Prendere minuti è importante per ogni riunione. E se sei una segretaria o ti è stato assegnato il compito di prendere appunti durante una riunione, è importante capire cosa fare e cosa non fare durante la verbalizzazione. Qui, abbiamo suddiviso il concetto di verbale di riunione con un esempio di cinque passaggi che dovresti includere quando scrivi i verbali.
Cosa sono i verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta delle discussioni e delle decisioni prese durante una riunione. Questi si applicano a qualsiasi tipo di organizzazione all'interno di una società, come consigli di amministrazione, team di leadership e investitori.
I verbali delle riunioni devono essere scritti per qualsiasi riunione che richieda un verbale ufficiale. Questa registrazione scritta può quindi essere utilizzata per informare i membri del team che non sono stati in grado di assistere a ciò che è accaduto o per tenere traccia delle scelte e degli elementi di azione che possono essere rivisitati. Di conseguenza, i verbali delle riunioni precedenti possono essere utilizzati per prendere future decisioni organizzative.
Le organizzazioni non profit, gli enti governativi, le scuole, le imprese pubbliche e i sindacati sono tra i gruppi che in genere sono tenuti a tenere i verbali delle riunioni.
Perché si chiamano verbali di riunione?
Il termine "minuti" non ha nulla a che fare con il tempo, il che è un fatto interessante riguardo ai verbali delle riunioni. Deriva infatti dalla locuzione latina “minutia” (che significa sciocchezze o dettagli). Alcune fonti affermano che la frase "verbale di riunione" abbia avuto origine inizialmente nel XVIII secolo, direttamente dal latino "minuta scriptura", che significa "piccole note".
I verbali delle riunioni, in altre parole, sono le specifiche (o un breve riassunto) di ciò che è avvenuto durante una riunione.
A cosa servono i verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni fungono da registrazione storica delle conversazioni, delle decisioni e della strategia a lungo termine dell'azienda. I partecipanti possono utilizzare i verbali della riunione come record per riferimento futuro per identificare quali tipi di progressi si sono verificati.
I soggetti che non hanno partecipato alla riunione ma hanno bisogno di essere informati sulle decisioni e sui passi successivi, invece, potrebbero fare riferimento al verbale.
Quali sono i tipi di verbali per una riunione?
I verbali delle riunioni sono classificati in tre tipi. Sono i seguenti: azione, discussione e testualmente.
#1. Minuti di azione
I verbali delle azioni sono il tipo più comune di verbali delle riunioni. Questa forma di verbale, noto anche come verbale di sola decisione, fornisce solo le conclusioni raggiunte e le azioni da intraprendere, non la discussione che ha avuto luogo durante il processo decisionale. I verbali delle azioni forniscono un riepilogo esecutivo delle decisioni prese durante una riunione. Le riunioni come il consiglio di amministrazione, il consiglio o le riunioni di udienza richiedono spesso verbali di azione.
Poiché viene trasmesso solo internamente, ha uno stile informale e può essere scritto come punti elenco. Il verbalizzatore partecipa frequentemente alle discussioni delle riunioni. Questi minuti sono semplici, possono essere registrati rapidamente e sono accurati.
#2. Minuti testuali
Questa è una registrazione letterale di tutti i colloqui e le decisioni. I verbali testuali di una riunione sono una registrazione di ogni singola parola detta. Sono spesso lunghi e difficili da consultare per una specifica informazione. Raramente è richiesta una registrazione letterale di una riunione, ad eccezione delle udienze del processo e del Congresso.
I minuti presi alla lettera sono spesso piuttosto lunghi. È difficile per chi prende appunti catturare verbali testuali e registrare il dialogo con un microfono potrebbe essere molto utile per correggere i verbali. I verbali testuali, al contrario dei verbali di azione e discussione, si concentrano su singole dichiarazioni piuttosto che su un accordo generale.
#3. Verbale di discussione
I verbali di discussione, noti anche come verbali aneddotici, sono registrazioni di accordo dai colloqui che hanno portato alle necessarie conclusioni e azioni. Nella maggior parte dei casi, si consiglia di verbalizzare la discussione. Il verbalizzante dovrebbe evidenziare le idee importanti sollevate dal gruppo evitando di registrare osservazioni personali. I verbali di discussione sono simili ai verbali di azione in quanto includono le discussioni che si verificano durante il processo decisionale.
Il verbale di discussione è l'opzione ideale per lo svolgimento di riunioni di commissione, riunioni del personale e simili. Di conseguenza, il verbale avrà la forma di paragrafi, ordinatamente suddivisi in sezioni, e organizzati secondo l'ordine delle discussioni.
Le persone raramente vengono chiamate per nome in questo tipo di verbale poiché le azioni e le discussioni saranno intraprese da un consiglio e quindi saranno indicate come consiglio o comitato nei verbali. La segretaria redigerà il verbale perché molto probabilmente non parteciperà alla conversazione e sarà quindi libera di trascrivere opportunamente il verbale.
Indipendentemente dal tipo di verbale, tutti i verbali devono essere succinti e accurati e, per fare ciò, le note devono essere scritte correttamente nell'ordine e nello stile corretti. Come indicato in precedenza, rendere la scrittura delle note il più semplice possibile effettuando alcuni preparativi preliminari prima della riunione.
Il verbale dovrebbe anche aiutare chi non ha potuto partecipare alla riunione a comprendere quanto accaduto, eliminando la necessità di un'altra riunione per chiarire le stesse discussioni.
Perché i verbali delle riunioni sono importanti?
I verbali delle riunioni forniscono la prova del perché e del come una società ha fatto determinate scelte. Questo può essere utile per rispondere a qualsiasi domanda su decisioni che sono state prese o discussioni che hanno avuto luogo.
L'importanza dei verbali delle riunioni può essere così suddivisa:
- Sono una registrazione delle decisioni e degli atti di un gruppo.
- Servono come promemoria di chi è stato assegnato compiti.
- I verbali fungono da prova delle scadenze.
- Sono utili per le persone che non sono presenti quando si fanno delle scelte.
I verbali delle riunioni possono fornire protezione legale per la tua azienda oltre a fungere da registro ufficiale delle conversazioni e delle conclusioni. La due diligence è frequentemente documentata nei verbali aziendali. Questo può quindi essere officiato e documentato per dimostrare le pratiche etiche e corrette dell'organizzazione.
Quali sono i cinque passaggi che dovresti includere nella stesura dei verbali delle riunioni?
La stesura del verbale della riunione prevede cinque fasi:
#1. Organizzare in anticipo
Una riunione ben pianificata contribuisce a verbali di riunione efficaci. La verbalizzazione è molto più agevole se il Presidente e il Segretario o il verbalizzante collaborano affinché l'ordine del giorno e la riunione siano ben pensati. Ad esempio, a seconda della struttura della riunione e degli strumenti utilizzati, il verbalizzante potrebbe collaborare con il presidente per stabilire un formato di documento che funga da ordine del giorno oltre che da schema verbale.
I passaggi coinvolti nella pre-pianificazione includono:
Indicare l'ordine del giorno della riunione
Per lo meno, ottenere una copia dell'ordine del giorno della riunione e utilizzarla come riferimento o struttura per prendere appunti, organizzare il formato del verbale della riunione e creare i verbali, con la sequenza e la numerazione delle cose sui verbali della riunione corrispondenti a quelle sul ordine del giorno.
Inoltre, l'ordine del giorno e/o gli avvisi di convocazione forniscono informazioni che devono essere incluse nel verbale, quali i nominativi di tutti i partecipanti all'incontro, inclusi ospiti o relatori, documenti che vengono inviati con l'ordine del giorno o consegnati in assemblea – copie (digitali o copia cartacea) delle dispense devono essere conservate con il verbale della riunione per riferimento futuro e condivisione con coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione (e altri come determinato dalla riunione)
Definizione delle aspettative
Quando intraprendi un nuovo ruolo come verbalizzante o segretario, assicurati di chiedere al presidente del comitato o del consiglio quali sono le sue aspettative sul tuo ruolo durante la riunione, nonché il livello di dettaglio che si aspetta in i minuti. Ad esempio, se il consiglio o il comitato si occupa di mozioni o di votazioni su punti/questioni, determinare se è necessario fornire i nomi delle persone che fanno mozioni, appoggiano mozioni e così via. Se ti occuperai di tali procedure, tu (e il tuo presidente) dovreste consultare il regolamento dell'ordine di Robert.
#2. Prendere appunti durante le riunioni
Prima di iniziare a prendere appunti, è fondamentale comprendere il tipo di informazioni che dovrai documentare durante la riunione. Come detto in precedenza, la tua organizzazione potrebbe avere materiale obbligatorio e uno specifico formato mamma che devi seguire, tuttavia i verbali delle riunioni in genere includono quanto segue:
- La data e l'ora della riunione
- Nomi dei partecipanti alla conferenza e di coloro che non hanno potuto partecipare
- Accettazione dei verbali delle riunioni precedenti o correzioni/modifiche
- Deliberazioni su ciascun punto all'ordine del giorno
- I nuovi articoli commerciali devono essere trattenuti
- Data e ora della prossima riunione
Come si prendono buoni appunti?
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a prendere appunti migliori:
- Crea uno schema - Come notato in precedenza, avere uno schema (o modello) basato sull'ordine del giorno ti consente di scarabocchiare semplicemente commenti, decisioni e così via sotto ogni elemento mentre procedi. Prendi in considerazione l'idea di mettere uno spazio sotto ogni elemento del tuo schema per le note scritte a mano, quindi stampale e usale per raccogliere i minuti se stai prendendo appunti a mano.
- Spunta i partecipanti mentre entrano nella stanza: se conosci i partecipanti alla riunione, puoi spuntarli non appena arrivano; in caso contrario, chiedi alle persone di presentarsi all'inizio della riunione o di far circolare un elenco delle presenze che possono spuntare da sole.
- Registra giudizi o note sugli elementi di azione nel tuo schema non appena si verificano per garantire la precisione.
- Se necessario, chiedere chiarimenti. Ad esempio, se il gruppo va avanti senza raggiungere una risoluzione o una conclusione ovvia, chiedi chiarimenti sulla decisione e/o sui passi futuri coinvolti. Non sarai in grado di tenere il passo se provi a scrivere il dialogo alla lettera, quindi scrivi (o digita) semplicemente (e chiaramente) solo le scelte, i compiti, i passaggi dell'azione e così via.
- Registralo – letteralmente, se sei preoccupato di non essere in grado di tenere il passo con gli appunti, prendi in considerazione la possibilità di registrare la riunione (ad esempio, sul tuo smartphone, iPad, dispositivo di registrazione, ecc.), ma assicurati che i partecipanti siano consapevoli che stanno vengono registrati. Sebbene non dovresti utilizzare il nastro per costruire una trascrizione parola per parola della riunione, può essere utile se hai bisogno di chiarimenti.
#3. Scrivere o trascrivere verbali
Quando la riunione è finita, compila i tuoi appunti e componi il verbale. Ecco alcune indicazioni che potrebbero essere utili:
- Prova a scrivere i verbali il più rapidamente possibile dopo la riunione, mentre tutto è ancora fresco nella tua mente.
- Esamina il tuo schema e apporta le modifiche o i chiarimenti necessari. Verificare che tutte le decisioni, le azioni e le mozioni siano completamente documentate.
- Assicurati di includere informazioni sufficienti.
- Si propone di riportare nel verbale del Consiglio di Amministrazione una breve descrizione di ogni atto compiuto, nonché la motivazione della decisione.
- Se c'è stato un lungo dibattito prima che una mozione fosse approvata, annota i principali argomenti a favore e contro di essa.
- Modifica per brevità e chiarezza in modo che i verbali siano facili da leggere.
Ecco alcune cose da tenere a mente quando si tratta del formato dei verbali delle riunioni:
- Mantieni l'obiettività.
- Usa sempre lo stesso tempo.
- Oltre a registrare movimenti e secondi, evita di menzionare nomi.
- Le osservazioni personali dovrebbero essere evitate; i verbali devono contenere solo fatti.
- Non cercare di riassumere altri documenti se hai bisogno di farvi riferimento. Piuttosto, specifica semplicemente la loro posizione o allegali come appendice.
#4. Condivisione o distribuzione dei verbali delle riunioni
Prima di distribuire i verbali della riunione, assicurati che il presidente abbia rivisto, aggiornato e/o approvato i verbali per la distribuzione. A meno che e fino a quando ciò non si verifica, non sono registrazioni ufficiali di una riunione. Il verbale può anche essere formalmente autorizzato prima dell'inizio della riunione successiva, a seconda del consiglio di amministrazione.
Il metodo di condivisione o distribuzione sarà determinato dalle tecnologie utilizzate da te e dalla tua azienda. Poiché i verbali e altri documenti possono generare molta carta, è ideale utilizzare un approccio di condivisione senza carta. Ad esempio, se utilizzi un programma di elaborazione testi (come Microsoft Word) che non supporta la condivisione online, potresti creare un PDF del documento e inviarlo tramite e-mail insieme a eventuali allegati o documenti della riunione. Se utilizzate tutti Google Documenti per gli inviti alle riunioni, gli ordini del giorno e la condivisione di altri documenti, potete semplicemente "condividere" il documento con quel gruppo al termine. I membri del comitato o del consiglio possono semplicemente visualizzare i documenti online, salvando alcuni alberi nel processo!
Condivisione della nuvola
Se la tua organizzazione utilizza un sistema di gestione delle iscrizioni basato su cloud, puoi pubblicare i verbali come una pagina Web e limitare l'accesso ai membri del comitato o del consiglio in base alle tue esigenze. Puoi costruire una Intranet online sicura per il tuo consiglio di amministrazione e i tuoi comitati utilizzando pagine Web riservate ai membri.
#5. Archiviazione/Conservazione dei verbali delle riunioni
La maggior parte dei comitati e dei consigli di amministrazione esamina e approva o modifica i verbali all'inizio della riunione successiva. Una volta apportate le modifiche essenziali, i verbali dovranno essere archiviati per riferimento futuro. Alcune aziende possono tenerli online (ad esempio, nei documenti Google o SkyDrive) ed eseguirne anche il backup su un disco rigido esterno. Potrebbe anche essere necessario stampare e archiviare copie cartacee o inviarle a un membro dello staff o al presidente per l'archiviazione.
Esempio di verbale di riunione
Ecco un esempio di come appare un verbale di una riunione:
Esiste un modello per i verbali delle riunioni?
Certo, ci sono modelli per i verbali delle riunioni. Eccone uno:
Cosa non dovrebbe essere incluso nei verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni non devono includere opinioni personali o osservazioni di giudizio. Ogni affermazione dovrebbe essere il più obiettiva possibile. Evita di prendere appunti su ogni singola cosa che viene detta. I verbali devono essere brevi e delineare gli argomenti principali della riunione.
In conclusione,
I verbali delle riunioni sono fondamentali: dopo tutto, catturano le informazioni essenziali di una riunione. Ma prendere e preparare i minuti non deve essere un compito gravoso. Con quello che abbiamo detto in questo articolo, scrivere i verbali delle riunioni non dovrebbe più essere una seccatura per te.
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Riferimenti
