Miglior software di gestione della conoscenza 2023: le 21 migliori scelte

Usiamo spesso la frase "la conoscenza è potere" nella nostra vita quotidiana. Che ce ne rendiamo conto o meno, questo adagio è diventato sempre più importante per le aziende che cercano di mantenere e sviluppare la propria base di consumatori nel corso degli anni. Riconoscere questa conoscenza, tuttavia, è solo metà della battaglia. Una volta che le informazioni sono state raccolte, devono essere organizzate, condivise e analizzate in un formato utilizzabile. La buona notizia è che ci sono una varietà di strumenti di gestione della conoscenza disponibili per assisterti in queste fasi ora. Questo post del blog esaminerà cos'è il software di gestione della conoscenza, cosa può fare e anche come può aiutare il software di gestione open source. Inoltre, guardiamo una recensione del miglior software di gestione nel 2023.
Cominciamo.

In cosa consiste il software di gestione della conoscenza?

Il software di gestione della conoscenza organizza le informazioni in modo che dipendenti e consumatori possano accedervi e diffonderle rapidamente. Questa tecnologia aggrega i dati in un'unica risorsa comune, prevenendo i silos di dati e rendendo le informazioni più accessibili. Le parti interessate sanno dove andare quando hanno domande sulla tua azienda perché tutta la conoscenza è in un unico posto.

La gestione della conoscenza il software offre anche funzionalità di sviluppo dei contenuti come una base di conoscenza a cui possono accedere sia i clienti che i dipendenti. Questi strumenti self-service per i clienti migliorano l'esperienza del cliente consentendo ai consumatori di trovare soluzioni rapide e semplici senza dover contattare l'assistenza.

Vantaggi del software di gestione della conoscenza

Poiché il software di gestione della conoscenza offre numerosi vantaggi, ecco alcuni fattori chiave da ricordare.

# 1. Interazioni con il servizio clienti personalizzato

Quando i dati del cliente sono facilmente accessibili, il personale di servizio può utilizzarli per personalizzare l'esperienza del cliente.

Ad esempio, se il tuo team utilizza un CRM, puoi salvare le informazioni sugli incontri precedenti con i clienti. Quindi, la prossima volta che un cliente contatta la tua azienda, sarai in grado di ricordare tali informazioni. Ciò favorisce relazioni a lungo termine con i tuoi consumatori, migliorando le esperienze di servizio e riducendo anche il tasso di abbandono.

#2. Servizio clienti migliorato

L'obiettivo del software di gestione della conoscenza è centralizzare i dati. Quando ciò si verifica, sia i dipendenti che i consumatori saranno in grado di gestire i problemi più rapidamente.

I dipendenti sono consapevoli delle risorse vitali e i clienti possono utilizzare soluzioni self-service per aggirare i frequenti ostacoli. Inoltre, se il tuo personale produce soluzioni più rapide, potresti aspettarti livelli più elevati di soddisfazione del cliente.

#3. Il volume di servizio viene ridotto

Includere una base di conoscenza sul tuo sito Web è un enorme vantaggio per il personale dell'assistenza clienti. Le semplici preoccupazioni dei consumatori non richiedono più l'intervento di un agente.

Invece di rispondere al telefono o inviare un'e-mail, i clienti possono trovare le proprie risposte. Quando rimuovi questi semplici casi dalla coda di supporto, il tuo team di assistenza sarà in grado di dedicare più tempo a problemi complessi e urgenti.

Successivamente, discuteremo cos'è un software di gestione della conoscenza open source, cosa distingue questa forma di knowledge base e perché vorresti usarne uno.

Software di gestione della conoscenza open source

Una base di conoscenza open source si basa su software open source, il che significa che il suo codice sorgente è unico, apertamente disponibile e modificabile. Poiché dovrai costruirlo da solo, una base di conoscenza open source è molto configurabile.

Se non si desidera utilizzare una knowledge base open source, è possibile utilizzare invece una knowledge base SaaS. Una knowledge base SaaS è pronta per essere utilizzata nell'istante in cui la acquisisci, ma potresti non essere in grado di modificarla tanto quanto faresti con l'open source.

Quindi, esaminiamo alcuni altri motivi per cui vorresti un software di gestione della conoscenza open source.

Perché dovresti aver bisogno di un software di gestione della conoscenza open source?

Puoi desiderare una base di conoscenza open source per una serie di motivi. Per dimostrare cosa intendo, esaminiamo alcuni dei vantaggi e dei casi d'uso popolari che otterrai se segui questo approccio.

I vantaggi e le applicazioni comuni del software di gestione della conoscenza open source

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi e casi d'uso comuni per spiegare perché e quando utilizzare un software di gestione della conoscenza open source.

1. Poiché è costruito internamente, puoi renderlo tuo (o costruito da uno sviluppatore che assumi).
2. Spendi meno soldi perché il codice originale e modificabile per le basi di conoscenza open source è disponibile gratuitamente.
3. Quando utilizzi ed espandi la tua base di conoscenze, affidati a esperti interni e sviluppatori per l'assistenza (piuttosto che pagare per l'accesso a SaaS team di supporto della knowledge base).
4. Collega la tua knowledge base ad altri software che già utilizzi (questo è in genere semplice poiché uno sviluppatore lo creerà).
5. Ospitare autonomamente la knowledge base anziché utilizzare il server di un altro prodotto.

Non lasciare che una knowledge base SaaS predefinita limiti la tua scalabilità o possibilità di espansione.

Infine, nell'elenco seguente, puoi trovare esempi di software di gestione della conoscenza open source come Bitrix24 e OpenKM.

21 miglior software per la gestione della conoscenza

• Guru
• Aiuta il succo
• Base di conoscenza dei professionisti
• Bitrix 24 ore
• Saggio
• frizzo
• ServiceNow
• Fuoco fiorito
• Tetra
• Intelligence Bank
• ApriKM
• Software di base di conoscenza HubSpot
• Documento360
• Dodici
• Confluenza
• AiutoCrunch
• AiutoSito
• Concordia
• KnowAll su WordPress
• Zendesk

# 1. Guru

Guru è un software che collega tutti i dati della tua azienda. Impiega intelligenza artificiale per suggerire informazioni ai tuoi rappresentanti in tempo reale, eliminando la necessità per il tuo team di cercare informazioni durante un'interazione con il servizio.

Inoltre, più usi Guru, migliore diventa il software. Le prestazioni di Guru miglioreranno gli straordinari man mano che apprende e si adatta al flusso di lavoro quotidiano del tuo team, grazie all'apprendimento automatico.

#2. Aiuta il succo

Helpjuice offre opzioni di personalizzazione uniche che ti consentono di personalizzare ogni area della tua knowledge base. Ciò include opzioni di formattazione che rendono i layout più intuitivi per i tuoi lettori.

Prima della pubblicazione, gli autori possono collaborare a nuovi post e condividere le anteprime delle pagine. Se commettono un errore, ogni revisione viene salvata in modo da poter tornare alle versioni precedenti del tuo post quando necessario.

#3. Base di conoscenza dei professionisti

ProProfs Knowledge Base è una piattaforma semplice ma efficace che ti consente di fornire un supporto immediato di auto-aiuto ai tuoi clienti e al tuo personale. Questa applicazione, adatta a piccole organizzazioni e aziende, può essere utilizzata anche per creare articoli di knowledge base dall'inizio, importare documenti Word o file PDF esistenti e pubblicarli con un solo clic. Per iniziare rapidamente, lo strumento offre una serie di modelli progettati professionalmente. Inoltre, il suo sistema di reporting integrato fornisce informazioni su quali domande le persone cercano e quali risposte non trovano. Puoi utilizzare queste informazioni per creare e aggiornare regolarmente la tua knowledge base.

# 4. Bitrix24

Bitrix 24 è una knowledge base gratuita e open source che semplifica l'organizzazione e la condivisione delle informazioni. Il software è adatto a tutti i tipi di attività, comprese le PMI e le imprese.

Il codice Bitrix24 è completamente personalizzabile, consentendoti di personalizzare completamente la tua knowledge base. Puoi anche aumentare le capacità della tua knowledge base integrando più app.

#5. Sabio

Sabio si autodefinisce una “soluzione di service ware” che mira a massimizzare il valore dei dati della tua azienda. È un sistema in costante aggiornamento, con nuovi vantaggi e funzionalità che vengono aggiunti regolarmente.

La funzione "Albero", che consente agli utenti di esplorare rapidamente gli elementi collegati nella tua knowledge base, è una delle sue caratteristiche più significative. Ciò migliora l'esperienza utente raccomandando in modo proattivo le informazioni relative agli obiettivi di un utente.

#6. Scherzo

Quip include uno strumento per documenti affidabile che consente di creare e caricare nuovi articoli della knowledge base. Puoi archiviare tutti i dati della tua azienda in un unico posto caricando fogli di calcolo, presentazioni, conversazioni con i clienti e una varietà di altri tipi di file.

Quip include anche una funzione di chat interna, che consente al tuo team di collaborare alla creazione di contenuti. Il tuo team eviterà problemi di comunicazione, che spesso si traducono in contenuti imprecisi o confusi, collaborando in tempo reale.

#7. ServizioOra

ServiceNow fornisce soluzioni di gestione della conoscenza sia interne che esterne. Le opzioni interne aiutano i team IT a gestire e documentare le richieste di servizio in entrata salvando le interazioni di servizio in un database centralizzato. Ciò consente all'IT, ai team, di generare articoli della knowledge base basati sui problemi tipici dei dipendenti.

# 8. Bloomfire

Bloomfire è un software di gestione della conoscenza basato su cloud che supporta l'autosufficienza sia nei dipendenti che nei clienti. Classifica le informazioni utilizzando tag generati dall'intelligenza artificiale, rendendo più accessibili i dati a cui si accede di frequente.

Ti consente inoltre di connettere strumenti come Slack, Dropbox e Google Drive al tuo database centrale. Puoi caricare documenti esistenti in Bloomfire e quindi convertirli in articoli della knowledge base self-service in questo modo.

#9. Tetra

Tettra è una soluzione di gestione della conoscenza del team interno. È facile da usare e navigare, con un'interfaccia intuitiva. La sua caratteristica più notevole è la sua integrazione Slack, che consente agli utenti di porre domande direttamente dall'app Slack. I dipendenti possono cercare e scambiare risposte nella knowledge base senza uscire dal loro strumento di messaggistica interno.

# 10. Intelligence Bank

IntelligenceBank è uno sportello unico che assiste il tuo team di assistenza nell'allineamento con i tuoi sforzi di vendita e marketing. Ad esempio, oltre alle funzionalità del servizio, include abilitazione alle vendite funzionalità che garantiscono al tuo team di vendita l'accesso ai dati dei clienti più aggiornati. Queste opzioni consentono ai rappresentanti di vendita di personalizzare le proposte e di avvisare i gestori quando diventano disponibili nuovi articoli.

# 11. ApriKM

OpenKM è una base di conoscenza e contenuto sistema di gestione che è gratuito e open source. Aiuta a organizzare, condividere e valutare il materiale che desideri includere nella tua base di conoscenze.
Con OpenKM, puoi creare più librerie di materiali e concedere l'accesso ai visitatori del tuo sito Web e all'intera organizzazione (ad esempio, stai creando una directory interna).

# 12. Software di base di conoscenza HubSpot: il software di base di conoscenza più potente per team di tutte le dimensioni

Questo software di knowledge base ti consente di sviluppare il tuo materiale di knowledge base, che include gli argomenti e i temi che i clienti cercano regolarmente. Non è necessario lavorare con i modelli per imparare a utilizzarli. La cosa meravigliosa di questa applicazione è che include funzionalità SEO per aiutarti a scoprire facilmente la tua libreria.

Inoltre, si collega ad altri canali di comunicazione, come e-mail o chat, per migliorare il contatto con i clienti e aiutare tutti a scoprire i contenuti di cui hanno bisogno più rapidamente. Inoltre, l'interfaccia utente è estremamente intuitiva, consentendo agli utenti di navigare semplicemente tra contenuti e informazioni. Lo strumento garantisce che i contenuti futuri siano facili da cercare, guardare, leggere o utilizzare.

# 13. KnowAll su WordPress: un software di gestione della conoscenza WordPress completo

KnowAll è noto e uno dei migliori software di gestione della conoscenza di WordPress. Possiede tutte le capacità necessarie per costruire una base di conoscenza ben strutturata. Puoi anche aggiungere plug-in al tuo sito Web per aggiungere nuove funzioni e funzionalità, nonché combinarlo con alcune delle tue app di terze parti preferite.

# 14. HelpCrunch – Il miglior software di gestione della conoscenza per il self-service del cliente

HelpCrunch è un software di knowledge base unico nel suo genere che include una miriade di funzionalità sofisticate come ticketing, chat, email marketing, knowledge base, popup e molti altri. In sostanza, questa è una soluzione di assistenza clienti all-in-one con un design estremamente elegante per renderla il più intuitiva possibile.

Una caratteristica che distingue questo strumento dagli altri è la possibilità di modificare direttamente i dati SEO, il che significa che puoi definire cose come meta descrizione, meta titolo e parole chiave. Dispone inoltre di una nuova funzione di controllo accessi che consente di stabilire restrizioni su articoli specifici utilizzando una password.

# 15. HelpSite: il software di gestione della conoscenza più semplice per le piccole imprese

Rispetto alle altre opzioni di gestione della conoscenza, questa è probabilmente la più semplice e la meno costosa. Fornisce agli utenti un editor di testo di base che ha tutte le funzioni di modifica necessarie ma nessuna di quelle avanzate. Quando si tratta di personalizzare, ci sono poche alternative.

Puoi anche includere un modulo di contatto nella tua knowledge base, che suggerirà automaticamente articoli rilevanti per gli utenti che stanno tentando di contattarti. Questo ti aiuta a ridurre drasticamente il numero di richieste di supporto che il tuo team di supporto dovrebbe normalmente affrontare, dando loro più tempo per concentrarsi sulle cose che contano davvero.

#16. Concord: lo strumento di gestione della conoscenza più semplice per la gestione dei contratti

Concord è una soluzione di gestione della conoscenza che si concentra sull'archiviazione della documentazione contrattuale. Offre alle imprese una soluzione unica per la navigazione nel processo contrattuale, dal momento della stesura del contratto fino al momento dell'attuazione della nozione contrattuale.

Questo software di base di conoscenza interna consente di generare contratti utilizzando modelli e documenti predefiniti, nonché di rivedere i contratti con terze parti sia online che offline. Questo programma consente inoltre di approvare e firmare accordi, nonché di salvarli e gestirli e altri tipi di documenti.

#17. Document360 è un software di gestione della conoscenza unico nel suo genere per le aziende in crescita.

Se stai cercando soluzioni di gestione della conoscenza per team più grandi, Document360 è quello che fa per te. Offre una cornucopia dei migliori strumenti di collaborazione, nonché un editor di testo con tutte le capacità di stile e modifica necessarie. Consente inoltre di includere video, foto, tabelle, esempi di codice e call-out.

Puoi utilizzare questo miglior software di gestione della conoscenza per sviluppare basi di conoscenza interne ed esterne, nonché numerosi siti di basi di conoscenza per vari progetti su cui tu e il tuo team state lavorando. Questo software consente anche di creare membri del team e assegnare loro compiti diversi. I membri del tuo team possono quindi commentare immediatamente gli articoli e nominare i loro colleghi.

Document360 fornisce due tipi di report: ricerche e panoramiche delle prestazioni. Ciò ti consente di vedere il rendimento dei tuoi articoli e quante persone li stanno leggendo.

#18. Confluence: un eccellente software di base di conoscenza per migliorare l'area di lavoro del tuo team

Confluence è un'altra opzione da considerare durante la ricerca del miglior software di gestione della conoscenza. Atlassian ha inventato questa tecnologia, che migliora notevolmente la collaborazione facilitando lo scambio di conoscenze e la collaborazione tra i team su più progetti. Inoltre, è collegato a una varietà di app Atlassian, che ti offriranno tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

Include anche oltre 15 modelli per aiutarti a iniziare con lo strumento in modo rapido ed efficiente. Puoi anche aggiungere GIF, filmati e fotografie ai siti Web per renderli più attraenti per gli utenti. Puoi anche organizzare insieme le pagine correlate per consentire agli utenti di scoprire più facilmente le informazioni o il materiale di cui hanno bisogno.

# 19. Docebo – Il miglior software di gestione della conoscenza per un'esperienza di apprendimento superiore

Una delle cose migliori delle soluzioni di gestione della conoscenza è che ti consentono di organizzare i tuoi dati nel modo desiderato, consentendoti anche di imparare rapidamente lungo il percorso. Docebo è uno di questi sistemi di knowledge base, che consente di sviluppare, archiviare e fornire un gran numero di corsi, lezioni multimediali e altri tipi di materiali didattici in un unico luogo.

Docebo fornisce widget predefiniti, nonché un'interfaccia utente e un processo di onboarding semplici e intuitivi, che semplificano l'intera esperienza di apprendimento e rendono tutti i contenuti didattici più coinvolgenti e interattivi. Dispone di un'ampia libreria di materiali e migliora l'apprendimento con le funzionalità Discover, Coach e Share.

# 20. Zendesk – Software di gestione della conoscenza intelligente per un self-service migliorato

La cosa migliore di Zendesk è che, oltre ad essere un software di knowledge base, è anche una delle soluzioni di assistenza clienti più conosciute e antiche del mercato. Include forum della community e un centro assistenza. Ti consente inoltre di scrivere articoli con un potente editor di testo e di utilizzare temi personalizzati per personalizzare il tuo Centro assistenza.

Inoltre, puoi sfruttare le straordinarie funzionalità predefinite come il ripristino, la cronologia dei contenuti, il controllo degli accessi e le autorizzazioni di pubblicazione. I clienti possono anche accedere alla tua knowledge base in molte lingue e utilizzare strumenti di chat e ticketing. Nel complesso, se sei una grande organizzazione alla ricerca di una soluzione per gestire regolarmente centinaia di clienti, Zendesk Support Suite è una buona scelta.

In che modo il software di gestione della conoscenza supporta l'apprendimento continuo e lo sviluppo professionale?

Il software di gestione della conoscenza aiuta lo sviluppo professionale e l'apprendimento continuo. Centralizza le informazioni, le conoscenze e l'accesso dei dipendenti. I dipendenti possono trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno per imparare e crescere con l'accesso a una vasta gamma di conoscenze e risorse. Gamification, analisi e feedback supportano l'apprendimento continuo nel software di gestione della conoscenza.

Il software di gestione della conoscenza può aiutare con i requisiti normativi e di conformità?

Il software di gestione della conoscenza aiuta le aziende a rispettare le normative. Il software di gestione della conoscenza organizza e rende accessibili informazioni e documenti critici fornendo un archivio sicuro e centralizzato. Ciò riduce le non conformità e migliora l'efficienza e la precisione. Il controllo della versione, gli audit trail e le autorizzazioni degli utenti aiutano a garantire la conformità e la sicurezza in alcuni software di gestione della conoscenza.

In che modo il software di gestione della conoscenza supporta la collaborazione e il lavoro di squadra?

Il software di gestione della conoscenza semplifica la condivisione delle informazioni e la collaborazione da parte dei dipendenti. I team possono collaborare, condividere conoscenze e trovare informazioni su una piattaforma centrale. Il software di gestione della conoscenza include spesso strumenti di comunicazione in tempo reale come chat room, forum di discussione e strumenti di collaborazione. Il software di gestione della conoscenza può aumentare la produttività del team migliorando il flusso di informazioni e conoscenze.

Come posso garantire la sicurezza delle conoscenze della mia azienda memorizzate nel software?

Proteggere la conoscenza archiviata nel software della tua azienda è fondamentale. La crittografia dei dati, l'autenticazione e l'autorizzazione dell'utente, il ripristino di emergenza e il backup devono essere considerati quando si sceglie un software di gestione della conoscenza. Considera la sicurezza fisica e di rete del fornitore per proteggere i tuoi dati. Per proteggere e gestire le informazioni sensibili, è importante sapere chi ha accesso e stabilire criteri.

Come posso garantire che il mio team adotti e utilizzi il software di gestione della conoscenza in modo efficace?

Comunicazione, formazione e supporto sono necessari per aiutare il tuo team a utilizzare il software di gestione della conoscenza. Inizia spiegando come il software li aiuterà a lavorare. Offri formazione e supporto continuo per aiutarli a recuperare il ritardo. Rendendo le informazioni facili da trovare e premiando i dipendenti che contribuiscono al sistema di gestione della conoscenza, puoi incoraggiarne l'utilizzo.

Come posso misurare il successo dell'implementazione del mio software di gestione della conoscenza?

Stabilisci obiettivi e metriche per valutare l'implementazione del tuo software di gestione della conoscenza. Tasso di adozione, creazione e condivisione di risorse di conoscenza, ricerche e richieste di informazioni e miglioramenti dell'efficienza sono metriche comuni. Considera il feedback dei dipendenti e la soddisfazione del software. Per misurare con precisione l'impatto del software sulla tua attività, rivedi e regola regolarmente le tue metriche.

Conclusione

Comprendiamo che prendere decisioni può essere un processo difficile e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, speriamo di averti fornito informazioni dettagliate su tutti i vantaggi e le carenze del software di gestione della conoscenza che abbiamo descritto sopra e che ti aiuteranno a prendere una decisione.

Tuttavia, se il tuo obiettivo finale è semplificare la gestione della conoscenza e fornire a tutti i membri del team l'accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, riteniamo che Infinity sia lo strumento che devi aggiungere al tuo toolkit. Fornisce tutte le funzionalità necessarie per sfruttare le conoscenze accumulate e aumentare la produttività e l'efficienza del tuo team a lungo termine.

Domande frequenti sul software di gestione della conoscenza

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