Quando hai bisogno di determinate informazioni su un'azienda, sui suoi prodotti o servizi, è probabile che controllerai il loro sito Web o una qualsiasi delle loro piattaforme di social media. Le aziende utilizzano i sistemi di gestione della conoscenza per diffondere informazioni ai propri clienti o dipendenti. Sarebbe estenuante se un'azienda dovesse occuparsi di ogni richiesta dei suoi clienti. Ecco perché le aziende integrano un sistema di gestione della conoscenza per gestire la propria base di conoscenze. Esistono vari tipi di sistemi di gestione della conoscenza e il loro scopo è la diffusione della conoscenza, a vantaggio di tutte le parti coinvolte in un sistema.
Cos'è un sistema di gestione della conoscenza?
Quando parliamo di sistema di gestione della conoscenza (KMS), ci riferiamo a qualsiasi strumento utilizzato dalle aziende per organizzare le informazioni e documentare queste informazioni rilevanti in modo tale che dipendenti e clienti possano accedervi e comprenderle facilmente.
Le informazioni in questione possono essere qualsiasi cosa, dalle domande frequenti (FAQ) a manuali, articoli, etica e così via. Ogni azienda deve sforzarsi di disporre di un sistema di gestione della conoscenza, non solo per aggiornare i propri dipendenti ma anche per educare i clienti o chiunque abbia bisogno di informazioni relative al proprio prodotto, servizio, valori e così via. I tuoi clienti, così come i dipendenti, affrontano ogni giorno diverse sfide. In ogni momento, avranno bisogno che tu chiarisca qualcosa o li aiuti in una situazione difficile.
Se hai mai visitato un sito Web e hai visto una colonna con le domande frequenti, facendo clic su di esso verrà visualizzato un elenco di diverse domande che potresti avere sul funzionamento dei prodotti aziendali, dei servizi o semplicemente di qualsiasi cosa tu voglia sapere . Questo è uno degli esempi di sistemi di gestione della conoscenza. L'azienda comprende che i suoi clienti oi suoi dipendenti hanno un sacco di domande e, invece di stancarsi nel cercare di rispondere alle domande, hanno integrato un sistema che fornisce risposte e altre informazioni rilevanti e garantisce che possa essere facilmente accessibile da chiunque ne abbia bisogno.
In generale, possiamo anche dire che un sistema di gestione della conoscenza è uno strumento che aiuta le aziende a riunire le informazioni organizzative, quindi organizzarle e presentarle in modo che sia conveniente e facile per gli utenti o chiunque sia alla ricerca di informazioni.
Quali sono i tipi di sistema di gestione della conoscenza?
Quando si tratta di sistema di gestione della conoscenza (KMS), ci sono tre tipi distinti. Potremmo assistere all'ascesa di altri in futuro a causa della ricerca. Di seguito sono riportati i principali tipi di KMS disponibili Sistemi di gestione della conoscenza a livello aziendale, sistema di lavoro della conoscenza e tecniche o approcci intelligenti.
# 1. Sistemi di gestione della conoscenza a livello aziendale
Con i sistemi di gestione della conoscenza a livello aziendale, le aziende possono ora concentrarsi sull'ottimizzazione dei processi aziendali anziché perdere tempo a cercare dati. Questo perché tutto ciò su cui potresti perdere tempo è stato raccolto, archiviato e diffuso. In questo modo, gli utenti possono accedere e utilizzare liberamente la conoscenza.
I sistemi di gestione della conoscenza a livello aziendale sono classificati in tre tipi. Si tratta di sistemi di conoscenza strutturati, sistemi di conoscenza semistrutturati e sistemi di reti di conoscenza.
Sistemi di conoscenza strutturati
Puoi semplicemente vedere il sistema di conoscenza strutturato come la persona che mantiene ufficialmente la conoscenza documentata in un'organizzazione utilizzando determinati strumenti o database. Quando si tratta di sapere qual è la conoscenza ufficiale, può trattarsi di qualsiasi cosa, dalle procedure alle tecniche, alle migliori pratiche, rapporti di ricerca e white paper, casi di studio, informazioni sui dipendenti, informazioni sul consiglio di amministrazione e sugli investitori e così via.
Sistemi di conoscenza semistrutturati
I sistemi di conoscenza semistrutturati si prendono cura della conoscenza di un'azienda che non fa parte dei suoi documenti ufficiali. Utilizza un altro mezzo per organizzare, tracciare e archiviare questa conoscenza.
Sistemi di rete della conoscenza
Quando si tratta di sistemi di reti di conoscenza, questi ragazzi sono responsabili della trasformazione della conoscenza non strutturata e non documentata in conoscenza esplicita. Questi vengono quindi archiviati in un database.
#2. Sistemi di lavoro della conoscenza
Le aziende stabiliscono sistemi di lavoro della conoscenza per consentire a sezioni specializzate del personale, come ingegneri, designer di prodotti, ricercatori, architetti, scienziati, analisti finanziari e così via, di produrre nuovo know-how per l'organizzazione.
#3. Tecniche intelligenti
Le aziende utilizzano tecniche e tecnologie di intelligenza artificiale per acquisire conoscenze individuali e di gruppo ed espandere la base di conoscenze organizzative.
Altri includono;
- Ricerca e intuizione
- Un forum della comunità online
- Sistemi di gestione dell'apprendimento
- Basi di conoscenza del servizio clienti
Esempi di sistemi di gestione della conoscenza
Di seguito sono riportati alcuni esempi di sistemi di gestione della conoscenza disponibili per le imprese;
# 1. Canva
Il sistema di gestione della conoscenza di Canva semplifica l'accesso ai materiali per iniziare e risolvere i problemi. Riconoscono che le interazioni dei consumatori con il loro prodotto e sito Web sono fondamentali per il loro successo generale.
# 2. Evernote
Evernote è una scelta popolare per i sistemi di gestione della conoscenza grazie alla sua semplicità nella visualizzazione delle informazioni. La barra di navigazione ti fissa in modo che tu non debba cercarla. È abbastanza visibile e accessibile. Che tu sia un cliente o un dipendente, verrai indirizzato a dove iniziare la tua ricerca di informazioni in modo prominente.
#3. allentato
Lo stile slanciato è geniale. Voglio dire, questi ragazzi combinano letteralmente messaggi pesanti per il marchio con un'iconografia su misura per rappresentare i problemi in un modo nuovo e interessante. Quando un utente interagisce con Slack, ogni sezione si espande per visualizzare un utile elenco di argomenti secondari e articoli correlati pur rimanendo per ancorare la navigazione principale.
# 4. Instacart
Anche per le persone che non sono esperte di tecnologia, l'approccio di Instacart alla gestione della conoscenza è semplice da eseguire. Hanno una barra di ricerca prominente e si concentrano su immagini semplici che rispondono alle domande frequenti dei clienti, come come funziona Instacart, quanto costa e come ordinare. Instacart soddisfa le esigenze dei clienti inserendo queste informazioni sotto forma di FAQ, soddisfacendo i clienti senza far perdere tempo a nessuno. Hanno anche un'interfaccia utente intuitiva e, in aggiunta a questi, assicurano anche che tutto ciò che gli utenti stanno cercando sia curato.
Miglior sistema di gestione della conoscenza
Ogni giorno, le aziende iniziano a vedere la necessità di integrare un sistema di gestione della conoscenza nelle loro operazioni per aiutare a svolgere le loro attività quotidiane senza intoppi. Bene, sarai d'accordo con me sul fatto che non c'è nulla di estatico in questo finché non ti trovi di fronte a scegliere quale software KMS adottare. Con così tante opzioni tra cui scegliere, potresti essere perplesso su quale base di conoscenza sia la migliore per la tua azienda. Ce ne sono tantissimi disponibili, ma dai un'occhiata a quanto segue;
# 1. Freshworks
Se desideri uno strumento di gestione della conoscenza abbastanza facile da usare, puoi cercare su Freshworks. È particolarmente intuitivo e aiuta nello sviluppo e nel mantenimento delle relazioni con i clienti durante il loro viaggio. In tutto, avrai principalmente clienti soddisfatti e una forza lavoro felice
Caratteristiche principali di Freshworks
Le seguenti sono le caratteristiche principali di Freshworks
- Chiama per assistenza se hai bisogno di soluzioni
- Assistenza bot
- Allineare i team dei vari dipartimenti.
#2. ZohoWiki
Se sei alla ricerca di uno strumento per il sistema di gestione della conoscenza che crei rapporti e aiuti anche la condivisione di informazioni, la soluzione migliore potrebbe essere Zoho Wiki
Caratteristiche principali di Zoho Wiki
Le seguenti sono le caratteristiche principali dello strumento Zoho Wiki KMS;
- Controllo accessi con sicurezza
- Puoi personalizzare la tua interfaccia
- Modifica le informazioni nel software della knowledge base.
#3. Aiuta il succo
Ogni azienda ha un'esigenza specifica che deve evidenziare prima di integrare un sistema di gestione della conoscenza. Se tutto ciò che desideri è migliorare l'assistenza clienti e lavorare in modo più efficiente con i membri del tuo team, la soluzione migliore potrebbe essere Helpjuice.
Caratteristiche principali di Helpjuice
Le seguenti sono le caratteristiche principali dello strumento Helpjuice KMS;
- Ha vari temi, quindi puoi scegliere di personalizzarlo
- Ha un'opzione di ricerca molto rapida per individuare le informazioni.
- Rivela l'analisi delle informazioni che consumi durante l'utilizzo
#4. Guida Zendesk
La Guida Zendesk ti consente di fornire un supporto self-service completo agli utenti finali, consentendo anche ai tuoi agenti di assistere meglio i clienti. Una delle cose sbalorditive di Zendesks è che ti consente di avviare un centro assistenza.
Caratteristiche del sistema di gestione della conoscenza di Zendesk
Le seguenti sono le caratteristiche principali dello strumento del sistema di gestione della conoscenza di Zendesk
- L'interfaccia utente è abbastanza semplice da usare.
- Fornisce soluzioni di ticketing tramite sistemi di gestione della conoscenza.
- Apporta una vasta gamma di modifiche o aggiornamenti ai tuoi dati
La scelta del sistema di gestione della conoscenza perfetto per la tua azienda
Non è sufficiente decidere di integrare un KMS nella tua azienda, devi cercare di identificare quale sistema di gestione della conoscenza è l'ideale per la tua organizzazione. Dai un'occhiata ai seguenti suggerimenti su come scegliere il KMS ideale per la tua attività.
# 1. Ricerca efficace
Una delle cose chiave che un'azienda deve tenere a mente nella scelta del proprio KMS è una ricerca robusta. Assicurati che quello che decidi di integrare nel tuo sistema deve essere uno la cui ricerca è intelligente e cambia i risultati in base alla pertinenza dell'utente. È frustrante quando cerchi qualcosa e devi essere reindirizzato o devi passare attraverso tonnellate di altri file per ottenere ciò che desideri.
Quindi assicurati di cercare un KMS che indicizzi tutte le informazioni in tutti i tipi di file e formati, rendendo ogni risorsa nella tua azienda ricercabile.
#2. Integrazioni
Scegli un sistema di gestione della conoscenza in grado di integrare tutte le piattaforme utilizzate dai tuoi dipendenti in un unico posto.
#3. Flessibilità
Assicurati di scegliere un KMS flessibile e scalabile. Più simile a uno che può adattarsi a un ambiente in crescita perché la tua attività si espanderà sicuramente. Il tuo sistema di gestione della conoscenza è in grado di memorizzare più informazioni man mano che la tua azienda le accumula? Accoglierà una base clienti o una forza lavoro in crescita? Un sistema scalabile di gestione della conoscenza può farti risparmiare tempo e fatica per spostare l'intera knowledge base della tua azienda tra le tecnologie in un secondo momento.
#4. Misure di sicurezza
Mentre deve essere facilmente accessibile, deve anche essere in grado di installare misure di sicurezza, in modo che le informazioni che appartengono a un numero limitato di persone non siano accessibili a tutti. Quindi c'è bisogno di autorizzazioni e controllo degli accessi per gestire il flusso di informazioni
#5. Analisi, approfondimenti e reportistica
Report e analisi ti consentono di valutare l'efficacia delle tue pratiche di gestione della conoscenza. Possono aiutarti a determinare quanti membri e come utilizzano la knowledge base aziendale. Questo è fondamentale per espandere la base di conoscenze e mantenerla utile.
Quali sono i 2 principali tipi di sistemi di gestione della conoscenza?
I sistemi di lavoro della conoscenza, i sistemi di gestione della conoscenza a livello aziendale e gli approcci intelligenti sono le tre principali categorie di sistemi di gestione della conoscenza.
Quali sono i 4 processi chiave della gestione della conoscenza?
Secondo i risultati, il processo KM è suddiviso in quattro fasi: raccolta delle conoscenze, archiviazione, distribuzione e utilizzo.
Quali sono le cinque componenti della gestione della conoscenza?
La valutazione deve affrontare i cinque elementi fondamentali della gestione della conoscenza: persone, processi, tecnologia, struttura e cultura.
Quali sono gli obiettivi della gestione della conoscenza?
L'obiettivo del processo di gestione della conoscenza è quello di scambiare punti di vista, idee, esperienze e informazioni al fine di assicurarsi che siano disponibili al momento e nel luogo appropriati per decisioni informate. Mira inoltre ad aumentare l'efficienza riducendo al minimo la necessità di riscoprire la conoscenza.
Come introdurre la gestione della conoscenza?
La gestione della conoscenza si riferisce all'amministrazione metodica delle risorse di conoscenza di un'azienda con lo scopo di aggiungere valore e soddisfare esigenze tattiche e strategiche. Consiste in programmi, procedure, piani e tecniche che supportano e migliorano la raccolta, l'analisi, la valutazione e la condivisione della conoscenza, nonché la sua generazione.
Quali sono i vantaggi della gestione della conoscenza?
Vantaggi della gestione della conoscenza:
- maggiore flessibilità organizzativa.
- decisioni più rapide ed efficaci.
- soluzione più rapida dei problemi.
- maggiore produzione di innovazione.
- aiutato nello sviluppo e nell'avanzamento dei dipendenti.
- condivisione di conoscenze specialistiche
- dialogo migliorato.
- procedure aziendali potenziate.
Quali sono i 5 principali ostacoli alla gestione della conoscenza?
Scopri i 5 principali ostacoli alla condivisione delle informazioni nei paragrafi seguenti, insieme alle soluzioni:
- Vincoli di tempo.
- Mancanza di volontà di cambiamento.
- Assenza di coinvolgimento.
- Strumenti eccessivamente complessi.
- preoccupazioni relative al proprio impiego.
Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione della conoscenza?
- Fornire un servizio migliore a clienti e dipendenti.
- Stimolare la crescita e l'innovazione.
- Abbassa i costi.
- Evita la ridondanza.
- Migliora il processo decisionale.
- Aiuta a tenere traccia delle idee
- Semplifica la ricerca delle informazioni
Quali sono le caratteristiche della gestione della conoscenza?
- Facilità d 'uso
- Cloud storage.
- Aggiornamenti istantanei
- funzionalità di ricerca
- Sistema di feedback
- Collaborazione
- Accessibilità e facilità d'uso
- Integrazione con strumenti di terze parti
- Analisi e reportistica integrate
- Personalizzazione
- mobile app
Conclusione
Ogni azienda deve disporre di un sistema di gestione della conoscenza indipendentemente dal fatto che si tratti di un'attività su piccola, media o grande scala. Rende le sue informazioni facilmente accessibili sia ai dipendenti che ai clienti.
Domande frequenti sul sistema di gestione della conoscenza
Quali sono alcuni degli strumenti utilizzati per creare un KMS efficace?
- Intranet
- Admin
- Sistema di gestione dei documenti
- Sistema di gestione dei contenuti
- Sistema di supporto decisionale
- Wiki
- Data warehouse e così via
Che cos'è il ciclo di gestione della conoscenza?
Il ciclo di gestione della conoscenza (KMC) descrive i passaggi adottati per raccogliere, analizzare e disperdere le informazioni all'interno di un'organizzazione per creare conoscenze utili.
- Miglior software di gestione della conoscenza 2023: le 21 migliori scelte
- Finanza commerciale: panoramica, definizione, corso, esempi
- SISTEMI DI GESTIONE DEL TEMPO: I migliori sistemi di gestione del tempo
- GESTIONE DEI SISTEMI DI RETE: come funziona
- SISTEMA DI GESTIONE DELLA CONOSCENZA: definizione e tipi
- SISTEMI EMAIL PER LE AZIENDE: 17+ migliori scelte nel 2023 (revisione dettagliata)
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