Il trasferimento dell'ufficio è un annuncio difficile da dire ad alta voce per alcune persone a causa delle ragioni del trasferimento. Potrebbe essere il risultato di un modello di business di successo. A volte è il risultato della fortuna, ma altre volte è il risultato di una cattiva gestione. Alcune aziende hanno registrato un'enorme crescita attraverso i loro servizi negli ultimi anni, il che le ha indotte a considerare il trasferimento degli uffici. Questo è uno dei tanti buoni motivi per scegliere una nuova sede per la tua attività! Anche i fondi aziendali possono richiedere una mossa. L'affitto della tua struttura potrebbe essere aumentato o potresti non essere più redditizio nella tua posizione. Come puoi vedere, una società può trasferirsi per diversi motivi. Qualunque sia la ragione, il trasferimento dell'ufficio è importante. Pertanto, è necessaria una checklist per il trasferimento degli uffici.
Che cos'è il trasferimento dell'ufficio?
Il trasferimento di uffici si riferisce al trasferimento delle attività dell'azienda che sono attualmente in corso nell'edificio escluso nel nuovo edificio per uffici nell'ambito del processo di trasferimento degli uffici.
Come si pianifica il trasferimento di un ufficio?
Senza un'adeguata pianificazione, preparazione e organizzazione, il trasferimento di un ufficio può essere un calvario caotico, frustrante e dispendioso in termini di tempo. Nel caso in cui questo sia il tuo primo trasferimento sul posto di lavoro, potresti non sapere come iniziare o cosa cercare in un buon piano. Ecco alcuni piani per il trasferimento di successo dell'ufficio.
# 1. Designare una persona di riferimento
Assegna la responsabilità principale del trasferimento a te stesso o a qualcun altro all'interno della tua organizzazione. Potresti pensare a questa persona come al coordinatore del trasferimento dell'ufficio. Deve essere un maestro della logistica, un portavoce efficace per la tua organizzazione e un pensatore veloce in situazioni di crisi.
Di norma, è meglio mantenere i team di pianificazione per i progetti sul lato più piccolo. Il team della checklist per il trasferimento dell'ufficio sarà guidato dal coordinatore interno del trasloco e il loro lavoro costituirà la base del nuovo layout del tuo ufficio.
#2. Scegli le date cruciali
Scopri quando scade il tuo contratto di locazione esistente quando vuoi trasferirti, quando vuoi firmare un nuovo contratto quando vuoi iniziare e finire di costruire il tuo nuovo posto di lavoro e quando vuoi essere completamente trasferito.
#3. Crea un piano completo
Il responsabile del trasferimento dovrebbe disporre di una strategia onnicomprensiva che possa essere prontamente comunicata all'alta dirigenza e al resto della forza lavoro. Le tempistiche, le responsabilità assegnate e altri sviluppi del progetto dovrebbero essere tutti chiaramente visualizzati in questo piano.
Se possibile, sarebbe l'ideale utilizzare un'applicazione di gestione dei progetti attualmente in uso regolare all'interno dell'organizzazione, in quanto ciò renderebbe la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team molto più agevoli. Inizia con un modello completo che specifichi quali passaggi sono cruciali, come questo o questo.
Inoltre, il numero e la tipologia del personale interno all'ufficio, nonché le dimensioni complessive dell'azienda, determineranno la portata dei requisiti logistici associati ai servizi di trasloco. Mentre le grandi organizzazioni possono costruire da zero, le piccole imprese possono semplicemente affittare una struttura esistente e trasferirsi.
#4. Determina che tipo di strutture sul posto di lavoro ti servono
Lo spazio di lavoro ideale può variare notevolmente a seconda della natura dell'azienda in cui si lavora. Se vuoi che il tuo nuovo ufficio sia l'ambiente più favorevole al lavoro e alla crescita, è fondamentale identificare i tuoi must-have come parte del piano di trasferimento.
#5. Stabilisci quale fornitore di servizi di trasferimento utilizzerai
Per prima cosa, decidi se ti occuperai tu di tutto l'imballaggio e del trasloco, o se assumerai servizi di trasloco completi. Un coordinatore del trasloco professionista può gestire la logistica del trasloco vero e proprio se assumi una società di traslochi a servizio completo. La tua azienda di traslochi gestirà tutta la logistica, quindi non è necessario includerla nel piano del progetto. Tuttavia, devi considerare il tempo per trovare e assumere i migliori traslocatori di uffici a servizio completo per il tuo programma.
Servizi di trasloco degli uffici
Può essere stressante organizzare il trasferimento di un ufficio. Lo smontaggio e il rimontaggio comportano una serie interminabile di compiti, ognuno dei quali deve essere svolto a colpo sicuro o l'azienda perderà denaro. L'utilizzo dei servizi e delle società di trasloco degli uffici di Chipman garantisce una transizione senza intoppi con il minimo disturbo per la tua attività.
Vantaggi dei servizi di trasferimento degli uffici
I traslochi degli uffici sono noti per causare tempi di inattività imprevisti, stress e persino la strana malattia dei lavoratori il giorno del trasloco. L'assunzione di servizi di trasferimento degli uffici, tuttavia, può alleviare lo stress, abbreviare la transizione e garantire il successo nella nuova sede. Ecco alcuni dei vantaggi dei servizi di trasferimento degli uffici.
# 1. Rilassati e dimentica i trasporti
Sei ansioso che il camion per traslochi noleggiato non sia abbastanza grande da ospitare le scrivanie, i computer e i mobili della sala relax del tuo ufficio? Assumere alcuni servizi e aziende professionali di trasloco di uffici, come Perry Moving & Storage, è il modo più semplice per trasportare le tue cose da A a B. Sono esperti nel trasferire oggetti grandi, ingombranti o altrimenti scomodi e sono felici di farlo per te.
#2. Risparmiare
I servizi e le aziende di trasferimento di uffici professionali sono talvolta fraintesi come proibitivi, ma questo è raramente il caso. Quando vengono presi in considerazione i costi di tempi di fermo aggiuntivi, diminuzione della produttività e merci danneggiate, diventa chiaro che assumere professionisti è l'opzione più conveniente. I professionisti sono addestrati a trasportare oggetti da un luogo all'altro senza causare danni o danni agli oggetti spostati o ai tuoi dipendenti che potrebbero dare una mano. Come bonus aggiuntivo, non dovrai spendere denaro per spese relative al trasloco, come il noleggio di un camion, attrezzature professionali per il trasloco, casse di imballaggio e così via.
#3. Riduci al minimo le perdite di produttività
Puoi affidare i tuoi effetti personali all'ufficio nelle mani veloci e attente di servizi e società di trasferimento di uffici professionali. Ciò implica che puoi ridurre la quantità di tempo in cui la tua attività viene chiusa prima di perdere denaro. Nel mondo commerciale, il tempo è denaro, quindi è importante dare la priorità alle operazioni di ripristino il prima possibile.
#4. Esperienza
Quando si stipula un contratto con servizi o società di trasloco di uffici, si accede a un team di esperti qualificati con una vasta conoscenza dei processi di trasloco e installazione. Quando lavori con gli esperti, si prenderanno cura dei dettagli, come individuare i cavi che sono stati lasciati indietro o capire come riorganizzare i mobili per ospitare prese elettriche mal posizionate.
Cosa dovrebbe essere incluso in un pacchetto di trasferimento?
Per trasferirsi con successo per lavoro, è importante avere conversazioni approfondite sui tuoi desideri e preoccupazioni con la tua azienda. Puoi ottenere il massimo dalle negoziazioni del tuo pacchetto di trasferimento con la tua nuova azienda se ti prendi il tempo per esaminare attentamente il contenuto del tuo pacchetto e individuare le aree in cui hai bisogno di ulteriore assistenza. Queste sono cose da includere.
- Aggiustamenti salariali o bonus.
- Assistenza spese immobiliari.
- Rimborso trasloco.
- Data di inizio flessibile.
- Visite gratuite.
Lista di controllo Trasferimento dell'ufficio
Spostare un ufficio è un piccolo inconveniente per un imprenditore o un imprenditore di avvio che comporterebbe maggiori entrate; è già stata fatta la scelta di espandersi per servire più clienti o ridurre i costi generali. È ora di andare avanti e ottenere una lista di controllo per il trasferimento dell'ufficio ora che hai firmato un nuovo contratto di locazione.
Le liste di controllo per il trasferimento degli uffici sono molto più difficili e confuse rispetto ai traslochi e anche un piccolo errore potrebbe far perdere denaro alla tua azienda. Inoltre, trasferire un ufficio è un compito difficile per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni. Non solo tutto il personale dell'ufficio viene trasferito, ma anche tutti i macchinari, l'elettronica, gli infissi, i computer e gli arredi. Di conseguenza, vuoi assicurarti che tutto vada il più liscio possibile perché tutte queste cose, incluso il personale, sono ciò che paga i conti. Organizzando le tue attività in una sequenza temporale con l'aiuto di una lista di controllo per il trasferimento dell'ufficio, saprai sempre cosa fare dopo e se sei sulla buona strada per trasferirti nei tempi previsti.
# 1. Rivedi il tuo contratto di locazione
Hai una risoluzione anticipata del contratto di locazione? Hai bisogno di riparare qualche danno prima del trasloco? Ci sono delle disposizioni nel contratto di locazione di cui devi essere a conoscenza? Per assicurarti di non perderti nulla, poniti queste domande e rivedi attentamente il contratto di locazione.
#2. Informarsi con aziende di traslochi
Puoi risparmiare denaro e garantire una mossa senza interruzioni confrontando le quotazioni mobili delle migliori società. Prima inizi la ricerca, meglio è. Dovresti ottenere molte offerte perché queste società di trasloco hanno spesso arretrati lunghi che potrebbero durare mesi. Considera anche l'attrezzatura che stai spostando. I macchinari di grandi dimensioni possono richiedere un trasportatore specializzato poiché non tutte le aziende di trasloco sono attrezzate per movimentarli.
#3. Crea un piano di spesa e un budget
Un budget è essenziale, non c'è dubbio. Scopri quanti soldi avrai bisogno per trasferirti e di quali servizi avrai bisogno subito, ma puoi farne a meno se necessario. Molte aziende, ad esempio, chiedono ai traslocatori di imballare alcune forniture per ufficio per i lavoratori. Questo è un bel da avere piuttosto che un must. È possibile risparmiare denaro chiedendo ai lavoratori di imballare le proprie cose.
Assicurati che ci siano fondi adeguati nel budget per pagare le spese di trasferimento del personale. Anche se la tua azienda è molto piccola, ciò consumerà una percentuale considerevole dei tuoi fondi. Questa è la lista di controllo più importante per il trasferimento degli uffici.
#4. Nominare un gruppo di lavoro
È fondamentale nominare un team di pianificazione per coordinare molti degli elementi di questa checklist per il trasferimento dell'ufficio. Il trasferimento di un ufficio è un'impresa importante, quindi è importante lavorare con professionisti affidabili.
Questo è il motivo per cui molti vogliono lavorare con un'azienda di traslochi professionale come ARC. Qui ci prendiamo cura di tutti i dettagli, quindi non devi. Avrai un momento più facile delle cose e l'azienda non perderà entrate a causa dell'interruzione della produzione.
Come comunichi con un trasloco d'ufficio?
- Esprimiti onestamente. Per avere conversazioni produttive, devi prima essere sincero nelle tue intenzioni.
- Migliora la comunicazione dall'alto verso il basso.
- Inizia presto.
- Ti aiuteremo in ogni aspetto del trasloco del tuo ufficio.
Società di trasloco di uffici
Traslocare il tuo ufficio da solo può essere un calvario stressante. Assumere società di trasloco commerciale o un servizio di trasloco specializzato in trasferimenti di uffici può ridurre notevolmente l'impatto sulla produttività e sul morale durante la transizione. Inoltre, se stai considerando un trasferimento o un trasferimento di ufficio, ti consigliamo di metterti in contatto con una delle società che abbiamo consigliato di seguito. Tieni presente che prima di accettare qualsiasi lavoro, qualsiasi servizio di trasloco affidabile sarà lieto di fornirti un preventivo gratuito e senza impegno.
# 1. Traslochi Tsi-Tsi
TSi-TSi Removals è una società di traslochi commerciali con sede nell'Oxfordshire che serve un'ampia varietà di aziende locali. Sono esperti nel trasferimento dei luoghi di lavoro con tempi di fermo minimi. Una squadra di traslochi imballerà, caricherà, scaricherà e disimballerà tutti i tuoi effetti personali come parte del loro servizio completo di trasloco. Le loro alternative per un trasferimento di ufficio senza stress assicureranno che il trasferimento del tuo ufficio avvenga senza intoppi.
#2. Esperti di traslochi e stoccaggio
Con sede a Londra, Removals & Storage Experts è un'azienda di stoccaggio che offre traslochi di uffici a servizio completo per alleviare gli oneri dei propri clienti. Hanno una vasta esperienza con lo stoccaggio e le traslochi aziendali e forniscono un servizio completo che include l'imballaggio, il trasporto, lo stoccaggio e la consegna. Assumerli significa che tu e il tuo team non dovrete muovere un dito (o fare un viaggio al deposito) fino a quando non avrete espressamente richiesto diversamente.
#3. Traslochi a orologeria
Clockwork Removals ha 25 anni di esperienza nel trasferimento aziendale e comprende la logistica. Assegnano un project manager a ciascun cliente per ridurre i costi, abbreviare le catene di approvvigionamento e ridurre al minimo i tempi di fermo dell'attività.
Clockwork aiuta le aziende del Regno Unito con il lavoro da casa. consegna, installazione e sostituzione delle apparecchiature quando sicure. Clockwork sta aiutando le aziende con la configurazione dell'area di lavoro man mano che più dipendenti tornano al lavoro.
Quanti soldi danno le aziende per il trasferimento?
I pagamenti, ad esempio, possono variare da $ 2,000 a $ 100,000 all'anno, anche se questo varia notevolmente in base al piano e all'individuo.
Quanto costa un tipico pacchetto di trasferimento?
Le organizzazioni possono sostenere costi significativi quando devono trasferire un dipendente. Secondo American Relocation Connections (ARC), una società di trasloco aziendale, il costo tipico di un pacchetto di trasferimento è compreso tra $ 19,309 e $ 24,216 per gli affittuari e tra $ 72,627 e $ 97,116 per i proprietari di case.
Avviso di trasloco dell'ufficio
Uno dei passaggi più importanti per un trasloco di successo in ufficio è dire alle persone che ti stai trasferendo. Che tu sia una startup o un'azienda Fortune 500, i tuoi dipendenti e clienti apprezzeranno la tua attenzione ai dettagli.
È facile trascurare l'importanza di fare un annuncio formale e una lista di controllo quando ci si concentra sulla miriade di dettagli coinvolti nell'effettivo trasferimento dell'ufficio. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che la tua azienda abbia cento o mille dipendenti, il trasferimento di un ufficio non è qualcosa che può essere gestito con un semplice annuncio di refrigeratore d'acqua. Il trasferimento di un ufficio richiede un'ampia pianificazione e preparazione da parte di tutti i dipendenti, inclusa la logistica come viaggi, posizione, parcheggio, strutture e persino trasferimento.
Se possiedi un'attività che interagisce direttamente con il pubblico, come un negozio al dettaglio o un ristorante, dare un preavviso adeguato ai tuoi clienti prima del trasferimento è fondamentale. Anche se non lo sei, è importante che sappiano come mettersi in contatto con te e dove ti trovi in modo che gli affari possano continuare come al solito con il minor numero di interruzioni possibile.
Motivi per cui è importante fare un annuncio di trasferimento dell'ufficio
Rendendo tutti consapevoli del turno imminente, puoi mantenere tutti sulla stessa pagina e assicurarti che l'annuncio di trasferimento dell'ufficio si svolga senza intoppi.
# 1. Comunicare il cambiamento ai dipendenti
I dipendenti hanno bisogno di tempo per assorbire le notizie e adattarsi ai cambiamenti, che è il cuore della maggior parte delle aziende. Il modo in cui lo annunci dipende dalle dimensioni dell'organizzazione, ma una comunicazione chiara è fondamentale sin dall'inizio. Qualsiasi annuncio dell'ufficio dovrebbe essere fatto molto prima del passaggio alla speculazione. Dovrebbe essere chiaro e conciso su dove è diretta l'azienda, perché e dove esprimere opinioni.
#2. Diffondere la voce sia ai clienti che ai colleghi
Se i clienti visitano il tuo posto di lavoro, avranno bisogno di sapere dove sarai. Anche se non li vedi, informali delle modifiche. La qualità del lavoro potrebbe risentirne se il personale ha difficoltà a trasferirsi in ufficio, il che potrebbe influire sui clienti. I clienti devono essere rassicurati sul fatto che fare affari con te non danneggerà i loro interessi.
Potrebbe essere sufficiente inviare un'e-mail al database con la data di spostamento, i nuovi dettagli di contatto e chi contattare per ulteriori informazioni. Per alleviare le ansie dei clienti, potrebbe essere importante chattare con loro individualmente. Questa è la parte più cruciale dell'annuncio del trasferimento dell'ufficio.
#3. Canali che puoi utilizzare per il tuo annuncio di ufficio
Questa è l'era digitale, quindi ci sono molte opzioni per la trasmissione. Naturalmente, il sito Web, l'intranet e un'e-mail diretta della tua azienda saranno i punti di contatto iniziali per la maggior parte delle persone, ma non sottovalutare il potere di un annuncio di trasferimento dell'ufficio di un giornale ben posizionato, un comunicato stampa o una lettera scritta a mano al tuo personale e clienti.
Non tutti vedranno l'annuncio del trasferimento del tuo ufficio nei media tradizionali, quindi usare i social media per spargere la voce può essere utile. Le piattaforme di social media come LinkedIn, Instagram e Facebook sono ottime non solo per fare un annuncio pubblico, ma anche per interagire con il personale e il pubblico fornendo aggiornamenti regolari sul processo mentre si svolge.
Le aziende pagano più per il trasferimento?
I datori di lavoro in genere forniscono assistenza monetaria ai lavoratori che devono trasferirsi a causa di opportunità di lavoro. A seconda delle circostanze, un datore di lavoro può offrire di pagare una parte delle spese di trasloco di un lavoratore o concedere un'indennità monetaria al lavoratore per sostenere le spese di trasloco.
Chi sono le parti interessate nel trasferimento degli uffici?
Il progetto ha l'influenza più positiva o negativa sugli stakeholder primari. Le persone indirettamente interessate dal progetto sono considerate parti interessate secondarie. I dipendenti, i clienti, i fornitori e l'impresa di traslochi saranno tutti interessati da un progetto di trasferimento dell'ufficio. Direttamente interessati saranno i membri del personale dell'attuale ufficio.
Devo chiudere la mia attività il giorno del trasloco?
A seconda del tipo di attività che gestisci, del numero di dipendenti che hai e delle tue preferenze personali, puoi decidere di interrompere le operazioni il giorno del tuo trasloco. Alcune aziende decidono di inviare un po' di personale in una postazione remota per rispondere ai telefoni e controllare le e-mail, mentre altre decidono di dedicare un'intera giornata al trasloco prima di tornare alla normalità. Assicurati che i tuoi clienti siano informati in anticipo se decidi di chiudere per un giorno o più e fai tutto ciò che è in tuo potere per soddisfare le loro esigenze prima del cambiamento.
Perché le aziende trasferiscono gli uffici?
Le aziende spesso elencano questi cinque fattori come motivazione per i cambiamenti di posizione. La necessità di espandersi in nuovi mercati, la necessità di aggiornare le strutture o le attrezzature, il desiderio di ridurre le spese o aumentare il flusso di cassa e le considerazioni sulla qualità della vita sono tra queste.
Dovrei farmi aiutare dai miei dipendenti con il trasloco?
Anche se potrebbe sembrare un modo fantastico per risparmiare denaro far lavorare i tuoi dipendenti mentre ti trasferisci, farlo potrebbe mettere in pericolo la tua attività. Quando i tuoi dipendenti hanno il controllo del trasferimento, non sei coperto per eventuali oggetti rotti e potresti essere ritenuto responsabile per eventuali lesioni subite. Dare al tuo ufficio la protezione di cui ha bisogno garantendo al contempo un trasferimento sicuro ed efficace ti dà la tranquillità di cui hai bisogno.
Chi dovrebbe fare le valigie in ufficio?
Per garantire la sicurezza dei tuoi mobili, elettronica e oggetti sensibili durante il trasporto, la tua azienda di traslochi può gestire tutti gli imballaggi per te. Puoi richiedere che i membri del personale puliscano le scrivanie e gli schedari, oppure la tua azienda di traslochi può occuparsene per te.
In che modo il trasferimento aumenta l'efficienza?
Ha migliorato l'ambiente di lavoro. Dando al tuo team l'accesso a spazi di lavoro molto migliori e più ampi con strumenti e attrezzature più moderni, il trasferimento delle operazioni aziendali può contribuire ad aumentare l'efficienza e i livelli di produzione.
Conclusione
Il processo di trasferimento della sede del tuo ufficio non sarà semplice, ma non deve essere irto di stress o richiedere troppo tempo. Il trasferimento offre l'opportunità di rivitalizzare la tua azienda, ispirare la tua forza lavoro e ridurre i costi. Questa è una grande opportunità per riflettere sui principi e sulla cultura della tua organizzazione, nonché per valutare l'efficacia del lavoro di squadra e della comunicazione.
Domande frequenti sul trasferimento degli uffici
Chi sono le parti interessate nel trasferimento di un ufficio?
In una delocalizzazione di un ufficio, i dipendenti sono gli stakeholder più evidenti.
Perché un'azienda dovrebbe trasferirsi?
Ci sono cinque fattori chiave che spingono un'azienda a trasferirsi. Le preoccupazioni riguardanti il lavoro e la forza lavoro, l'espansione in nuovi mercati, l'aggiornamento di infrastrutture obsolete, il taglio delle spese e l'aumento dei profitti e il miglioramento della qualità della vita dei lavoratori sono tutti fattori di cui tenere conto.
Perché un'azienda dovrebbe essere trasferita con molta cautela?
Le operazioni e i profitti di un'azienda sono vulnerabili a una serie di potenziali minacce quando si trasferisce. L'azienda potrebbe subire perdite a causa di cose come spese impreviste, perdita di personale chiave, perdita di relazioni con clienti, fornitori e dipendenti e così via.
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