Ottenere l'accesso alla conoscenza può richiedere molto tempo ed è un problema che molte aziende devono affrontare. Hanno informazioni per comunicare con il proprio personale, i clienti e il pubblico in generale, ma non necessariamente in modo efficiente per farlo. Fortunatamente, esiste un software basato sulla conoscenza che risolve specificamente questo problema. Il software di knowledge base e il software di help desk sono sistemi di gestione della conoscenza che aiutano l'accesso alle informazioni su qualcosa. In questo articolo, esamineremo il significato del software della base di conoscenza, i suoi vantaggi ed esempi. Puoi inoltre conoscere il software di knowledge base gratuito e open source che puoi utilizzare a tuo vantaggio.
Che cos'è il software della base di conoscenza?
Un software di knowledge base è un database in cui è possibile archiviare e accedere alle informazioni. Un software di knowledge base è un tipo di software di gestione della conoscenza. Immaginala come una biblioteca online self-service con tutte le informazioni di cui potresti aver bisogno per svolgere il tuo lavoro, inclusa la conoscenza dei beni, dei servizi e delle operazioni commerciali della tua azienda.
Una knowledge base, a cui si accede in genere online, consente a un'azienda di raccogliere, organizzare e recuperare facilmente informazioni per uso interno (o per i clienti o il pubblico in generale).
Il software basato sulla conoscenza consente alle aziende di liberare i membri del personale dalle attività ripetitive di risposta alle domande e consente loro di concentrarsi sul lavoro complicato e creativo che sanno fare meglio.
Una knowledge base diventa più utile man mano che il tuo team si espande. Consente inoltre ai membri del personale di scambiare informazioni vitali, formazione cruciale, linee guida per l'onboarding e altro ancora.
Perché è importante un software di base di conoscenza?
Potresti non essere sicuro dell'importanza di dedicare fondi alla creazione di una base di conoscenza online. Quindi in questa sezione spiegheremo l'importanza di questo software.
#1. Migliora la produttività dei dipendenti
Secondo un rapporto, i dipendenti trascorrono 1.8 ore al giorno alla ricerca di informazioni. Questo influenza la produttività. Un software di knowledge base rende più facile per il personale trovare rapidamente le informazioni.
Inoltre, con la proliferazione degli ambienti ibridi, i dipendenti devono connettersi alla base di conoscenza centralizzata per eccellere nelle proprie responsabilità.
#2. Allevia l'onere dell'assistenza clienti
Automatizzando la maggior parte delle richieste di assistenza clienti di routine, puoi concedere al tuo personale di supporto più tempo per lavorare su problemi più complicati. Puoi ottenere di più con meno risorse e meno agenti di supporto se disponi di una knowledge base.
il self-service aumenta il piacere del cliente.
La maggior parte dei clienti preferisce risolvere i propri problemi da sola senza contattare il personale di supporto. Quando un consumatore ha bisogno di chiamare il supporto con domande sul tuo servizio o prodotto, un incontro che avrebbe potuto richiedere dieci secondi ora richiede dieci minuti.
Se fornisci loro la scelta del self-service, saranno più felici e più devoti a te.
#3. Fornisce assistenza clienti 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX
La tua knowledge base è sempre disponibile, a differenza del personale dell'assistenza clienti. Una knowledge base self-service può offrire assistenza ai clienti a tutte le ore del giorno, indipendentemente dal fuso orario in cui si trovano i tuoi clienti, riducendo il tempo che devono attendere prima che un membro del tuo staff sia disponibile. Una knowledge base espande la portata globale della tua azienda.
#4. Aumenta la felicità dei dipendenti
Il morale generale dei tuoi dipendenti si alzerà quando le domande ripetute saranno automatizzate perché avranno più tempo per il lavoro importante.
Ricorda che la creazione di una base di conoscenza non intende sostituire la comunicazione faccia a faccia; piuttosto, ha lo scopo di supportare il tuo team fornendo ai clienti un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno.
Suggerimenti per esercitarsi nel miglioramento di una base di conoscenza
Ora che sai come creare il tuo sito Web della knowledge base, abbiamo alcune best practice e suggerimenti per aiutarti nel tuo viaggio.
- Scopri dagli altri. Non aver paura di indagare sulle basi di conoscenza di altre aziende e utilizzare ciò che trovi sul tuo sito web.
- Ottenere il feedback dei consumatori. Puoi solo imparare e migliorare in questo modo.
- Sfoglia i tuoi contenuti. Stabilisci tempi ricorrenti per rivedere il materiale della tua knowledge base, aggiungere nuovi contenuti e rimuovere pezzi obsoleti.
- Quando crei la tua base di conoscenza, fai attenzione. Quando decidi come accedere alla tua knowledge base, tieni presente l'esperienza dell'utente e assicurati che sia disponibile.
- Selezionare l'applicazione della knowledge base appropriata.
- Coinvolgi il personale del servizio clienti.
- Semplifica il contatto con l'assistenza. La tua base di conoscenza non è una barriera che impedisce ai clienti di parlare con una persona dal vivo.
Software di base di conoscenza gratuito
Un software di knowledge base gratuito è un database self-service online accessibile a chiunque cerchi dettagli sulla tua attività o sui suoi prodotti. Con l'aiuto di questo software, puoi organizzare, scambiare e gestire dati e informazioni cruciali in una posizione comoda. Fondamentalmente, gli strumenti della knowledge base ti consentono di aiutare i tuoi clienti anche quando nessuno dei tuoi agenti è online, risparmiando risorse chiave come tempo e denaro.
Caratteristiche principali del software di base di conoscenza gratuito
Di seguito sono riportate le caratteristiche principali da ricercare nel software di gestione della conoscenza gratuito:
- Un motore di ricerca facile e veloce da usare.
- Una raccolta di contenuti.
- Una semplice dashboard che presenta tutte le informazioni in un unico posto.
- Scalabilità.
- Segnalazione accurata.
- Utilizzo gratuito o, per lo meno, prove gratuite
- Integrazioni di terze parti.
- Trasferimento di conoscenze fluido.
- Autorizzazione impostazioni.
Passaggi per creare un software di base di conoscenza gratuito
È possibile creare e gestire un software di knowledge base gratuito seguendo questi passaggi.
- Crealo
- Configuralo
- Personalizzalo
- Riempilo di contenuti
I 5 migliori software di base di conoscenze gratuiti del 2023
- Documento360.
- Bitrix24.
- Insegnante.
- Confluenza.
- Scrivania Zoho.
Software di base di conoscenza personale
Una base di conoscenza personale (PKB) è uno strumento digitale utilizzato per trasmettere, registrare e successivamente recuperare le informazioni personali di una persona. Si differenzia da un database standard in quanto contiene informazioni personali e soggettive del proprietario che altri potrebbero non trovare interessanti o concordare.
È importante sottolineare che un PKB consiste principalmente di conoscenza piuttosto che di informazioni; in altre parole, non è una raccolta di documenti o altre fonti che una persona ha trovato, ma piuttosto la conoscenza condensata del proprietario che ha attinto da quelle fonti o da altre fonti.
Quali sono i vantaggi di un software di base di conoscenza personale?
Ottieni i seguenti vantaggi dal software PKB competente:
- Generazione e formulazione della conoscenza: un buon strumento di gestione della conoscenza personale aiuta a conservare idee e concetti, la loro esplorazione e lo sviluppo di nuove informazioni e intuizioni. Con l'aiuto del solido software PKB, puoi ampliare le tue conoscenze scoprendo e creando nuovi collegamenti tra pezzi di conoscenza accumulati in precedenza.
- L'acquisizione della conoscenza ti consente di impadronirti della conoscenza prima che svanisca effimeramente. Quante volte osservi qualcosa che ritieni essenziale ma non lo memorizzi subito per poi dimenticartene completamente? Inoltre, anche dopo aver aggiunto un segnalibro a un sito Web cruciale, può improvvisamente svanire. Potrebbe essere abbastanza utile averlo memorizzato localmente.
- L'organizzazione della conoscenza è molto utile per aiutarti ad accedere alle informazioni pertinenti quando ne hai bisogno.
- La gestione e il recupero della conoscenza è probabilmente la componente più importante di una base di conoscenza personale: questa è la capacità di immagazzinare in modo permanente la conoscenza in un luogo facilmente accessibile che è pronta per essere recuperata in qualsiasi momento in futuro. Poiché la conoscenza è difficile da acquisire, è fondamentale conservarla in modo duraturo. Consideralo il tuo cervello di riserva.
- Indipendenza dalla conoscenza: sebbene tu possa attualmente avere accesso a un corpo considerevole di informazioni organizzative, questa conoscenza non sarà più disponibile una volta che lascerai una società. Anche dopo aver lasciato l'azienda, puoi utilizzare un programma di knowledge base personale per mantenere le informazioni pertinenti a te e alle tue aree di competenza.
Come funziona il software della base di conoscenza personale?
Gli "elementi di conoscenza" sono ciò a cui un tale sistema si riferisce come i suoi elementi costitutivi fondamentali. Ogni sistema di conoscenza personale utilizza questi elementi come un'unità centrale che l'utente sviluppa, manipola e riorganizza per rappresentare il suo modello mentale.
Questi elementi variano nella granularità e nella sostanza dei molti sistemi di conoscenza personale. Gli elementi della conoscenza possono essere solo parole o concetti, ma possono anche essere collegamenti ad altri siti Web o note di testo libere.
Ultimo ma non meno importante, questi elementi di conoscenza possono essere a testo libero o possono avere tipi particolari e altre caratteristiche.
Software della base di conoscenza open source
Il software Open Source Knowledge Base è un database di informazioni liberamente modificabili e pubblicamente disponibili. Ciò implica che chiunque può visualizzare, integrare e modificare informazioni sul settore o sull'azienda, garantendone l'attualità e favorendo il libero scambio di idee. Le basi di conoscenza open source sono strumenti estremamente utili che supportano la crescita aziendale, l'innovazione e la cooperazione.
Esempi di software di base di conoscenza open source
- phpMyFAQ
- eXo
- myBase
- Logica DOC
- logseq
- ApriKM
- Guida di Zendesk
- OpenDocMan
- pila di libri
- PHPKB
- Documenta
- DocuWiki
Il vantaggio dell'utilizzo di un software di base di conoscenze open source
Ecco alcuni vantaggi del software di knowledge base open source che semplicemente non puoi trascurare.
#1. Spesso è gratuito
Il vantaggio più evidente del software open source, soprattutto rispetto alle opzioni SaaS più costose, è senza dubbio questo. Non c'è dubbio che il software gratuito che aiuta a gestire la conoscenza della tua azienda è un guadagno significativo, sia che il tuo budget per lo sviluppo di una base di conoscenza sia minimo a causa di scelte legate al business o che tu sia semplicemente una start-up che vuole contenere le spese ma organizzazione delle informazioni.
#2. Sei al comando mentre lo costruisci
Il software open source ti dà la possibilità di costruire una piattaforma completamente configurabile che fa tutto ciò che vuoi e niente che non fai, a differenza di altri tipi di software di knowledge base che offrono la semplicità e la comodità di avere tutto fondamentalmente plug and play.
In altre parole, si dispone dell'autorità e del controllo che derivano dalla progettazione di un'applicazione di knowledge base personalizzata. Ciò significa che nessuno può imparare a sopravvivere.
#3. Integrazione con il tuo sistema attuale.
L'open source è, per sua stessa natura, piuttosto versatile, il che lo rende la scelta naturale per coloro che desiderano aggiungere nuovo software al proprio sistema esistente.
È estremamente insolito che la knowledge base che stai creando con il codice open source non funzioni con la tua configurazione attuale, anche se sfortunatamente questo vantaggio è offerto solo alle persone che stanno creando i loro sistemi completi da zero.
Esistono modi per utilizzare le API per garantire che tutto funzioni insieme, anche se stai integrando il software della knowledge base open source in un SaaS già esistente.
#4. La capacità di auto-ospitare
Il software open source è sicuramente l'opzione migliore per te se preferisci sapere e capire dove è ospitato il tuo sistema di knowledge base (e se ti fidi davvero solo dei tuoi server).
A differenza delle alternative SaaS, che sono ospitate dal fornitore del software, la maggior parte degli accordi open source ti consente di ospitare il tuo software sul tuo server.
Software della base di conoscenza dell'helpdesk
Il software di conoscenza dell'help desk è uno strumento che le aziende utilizzano per gestire i ticket dalla creazione al completamento e anche per rispondere a domande e problemi dei clienti. Inoltre, offre agli agenti una vasta selezione di risorse e attrezzature che favoriscono la collaborazione.
Diversi elementi fondamentali del software di help desk includono:
- Punti di contatto
- Chat di squadra per il sistema di gestione dei ticket
- Segnalazione Supporto multicanale (telefono, social media, e-mail)
- Basi di conoscenza o FAQ
- Filtri e ricerca
Si possono distinguere soluzioni aziendali e sistemi di ticketing per le piccole imprese. Molte di queste soluzioni di help desk dispongono di basi di conoscenza, ma in genere sono abbastanza semplici e servono solo come supplemento all'offerta principale.
Spesso ti ritrovi con poco più di poche domande frequenti per i tuoi clienti se scegli il componente aggiuntivo della knowledge base fornito con il tuo help desk. Il vero software di knowledge base è molto più completo e avanzato.
Vantaggi del software per helpdesk
Il software per helpdesk può portare vantaggi a te e alla tua azienda in diversi modi, tra cui:
- Il software Helpdesk ti consente di tenere traccia delle discussioni con i clienti, delle revisioni dei documenti e di conservare tutti i tuoi ticket in un unico sistema,
- Il software dell'help desk può anche aiutarti a risolvere i ticket di assistenza clienti più rapidamente.
- Consente la collaborazione consentendo a più membri del team di utilizzare lo stesso sistema.
- Per i ticket sono disponibili etichette basate sulla priorità o opzioni di escalation. Spesso, i ticket del software dell'help desk a cui ti rivolgi possono anche essere tradotti in materiale di knowledge base. Di conseguenza, puoi assistere numerosi clienti con una piccola forza lavoro.
Esempi di software di base di conoscenza dell'help desk
- HelpSpot
- Zendesk
- Freshdesk
- Aiuta il succo
- Help Desk di ProProfs
- Scrivania LiveAgent
Qual è la migliore base di conoscenza?
- Help Scout: il miglior software combinato di help desk e knowledge base.
- Guru: il miglior software di knowledge base interno.
- Document360: il miglior software di knowledge base gratuito.
- Obsidian: il miglior software di knowledge base personale.
- HelpJuice: il miglior software di knowledge base self-service autonomo.
- Zendesk: il miglior software di knowledge base per le aziende.
- BookStack: il miglior software di knowledge base open source.
- inSided: il miglior software di knowledge base per la creazione di comunità.
- Confluence: la migliore soluzione di knowledge base per le aziende che utilizzano Jira.
Che cos'è un esempio di database basato sulla conoscenza?
Le basi di conoscenza sono anche simili a luoghi o strutture come una biblioteca pubblica, un database di informazioni su un determinato argomento o siti web come whatis.com.
Qual è l'importanza del software della base di conoscenza?
Un software di knowledge base aiuta a ridurre i costi per la tua azienda. La tua azienda può ottenere vantaggi significativi da una base di conoscenze ben implementata, come un aumento della produttività degli agenti, risposte alle chiamate più rapide, meno tempo dedicato alla formazione, ecc. Tutti questi indicatori richiedono tempo e risorse. Ecco perché l'utilizzo di un sistema di base di conoscenza è importante.
Quali sono 6 esempi di software per database?
Il software di database viene utilizzato per creare, modificare e mantenere file e record di database, semplificando la creazione, l'immissione, la modifica, l'aggiornamento e la creazione di report su file e record.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- Database Oracle
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
Quali sono 3 esempi di programmi di database?
Esempi di programmi di database includono
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
Come si crea un sistema di base di conoscenza?
- Conduci ricerche per determinare il tipo di base di conoscenza di cui hai bisogno. Comprendere l'utilità di una base di conoscenza è una cosa.
- Determinare il tipo di base di conoscenza.
- Sviluppare una struttura di base di conoscenza.
- Creare PMI per creare contenuti.
- Scrivere risorse di conoscenza.
- Carica le risorse sulla piattaforma condivisa
- Aggiorna spesso i contenuti
Come si avvia una Knowledge Base?
Prima di iniziare una conoscenza, decidi innanzitutto per cosa verrà utilizzata la tua base di conoscenza. Quindi puoi delineare i suoi componenti fondamentali. Dopodiché dovresti organizzare i materiali e i contenuti che utilizzerai per la tua base di conoscenza. Continua a essere coerente sviluppando nuovi articoli per la tua knowledge base, ottimizzandoli per la visibilità sui motori di ricerca e pubblicandoli. Infine, ottieni input e apporta miglioramenti.
Quanto costa costruire una base di conoscenza?
Il costo di una base di conoscenza in genere varia. Il costo minimo per una knowledge base può variare da $ 5 per utente per un mese a più di $ 400 per utente al mese se si calcola il costo per utente.
In conclusione,
Sapendo ora che esiste un modo più semplice ed economico per archiviare e accedere alle informazioni, puoi creare un luogo in cui i tuoi agenti possono condividere le loro conoscenze e dove i tuoi clienti possono risolvere i loro problemi. È essenziale identificare chiaramente le proprie esigenze prima di cercare un software di base di conoscenza per soddisfarle. Un software di knowledge base sarà particolarmente utile nel servizio clienti.
FAQ
Quali sono le 2 applicazioni dei sistemi basati sulla conoscenza?
Un sistema di knowledge base può avvantaggiarti in molti modi. Creare una piattaforma per accedere a tutte le informazioni di cui hai bisogno può essere entusiasmante. Con un sistema di base di conoscenza,
- Puoi inserire tutte le informazioni in un'unica posizione comoda per il pubblico.
- Chiarire le risposte.
- Fai apparire la tua attività di classe, moderna e affidabile.
Come posso creare un software di knowledge base?
- Seleziona i componenti fondamentali della tua knowledge base.
- Selezionare le informazioni della knowledge base.
- Accetta il modo in cui sono organizzati i tuoi articoli della knowledge base.
- Scrivi gli articoli per la tua knowledge base.
- Includi immagini nel tuo post.
- Rendi pubblica la tua knowledge base.
- Analizza e migliora la tua scrittura
Come faccio a crearmi una scheda informativa di Google?
- Crea un account Google se non ne hai già uno.
- Cerca su Google.
- Trova la scheda informativa per l'entità che rappresenti cercandola.
- Fai clic su Richiedi questa scheda informativa in basso.
- Esamina i dettagli.
- Accedi a uno dei siti Web ufficiali dell'organizzazione o agli account dei social media.
- Quindi selezioni le informazioni di cui hai bisogno.
Qual è la differenza tra un database e una base di conoscenza?
Una knowledge base è una raccolta di articoli che fornisce agli utenti informazioni utili sotto forma di articoli. Tuttavia, un database è uno strumento che contiene dati grezzi. Contrariamente ai database, le basi di conoscenza rendono relativamente semplice l'acquisizione e la comprensione di informazioni su questioni e temi particolari.
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