Scrivere un rapporto mensile è uno strumento prezioso per presentare i tuoi risultati e le attività attuali alla tua azienda. Durante la revisione delle prestazioni e dei livelli di produttività più recenti, il processo di produzione dei report può anche dare responsabilità al tuo team. Vediamo un formato di rapporto mensile dettagliato che ci aiuterà a scrivere o creare un buon rapporto mensile.
Che cos'è un rapporto mensile?
Un rapporto mensile riassume tutte le azioni che si sono verificate e sono in corso su un progetto durante un determinato mese. I report mensili vengono utilizzati dai project manager per notificare ai clienti lo scorrimento dell'ambito, le minacce alla pianificazione, al budget o alle risorse e altri problemi. Il rapporto mensile offre anche una panoramica delle attività del progetto che devono ancora essere eseguite.
I rapporti mensili dovrebbero essere brevi ma esaurienti, coprire le attività e le azioni importanti svolte, nonché gli obiettivi per il mese successivo.
Componenti di base di un rapporto mensile
# 1. Etichetta e titolo
Per garantire che chiunque legga il tuo rapporto capisca di cosa si tratta, intitolarlo ed etichettarlo in modo chiaro e preciso, comprese le informazioni chiave come il tipo di rapporto, il periodo di tempo coperto dal rapporto, la data di invio del rapporto, il nome del dipartimento o del team e il tuo stesso nome. Consideriamo il formato del titolo di un mensile nell'esempio seguente.
Esempio:
SMARTASSET.COM
RELAZIONE MENSILE DEL COMPLIANCE TEAM DI GENNAIO 2020
Compilato da Jane Reed
Data di invio: 3 febbraio 2020
#2. Formato
Prima di scrivere il tuo primo rapporto mensile, verifica con il tuo supervisore se esiste un modello specifico da seguire. Quindi, se la tua organizzazione o dipartimento non ha un modello, chiedi al tuo capo se ha delle preferenze per il layout del tuo rapporto.
#3. Risultati e stati attuali
Utilizza gli elenchi puntati per presentare in modo conciso tutto ciò che è stato realizzato durante il mese e lo stato di eventuali iniziative in corso.
Esempio:
- Completata una revisione riga per riga degli standard di regolamentazione delle licenze di valutazione di ciascuno stato.
- Le domande di approvazione per l'introduzione alla valutazione immobiliare sono state presentate a Illinois, New York e Montana; il tempo di consegna previsto per l'Illinois è di tre settimane e da quattro a sei settimane per New York e Montana.
- Alabama e Georgia hanno approvato il corso.
- In California, ho partecipato a un convegno industriale.
- Il processo di certificazione per lo sviluppo della formazione continua è stato completato.
Descrivi i tuoi obiettivi per il prossimo mese.
Il tuo rapporto mensile dovrebbe includere la fornitura di informazioni sulla pianificazione del mese successivo. Anche se questo pezzo non deve essere esteso, dovrebbe sottolineare che tu e il tuo team avete stabilito obiettivi difficili per il prossimo futuro.
Esempio:
Marzo 2020 Obiettivi e Piani
- Inizia a rivedere le leggi sulle licenze degli agenti immobiliari in ciascuno dei 50 stati.
- Invia le domande per l'approvazione del corso di valutazione intermedia a Carolina del Sud, Arkansas, Texas e Indiana.
- Stephen e Christine parteciperanno alla riunione trimestrale del Florida Appraisal Board a Orlando.
- Inizia il processo di progettazione del corso per tre nuovi corsi CE immobiliari.
Fai un riassunto
Se necessario, scrivi un riepilogo di dove stanno le cose per la tua squadra o il tuo lavoro individuale.
Esempio:
Il team di conformità ha avuto un mese produttivo a gennaio 2020. Abbiamo terminato la nostra revisione delle normative sulle licenze di valutazione statale, presentato domande di approvazione di tre corsi agli organismi di regolamentazione statali, ricevuto l'approvazione del corso da due stati, partecipato a un evento di networking in California e completato un nove processo di certificazione di un mese in modo da poter andare avanti con lo sviluppo di programmi di formazione continua. Julie Connor merita un riconoscimento speciale per il suo duro sforzo nel contattare 50 comitati normativi per telefono ed e-mail per confermare che i nostri dati erano corretti.
Altre cose da considerare
Ecco alcune altre cose a cui pensare quando vuoi scrivere un rapporto mensile:
Il tuo supervisore può richiedere una rapida panoramica finanziaria delle tue spese per il mese. Includere una tabella nel tuo documento può essere l'approccio più efficace per trasmettere i tuoi numeri.
Mentre lo scopo di un rapporto mensile è quello di fornire un rapido resoconto delle tue azioni per il mese, è anche importante ringraziare i colleghi che erano membri del tuo team o che ti hanno aiutato. Assicurati di includere i loro nomi nel rapporto e, naturalmente, che i loro nomi siano scritti correttamente.
Quando vuoi creare un nuovo rapporto mensile, passa a quelli precedenti. Alcuni progetti e attività, come la presentazione di domande alle autorità statali, possono richiedere molto tempo per essere realizzati. Fai un resoconto completo di tutto ciò che hai fatto e realizzato.
Come scrivere o creare un buon rapporto mensile
Reportistica del progetto è uno strumento efficace per la gestione sia all'interno che all'esterno del progetto. Il rapporto mensile sullo stato di avanzamento è spesso un registro a cui si può fare riferimento in caso di controversia legale. Tutti i membri del progetto hanno il dovere professionale di riportare accuratamente il progetto al meglio delle proprie capacità utilizzando i dati disponibili in quel momento.
Il rapporto mensile è anche un meccanismo per influenzare un cambiamento significativo su un progetto. Tuttavia, se nessuno legge il rapporto o se è troppo complicato, perde il suo scopo ed efficacia. Ecco cinque suggerimenti da tenere a mente mentre scrivi o crei il tuo rapporto mensile per assicurarti che apportino un valore significativo al progetto.
#1. Disegno grafico
Quando scrivi il tuo rapporto mensile, sostituisci il testo con una tabella o una figura quando possibile. Quando si tratta di sviluppare report diretti e di facile comprensione, l'adagio "un'immagine vale più di mille parole" non potrebbe essere più vero. Grandi volumi di dati possono essere facilmente spiegati utilizzando grafici e altre misure. Seguiamo la regola secondo cui più in alto nella catena alimentare va il tuo rapporto, più importante è riassumere i dati a un "livello di quinta elementare". Questo non vuol dire che i senior manager siano studenti di quinta elementare, ma il loro tempo è limitato e un rapporto testuale confuso può lasciarli all'oscuro sui reali problemi del progetto.
#2. Sostituisci frasi lunghe e complicate con brevi affermazioni significative
Molti membri del team di progetto commettono l'errore di digitare frasi prolisse quando potrebbero dire molto di più con molto meno. I resoconti dei progetti non dovrebbero essere piacevoli. Dovrebbero essere un pieno zeppo di fatti, numeri e osservazioni. Quindi, un eccellente rapporto dovrebbe mostrare dove si trova il progetto, dove sta andando, le preoccupazioni significative e come affrontano tali problemi.
#3. I numeri di pagina devono essere inclusi nel sommario
Un lettore potrebbe richiedere solo un fatto, una cifra o una dichiarazione dal tuo rapporto mensile. Rendi semplice per loro trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Assicurati che ogni sezione sia ben denominata e abbia un numero di pagina nel sommario. Niente frustra i lettori più che raccogliere un rapporto e vedere che il sommario manca di numeri di pagina. Se non vuoi includere i numeri di pagina, chiamalo "Schema rapporto" piuttosto che "Indice".
#4. Controllare il corpo del testo per gli allegati
Gli allegati al rapporto sono inclusi per fornire ai lettori ulteriori informazioni secondo necessità. Crea un commento o un'osservazione nel rapporto mensile e invia il lettore agli allegati appropriati se desidera esaminare i dati o le informazioni di supporto.
#5. Crea un potente riassunto esecutivo
Una relazione mensile non è la stessa di una dissertazione universitaria. La verità è che la maggior parte dei lettori leggerà solo il sommario esecutivo e poche altre sezioni. Quindi, usa il riepilogo esecutivo per esporre la tua argomentazione e ispirare l'azione a livello di progetto. Se ci sono problemi, non aver paura di sollevarli. Se non gestisci immediatamente le preoccupazioni, torneranno a perseguitare il team di progetto.
Tipi di rapporto mensile
I rapporti mensili sono classificati in tre tipi:
# 1. Rapporto mensile sullo stato
Un rapporto mensile sullo stato viene spesso fornito al supervisore come aggiornamento sui piani e sulle attività del dipendente. Quasi certamente sarà inviato al manager del supervisore come aggiunta al proprio rapporto. Agisce anche come registrazione della storia lavorativa di un dipendente ed è una risorsa utile durante le valutazioni annuali delle prestazioni.
#2. Relazione mensile del progetto
Questa forma di rapporto non richiede tante specifiche quanto un rapporto di progetto settimanale, ma fornisce una visione di livello superiore degli sviluppi del progetto. Le parti interessate sono in genere interessate a tenere traccia del budget, delle spese, della qualità dell'output del progetto e dei rischi, dei problemi e dei problemi che influenzano il progetto.
#3. Rapporto mensile sullo stato di avanzamento
Gli appaltatori, d'altra parte, creano un rapporto mensile sullo stato di avanzamento per dare al cliente un'idea di dove si trova il progetto al momento. A causa della loro posizione, il cliente e l'appaltatore potrebbero non vedersi regolarmente. Il cliente potrebbe non avere abbastanza tempo per tenere traccia dei progressi del progetto. Un rapporto mensile sullo stato del progetto funge da canale critico di comunicazione tra l'appaltatore e il cliente, in questo caso, quindi il rapporto dovrebbe essere il più completo possibile.
Come devo presentare un report?
Un riassunto o un'introduzione è sempre il primo pezzo del tuo rapporto che inizi a scrivere. Questo dovrebbe occupare solo una o due pagine per dare al tuo lettore una rapida panoramica delle tue scoperte o risultati.
Come faccio a creare un breve rapporto?
Una breve relazione include dettagli importanti su un determinato argomento che hanno lo scopo di educare il lettore. Un rapporto può essere consegnato oralmente o per iscritto come nota o lettera. Spesso include una panoramica del rapporto, alcune informazioni di base, un obiettivo chiaro e una conclusione.
A cosa servono i rapporti?
I risultati della ricerca sono presentati e discussi nei rapporti. Al lettore vengono fornite la giustificazione della ricerca, una descrizione della metodologia di ricerca, i risultati, i risultati, una discussione logica e conclusioni/raccomandazioni.
È necessaria un'introduzione per un rapporto?
E l'introduzione è fondamentale per qualsiasi rapporto. Il lettore deve essere convinto che il rapporto contenga informazioni degne di essere lette in questa sezione, che spesso è la più letta.
Sommario
È fondamentale ricordare che la relazione deve essere priva di qualsiasi problema grammaticale o tipografico e che il modo in cui la relazione è stata presentata rappresenta la personalità e la professionalità di chi la scrive.
Domande frequenti sul rapporto mensile
Cosa rende un buon rapporto mensile?
Un buon rapporto include tutte le informazioni necessarie al tuo team di gestione per prendere decisioni. Includi una panoramica di alto livello della scorecard della tua organizzazione o del tuo dipartimento per renderli più facili. Il contenuto di questa scorecard deve essere strutturato nell'ordine in cui verrà letto.
Che cos'è il rapporto di gestione mensile?
I rapporti di gestione mensili sono documenti che esaminano e valutano le prestazioni finanziarie e operative della tua azienda su base mensile. Questi rapporti consentono al tuo team di gestione di tenere traccia delle prestazioni passate e presenti della tua azienda e di prendere decisioni aziendali informate.
Che cos'è il rapporto mensile sullo stato di avanzamento?
Il termine “Relazione mensile sullo stato di avanzamento” o “Relazione sullo stato di avanzamento” si riferisce a una relazione sullo stato di avanzamento dei Lavori che soddisfa gli standard indicati dal Proprietario/Responsabile del progetto.
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