Creare una tecnologia flessibile e di facile utilizzo e svolgere efficacemente compiti complessi fanno parte dei numerosi compiti dei project manager IT. Ecco perché l'uso del software di gestione dei progetti IT è stato il segreto di molti project manager IT.
Sebbene i manager siano responsabili della gestione dei progetti IT, è fondamentale capire cosa comporta. Pertanto, la gestione dei progetti IT è il processo di pianificazione, pianificazione, gestione, monitoraggio, esecuzione, completamento e reporting dei progetti IT.
Può essere utilizzato per creare progetti chiari vitali per il successo di un'azienda su un progetto specifico. Questo articolo rivela una guida chiara a tutto ciò che devi sapere sulla gestione dei progetti IT.
Che cos'è la gestione dei progetti IT?
La gestione dei progetti IT è il processo di organizzazione, direzione e assegnazione di attività per raggiungere gli obiettivi IT designati di un'organizzazione. Lo sviluppo di software, l'installazione o gli aggiornamenti dell'hardware, gli aggiornamenti della rete, l'analisi aziendale e le iniziative di gestione dei dati sono tutti esempi di progetti IT. La responsabilità principale di un project manager IT è supervisionare la pianificazione, lo sviluppo e l'esecuzione di un progetto fornendo assistenza nelle attività quotidiane all'interno del dipartimento tecnologico.
Vantaggi della gestione dei progetti IT
È necessario comprendere i seguenti vantaggi per lavorare su una varietà di progetti IT:
#1. Uscita aumentata
Con la guida di un approccio di gestione dei progetti di prim'ordine, un progetto IT può essere completato in modo efficace. Se riesci a guidare costantemente il tuo team verso un obiettivo comune, potresti scoprire che il tuo lavoro diventa più efficiente. Per ridurre le spese finanziarie per beni e servizi comuni e aumentare la redditività delle imprese, la produttività è essenziale.
#2. Migliore posizione e vantaggio competitivo
Le buone notizie sulla gestione dei progetti IT si diffondono rapidamente all'interno e all'esterno dell'ufficio. Ottenere risultati eccezionalmente buoni sui progetti potrebbe aiutarti a mantenere la tua posizione sul mercato. Ottenere un vantaggio competitivo è spesso essenziale per far crescere la clientela e rafforzare la fedeltà al marchio.
#3. Maggiore soddisfazione del cliente
L'utilizzo di risultati superiori nella gestione dei progetti IT può migliorare ulteriormente l'esperienza dei tuoi clienti. Quando completi un lavoro in tempo e rispettando il budget, i tuoi clienti saranno probabilmente felici. I clienti potrebbero continuare a tornare da te con più lavoro, il che aumenterebbe le vendite per la tua azienda. Inoltre, un cliente soddisfatto potrebbe consigliarti ad altri, il che amplierebbe la tua portata.
#4. Maggiore flessibilità
Poiché i progetti IT sono generalmente diversi, i manager sono maggiormente in grado di adattarsi alle diverse circostanze. Utilizzando la gestione dei progetti, è possibile creare una strategia per completare ogni singolo progetto nei tempi previsti e nel rispetto del budget assegnato. I project manager IT possono anche imparare come riorientare il progetto se scoprono un obiettivo diverso, il che è vantaggioso per le piccole e medie imprese.
#5. Espansione dei tuoi Servizi
Se utilizzi eccellenti strategie di gestione dei progetti IT, potresti espandere i tuoi servizi e trovare nuove opportunità di business. Ciò è dovuto alla possibilità di far crescere la tua clientela quando esegui con successo diversi progetti. Una volta deciso che la tua attività è pronta per crescere, decidi come gestire al meglio l'aggiunta di nuovi servizi al tuo menu. Potresti, ad esempio, espanderti in nuovi mercati o aggiungere nuovi beni o servizi alla tua offerta attuale.
#6. Miglioramento dello sviluppo e della crescita del team
Puoi utilizzare la gestione dei progetti IT a tuo vantaggio sfruttando i risultati positivi per ispirare e motivare il tuo team a sviluppare nuove competenze. I lavoratori che hanno bisogno di apprendere nuove competenze al di fuori della loro formazione o esperienza possono diventare principianti. La gestione dei progetti IT può aiutarli a passare a nuovi ruoli nel caso in cui decidano di cambiare carriera.
#7. Migliore valutazione del rischio
La gestione dei progetti IT facilita una migliore valutazione del rischio e il successo del completamento del progetto. Esistono diversi approcci per valutare e ridurre i rischi, come ad esempio:
Quando si integrano nuovi hardware, reti e software, fare ipotesi plausibili
stabilire standard ragionevoli per aziende, clienti e altre parti interessate
Aggiornando frequentemente i tuoi progetti per adattarsi a nuovi programmi e tecnologie
Suggerimenti per la gestione dei progetti IT
I seguenti suggerimenti potrebbero esserti utili come project manager IT, indipendentemente dal livello di esperienza:
- Prendere l'iniziativa. Fai un elenco di tutte le aree che richiedono ulteriore attenzione o competenze specialistiche prima di iniziare a lavorare su un progetto. Una gestione proattiva del progetto garantisce che, nonostante gli eventuali ostacoli che possono sorgere, il progetto passi da una fase alla successiva fino al completamento.
- Riconosci il tuo gruppo. Puoi assegnare le attività con maggiore successo se sei consapevole delle competenze di ciascun membro del team e apprezzi il loro contributo. In generale, si desidera assegnare i lavori a membri del personale che possano terminarli rapidamente e con risultati eccellenti.
- Utilizzare gli strumenti di gestione IT. Se vuoi rimanere responsabile della direzione di un progetto, prova a utilizzare strumenti che ti consentano di monitorare immediatamente i progressi. Durante la fase di pianificazione, scegli gli strumenti che ti interessano tra i tanti disponibili per l'avvio e la supervisione dei progetti.
- Condurre una retrospettiva del progetto. Quando un progetto è quasi finito, pensa a fare una presentazione per identificare le aree che richiedono ancora lavoro. Puoi anche determinare cosa ha funzionato bene e quali tattiche applicare per i progetti futuri conducendo una retrospettiva.
Quali strumenti utilizzano i project manager IT?
Gestire i progetti e far lavorare il team su di essi può essere uno degli aspetti più impegnativi della gestione dei progetti IT. Ma per evitare la pressione, il software di gestione dei progetti è uno strumento che fornisce un'interfaccia per sviluppare tappe fondamentali, tenere traccia delle risorse del progetto e seguire una sequenza temporale.
Questi strumenti includono l'organizzazione dei file, il controllo delle versioni, la collaborazione e funzioni a livello di gestione come fatturazione ai clienti, definizione del budget e allocazione dei reparti. Ti aiutano anche a monitorare continuamente i progressi per mantenere il controllo sulla direzione di un progetto.
Esistono molti strumenti software di gestione dei progetti per l'avvio e la gestione dei progetti, che includono:
#1. Grafico RACI
Il grafico RACI viene utilizzato per tutti i progetti IT e sta per Responsabile, Accountable, Consultato e Informato. Quando si lavora su progetti, i ruoli e le responsabilità dei membri del team possono essere chiariti utilizzando un grafico RACI.
Per ogni attività svolta, i membri del team o le parti interessate dovrebbero essere responsabili, consultati o informati.
#2. Diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è visto come un diagramma orizzontale per progetti con dipendenze tra attività, ovvero viene utilizzato per illustrare una sequenza temporale del progetto. Prende il nome da Henry Gantt.
Ogni barra nel grafico rappresenta le attività progettuali e la lunghezza di ogni barra rappresenta il tempo. I diagrammi di Gantt aiutano i team a visualizzare in che modo le attività si influenzano a vicenda e quale lavoro deve essere svolto.
È un ottimo strumento per un progetto che coinvolge molte attività dipendenti (ovvero attività che dipendono l'una dall'altra) perché i membri del team possono notare dove le attività si sovrappongono.
#3. Tabelloni Kanban:
I pannelli Kanban rivelano la struttura di suddivisione del lavoro di ciascuna fase dell'attività. Funziona bene per progetti che richiedono cambiamenti graduali, consentendo al team di suddividere le attività in fasi di avanzamento ed elenchi di controllo.
L'utilizzo delle bacheche Kanban può aiutare il team a stabilizzare le proprie responsabilità e a vedere la capacità disponibile degli altri membri del team nella gestione dei progetti IT.
Il project manager IT richiede la codifica?
La codifica è il linguaggio di un programmatore, quindi non è previsto che la maggior parte dei project manager IT codifichi. Ma poiché il project manager IT supervisiona il team e prende decisioni tecniche, la comunicazione e il parlato devono avvenire in modo trasversale.
Nelle domande dell'intervista sulla gestione del progetto IT, ai project manager IT potrebbe essere chiesto se hanno capacità di programmazione perché fare HTML, C++ o Python di base e sapere come parlare di codice farà guadagnare più rispetto a un project manager IT e farà sì che i membri del team facciano del loro meglio lavoro.
Quali sono le 5 fasi dei progetti IT?
Le cinque fasi dei progetti IT aiutano un project manager IT a svolgere le attività in modo più efficace. È il ciclo di vita che dovrebbe comprendere la tipica gestione dei progetti IT. Loro includono:
#1. Iniziazione
Nella fase di avvio, è importante considerare la necessità del progetto e creare una proposta di progetto, oppure il project manager IT può analizzare l'intero progetto per confermarne la fattibilità.
Durante la creazione di una proposta di progetto o la preparazione del piano, il project manager IT verifica che tutti i compiti siano chiariti e confermati per facilitare un'esecuzione senza intoppi.
La carta del progetto, che descrive l'intero progetto, è il prodotto principale della fase di avvio. Può comportare:
- Identificazione degli stakeholder
- Giustificare la necessità del progetto
- Impostazione della sequenza temporale per il progetto
- Identificare i principali risultati finali del progetto, le ipotesi, i punti di forza e di debolezza
Il project manager IT approva quindi la carta, il che significa che il progetto può procedere alla fase successiva.
#2. Pianificazione
La fase di pianificazione è uno sforzo collettivo tra il project manager IT e il suo team. Il piano di progetto può includere quanto segue:
- Risorse.
- Stabilire le esigenze di budget, le tempistiche del progetto e le metriche delle prestazioni.
- Identificazione dei rischi.
- Azioni per la gestione del cambiamento e della comunicazione
La pianificazione del progetto dovrebbe anche comportare la creazione di obiettivi chiari per i risultati futuri e l'assegnazione di tempo sufficiente per un'analisi dettagliata. Aiuterebbe i team di progetto a svolgere le attività entro il budget e nei tempi previsti utilizzando una strategia efficace e completa.
#3. Esecuzione
La fase di esecuzione avviene quando il team svolge il lavoro principale e definisce i risultati finali del progetto. A questo punto, il project manager IT svolge un ruolo cruciale stabilendo flussi di lavoro efficienti, delegando compiti per raggiungere traguardi importanti, monitorando attentamente i progressi del team e mantenendo aperta la comunicazione tra tutti i membri del team.
Un altro ruolo del project manager durante questa fase è quello di mantenere costantemente una collaborazione efficace tra le parti interessate del progetto. Assicura a tutti che siano sulla stessa lunghezza d'onda e che il progetto funzioni senza intoppi e senza problemi.
#4. Monitorare e controllare
La fase di monitoraggio e controllo viene eseguita contemporaneamente all'esecuzione perché durante la fase di esecuzione, il software di gestione del progetto IT, che prevede il monitoraggio del tempo, dell'ambito, dei costi, della qualità e del rischio del progetto, viene utilizzato per monitorare i progressi del team in tempo reale.
È inoltre responsabilità del project manager IT monitorare quantitativamente l'impegno e i costi durante la fase di monitoraggio e controllo. Questo monitoraggio garantisce che il progetto rimanga entro il budget ed è importante per progetti futuri.
#5. Chiusura
La fase di chiusura inizia alla fine del progetto. Questa fase garantisce che il progetto abbia raggiunto la consegna finale, ovvero che tutto il lavoro sia stato completato, sanzionato e trasferito al team appropriato.
Dopo il completamento e l'approvazione del progetto, il project manager IT o il team esaminano e prendono nota delle lezioni apprese determinando cosa ha funzionato e cosa no. Anche la documentazione d'archivio viene conservata per riferimento futuro.
Successivamente, il progetto rivela un rapporto dettagliato che copre ogni aspetto e viene archiviato in un luogo sicuro a cui possono accedere i project manager di quell'organizzazione.
Cosa comportano i progetti IT?
Un progetto IT è qualsiasi progetto che riguarda l'infrastruttura IT, la tecnologia informatica o i sistemi informativi. I progetti IT implicano attività di sviluppo software, come un sistema software su larga scala o la programmazione di una semplice app mobile.
La gestione dei progetti IT per principianti a volte include:
- Aggiornamento di una pagina web.
- Coinvolgere lo sviluppo web.
- Sviluppo di un'intera infrastruttura web.
- Anche creando un sito di shopping online.
Altri esempi comuni di progetti IT includono l'implementazione di sistemi e software, la progettazione dell'infrastruttura IT di un'organizzazione e l'impiego di misure di sicurezza IT.
Di seguito sono rappresentate alcune categorie di progetti IT:
- Ricerca
- Servizi
- Cambio gestione
- Sviluppo software
- Infrastruttura
- Valutazione dei bisogni
- Distribuzione del sistema
Qual è il tipo di requisiti nei progetti IT?
Dovresti essere in grado di definire i requisiti del tuo progetto IT per gestire progetti di varia complessità e anche avere un percorso diretto da seguire, rendendo il progetto più diretto per tutti i soggetti coinvolti.
Come principianti, il tipo di requisiti nei progetti IT includerà la definizione delle scadenze, la gestione delle attività, l'assegnazione di incarichi e la guida dei team per raggiungere gli obiettivi dell'azienda.
Tuttavia, è possibile creare una specifica dei requisiti software. Una specifica dei requisiti software (SRS) è un documento essenziale nel processo di sviluppo. Riassume in cosa consiste il progetto e le sue varie componenti. Alcuni degli elementi discussi nella sintesi includono:
- Lo scopo principale del progetto
- Personas ed esigenze degli utenti
- Lo scopo del progetto
- Definizioni necessarie
L'SRS è costituito da requisiti sia funzionali che non funzionali. Serve soprattutto come documento guida per le parti interessate e gli sviluppatori, delineando ciò che ci si aspetta da fornire.
- STIPENDIO PER LA GESTIONE DEL PROGETTO: Nel 2023
- Sistemi di gestione del portafoglio: definizione e guida ai processi
- COME ENTRARE NELLA GESTIONE DEI PROGETTI: definizione, guida e requisiti
- OPPORTUNITÀ DI BUSINESS: oltre 31 scelte che puoi iniziare ora !!! (+ Suggerimenti gratuiti)
- GESTIONE DEL PROGETTO: definizione, software, competenze, passaggi e stipendio
Riferimenti
