Soddisfare le aspettative dei tuoi clienti è fondamentale in un'economia online dominata da grandi rivenditori come Amazon. Il tempo necessario per spedire i prodotti è una componente enorme di questo.
Pertanto, come puoi superare le aspettative dei clienti, comprendere le prestazioni fino al livello dell'articolo ed evitare perdite di tempo che potrebbero essere impiegate per sviluppare la tua attività?
Implementando un corretto monitoraggio dell'inventario. Esamineremo alcune best practice per il monitoraggio dell'inventario in questo articolo. Inizieremo definendo il monitoraggio dell'inventario, quindi esamineremo i principali vantaggi e ostacoli. Successivamente, esamineremo come tenere traccia dell'inventario e confrontare il sistema di tracciamento dell'inventario con la gestione della catena di approvvigionamento.
Che cos'è il monitoraggio dell'inventario?
Il monitoraggio dell'inventario è il sistema e le procedure che un'azienda utilizza per monitorare il modo in cui le materie prime o le merci completate si muovono attraverso la catena di approvvigionamento. Fondamentale per produrre entrate, l'obiettivo è disporre della giusta quantità di scorte per soddisfare la domanda dei consumatori.
Cos'è l'inventario?
L'inventario è un'attività corrente in uno stato patrimoniale che rappresenta forniture o articoli che vengono convertiti in entrate attraverso una transazione di vendita. Esistono varie tecniche per la gestione dell'inventario. L'inventario è visto come una responsabilità nelle tecniche della catena di approvvigionamento che cercano di mantenere l'inventario basso, snello o fino a quando la domanda non guida l'offerta.
Che cos'è un sistema di gestione dell'inventario?
I sistemi di monitoraggio dell'inventario tengono traccia dell'inventario lungo tutta la catena di fornitura, dall'ordine al transito, alla ricezione, allo stoccaggio e all'evasione degli ordini, nonché i processi di restituzione, cambio e garanzia, se necessario.
Le aziende utilizzano dati di tracciamento dell'inventario affidabili e in tempo reale per ridurre i costi, valutare i modelli della catena di approvvigionamento e aumentare le entrate. Questi elementi di tracciamento sono spesso inclusi nei sistemi di gestione dell'inventario.
Cosa viene monitorato nel monitoraggio dell'inventario?
I sistemi di monitoraggio dell'inventario possono spesso monitorare i seguenti dati:
#1. Livelli di scorte aggiornati
Questo valore indica la quantità di ogni articolo che possiedi attualmente. È fondamentale mantenere aggiornati questi dati in modo da sapere se disponi di scorte sufficienti per le procedure della tua azienda, come la creazione di nuovi articoli o l'adempimento delle richieste dei clienti. Inoltre, i livelli delle scorte servono come base per gli altri dati monitorati.
#2. Posizioni dell'inventario
Nella migliore delle ipotesi, il tuo inventario non dovrebbe essere tenuto in un posto troppo a lungo. (In tal caso, è diventato uno stock a movimento lento o morto.) Dopo che la merce è entrata nel tuo magazzino, si sposta mentre viene prima ordinata e classificata, quindi immagazzinata e infine raccolta e inviata alla fase successiva della tua fornitura catena. Poiché il tuo stock non rimane in una posizione fissa, è fondamentale tenere traccia della sua posizione in modo da sapere dove trovarlo se necessario.
#3. Precisione dell'inventario
Questo è un indicatore chiave di prestazione (KPI) che si riferisce al rapporto tra l'inventario che è stato monitorato e l'inventario che è fisicamente presente in tuo possesso. Questi numeri dovrebbero idealmente essere gli stessi, ma potrebbero esserci variazioni dovute a fattori quali furto, danni, errori di calcolo e carenza di fornitori. L'accuratezza dell'inventario rivelerà l'entità di eventuali differenze. L'accuratezza dell'inventario, come i livelli delle scorte, è fondamentale per l'esecuzione efficace dei processi aziendali.
#4. Spese di trasporto
Questa è la quantità totale di denaro che spendi per immagazzinare, conservare e possedere l'inventario. Questo copre quanto spendi per l'affitto, la manodopera, lo stoccaggio e le spese applicabili e la sicurezza. I costi di trasporto possono dirti per quanto tempo la tua azienda può continuare a conservare questo inventario prima di perdere denaro. L'inventario a movimento lento e le scorte morte sono due dei principali fattori che contribuiscono agli elevati costi di trasporto, quindi se stai cercando di ridurre tali spese, dovrai trovare un modo per rimuovere o vendere le cose.
#5. Rotazione delle scorte
La velocità con cui viene venduto il tuo inventario viene definita rotazione dell'inventario. Un valore maggiore indica vendite più forti, mentre un valore inferiore rappresenta vendite più scarse. Il turnover delle scorte può informarti sull'andamento della tua azienda e se la tua strategia di vendita deve essere modificata. Per calcolare il tuo, utilizza il nostro calcolatore gratuito del fatturato dell'inventario.
#6. Riorganizzare i livelli
Un punto o livello di riordino è la quantità di scorte rimanenti per un determinato articolo che deve essere sostituito o ricaricato. I punti di riordino sono fondamentali per evitare l'esaurimento delle scorte (situazioni in cui un venditore esaurisce le scorte).
#7. Valutazione dell'inventario
Quando una società redige il proprio bilancio, questa pratica viene utilizzata per calcolare il valore delle scorte invendute. La valutazione dell'inventario assegna un valore finanziario al tuo stock residuo, che deve essere aggiunto al tuo bilancio. Questo può anche aiutare a calcolare la rotazione delle scorte.
Perché è necessario il monitoraggio dell'inventario?
#1. Migliore visibilità delle scorte
Con il monitoraggio dell'inventario, puoi vedere ogni singolo prodotto dal momento in cui entrano nel tuo magazzino o nell'area di stoccaggio fino a quando non se ne vanno. Ciò significa che sarai in grado di vedere la posizione corrente di ciascun prodotto, lo stock disponibile, gli ordini di acquisto e di vendita pertinenti e così via.
#2. Evitare la scarsità
Con un inventario accurato di ciò che hai, puoi anche determinare ciò che non hai e sostituire le tue scorte in modo tempestivo. Ciò ti impedirà di rimanere senza cose e di perdere vendite chiave. Secondo un sondaggio Peoplevox, il 34% delle aziende ha riferito di aver consegnato gli ordini in ritardo perché non avevano i prodotti in negozio ma non ne erano a conoscenza al momento dell'ordine.
#3. Migliore previsione dell'inventario
Ottenere un conteggio accurato del tuo inventario in vari periodi dell'anno potrebbe aiutarti a determinare o prevedere la quantità di inventario necessaria per soddisfare la domanda futura. Questo può aiutarti a effettuare selezioni di acquisto informate ed evitare scorte eccessive o insufficienti.
Secondo un'analisi di McKinsey & Company, le organizzazioni possono ridurre le spese di inventario del 10% semplicemente evitando scorte eccessive o insufficienti.
#4. Monitoraggio di diverse posizioni
Le aziende che conservano i prodotti in diverse aree di stoccaggio o magazzini possono avere più difficoltà a tenere traccia di tutto il loro inventario. Più magazzini significano stringhe più lunghe di informazioni sulla posizione, più luoghi in cui smarrire le merci, più luoghi in cui contare gli scaffali, più luoghi da cui organizzare la consegna e così via. Di conseguenza, alcuni sistemi di monitoraggio dell'inventario forniscono il monitoraggio per numerose sedi su un'unica piattaforma. L'accesso ai tuoi dati in un'unica posizione può sicuramente aiutare a ridurre la complessità di questi dati.
#5. Il rilevamento degli errori è ora più veloce.
Il monitoraggio regolare dei livelli di inventario può anche aiutarti a identificare tempestivamente le irregolarità, indipendentemente dal fatto che segnalino errori, cali o picchi di vendita o spese impreviste. Se individui questi problemi nella fase iniziale, puoi risolverli prima che causino troppi danni.
Tecniche di monitoraggio dell'inventario
I metodi di tracciamento dell'inventario variano a seconda del settore, del tipo di merce che vendi e della quantità che immagazzini. Considera i seguenti principi, tecnologie e tecniche di gestione della catena di approvvigionamento.
#1. Monitoraggio manuale dell'inventario
Le persone che non sono pronte a investire in un sistema di monitoraggio dell'inventario spesso monitorano il proprio inventario con carta e penna. Questa strategia richiede di aggiornare una scheda dati principale che categorizzi tutto l'inventario a intervalli regolari o ogni volta che si verifica una transazione.
#2. Sistema di carte
Kanban, spesso noto come segno visivo o metodo della carta, è un sistema just-in-time (JIT) per limitare le scorte in eccesso. Invece di tentare di prevedere la domanda, Kanban è un sistema pull in cui le schede vengono utilizzate per tenere traccia delle scorte, della produzione e dell'inventario e segnalare quando è necessario altro. Il sistema è stato creato dalle case automobilistiche giapponesi e il nome Kanban deriva dalla parola giapponese per segno.
#3. Fogli di calcolo
I fogli di calcolo vengono utilizzati per organizzare e classificare grandi volumi di dati. Tuttavia, l'inserimento e la gestione manuale dei dati è soggetto a errori e non è né efficiente né scalabile.
#4. Sistemi contabili
Combinando i sistemi di contabilità e gestione dell'inventario, puoi creare un potente strumento di monitoraggio dell'inventario. Mostra non solo viste dettagliate del tuo inventario e dei tuoi prodotti, ma anche il modo in cui determinate decisioni di inventario influiscono sulla redditività della tua azienda.
I sistemi di gestione dell'inventario tengono traccia delle scorte e dell'inventario, stimano la domanda e forniscono report. Forniscono anche assistenza clienti e formazione. Sono più efficaci se combinati con la contabilità e l'elaborazione dei pagamenti.
#5. Software opensource
Per la gestione dell'inventario, alcune piccole imprese utilizzano software open source. Queste piattaforme hanno spesso interfacce, dashboard di base e funzionalità di tracciamento. Tuttavia, spesso mancano molte funzioni complesse, come l'interazione con il resto dei sistemi, risultando in un silo di dati. Un altro svantaggio è l'assenza di assistenza clienti e formazione.
#6. Software-as-a-Service (SaaS)
Un sistema SaaS con funzionalità di monitoraggio dell'inventario ti consente di tenere facilmente traccia delle merci. Ciò è particolarmente vantaggioso per le startup che non sono pronte per una soluzione completa di gestione dell'inventario aziendale.
#7. Software nuvola
La maggior parte delle soluzioni SaaS sono basate su cloud e ottimizzate per i dispositivi mobili. Sono anche compatibili con altri software. Le aziende che devono ridimensionare la gestione dell'inventario per diverse persone che monitorano le scorte in più sedi traggono vantaggio dalla flessibilità e dai risparmi sui costi delle soluzioni cloud.
#8. Soluzione interna
Le app di monitoraggio dell'inventario personalizzate possono essere create da organizzazioni con risorse interne sufficienti per pianificare, progettare, sviluppare e distribuire i propri sistemi di gestione dell'inventario in locale. Il vantaggio è un sistema su misura per esigenze aziendali specifiche, con funzionalità specializzate e supporto tecnico interno per assistere nella risoluzione dei problemi del sistema.
#9. Fornitori di servizi di terze parti
L'esternalizzazione della gestione dell'inventario e della logistica a un fornitore di logistica di terze parti (3PL) libera spazio, tempo e risorse per i rivenditori e le aziende di e-commerce online al 100%. Queste organizzazioni logistiche di terze parti ricevono, immagazzinano, trasferiscono e tengono traccia dell'inventario per i propri clienti. Con questa tecnica, risparmi sulle spese dei magazzini fisici e utilizzi il drop shipping per gestire l'inventario, ma rischi anche costi aggiuntivi, perdita di controllo, sistemi non sincronizzati e problemi di comunicazione.
Sfide del monitoraggio dell'inventario
L'adozione di sistemi e processi di monitoraggio dell'inventario presenta ostacoli comuni durante la crescita di un'azienda.
#1. Ridimensionamento:
Il tempo impiegato per il monitoraggio manuale dell'inventario è uno spreco di risorse. I processi di monitoraggio manuale non devono essere ridimensionati per adattarsi all'espansione dell'inventario o alla domanda dei clienti. Prendi in considerazione l'aggiornamento al software di monitoraggio o a una piattaforma completa di gestione dell'inventario con opzioni di riordino e approvvigionamento automatizzati.
#2. Logistica multisede
Le aziende con molti siti di magazzino e catene di approvvigionamento globali richiedono un sistema che consenta il monitoraggio continuo e in tempo reale dei materiali e degli articoli inviati, ricevuti e immagazzinati. Raccogliere e distribuire questi dati tra soluzioni che non possono comunicare può essere difficile.
#3. Diversi sistemi:
L'utilizzo di un sistema per il monitoraggio dell'inventario e un altro per la contabilità o la pianificazione della domanda richiede tempo, è ridondante e soggetto a errori. Il moderno software di gestione dell'inventario collega tutti i sistemi per migliorare l'efficienza degli ordini e la gestione finanziaria.
Best practice per il monitoraggio dell'inventario
Anche dopo aver selezionato il miglior metodo di monitoraggio, ci sono ancora dei passaggi da eseguire per garantire l'accuratezza del conteggio dell'inventario in ogni fase. Ecco alcuni punti cruciali da ricordare durante il monitoraggio dell'inventario:
#1. L'etichettatura dovrebbe avere la priorità.
Quando si riceve qualsiasi articolo che verrà aggiunto all'inventario aziendale, etichettarlo il più rapidamente possibile dovrebbe essere la massima priorità. L'etichettatura può variare a seconda della forma di tracciabilità dell'inventario utilizzata, come il codice a barre o l'etichettatura RFID. Organizzare le cose secondo il sistema aziendale renderà molto più semplice il processo di assegnazione dello spazio di inventario.
#2. Utilizzare la previsione della domanda.
La pianificazione della domanda dei consumatori può aiutare un'azienda a prevedere la quantità di inventario richiesta in un determinato momento. Inoltre, conservare i dati della domanda passata lungo il percorso è fondamentale per pianificare gli acquisti di inventario. L'utilizzo di dati storici aiuta a identificare i modelli di mercato e determinare la migliore strategia per rispondere alle mutevoli situazioni in termini di inventario futuro.
#3. Mantieni una scorta di riserva.
La pianificazione della domanda è estremamente vantaggiosa, ma non è garantita. Di conseguenza, le aziende dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di accumulare scorte di riserva in caso di aumento della domanda. Questo stock dovrebbe essere costituito da articoli non deperibili che possono essere conservati in una giornata piovosa.
#4. Fai l'inventario durante il trasporto.
Molte aziende danno la priorità al conteggio delle scorte poiché si trova nella posizione principale dell'inventario. La probabilità di perdere un conteggio accurato aumenta man mano che gli articoli avanzano nel processo di inventario. Le aziende dovrebbero garantire che l'inventario venga conteggiato in ogni fase, in particolare durante il trasporto.
#5. Eseguire controlli di routine.
Anche dopo aver selezionato una tecnologia di tracciamento appropriata, un'azienda dovrebbe sviluppare un sistema per il conteggio regolare dell'inventario. Il controllo di qualità garantisce che tutto l'inventario disponibile sia utilizzabile. Mantenere le informazioni sull'inventario il più aggiornate possibile si tradurrà in un processo di gestione più semplice in tutte le fasi.
#6. Rendi il sistema di tracciamento più automatizzato.
Il software di monitoraggio dell'inventario sta diventando più affidabile man mano che l'intelligenza artificiale progredisce. Prendi in considerazione l'utilizzo di questo software per semplificare il processo di conteggio e migliorare l'efficienza complessiva della gestione dell'inventario.
Chi utilizza il monitoraggio dell'inventario?
Il monitoraggio dell'inventario è fondamentale per le organizzazioni di tutti i tipi e dimensioni. È fondamentale per determinare la relazione tra la soddisfazione del cliente e la domanda e l'offerta di inventario.
Nelle organizzazioni più grandi, potrebbe esserci un ruolo dedicato a questo, come un responsabile dell'inventario.
Tuttavia, l'inventario viene tracciato da chiunque sia incaricato di gestire la gestione dell'inventario e fornire dati accurati su quali prodotti sono accessibili in modo che i leader aziendali possano prendere decisioni informate sulla gestione della catena di approvvigionamento e sulle vendite.
Che cos'è un elenco di monitoraggio dell'inventario?
Gli elenchi di tracciabilità dell'inventario sono un tipo di controllo dell'inventario in cui lo stock è organizzato per categoria, descrizione, quantità e posizione. Questi elenchi vengono aggiornati e salvati manualmente o digitalmente utilizzando il software di monitoraggio dell'inventario.
Come posso organizzare il mio inventario gratuitamente?
Le piccole imprese con poco inventario e poco personale possono risparmiare denaro sul software monitorando l'inventario manualmente con fogli di calcolo. Su Internet è disponibile anche un software di tracciamento dell'inventario open source gratuito. Tuttavia, questi sistemi sono soggetti a errori umani, mancano di funzionalità che possono far risparmiare denaro alla tua azienda, non sono scalabili, isolano i tuoi dati e mancano di supporto clienti e funzionalità di personalizzazione.
Monitoraggio dell'inventario e gestione della catena di approvvigionamento
Il monitoraggio dell'inventario è fondamentale per una buona gestione della supply chain. È un aspetto importante della gestione della catena di approvvigionamento e ci sono diversi componenti per il monitoraggio dell'inventario. Non si tratta solo di tenere traccia di quante cose hai in un luogo specifico in un momento specifico.
È inoltre necessario tenere traccia dell'inventario dei fornitori, dei resi dei clienti (che sono inevitabili) e delle merci danneggiate (idem). Se i tuoi sistemi di gestione dell'inventario falliscono in una di queste aree, i tuoi consumatori soffriranno sicuramente a causa di consegne ritardate e ordini imprecisi o incompleti.
Per garantire un'efficace gestione della supply chain, è necessario assicurarsi che la comprensione delle esigenze dei clienti e le metodologie di previsione siano aggiornate. In altre parole, anticipare ciò che i consumatori vorranno e quando lo vorranno. La stagionalità è un fattore importante da considerare a questo proposito. Abbiamo tutti sentito parlare della corsa al Natale, ma non è l'unico cambiamento stagionale di cui essere consapevoli.
Assicurati inoltre che i tuoi partner della catena di approvvigionamento siano adatti. Mantenere relazioni positive con la catena di fornitura è fondamentale per il successo della tua azienda. E, cosa più significativa di tutte, migliorare l'esperienza del consumatore a tutto tondo. Prima di selezionare i partner, conduci ricerche approfondite.
Conclusione
Il monitoraggio dell'inventario può creare o rovinare la tua attività. Tuttavia, con la strategia e le risorse giuste, puoi gestire l'inventario facendo crescere la tua attività e fornendo un'esperienza cliente eccezionale. Il monitoraggio accurato dell'inventario consente di prendere decisioni più informate e basate sui dati per bilanciare domanda e offerta, stimare i tempi di consegna dei prodotti e ottimizzare la supply chain.
Selezionare il miglior sistema di monitoraggio dell'inventario per aiutarti a gestire la tua attività di e-commerce è una decisione cruciale. Con più siti in cui i clienti possono fare acquisti online ogni giorno, il monitoraggio dell'inventario può aiutare la tua azienda ad attirare facilmente l'attenzione dei clienti.
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Riferimenti
