Il dovere più fondamentale di qualsiasi imprenditore al dettaglio, grande o piccolo, è assicurarsi che lo stock adeguato sia disponibile nelle giuste quantità. Per adempiere a questo compito, il tuo sistema di gestione delle scorte deve disporre di un accurato monitoraggio dell'inventario. Questo articolo spiega cos'è un sistema di monitoraggio dell'inventario con codice a barre. Ti dà anche un punto culminante del sistema di tracciamento dell'inventario per le piccole imprese e dei sistemi di tracciamento dell'inventario al dettaglio che ti sarebbero utili.
Sistema di monitoraggio dell'inventario
La pratica di un'azienda che tiene regolarmente traccia di ogni articolo di inventario che possiede è nota come monitoraggio dell'inventario. Sebbene il termine "inventario" abbia molti significati, i più tipici sono "materie prime", "beni non finiti" e merci "pronte per la vendita". Ottieni l'accesso a dati come i tuoi precisi livelli di inventario, la posizione di ogni articolo o SKU, gli stati di consegna aggiornati e altre informazioni relative all'inventario con il monitoraggio dell'inventario. Ogni luogo di un'azienda che interagisce con l'inventario ha il monitoraggio dell'inventario, comprese le aziende manifatturiere e di produzione, i magazzini, i punti vendita, ecc.
Non è mai stato così cruciale assicurarsi che i clienti possano acquisire ciò che desiderano con il minimo sforzo, in particolare con i colossi della vendita al dettaglio online, che mettono sotto pressione le piccole imprese nel settore dell'e-commerce. Se i clienti non riescono a trovare quello che stanno cercando, lo troveranno indubbiamente abbastanza facilmente da un concorrente personalizzato che troverai difficile riconquistare.
Pertanto, è fondamentale gestire gli inventari in modo efficace. Per monitorare correttamente i livelli delle scorte e tenere conto dei cambiamenti nella domanda dei consumatori, anche il sistema di gestione dell'inventario deve essere all'altezza del compito. Tuttavia, per massimizzare il lifetime value del cliente e soddisfare le crescenti aspettative dei consumatori, questo è essenziale.
Sistema di tracciamento dell'inventario dei codici a barre
Un modo efficiente per le aziende di tenere traccia dell'inventario è tramite un sistema di tracciamento dell'inventario con codice a barre. Quando un prodotto contiene un codice a barre, viene scansionato e immediatamente sincronizzato con il software di gestione dell'inventario utilizzando un dispositivo mobile portatile.
Sebbene la gestione dell'inventario a mano o con fogli di calcolo sia un'opzione, farlo è laborioso e soggetto a errori umani. Per questo motivo, molte aziende utilizzano i codici a barre per gestire il proprio inventario in modo più efficace. Esistono due tipi di sistema di tracciamento dell'inventario dei codici a barre:
#1. Codici a barre 1D
I beni di consumo hanno spesso codici a barre unidimensionali, che sono il tipo di codice a barre più diffuso. Le etichette per codici a barre 1D presentano un design distintivo di linee nere verticali su uno sfondo bianco. L'interlinea consente allo scanner di codici a barre di riconoscere le informazioni sul prodotto.
#2. Codici a barre 2D
Schemi di punti, quadrati e altre forme vengono utilizzati nei codici a barre bidimensionali per codificare i dati. Questi codici a barre possono contenere più dati rispetto ai codici a barre 1D, come informazioni sui siti Web, foto e audio, grazie ai loro intricati layout. Le persone possono scansionare i codici QR con i loro smartphone per accedere ai siti Web, rendendoli uno dei tipi più diffusi di codici a barre 2D.
Come funziona il monitoraggio dell'inventario dei codici a barre?
L'idoneità di un sistema di inventario di codici a barre per la tua azienda deve essere stabilita prima dell'implementazione. Questo sistema sarà probabilmente utile se supervisioni qualsiasi tipo di inventario fisico.
- Tieni l'inventario in un magazzino: la gestione di centinaia o addirittura migliaia di prodotti senza un meccanismo per tenerne traccia potrebbe essere difficile.
- I codici a barre sono necessari per i prodotti che i tuoi fornitori o commercianti acquistano da te, anche se puoi funzionare senza un sistema di gestione dell'inventario che utilizza i codici a barre.
Perché viene utilizzato il monitoraggio dell'inventario dei codici a barre?
Quando un'azienda diventa più sofisticata, alcune attività devono essere automatizzate per stare al passo con la domanda. Per due motivi, il controllo dell'inventario rientra in questa categoria:
- I conteggi manuali dell'inventario sono faticosi e consumano risorse che possono essere utilizzate per attività più produttive.
- Il mantenimento manuale dei livelli di inventario aumenta la possibilità di errori umani, che possono portare a costosi errori, omissioni e perdita di materiale.
Entrambi questi problemi possono essere risolti con un sistema di codici a barre. Puoi aggiornare rapidamente i tuoi record di inventario scansionando il codice a barre piuttosto che inserendo manualmente gli SKU in un foglio di calcolo. Nel tempo necessario per inserire manualmente alcuni caratteri, potresti tenere traccia di dozzine di elementi.
Come iniziare a utilizzare un sistema di monitoraggio dell'inventario con codici a barre per le piccole imprese
Ecco come utilizzare un sistema di tracciamento dell'inventario con codice a barre per le piccole imprese:
#1. Stabilisci i tuoi SKU
È giunto il momento di creare un database delle unità di stoccaggio (SKU) o dei codici prodotto universali (UPC) per semplificare la gestione dell'inventario. Ogni articolo in un inventario dovrebbe avere uno o più dei seguenti descrittori:
- Dimensioni della merce
- Costo di acquisto
- Il minimo necessario per il tuo inventario
- La descrizione fisica di un oggetto
#2. Scegli un sistema di tracciamento dell'inventario con codici a barre
Senza un sistema software per la gestione dell'inventario, i codici a barre sono inutili. Per ridurre gli errori e automatizzare ulteriormente i processi aziendali, QuickBooks Enterprise include funzionalità di scansione dei codici a barre.
#3. Scegli i tipi di codici a barre che desideri utilizzare
La scelta del codice a barre dipende dalla quantità di dati da codificare al suo interno. I codici a barre 1D dovrebbero essere adeguati se hai solo bisogno di tracciare una modesta quantità di dati e avere una piccola quantità di inventario.
#4. Crea i tuoi codici a barre ora
Per creare i codici a barre che accompagnano il tuo inventario, utilizza il tuo sistema software di inventario. Un generatore di codici a barre in QuickBooks Enterprise genera un codice speciale per ogni articolo.
#5. Inserisci i codici a barre nel tuo inventario
Il passaggio più semplice e cruciale della procedura è questo. Usa una stampante per codici a barre per stampare le etichette, quindi incollale su ciascun articolo. Assicurati che il tag sia visibile in modo che possa essere scansionato rapidamente.
Sistema di monitoraggio dell'inventario per le piccole imprese
Poiché conosciamo l'importanza di un sistema di monitoraggio dell'inventario per le piccole imprese, perché non acquistarne uno per la tua piccola impresa oggi? Confuso su quello da scegliere? Ecco il sistema di monitoraggio dell'inventario per le piccole imprese che puoi scegliere:
#1. Gestione periodica dell'inventario
Se stai cercando un'alternativa alla gestione giornaliera dell'inventario, valuta la possibilità di passare a un sistema di inventario periodico. Questo può accadere ogni settimana, ogni mese, ogni trimestre o ogni anno. Non è necessario il software di gestione dell'inventario per il sistema. Invece, ogni articolo nell'inventario viene conteggiato manualmente e registrato nelle voci del diario.
Il vantaggio dell'adozione di un sistema di gestione dell'inventario periodico è che è facile da configurare e mantenere. È quindi perfetto per le piccole imprese che non mantengono scorte significative.
#2. Gestione perpetua dell'inventario
I sistemi per la gestione dell'inventario tengono costantemente traccia dell'inventario. Ciò implica che quando le cose vengono acquistate o viene ricevuto un nuovo inventario, le modifiche ai livelli di inventario vengono eseguite automaticamente e gli acquisti e i resi vengono immediatamente registrati nei conti di inventario. Le aziende hanno bisogno di software, in genere un sistema POS o un software di gestione dell'inventario, per utilizzare il sistema perpetuo.
I principali vantaggi di un sistema di gestione dell'inventario perpetuo sono il non dover creare voci di chiusura e visualizzare sempre le informazioni più aggiornate sui livelli delle scorte, il che aiuta le organizzazioni a ordinare solo la quantità corretta di merci.
#3. Sistema di tracciamento dell'inventario dei codici a barre
Ogni prodotto venduto è identificato da un numero tramite sistemi di inventario con codice a barre. Il produttore e il fornitore delle merci, la loro ubicazione, il peso, la quantità di ciascun articolo in magazzino e altri dettagli possono essere tutti rappresentati dai numeri del codice a barre.
L'uso di sistemi di inventario di codici a barre è correlato ai conteggi di inventario in corso. Il programma di inventario può essere utilizzato per scansionare il codice a barre univoco di ogni prodotto quando viene acquistato, venduto o trasportato. Questo cambia istantaneamente i livelli di inventario e altri dati.
#4. Sistemi di identificazione a radiofrequenza (RFID).
Le onde radio vengono trasmesse da un dispositivo di lettura a un tag (un piccolo microchip) nella tecnologia RFID. I dati del tag, che spesso comprendono un numero di identificazione dell'inventario o dati specifici del prodotto come numeri di stock e lotto e date di produzione, vengono letti dal lettore.
I sistemi di codici a barre sono migliorati dai sistemi di inventario RFID. Non richiedono la scansione della linea di vista e possono leggere i tag da 40 piedi di distanza. I sistemi RFID sono un'opzione adatta per questo motivo per le aziende che gestiscono grandi magazzini a più livelli o strutture di distribuzione.
Sistema di monitoraggio dell'inventario al dettaglio
Con un sistema di monitoraggio dell'inventario al dettaglio, puoi gestire in modo corretto ed efficiente le tue merci. I sistemi di gestione dell'inventario vengono utilizzati dai rivenditori per semplificare e automatizzare il processo di inventario per le operazioni quotidiane del negozio.
La gestione degli ordini di acquisto, gli avvisi di scorte insufficienti, gli ordini di trasferimento, il raggruppamento, l'inventario multi-ubicazione, la sincronizzazione delle scorte multicanale, l'allocazione dei costi di atterraggio, le scorte e le funzionalità di reporting dell'inventario sono caratteristiche comuni del software. Puoi tenere traccia del tuo inventario, sincronizzare le vendite e i livelli delle scorte e determinare cosa ricaricare e quando. La tua catena di approvvigionamento sarà più efficiente e le tue prestazioni di vendita aumenteranno con un sistema di gestione dell'inventario al dettaglio competente. Ecco il sistema di monitoraggio dell'inventario al dettaglio che devi conoscere
#1. Magestore
Un robusto sistema di gestione dell'inventario è incluso nel sistema del punto vendita (POS) noto come Magestore. È nativo di Magento e funziona bene per i negozi omnicanale per sincronizzare tutti i canali di distribuzione e vendita. Con un semplice accesso da qualsiasi dispositivo e browser, puoi centralizzare tutte le attività e i dati in un unico backend. Ciò offre flessibilità e sicurezza al tuo negozio al dettaglio.
# 2. Shopify
Indipendentemente dalla posizione, la piattaforma di e-commerce di Shopify consente agli imprenditori di vendere più articoli online. Fornisce una vetrina virtuale con temi professionali e un costruttore di siti Web basato sul Web in cui è possibile gestire elenchi di prodotti e sviluppare il proprio marchio.
Ha la reputazione di fornire opzioni di pagamento semplici, interfacce senza interruzioni e una gestione operativa efficiente, incluso il monitoraggio del prodotto, la gestione del negozio e le statistiche sulle prestazioni. Le funzioni fondamentali di controllo dell'inventario per i rivenditori sono fornite dal sistema di gestione dell'inventario di Shopify, incluso nel pacchetto.
#3. Vendita al dettaglio alla velocità della luce
Per i piccoli negozi al dettaglio, Lightspeed combina la gestione dell'inventario e il software del punto vendita. Attraverso la connettività tra gli ordini effettuati di persona e online, Lightspeed, una piattaforma progettata esclusivamente per i negozi fisici e online, aiuta le aziende a tenere traccia del proprio inventario e delle vendite. Si tratta di una soluzione mobile completa basata su cloud che migliora la gestione dei negozi e del servizio clienti, semplificando al contempo la supply chain.
Lightspeed Retail offre un ottimo software di gestione dell'inventario oltre alla sua offerta principale, che è il punto vendita. Insieme a diversi connettori, può gestire gli ordini di acquisto, mantenere l'inventario e completare gli ordini dei clienti. Con un laptop, un iPad o un telefono cellulare, puoi gestire l'inventario, i clienti, il personale e le vendite.
#4. Piazza per la vendita al dettaglio
Un sistema di punti vendita basato su cloud per i rivenditori chiamato Square for Retail ha funzionalità simili al software di inventario al dettaglio. Square fornisce ai proprietari dei negozi approfondimenti e dati pertinenti, elabora rapidamente le transazioni e semplifica la gestione dell'inventario. Questo sistema di gestione dell'inventario è il più utilizzato e consigliato per i nuovi imprenditori. Per le organizzazioni di vendita al dettaglio, Square offre un servizio di registrazione completo, una varietà di potenti funzionalità e un'interfaccia facile da usare.
Il controllo degli inventari, l'elaborazione dei pagamenti, la gestione delle relazioni con i clienti, la creazione di report e la gestione del personale sono funzioni importanti. Qualsiasi dispositivo Square può integrarsi con la funzione di elaborazione dei pagamenti integrata di Square.
#5. Vendi POS
Vend è un software di inventario per punti vendita e vendita al dettaglio che viene eseguito nel cloud e può essere ridimensionato per adattarsi a qualsiasi tipo di attività nel settore della vendita al dettaglio. Può aiutarti a gestire la tua attività in negozio, online e in viaggio, sia che tu gestisca una piccola, media o grande struttura di vendita al dettaglio. Nel software è disponibile una vasta gamma di funzionalità per gestire le vendite, l'inventario, le informazioni sui clienti e le esperienze dei clienti. È dotato di un'app specifica per dispositivi iOS ed è compatibile con una varietà di gadget, inclusi PC, Mac e iPad.
Per i proprietari di attività commerciali al dettaglio, Vend funge effettivamente da sportello unico. Il suo prezzo è abbastanza equo e flessibile da soddisfare le esigenze e le risorse di varie aziende.
Cosa viene esattamente monitorato?
In generale, un sistema di monitoraggio dell'inventario può tenere d'occhio i seguenti dati:
#1. Un conteggio delle scorte correnti
La quantità di ciascuna risorsa che possiedi è indicata da questo numero. Queste informazioni devono essere continuamente aggiornate in modo da poter determinare se si dispone di scorte sufficienti per tutte le operazioni aziendali, compresa la produzione di nuovi prodotti e l'evasione degli ordini dei clienti. Inoltre, i dati aggiuntivi tracciati hanno una base nei livelli delle scorte.
#2. Sedi per Stock
Le tue azioni non dovrebbero rimanere in un posto troppo a lungo, anche nella migliore delle ipotesi. (Se lo fa, si è trasformato in stock a rotazione lenta o stock morto.) Non appena l'inventario raggiunge il tuo magazzino, viene spostato mentre viene ordinato e classificato, quindi immagazzinato e infine recuperato e trasferito al seguente passo nella tua catena di fornitura. Dal momento che il tuo magazzino non rimane sempre in un posto, è fondamentale tenere traccia di dove si trova in modo da poterlo individuare rapidamente in caso di emergenza.
#3. Precisione dell'inventario
Il rapporto tra la quantità di inventario tracciata e la quantità di inventario fisicamente presente in tuo possesso viene definito KPI (Key Performance Indicator). Sebbene sia ideale che entrambi i numeri corrispondano, potrebbero esserci differenze dovute a problemi come furto, danneggiamento, errori di calcolo e carenza di fornitori. Puoi valutare l'entità di queste differenze osservando l'accuratezza dell'inventario. Affinché i tuoi processi aziendali funzionino in modo efficace, l'accuratezza dell'inventario è importante tanto quanto i livelli delle scorte.
#4. Costi di trasporto
Questa è la somma complessiva di denaro spesa per detenere, immagazzinare e possedere i tuoi beni. Dovresti tenere conto di quanto spendi per la sicurezza, il personale, l'archiviazione e le spese correlate. Puoi determinare per quanto tempo la tua azienda può tenere questo inventario a portata di mano prima di iniziare a perdere denaro osservando le tue spese di trasporto. Le due cause principali degli alti costi di trasporto sono l'inventario a rotazione lenta e le scorte morte, quindi dovrai trovare un modo per rimuovere o vendere le cose se vuoi ridurre i costi di trasporto.
#5. Valutazione dell'inventario
Durante la preparazione del bilancio di una società, questa procedura viene utilizzata per determinare il valore delle rimanenze invendute. Il tuo inventario rimanente riceve un valore finanziario attraverso la valutazione dell'inventario, che deve essere inclusa nel tuo bilancio. Inoltre, questo può essere utilizzato per calcolare il fatturato dell'inventario.
#6. Movimento di inventario
La velocità con cui vengono vendute le tue merci è nota come rotazione delle scorte. Le vendite più forti sono indicate da un valore maggiore e le vendite peggiori sono indicate da un valore inferiore. Se la tua azienda sta andando bene o se il tuo approccio alle vendite deve essere migliorato, il turnover delle scorte può informarti. Per determinare il tuo, utilizza il nostro calcolatore gratuito del turnover dell'inventario.
#7. Riorganizza i livelli
Il livello preciso di stock per un determinato articolo al di sotto del quale deve essere ricaricato o sostituito è noto come punto o livello di riordino. I punti di riordino sono necessari per evitare stockout (situazioni in cui un venditore esaurisce le scorte).
Perché è necessario il sistema di tracciamento dell'inventario?
Il sistema di tracciamento dell'inventario è necessario perché:
#1. Una migliore visibilità delle scorte
Puoi tenere traccia di tutti i tuoi prodotti mentre si muovono attraverso il tuo magazzino o impianto di stoccaggio, dal momento in cui arrivano al momento in cui partono, utilizzando il monitoraggio dell'inventario. Avrai così accesso alle informazioni sulla posizione attuale di ciascun prodotto, i livelli di stock, gli ordini di acquisto e di vendita pertinenti, ecc.
#2. Prevenire le carenze
Puoi determinare ciò che non hai e ricaricare la tua scorta in tempo se hai un conteggio preciso dei tuoi averi. In questo modo, puoi evitare di esaurire le scorte e perdere vendite utili. In un sondaggio Peoplevox, il 34% delle aziende ha affermato di aver consegnato gli ordini in ritardo perché non avevano gli articoli in magazzino, anche se non ne erano a conoscenza al momento dell'ordine.
#3. Previsioni di inventario migliorate
Puoi prevedere la quantità di inventario necessaria per soddisfare la domanda futura se disponi di un conteggio accurato del tuo inventario in vari momenti dell'anno. Questo potrebbe aiutarti a fare scelte di acquisto sensate e prevenire scorte eccessive o insufficienti. Secondo un'analisi di McKinsey & Company, le aziende possono risparmiare del 10% sulle spese di inventario evitando scorte eccessive e insufficienti.
#4. Monitoraggio di diverse posizioni
Può essere difficile per le aziende tenere traccia delle proprie scorte se utilizzano diversi magazzini o strutture di stoccaggio per conservare le merci. Avrai stringhe più lunghe di informazioni sulla posizione, più aree in cui posizionare gli articoli in modo errato, più luoghi in cui contare gli scaffali, più siti da cui organizzare la consegna e così via se disponi di più magazzini. Ecco perché alcuni sistemi consentono di tracciare numerosi negozi dalla stessa interfaccia. La complessità di questi dati può essere notevolmente ridotta avendo tutti i tuoi dati accessibili in un'unica posizione.
#5. Rilevamento degli errori più rapido
È possibile individuare tempestivamente le anomalie, che si tratti di errori, calo o aumento delle vendite o costi imprevisti, monitorando costantemente i livelli di inventario. Se riesci a identificare questi problemi prima che diventino seri, puoi risolverli.
Anche se il monitoraggio dell'inventario sembra un'operazione abbastanza semplice, può essere piuttosto impegnativo quando sono coinvolti più prodotti, come nel caso delle aziende più grandi. Tracciare manualmente le tue cose non è più un'opzione oltre un certo punto. Un metodo per tenere traccia dell'inventario potrebbe essere utile in questa situazione. Il software che ti aiuta a tenere traccia del movimento e della posizione del tuo inventario è chiamato sistema di tracciamento dell'inventario. Anche se esistono alcuni sistemi autonomi utilizzati solo per il monitoraggio dell'inventario, la maggior parte dei sistemi di monitoraggio dell'inventario è in realtà un componente del software di gestione dell'inventario.
Qual è il miglior programma per tenere traccia dell'inventario?
Ecco il miglior programma per tenere traccia dell'inventario:
- Migliore in assoluto: Cin7 Orderhive.
- Il meglio per le aziende B2B: inFlow.
- Il meglio per i negozi al dettaglio: Lightspeed Retail.
- Il meglio per i ristoranti: Upserve.
- Il meglio per la produzione: Megaventory.
- Migliore opzione gratuita: Zoho Inventory.
Qual è il modo più semplice per tenere traccia dell'inventario?
L'utilizzo di un sistema software di gestione dell'inventario affidabile e intuitivo è il metodo migliore per tenere traccia del tuo inventario. Puoi anche utilizzare codici a barre e codici QR per automatizzare operazioni altrimenti dispendiose in termini di tempo e soggette a errori, ricevere notifiche in tempo reale, aggiungere fotografie significative al tuo elenco di inventario e altro ancora utilizzando il software di gestione dell'inventario.
Come posso gestire l'inventario in Excel?
Ecco come gestire l'inventario in Excel:
- Evita insidie ed errori con l'inventario di Excel
- Aggiorna immediatamente
- Usa il cloud
- Prenditi il tempo per consolidare i dati
- Rivedi i tuoi dati
- Audit e revisione
- Sapere quando aggiornare
Quali sono i 5 passaggi per sistemi di inventario efficaci?
Di seguito sono riportati i 5 passaggi per sistemi di inventario efficaci:
- Crea un sistema per ottenere informazioni accurate e accessibili sul tuo inventario
- Crea un processo unico personalizzato per il tuo tipo di attività
- Tieni d'occhio le tendenze contemporanee del settore
- Preparati alle fluttuazioni della domanda e dell'offerta
Pensieri finali
Anche nelle migliori circostanze, può essere difficile soddisfare i consumatori. Questa difficoltà è solo in aumento. Il corretto software di gestione dell'inventario può fornire una vasta gamma di vantaggi, come una maggiore produttività, maggiore efficienza e visibilità più chiara. Tuttavia, i veri vincitori saranno inconsapevolmente i tuoi consumatori a causa di questi vantaggi.
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Riferimenti
