Le funzioni del dipartimento delle risorse umane sono varie e complesse, in quanto questo team è incaricato di gestire il capitale umano di un'azienda per raggiungere obiettivi aziendali definiti. Il dipartimento del personale è fondamentale in qualsiasi attività, dall'attrarre e mantenere i talenti alla protezione degli interessi e del benessere dei dipendenti. Secondo la rivista Forbes, numerosi studi dimostrano l'importanza di abbinare la strategia delle risorse umane per raggiungere gli obiettivi aziendali e migliorare le prestazioni aziendali. Secondo gli studi, è possibile ottenere un vero vantaggio competitivo attraverso le persone e le organizzazioni che lo fanno ottengono risultati eccezionali. Chiunque sia interessato alle risorse umane può aspettarsi una carriera piacevole. Se vuoi lavorare nelle risorse umane, devi prima conoscere le funzioni chiave del dipartimento delle risorse umane.
Quali sono gli obiettivi di un dipartimento delle risorse umane?
Per comprendere le funzioni del dipartimento delle risorse umane, è necessario capire cosa anticipare da esso e quali obiettivi ha. In generale, sappiamo che la sua principale responsabilità è contribuire al successo di un'azienda individuando, trattenendo e sviluppando le risorse umane. Da un lato, ciò si ottiene attraverso lo sviluppo di programmi efficienti, garantendo al contempo che aderiscano alle norme e ai regolamenti stabiliti in questo campo.
In particolare, i principali obiettivi della funzione Risorse Umane sono:
#1. Contribuire agli obiettivi di business dell'azienda.
Un team professionale di risorse umane è necessario per raggiungere gli obiettivi organizzativi. L'amministratore delegato o il consiglio di amministrazione deve determinare le esigenze dell'organizzazione e il team delle risorse umane deve identificare le persone giuste per soddisfare tali esigenze, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione.
#2. Attira e trattieni i migliori talenti
Il dipartimento delle risorse umane deve reclutare e trattenere i migliori esperti del settore. Ciò richiede una strategia ben pianificata e l'attuazione di programmi adeguati per aumentare la motivazione e il benessere del personale.
#3. Migliorare il benessere del personale
Il dipartimento delle risorse umane deve impegnarsi a garantire il benessere, la motivazione e lo sviluppo del personale dell'azienda. Misurare l'ambiente di lavoro, lanciare programmi di sviluppo e fornire incentivi sono solo alcune delle cose che realizzano.
#4. Aumentare la produttività
Internamente, l'ufficio del personale deve anche monitorare la produttività e le prestazioni dell'intera forza lavoro. Dovrebbero essere in grado di identificare le aree di miglioramento e avviare piani di attuazione.
#5. Garantire che le normative vengano rispettate.
Esistono diverse politiche e leggi sull'occupazione di cui è responsabile in ultima analisi il dipartimento delle risorse umane. Vacanze, giorni di malattia, congedo di maternità/paternità... Tutto è regolamentato e deve essere rigorosamente applicato.
Cosa fa il dipartimento delle risorse umane?
La gestione delle persone, come definita da Fernando Arias G., autore di Administración de Recursos Humanos (Amministrazione delle risorse umane), è “la disciplina che cura l'organizzazione dei dipendenti che lavorano in un'azienda, al fine di raggiungere gli obiettivi di entrambe le parti. " Come suggeriscono questa definizione ei punti precedenti, il ruolo di questo dipartimento è fondamentale.
È incaricato di stabilire un clima di lavoro piacevole e di nutrire il benessere e la produttività della forza lavoro, nonché di prendersi cura delle esigenze e delle circostanze che emergono con i dipendenti di un'organizzazione.
È anche il luogo in cui i membri dell'organizzazione si rivolgono quando hanno bisogno di assistenza, consulenza o sostegno. Le persone in questo dipartimento devono quindi essere in contatto con il posto di lavoro e comprendere le specificità dell'azienda, di ciascun dipendente, l'attuale condizione economica e il mercato del lavoro. Ora vediamo un elenco delle funzioni chiave del dipartimento delle risorse umane.
Elenco delle Funzioni Fondamentali della Direzione Risorse Umane
Il dipartimento delle risorse umane è responsabile di una serie di responsabilità e attività a vantaggio dell'azienda e dei suoi dipendenti. Di conseguenza, il numero di funzioni è pressoché illimitato e possiamo sostenere che le funzioni delle risorse umane sono vaste e piuttosto diverse. Tutte queste funzioni devono essere definite quando si stabilisce il dipartimento delle risorse umane e si sviluppa un piano strategico.
Le funzioni chiave del dipartimento delle risorse umane sono le seguenti:
#1. Pianificazione delle risorse umane
Il dipartimento delle risorse umane è incaricato di elaborare strategie per il futuro dell'azienda e dei dipendenti. Molte altre funzioni delle risorse umane, come il reclutamento e l'assunzione di talenti, la gestione delle prestazioni e la pianificazione della successione, sono influenzate da questo ruolo. Gli esperti delle risorse umane devono esaminare gli scopi e gli obiettivi dell'azienda e ideare strategie per la forza lavoro per aiutarli a raggiungerli. Possono, ad esempio, aumentare le assunzioni per raggiungere gli obiettivi di produzione o attrarre personale con determinate competenze per realizzare un progetto o un'impresa. Durante la pianificazione, il reparto risorse umane si impegna spesso con altri reparti per assicurarsi di conoscere le loro esigenze.
Diversi elementi devono essere presi in considerazione dal dipartimento durante il coordinamento e l'attuazione di questi piani. Per stabilire pratiche coerenti, devono garantire che le loro tattiche si colleghino con l'obiettivo dell'azienda. Gli esperti delle risorse umane devono anche tenere d'occhio i problemi esterni che potrebbero avere un impatto sull'organizzazione, come i cambiamenti nelle leggi o nella tecnologia. L'adozione di queste azioni può aiutare l'organizzazione ad adattarsi ai cambiamenti necessari, consentendole di continuare a perseguire la propria visione e i propri obiettivi pur rimanendo competitiva sul mercato.
#2. Reclutamento e selezione di talenti
Il dipartimento delle risorse umane è fondamentale per la capacità di un'organizzazione di attrarre e trattenere i talenti. Possono collaborare con la direzione per fissare obiettivi di reclutamento e identificare i tipi di candidati o ruoli che devono essere ricoperti. Questi professionisti possono anche assistere nella creazione e nel caricamento di annunci di lavoro, nell'identificazione di persone qualificate e nel primo processo di screening. Possono navigare in siti di networking professionale o visitare eventi di persona come fiere del lavoro durante la ricerca di candidati.
Gli specialisti delle risorse umane aiutano anche con i processi di assunzione e onboarding. Possono emettere un'offerta di lavoro a potenziali lavoratori, fornire una data di inizio, negoziare un compenso e avviare il processo di iscrizione ai benefici. Questi specialisti danno un orientamento sul posto di lavoro il primo giorno di lavoro per familiarizzare i dipendenti con il posto di lavoro e le normative e le procedure aziendali.
#3. Benefici e compenso
Il dipartimento delle risorse umane assiste nella gestione e nella supervisione della retribuzione e dei benefici dei dipendenti. Collaborano con la direzione per stabilire i compensi e, ove necessario, negoziarli con i dipendenti. Quando un dipendente è assunto, il dipartimento delle risorse umane lo inserisce nel proprio sistema di buste paga ed è responsabile di garantire che venga pagato in tempo secondo il programma di pagamento. Questo dipartimento monitora anche le norme retributive del settore per garantire che l'azienda rimanga competitiva. Se la società non è in grado di fornire un salario competitivo, può compensare con benefici aggiuntivi.
I dipendenti spesso ricevono un pacchetto di benefici che include assicurazione sanitaria e dentale, assicurazione sulla vita, 401 (k) e piani di pensionamento, così come il tempo libero retribuito. Gli esperti delle risorse umane creano questi pacchetti e applicano politiche e procedure come parte del loro lavoro. Possono negoziare sconti di gruppo con i fornitori di assicurazioni e organizzare gli sforzi di pianificazione della pensione. Il dipartimento delle risorse umane informa i dipendenti sui loro vantaggi rispondendo alle domande, ricordando loro scadenze importanti e persino sollecitando feedback su qualsiasi altro vantaggio desiderabile.
#4. Salute e sicurezza
La funzione Risorse Umane è preposta alla creazione e all'esecuzione delle procedure in materia di salute e sicurezza sul lavoro. I datori di lavoro sono tenuti a creare un ambiente di lavoro sicuro ai sensi dell'Occupational Safety and Health Act del 1970 (OSHA). Questo dipartimento deve avere familiarità con le normative OSHA e rispettarle supervisionando la formazione sulla sicurezza, monitorando i registri degli infortuni, segnalando gli infortuni e gestendo eventuali richieste di risarcimento che si verificano di conseguenza.
Le misure di sicurezza implementate possono essere imposte dal settore o progettate per garantire la sicurezza generale, come i regolamenti sulle molestie e la pianificazione delle emergenze.
#5. Rispetto delle leggi sul lavoro
Oltre agli standard di salute e sicurezza, il dipartimento delle risorse umane garantisce che l'organizzazione rispetti le leggi sul lavoro applicabili. Il rispetto di tali regole può aiutare a prevenire reclami sulle pratiche di impiego o sulle condizioni del posto di lavoro. Gli specialisti delle risorse umane sono istruiti sulla legislazione statale e federale come il Fair Labor Standards Act, il titolo VII del Civil Rights Act, il National Labour Relations Act e il Family and Medical Leave Act.
Per mantenere la conformità, questi specialisti gestiscono la documentazione, creano criteri e coordinano la formazione. Queste regole affrontano argomenti come i requisiti di pausa, l'orario di lavoro, le norme sulle molestie e le pari opportunità di lavoro. Inoltre aggiornano e gestiscono i manuali aziendali per garantire che i dipendenti siano consapevoli dei loro diritti e tutele. La funzione Risorse Umane gestisce anche eventuali reclami sulla conformità e, se necessario, adotta provvedimenti disciplinari.
#6. Sviluppo e formazione
Il dipartimento delle risorse umane supervisiona e supervisiona la formazione e lo sviluppo dei dipendenti come parte del processo di pianificazione delle risorse umane. I nuovi dipendenti sono spesso formati per apprendere i regolamenti e le procedure aziendali, nonché i talenti, le attrezzature o le risorse specifici necessari per svolgere il proprio lavoro. Il dipartimento delle risorse umane collabora anche con i manager per sviluppare e implementare programmi che insegnano ai dipendenti esistenti abilità o competenze specifiche. Queste opportunità sono spesso progettate per aiutare i dipendenti a migliorare le proprie prestazioni o raggiungere gli obiettivi aziendali. Una società che implementa una nuova tecnologia, ad esempio, può lanciare un programma per insegnare al personale come usarla.
Oltre alla formazione interna, il dipartimento delle risorse umane può assistere nel coordinamento della partecipazione dei dipendenti a seminari, convegni, conferenze o opportunità di formazione continua. Promuovere lo sviluppo professionale sul posto di lavoro potrebbe far sentire i dipendenti più apprezzati. Questa cultura ha il potenziale per ridurre il fatturato aumentando la produzione e l'efficienza.
#7. Rapporti di lavoro e dipendenti
Il dipartimento delle risorse umane supervisiona frequentemente i rapporti tra i dipendenti ei loro dirigenti. Durante una lite, un esperto delle risorse umane può fungere da mediatore. L'agenzia è anche incaricata di affrontare i problemi sul posto di lavoro dei dipendenti. Può anche occuparsi della gestione dei rapporti sindacali nelle organizzazioni con personale sindacalizzato. Per mantenere solide connessioni, il dipartimento garantisce che le politiche e i processi aziendali soddisfino le esigenze dei sindacati e si impegni con loro su base regolare. Mantenere i contatti con i sindacati può anche aiutare l'azienda a identificare difficoltà future e risolverle al fine di evitare escalation, come scioperi o proteste.
#8. Soddisfazione degli impiegati
I responsabili delle risorse umane sono anche responsabili del benessere generale del personale dell'organizzazione. Per aiutare i dipendenti a evitare il burnout, dovrebbero promuovere e implementare attività di salute e benessere. Possono, ad esempio, incoraggiare il personale a utilizzare i propri giorni di ferie o organizzare iniziative di benessere. Gli specialisti delle risorse umane possono anche fornire assistenza specializzata ai dipendenti che si trovano in difficoltà personali. Possono offrire strumenti o indicazioni specifici per aiutare a ridurre il problema, oppure possono discutere le scelte per il dipendente, incluso il tempo libero e altri vantaggi.
#9. Gestione delle prestazioni
La funzione risorse umane è inoltre responsabile del monitoraggio delle prestazioni lavorative del personale della società. Le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti e dei manager sono attività comuni nella gestione delle prestazioni. Queste attività aiutano a determinare se la forza lavoro sta raggiungendo o meno gli obiettivi e gli obiettivi dell'organizzazione. Le informazioni raccolte potrebbero essere utilizzate dal dipartimento delle risorse umane per creare o fornire opportunità di formazione e sviluppo secondo necessità. I colloqui di uscita possono anche aiutare il personale delle risorse umane a capire perché i dipendenti scelgono di andarsene, il che può aiutare con la gestione delle prestazioni. Se il dipartimento identifica un problema comune, può iniziare a implementare modifiche per aiutare a garantire la fidelizzazione del personale.
#10. Pianificazione della carriera e successione
Il dipartimento può svolgere attività di pianificazione della carriera o della successione nell'ambito della pianificazione delle risorse umane. Quando si prevede che i ruoli di alto livello diventeranno vacanti, il dipartimento delle risorse umane può collaborare con i manager per identificare le persone con le migliori prestazioni che potrebbero ricoprirli. Oltre alle prestazioni lavorative, possono valutare i potenziali candidati in base alla loro reputazione interna e ai talenti necessari che possono offrire al ruolo. Avere un piano di successione in atto può aiutare l'organizzazione a prevenire l'interruzione.
#11. Cultura aziendale e coinvolgimento dei dipendenti
Il dipartimento delle risorse umane promuove un ambiente di lavoro coinvolgente per i suoi dipendenti. Può organizzare attività come ritiri, tornei o feste in ufficio per incoraggiare il coinvolgimento e il networking. Questi specialisti possono anche creare newsletter frequenti per tenere aggiornato il personale sulle novità e sulle attività aziendali. I dipendenti che sono impegnati al lavoro hanno un morale più alto e tassi di fidelizzazione.
Un altro approccio per coinvolgere i dipendenti consiste nel fornire incentivi o premi per le loro prestazioni o il loro coinvolgimento nelle attività sul posto di lavoro. Ad esempio, la società può istituire un programma di riferimento per aumentare i propri sforzi di assunzione e offrire incentivi monetari alle persone che segnalano candidati. I vincitori dei concorsi possono guadagnare carte regalo o altri premi fisici. Questi tipi di premi possono aiutare i dipendenti a sentirsi apprezzati e motivati a venire a lavorare.
#12. Valutazione del lavoro
Il dipartimento delle risorse umane di un'azienda può essere incaricato di valutare i ruoli lavorativi. Questi professionisti valutano ogni lavoro e determinano il titolo, i compiti, le responsabilità e le capacità appropriati necessari per realizzarlo. Poiché le descrizioni delle mansioni cambiano nel tempo, il dipartimento è anche responsabile della loro revisione secondo necessità. Questo dovere può aiutare con la pianificazione e il reclutamento delle risorse umane. Le posizioni sono anche valutate dall'agenzia per determinarne il valore. Impiegano tecniche diverse, come classificare le posizioni o classificarle. Questa valutazione aiuta l'organizzazione a determinare come premiare o compensare equamente il personale in determinate responsabilità.
#13. Responsabilità amministrative
Il dipartimento delle risorse umane è anche responsabile dell'amministrazione quotidiana della forza lavoro. Sono incaricati di conservare i registri e i file del personale, nonché i documenti relativi all'onboarding e all'offboarding, alle polizze assicurative e ai contratti dei dipendenti. I dipendenti potrebbero chiedere chiarimenti o supporto a questi professionisti in merito a importanti procedure e politiche sul posto di lavoro o amministrative. Le procedure di gestione stipendi e programmazione, ad esempio, possono essere gestite da professionisti del dipartimento. Il dipartimento gestisce anche l'organizzazione del viaggio e le spese relative all'attività, se necessario.
Come migliorare le funzioni delle risorse umane
Puoi utilizzare le fasi seguenti come guida per creare funzioni HR migliorate:
#1. Effettuare la formazione
I professionisti delle risorse umane devono frequentare la formazione per mantenere aggiornata la loro comprensione di importanti leggi, regole e processi in materia di lavoro. Possono anche sfruttare le opportunità per sviluppare competenze fondamentali per i loro ruoli, come l'utilizzo di determinati software o la fornitura di servizi di risoluzione delle controversie. Man mano che queste persone continuano a imparare come svolgere il proprio lavoro, il team verrà rafforzato e i processi delle risorse umane verranno migliorati.
#2. Aderire alla missione dell'azienda.
La maggior parte delle organizzazioni ha una missione che desidera mantenere o raggiungere. Il dipartimento delle risorse umane dovrebbe tenere a mente la missione e i valori corrispondenti durante la progettazione di politiche e procedure. Mantenere tale allineamento può aiutare a garantire la coerenza in tutte le aree aziendali e mantenere l'attenzione sul raggiungimento degli obiettivi fissati dai suoi leader.
#3. Stabilisci le tue aspettative
Il dipartimento delle risorse umane deve sottolineare le aspettative per ciascun ruolo durante il processo di reclutamento e assunzione. Quando i nuovi assunti colgono tali aspettative, sono più preparati ad assumersi gli obblighi del lavoro. Può anche stabilire criteri da utilizzare per valutare le proprie prestazioni e apportare i necessari miglioramenti.
#4. Incoraggiare l'apertura.
Per garantire che i dipendenti si sentano a proprio agio nell'affrontare i propri desideri o problemi, il dipartimento delle risorse umane dovrebbe implementare una politica di comunicazione aperta. Per acquisire il contributo dei dipendenti, il dipartimento può anche inviare e gestire sondaggi anonimi. Quando i professionisti delle risorse umane possono osservare come i dipendenti si sentono riguardo al loro posto di lavoro, possono aiutarli a rilevare e risolvere i problemi.
#5. Utilizzare il software delle risorse umane.
I sistemi informativi delle risorse umane, ad esempio, possono aiutare il dipartimento a completare le attività amministrative in modo più efficiente ed efficace. Tale software include spesso tecnologie di automazione per aiutare a risparmiare tempo e migliorare la coerenza del processo. Può anche aiutare a centralizzare i dati dei dipendenti o altre informazioni sensibili, consentendo l'accesso su richiesta.
Conclusione
Le risorse umane sono un lavoro poliedrico che consente alle aziende di ottenere il massimo dal proprio personale. Per operare attraverso queste funzioni fondamentali delle risorse umane, è necessario disporre di un set di competenze diversificato come professionista delle risorse umane. La formazione in risorse umane non può terminare con l'ottenimento della qualifica di base. Il posto di lavoro e la società sono in continua evoluzione ed evoluzione. Anche tu devi continuare a crescere per guidare con successo i tuoi dipendenti attraverso il cambiamento.
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Riferimenti
