semplicemente ai ricavi. L'analisi dei dati può essere utile per determinare l'efficienza, ma è anche necessario includere la componente umana della crescita organizzativa.
Se si desidera stimare con precisione l'efficacia organizzativa, è necessario porre le seguenti domande:
- Quali sono gli obiettivi della vostra azienda?
- Questi obiettivi sono comunicati chiaramente ai dipendenti?
- Con che frequenza valuterai i progressi?
La trasparenza è la strategia più efficace per coinvolgere le persone nei tuoi sforzi per raggiungere l'efficacia organizzativa. Stabilisci i compiti e le responsabilità di tutti e condividi i progressi del tuo approccio a intervalli regolari per mantenere tutti motivati a continuare ad andare avanti.
#5. Migliora costantemente
L'efficacia organizzativa è un processo continuo. Se vuoi che la tua organizzazione si impegni nel processo, devi avere un supporto di alto livello. Il supporto esecutivo si diffonde in un'organizzazione, incoraggiando tutti a sostenere progetti di cambiamento e cambiamenti.
L'approccio migliore per garantire che la tua organizzazione continui a progredire è che i dirigenti prendano un impegno chiaro e continuo. Ricordati di analizzare regolarmente i tuoi progressi e di cercare sempre opportunità di sviluppo.
Quali fattori influenzano l'efficacia organizzativa?
Le aziende potrebbero utilizzare metriche o processi di revisione per valutare la loro efficacia organizzativa. Le scorecard sono spesso utilizzate dalle aziende per tenere traccia delle loro prestazioni su base regolare. Il modo in cui un'azienda misura la propria efficacia è determinato dal suo piano strategico e dall'obiettivo che sta tentando di raggiungere.
Un'altra tecnica per valutare l'efficacia organizzativa consiste nell'esaminare gli indicatori anticipatori di un'azienda, come il numero di appuntamenti pianificati o il numero di lettere di referenze emesse, per prevedere le prestazioni future. Possono anche definire KPI per determinare se hanno completato o meno l'attività richiesta.
Modelli e approcci all'efficacia organizzativa
Il Canadian Center for Science and Education ha esaminato quattro distinte teorie sull'efficacia organizzativa. Questo studio, incentrato sull'efficacia organizzativa nell'istruzione superiore, conteneva i seguenti componenti:
- L'approccio all'obiettivo comporta la definizione dell'efficacia in termini di obiettivi organizzativi come il profitto, l'innovazione e la qualità del profitto.
- L'approccio alle risorse di sistema descrive l'efficacia in termini di capacità di un'organizzazione di raccogliere le risorse necessarie.
- Il metodo del processo – Questo metodo si concentra sull'efficienza e l'efficacia dei processi di un'organizzazione.
- L'approccio strategico del collegio elettorale – Questo paradigma definisce l'efficacia in termini di interessi degli stakeholder.
Questi metodi graffiano solo la superficie.
La produzione, la dedizione, la leadership e le relazioni interpersonali sono tutte importanti.
Il Dr. P. Venkataiah dell'Università di Osmania ha sviluppato questo modello, che si concentra su componenti organizzativi critici come:
- Produzione. Il movimento dell'output organizzativo.
- Impegno. L'impegno dei dipendenti nei confronti dell'organizzazione.
- Comando. Potere personale e influenza.
Il conflitto tra individui. Problemi di comunicazione tra capi e subordinati.
L'idea generale è chiara. L'efficacia organizzativa è influenzata dall'efficienza, dall'armonia e dall'efficacia in una varietà di domini. Le organizzazioni più efficaci sono più redditizie, resilienti e competitive.
Sistemi adattivi, processo decisionale, apprendimento ed efficacia di gruppo
L'efficacia di questo modello dipende da quattro condizioni importanti.
- Il processo decisionale. Come le persone prendono le decisioni, la qualità di tali decisioni e come migliorare il processo decisionale utilizzando più opzioni.
- Apprendimento e cambiamento. In che modo le persone si adattano alle nuove informazioni e ai nuovi modelli operativi?
- L'efficacia di un gruppo. Come le persone collaborano in gruppo e come capitalizzano nuove idee e scoperte.
- Sistemi che si auto-organizzano e si adattano. Nel tempo, come i sistemi e i processi si evolvono, si auto-organizzano e migliorano l'organizzazione.
Passi per la leadership nell'efficacia organizzativa
L'efficacia organizzativa dipende dalla leadership, secondo The Leadership Circle.
Dipende specificamente da sei sistemi:
- Leadership: I leader dovrebbero avere la capacità di tradurre la visione in strategia, metodi e obiettivi.
- Comunicazione: La comunicazione dovrebbe essere propositiva, coerente e orientata ai risultati.
- Responsabilità: Il mantenimento della responsabilità e della disciplina richiede l'implementazione di sistemi con conseguenze reali e ricompense realistiche.
- Consegna: Tra le altre cose, le operazioni devono rimanere allineate con la strategia, migliorare continuamente e costruire capacità future.
- Produttività dei dipendenti: Questo dovrebbe anche essere un approccio rigoroso e sistematico per attrarre, sviluppare e trattenere il personale di alto livello.
- misura: Per mantenere la rotta, un'azienda dovrebbe impiegare metriche, revisioni e modifiche in modo metodico.
Utilizza i sistemi di responsabilità delle prestazioni per coinvolgere i dipendenti
Altri sottolineano l'importanza delle persone, mentre il Leadership Circle sottolinea la buona leadership come l'asse attorno al quale ruota l'efficacia organizzativa.
La motivazione dei dipendenti è spesso citata come un fattore importante per una performance organizzativa efficiente. La motivazione è essenziale nel lavoro.
La motivazione dei dipendenti influenza molte altre importanti metriche dei dipendenti, tra cui:
- Efficienza dei dipendenti
- Passione per il proprio lavoro
- I livelli di output
- disponibilità ad apprendere e capacità di apprendere
- Sopravvivenza e ritenzione
- Fedeltà all'organizzazione
Questo è uno dei motivi per cui i dirigenti aziendali pongono così tanta enfasi sulla motivazione dei dipendenti.
Impegno dei dipendenti
Come aumentare la produttività del personale? L'esperienza del dipendente dovrebbe avere la priorità.
Indipendentemente dal tuo approccio, il miglioramento di queste aree può aiutare a migliorare l'efficacia organizzativa.
- I ciclo di vita di un dipendente. Ogni incontro che un dipendente ha con un marchio è coperto dal ciclo di vita del dipendente. Questo ciclo inizia con il contatto pre-assunzione e continua attraverso varie fasi di interazione, come l'onboarding e i sondaggi post-uscita.
- Soddisfazione degli impiegati. Il ciclo di vita del dipendente è incluso nell'esperienza del dipendente. Tuttavia, può anche comprendere l'atmosfera dell'ufficio, i programmi di sviluppo professionale, le interazioni interpersonali e qualsiasi altro aspetto dell'esperienza di un lavoratore all'interno dell'organizzazione, a seconda di chi chiedi.
- Avanzamento di carriera e abilità. Le risorse umane hanno ampliato le proprie responsabilità per includere la gestione del cambiamento, l'esperienza dei dipendenti, la formazione e lo sviluppo della carriera. Questo spostamento di responsabilità l'ha trasformata anche in una funzione a valore aggiunto, piuttosto che in un'attività meramente amministrativa o gestionale.
- Comportamento dei dipendenti. Le interazioni individuali e di gruppo sono influenzate dal comportamento dei dipendenti. Le aspettative di comportamento dovrebbero essere chiare e orientate agli obiettivi. Un comportamento appropriato sul posto di lavoro aumenta il morale del team, con il risultato di organizzazioni più efficienti, di successo e produttive.
Come valutare l'efficacia di un'organizzazione
Il monitoraggio dei progressi è fondamentale per ottenere risultati a lungo termine. Tuttavia, determinare se la tua tecnica funziona potrebbe essere difficile se non sai dove cercare. In quale altro modo è possibile misurare l'efficacia organizzativa oltre a confrontare l'utile netto con i record di profitto desiderati?
La felicità del cliente è una delle prime cose da considerare. Un'azienda efficace fornisce ai propri clienti servizi di alta qualità. I processi interni hanno un impatto diretto sulla qualità del servizio fornito da un'azienda. Se vuoi scoprire quanto è efficace la tua azienda, chiedi ai tuoi clienti.
Un altro approccio per monitorare i progressi è il coinvolgimento della forza lavoro. I dipendenti partecipano a nuovi flussi di lavoro? Si accontentano del software più recente? Quando le persone si comportano bene, i processi interni funzionano più agevolmente.
Puoi stimare l'efficacia della tua struttura organizzativa analizzando la felicità e le prestazioni dei dipendenti. La soddisfazione dei dipendenti e dei clienti sono metriche prestazionali fondamentali che possono aiutarti ad aumentare l'efficacia organizzativa.
La gestione del cambiamento promuove l'efficacia organizzativa
Come abbiamo discusso in questo articolo, l'efficacia organizzativa riguarda il raggiungimento degli obiettivi aziendali. La tua organizzazione potrebbe aver bisogno di modifiche per raggiungere i suoi obiettivi. È qui che entra in gioco la gestione del cambiamento.
La gestione del cambiamento implica la comunicazione strategica e la collaborazione con i dipendenti per aumentare la motivazione. Il coinvolgimento dei dipendenti è aumentato dai responsabili del cambiamento sostenendo lo slancio e riducendo la resistenza al cambiamento. Incoraggiano e addestrano i dipendenti ad abbracciare il cambiamento.
La gestione del cambiamento deve iniziare dall'alto. Secondo l'analisi di McKinsey sulle prospettive dei CIO e sulla guida del cambiamento agile, "le possibilità di successo della trasformazione aumentano di almeno il 30% quando il top team ha una profonda comprensione di cosa sia l'agilità e di come crei valore".
Tieni presente che il tuo approccio alla gestione del cambiamento dovrebbe essere costruito attorno alla struttura organizzativa. Cosa penserà il tuo staff di un'iniziativa di trasformazione? Questo deciderà il tuo approccio, nonché lo strumento e lo stile di gestione ideali per la tua azienda.
Sommario
Comprendere le cause dell'efficacia organizzativa ti aiuterà a fare un lavoro migliore e aiuterà l'organizzazione ad avanzare in vari modi, sia che tu abbia una capacità di leadership o operativa. L'efficacia, ad esempio, implica la protezione di risorse e capacità preziose, l'ottimizzazione dei processi, la soddisfazione delle parti interessate e la garanzia che l'organizzazione raggiunga i propri obiettivi. Ognuna di queste visioni può essere utilizzata per valutare e migliorare l'efficacia dell'organizzazione, risultando in una macchina ben oliata a vantaggio di dipendenti, parti interessate, azionisti e della più ampia comunità in cui opera.
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Riferimenti
