I documenti notarili sono documenti la cui autenticità è stata confermata da un notaio. Per garantire che il processo sia legittimo e che i documenti possano essere considerati attendibili dalle autorità che li hanno richiesti, l'autenticazione notarile include il testimone e la registrazione della firma dei documenti.
Nota che:
- I documenti che sono stati notarili hanno avuto la loro autenticità confermata da un notaio.
- Un notaio è un rappresentante qualificato i cui compiti includono assistere alle firme, registrare il processo di notarile e verificare le identità; non proteggono dalla frode né prestano consulenza legale.
- È necessario completare una serie di passaggi per far autenticare i documenti, inclusa l'attesa di un notaio prima di firmare qualsiasi cosa.
- Inoltre, puoi ottenere documenti autenticati presso istituti finanziari, studi legali e servizi postali, tra molti altri luoghi commerciali, o tramite particolari fornitori di servizi.
- Infine, l'autenticazione notarile online potrebbe essere possibile per alcuni documenti meno formali.
Come funziona l'autenticazione notarile?
L'ottenimento di un documento notarile si limita a certificare la validità di una firma. I notai non sono tenuti né tenuti a leggere il contenuto, analizzarlo per te o offrire consulenza legale. Né il tuo notaio ti avviserà di eventuali problemi per i quali potresti iscriverti. Tutto quello che fanno è confermare quando e chi ha firmato un documento.
Inoltre, dopo essere stato autenticato, un documento può o meno assumere immediatamente uno status ufficiale. Un documento debitamente compilato e autenticato può essere sufficiente per eseguire un accordo se una firma valida è tutto ciò che è richiesto. Consulta un avvocato locale per consigli sulle leggi nella tua zona e sulla tua situazione specifica.
Esempi di documenti notarili
I documenti notarili sono stati autenticati dopo essere stati firmati davanti a un notaio. Il notaio pubblico è un funzionario che testimonia le firme, conferma l'autenticità delle firme, registra l'evento in un registro formale e quindi timbra (o "sigilla") il documento.
Si noti che i documenti di solito richiedono l'autenticazione notarile se gestiscono importanti questioni finanziarie o legali che richiedono una grande fiducia da parte di tutte le parti nominate nel documento. Altri tipi di documenti che potrebbero richiedere un notaio sono quelli potenzialmente fraudolenti.
Ad esempio, quando firmi una somma di denaro significativa quando nomini un beneficiario su una polizza di assicurazione sulla vita, non sarai lì per attestare la transazione. Procure, testamenti e trust, direttive anticipate e altri moduli relativi all'assistenza sanitaria, permessi per armi da fuoco e trasferimenti di proprietà per veicoli o immobili sono solo alcuni esempi dei numerosi tipi di documenti che spesso richiedono l'autenticazione notarile.
Cos'è un notaio?
Un notaio è un rappresentante legalmente riconosciuto che funge da testimone imparziale alla firma di un atto legale. Atti immobiliari, dichiarazioni giurate, testamenti, trust, procure, fatture di vendita e altri documenti transazionali ufficiali sono tra le firme che in genere richiedono i servizi di un notaio. Un notaio viene utilizzato principalmente per prevenire le frodi.
Nota che:
- Un notaio funge da testimone oculare oggettivo dell'autenticazione o della firma di un documento legale.
- Affidavit, testamenti, trust, procure e atti immobiliari sono alcuni documenti in cui sono necessari i notai.
- I notai devono avere almeno 18 anni e cittadini dello stato in cui ricoprono l'incarico. Successivamente, le procedure per diventare notaio variano da stato a stato.
- Una buona fonte di istruzione e conoscenza sui notai è la National Notary Association (NNA).
Responsabilità del notaio
La responsabilità di un notaio è confermare la validità di ogni firma su un documento. Ciò si verifica dopo diversi controlli approfonditi:
#1. Verifica dell'identità:
Chiunque firmi un documento deve esibire un documento d'identità e il notaio registra le informazioni sui documenti d'identità presentati da ogni persona.
#2. Firmatari disponibili:
Un notaio deve cercare indicazioni di coercizione. Anche se non sei d'accordo con il contenuto di un documento, stai firmando volontariamente o qualcuno ti sta facendo pressioni affinché lo faccia?
#3. Capace di decisioni sensate:
Un notaio dovrebbe confermare che i firmatari hanno la capacità legale di firmare e che si trovano in uno stato in cui possono capire chiaramente cosa stanno firmando. Il notaio non può autenticare l'atto se il firmatario è in stato di ebbrezza, sotto l'effetto di droghe o alcool, o comunque incapace di comprendere quanto sta accadendo.
Si noti pertanto che se il firmatario pone eventuali problemi, il notaio rifiuterà di convalidare la firma.
Infine, è possibile ottenere un documento che coinvolga un'attività criminale autenticata. Puoi anche ottenerne uno che è inutile perché non è applicabile secondo le leggi del tuo stato. Devi essere consapevole di ciò che stai firmando perché i notai non possono darti consulenza legale.
Perché un documento deve essere autenticato?
L'autenticazione notarile è una componente cruciale della firma di contratti e di numerosi altri documenti ufficiali e aiuta a prevenire le frodi. Quando un documento deve essere autenticato, un notaio deve essere presente per testimoniare la tua firma effettiva e confermare la tua identità. Il notaio conferma anche che stai firmando volontariamente e che conosci il contenuto della transazione o del documento.
Inoltre, il contratto o altro documento sarà poi "autenticato" da loro con l'aggiunta della loro firma e timbro ufficiale.
Quali documenti devono essere autenticati?
Solo tipi specifici di documenti richiedono il sigillo di un notaio; non tutti i documenti che devono essere firmati devono essere autenticati. Sebbene le leggi differiscano da stato a stato, in genere coprono transazioni immobiliari, documenti legali specifici, un'ampia gamma di documenti finanziari e alcuni moduli relativi all'assistenza sanitaria. I documenti che devono essere autenticati in genere lo rendono chiaro e includono lo spazio per il sigillo e la firma del notaio.
Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più tipici di documenti che richiedono l'autenticazione notarile:
- Atto costitutivo.
- Contratti immobiliari e atti di proprietà.
- Affidavit legali.
- Documenti di prestito.
- Procure.
- Domande di passaporto.
Dove posso autenticare un documento?
Molti notai pubblicizzano i loro servizi e forniscono informazioni di contatto su elenchi o siti web. I notai sono impiegati da numerose aziende di imballaggio, servizi postali, centri postali e copisterie. Tra i luoghi in cui un documento può essere autenticato ci sono:
- Uffici postali
- Banche e cooperative di credito
- Società immobiliari
- Uffici fiscali e contabili
- Biblioteche e Collegi
- Negozi di spedizione
Tuttavia, puoi anche cercare online notai online locali. Durante la pandemia di COVID-19, alcuni stati hanno iniziato a esaminare le opzioni notarili elettroniche e remote. A seguito dell'epidemia e della pandemia di COVID-19, in molti stati è stata approvata una legislazione che consente l'autenticazione a distanza online (RON).
Pertanto, utilizzando RON, purché siano soddisfatti i requisiti del tuo stato, puoi accedere ai servizi di un notaio online da qualsiasi luogo. L'ufficio del Segretario di Stato è tipicamente responsabile della conformità normativa; per sapere se RON è accessibile, contatta il tuo Segretario di Stato.
Come ottenere un documento autenticato online
#1. Autenticare:
Sul sito Web o sull'app di Notarize, puoi registrarti, caricare il tuo documento e confermare la tua identità. Una volta che la tua firma elettronica è stata testimoniata, firmata e un sigillo notarile aggiunto al tuo documento, puoi connetterti con un notaio dal vivo. Il tuo documento autenticato sarà a tua disposizione in formato digitale oppure puoi inviarlo da qualche altra parte.
#2. Un Notaio:
Con una piattaforma online come OneNotary, puoi avere veloci notarili online. Sul sito Web aziendale è presente un programmatore online in cui è possibile prenotare una fascia oraria per un servizio notarile online di 15 minuti. Riceverai immediatamente un'e-mail di invito con ulteriori informazioni dopo la registrazione. Mentre alcune altre aziende forniscono un servizio rapido, la maggior parte non ti consente di fissare appuntamenti o di garantire un periodo di tempo specifico.
#3. Tecnologie Nexsys:
Con il miglior servizio notarile online per le transazioni immobiliari, Nexsys Technologies si distingue. La tecnologia utilizzata dall'azienda si concentra sulle notarizzazioni per chiusure e originazioni di mutui multipagina.
#4. NotaioCam
NotaryCam è un servizio notarile online unico che può lavorare con più firmatari per un'autenticazione notarile, anche se si trovano in luoghi diversi.
Cosa rende non valido un documento autenticato?
Un documento notarile sarà rifiutato anche se il sigillo del notaio è scaduto. In altri casi, un'impressione del timbro notarile troppo chiara o scura, macchiata o incompleta può causare il rifiuto o l'annullamento dell'atto notarile.
Quanto costa ottenere un documento autenticato in Canada?
In Canada, la prima autenticazione notarile (che include il timbro e la firma del notaio) costa $ 37 e le successive autenticazioni costano $ 22 ciascuna.
Come posso autenticare un documento in California?
In California, i firmatari di un documento devono presentarsi fisicamente davanti a un notaio nominato dallo stato per completare la firma. Prima dell'inizio della sessione notarile, il documento deve essere completato e controllato per eventuali errori o modifiche.
La tassa notarile richiesta deve essere pagata dai firmatari al momento della notarile. Entrambi i firmatari devono esibire al notaio un documento di identità legittimo per accertarne l'identità. Questi ID possono essere costituiti da:
- Patente di guida
- Passaporto
- Carta d'identità militare
- Carta d'identità rilasciata dal governo
- Carta di soggiorno permanente
Successivamente, il documento sarà ora rivisto da tutte le parti firmatarie prima di apporre la propria firma su di esso. La firma conferma che il firmatario ha letto il documento nella sua interezza e che lo ha volontariamente firmato.
Quindi il notaio appone la sua firma e sigilla il documento dopo che è stato firmato da ciascun firmatario, e registra anche la transazione nel suo libro notarile. Il documento è autenticato e diventa immediatamente legalmente vincolante una volta utilizzato questo sigillo.
Quanto è potente un documento notarile?
Un documento notarile, a seconda delle circostanze del caso, ha qualche somiglianza giuridica. Per una volta averne uno debitamente autenticato significa che si passa da un documento puramente privato a uno pubblico che può essere rapidamente richiesto da un tribunale se necessario. Inoltre, le parti che hanno firmato l'accordo sono tenute a rispettarne i termini, il che aumenta la credibilità dell'articolo.
Inoltre, il fatto che i documenti notarili possano essere resi ammissibili in tribunale è un altro punto cruciale da tenere presente. Come risultato della loro notarile, possono essere considerati come prova tangibile. Questi documenti sono in genere utilizzati per prevenire transazioni fraudolente a causa della loro natura, soprattutto quando si tratta di contratti commerciali e legali. Si noti che se ritenuti colpevoli di falsificazione di documenti notarili, gli avvocati rischiano di perdere le loro licenze e, peggio ancora, la reclusione.
Posso scrivere un documento e farlo autenticare?
Un documento con la scrittura a mano può essere autenticato. Per assicurarti che accettino un documento scritto a mano, devi prima confermare con l'organizzazione o l'autorità a cui stai inviando il documento.
Cos'è la traduzione autenticata?
Una traduzione autenticata è, per dirla semplicemente, una traduzione firmata dal traduttore e autenticata per confermarne la legittimità. Non è una misura di controllo della qualità perché non attesta né afferma il calibro dell'opera.
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Come firmare elettronicamente un documento: una guida dettagliata
RILEVAMENTO DEI DOCUMENTI: definizione, servizi e guida
Riferimenti:
