Per mantenere la legalità della tua azienda e la sicurezza dei tuoi dipendenti, è essenziale garantire la conformità delle risorse umane. Per ridurre il rischio legale dell'azienda, un team dedicato alla conformità delle risorse umane o una persona delle risorse umane assegnata è incaricata di negoziare diverse norme e regolamenti federali e statali. Le risorse umane aiutano a prevenire potenziali responsabilità, sanzioni e controversie che potrebbero danneggiare la reputazione dell'azienda in questo modo. In questo post, esamineremo cosa significa conformità delle risorse umane, il suo lavoro, la formazione, il software e la sua importanza.
Andiamo avanti!!!
Conformità delle risorse umane
La creazione di politiche e procedure per garantire che la tua azienda rispetti le leggi e le normative vigenti in materia di lavoro e occupazione è nota come conformità delle risorse umane. Le risorse umane non solo lavorano per verificare che le normative sul posto di lavoro siano conformi alla legislazione statale e locale, ma applicano anche le politiche per garantire che tutti i dipendenti le rispettino.
Poiché tutti i datori di lavoro sono tenuti a rispettare i propri obblighi legali, la conformità delle risorse umane è essenziale per la tua azienda. La non conformità potrebbe comportare multe, sanzioni o persino azioni legali che potrebbero essere dannose per l'azienda. In altre parole, per salvaguardare la propria azienda, i responsabili delle risorse umane devono dare priorità alla conformità delle risorse umane.
All'interno delle risorse umane, ci sono numerose variazioni nell'osservazione. Inizieremo con quattro:
- Conformità statutaria: la conformità statutaria implica l'attuazione e il rispetto delle regole stabilite dal governo in materia di occupazione e luogo di lavoro.
- Conformità normativa: questo argomento si sovrappone occasionalmente alla conformità normativa, ma c'è una differenza in quanto la tua azienda deve rispettare le normative di una particolare autorità di regolamentazione.
- Conformità contrattuale: proprio come dovrebbe essere, la conformità contrattuale si riferisce all'adesione della tua organizzazione alle regole e alle condizioni a cui è soggetta.
- Conformità al diritto sindacale: alcune aziende possono lavorare con dipendenti sindacali. La Screen Actors Guild, ad esempio, rappresenta quasi 100,000 attori e tecnici.
Lavoro di conformità delle risorse umane
Di seguito sono riportati alcuni lavori su cui puoi lavorare come lavoro di conformità delle risorse umane:
#1. Lavoro di Compliance, Audit e Policy Manager delle risorse umane
Con Workday che funge da base per il suo dipartimento interdivisionale Global HR Operations, Flutter sta attualmente intraprendendo un'entusiasmante transizione delle risorse umane. I marchi e le divisioni di Flutter riceveranno servizi di alta qualità e soluzioni HR agili e scalabili da questo centro di eccellenza per le persone. Al fine di guidare e supportare iniziative in aree come la ricompensa; talento, impegno, apprendimento; audit, policy e conformità, una nuova funzione di supporto per i servizi specialistici collaborerà con i team esperti delle risorse umane.
#2. Lavoro di consulente per la conformità delle risorse umane
Questa posizione, che riporta al responsabile dei servizi condivisi delle risorse umane, è incaricata di garantire che tutte le attività amministrative necessarie per le risorse umane, tra cui l'assunzione, il licenziamento e l'esecuzione di tutti i controlli normativi necessari, siano eseguite. La persona prescelta avrà un contratto a tempo determinato di 12 mesi e avrà la possibilità di lavorare sia in ufficio che da casa.
#3. Stagista HR Compliance - 12 mesi di lavoro
Lo stagista per la conformità delle risorse umane assisterà con molte iniziative di conformità delle risorse umane nel Regno Unito e nell'Europa occidentale mentre lavora con il responsabile della conformità delle risorse umane dell'Europa occidentale e l'analista della conformità delle risorse umane del Regno Unito. Ci saranno una varietà di attività, come la revisione delle politiche, la risposta a domande ad hoc dei dipendenti e l'assistenza con i documenti di onboarding. Inoltre, sarà necessaria assistenza con audit remoti delle sedi per verificare la conformità alle leggi nazionali e alle politiche e procedure SLB HR. Questa sarà una posizione pratica, quindi il candidato ideale dovrebbe essere molto interessato alla conformità e al diritto del lavoro in generale.
#4. Lavoro di responsabile della conformità e delle risorse umane
La posizione richiede una combinazione di capacità analitiche, conoscenza dei requisiti aziendali, elevata consapevolezza commerciale, spiccate capacità amministrative e un occhio attento ai dettagli. Insieme a un atteggiamento allegro e positivo, una precedente esperienza di lavoro con ISO 13485 o 9001 sarebbe un grande vantaggio.
#5. Lavoro di responsabile dell'onboarding e della conformità delle risorse umane
Puoi interagire con infermieri, medici e altri operatori sanitari mentre gestisci le loro domande di immigrazione, domande di diritto al lavoro, controlli DBS, referenze e autorizzazioni sanitarie sul lavoro come parte della tua frenetica funzione di squadra. Per garantire che tutti i controlli preliminari all'assunzione siano terminati prima della data di inizio prevista, redigerai contratti di lavoro e lavorerai sotto pressione. In qualità di punto di contatto iniziale dei nuovi assunti, sarai incaricato di stabilire un rapporto con loro e il loro nuovo manager di linea.
#6. Lavoro di coordinatore delle risorse umane / amministratore delle risorse umane
Il ruolo del coordinatore delle risorse umane è quello di gestire il processo e produrre la documentazione per offerte di lavoro, nuove assunzioni, dipendenti in uscita, prove e promozioni, fornendo anche coordinamento e assistenza amministrativa per la funzione HR. assistenza per incarichi relativi ai dipendenti per HR Business Partner e Business Unit Leaders.
Formazione sulla conformità delle risorse umane
Pertanto, la formazione sulla conformità delle risorse umane è il processo di informazione dei dipendenti sulle norme e i regolamenti che hanno un impatto sulle loro responsabilità lavorative quotidiane. Aiuta a prevenire problemi sul posto di lavoro come le organizzazioni che infrangono la legge. Per regolamentare le attività e i luoghi di lavoro, sono state messe in atto rigide regole, leggi e regolamenti federali e statali. Questi criteri di conformità subiscono modifiche annuali in alcune aree. È necessario eseguire una formazione regolare per garantire che i datori di lavoro e i dipendenti siano sempre informati su queste regole.
Perché la formazione sulla conformità delle risorse umane è così importante?
Gli individui spesso soccombono ai loro pregiudizi e agiscono in modi che portano a situazioni disorganizzate. Offrendo formazione sulla conformità delle risorse umane, ogni dipendente ha un punto di controllo. Al fine di prevenire comportamenti offensivi, dannosi e dirompenti come molestie e discriminazioni, la formazione sulla conformità presso la tua azienda ha una sola funzione, rispondere alla domanda.
Il comportamento irrispettoso e improprio delle persone nei confronti di dipendenti specifici può essere frenato quando viene specificatamente informato che tale comportamento è vietato, consentendo loro di rimanere concentrati sui propri obblighi lavorativi. La formazione sulla conformità delle risorse umane garantisce inoltre uniformità nel modo in cui le molestie e le discriminazioni vengono viste, segnalate, esaminate e documentate nella tua azienda.
Il primo e più importante passo per stabilire un luogo di lavoro piacevole e produttivo e una cultura di onestà, fiducia e conformità è quindi la formazione sulla conformità delle risorse umane. Una regolare formazione sulla conformità può anche aiutarti a difendere la tua attività da eventuali azioni legali che i potenziali lavoratori potrebbero intentare.
Quali argomenti dovrebbero essere trattati in un corso sulla conformità delle risorse umane?
Il tuo obiettivo principale dovrebbe essere quello di educare ogni dipendente su ciò che costituisce molestia, discriminazione e violenza sul posto di lavoro. La tua gente deve imparare quali comportamenti sono inaccettabili durante la formazione. Deve sottolineare che il comportamento improprio deve essere segnalato e spiegare le implicazioni di tali attività. Il processo per la segnalazione di molestie, aggressioni e discriminazioni deve essere molto specifico.
I tuoi supervisori del reclutamento devono essere istruiti a non far emergere questi tratti direttamente durante il colloquio e il processo di selezione o a tenerne conto quando si prendono decisioni in merito al personale.
Con quale frequenza i lavoratori dovrebbero ricevere una formazione sulla conformità?
Per i dipendenti attuali, la formazione sulla conformità delle risorse umane è in genere obbligatoria almeno una volta all'anno. I nuovi assunti, tuttavia, devono sempre partecipare a una sessione di formazione individuale sulla conformità. Considerare di aver fornito in precedenza al proprio personale una formazione sulla conformità; in tal caso, è probabile che tu abbia tutte le informazioni necessarie per presentare, come file PDF o lunghe lezioni video. Questi possono essere utilizzati per fornire regolarmente al personale una formazione di aggiornamento in modo che possa mantenere la conformità al primo posto.
È necessario eseguire il monitoraggio e la documentazione della formazione sulla conformità delle risorse umane?
È possibile dimostrare la conformità agli standard di settore o governativi conservando registri rigorosi che dimostrano che la tua azienda ha completato la formazione sulla conformità del personale. Quindi, devi documentare quando ogni sessione di formazione sulla conformità per il tuo personale è terminata. L'utilizzo di un sistema di gestione dell'apprendimento per monitorare e gestire i record di conformità e formazione è la soluzione più semplice. In alternativa, puoi registrare un foglio firmato da una classe che stai fornendo con un istruttore.
In che modo la formazione sulla conformità delle risorse umane può ispirare la partecipazione dei dipendenti?
Considerato quanto sia importante per i lavoratori mantenere la conformità, alle sessioni di formazione sulla conformità deve essere attribuito lo stesso peso. Partecipare al team di leadership della tua azienda è l'approccio più rapido per garantire il pieno coinvolgimento della forza lavoro. Ad esempio, quando il CEO partecipa occasionalmente alla formazione, il personale ne riconoscerà immediatamente l'importanza. Inoltre, il grado di coinvolgimento e la partecipazione complessiva alla formazione potrebbero essere collegati alle valutazioni dei dipendenti. Nonostante il fatto che questa misura possa sembrare eccessivamente rigorosa, funzionerà. La verità è che il successo della tua organizzazione dipende dall'implementazione di un'ampia formazione sulla conformità.
Software per la conformità delle risorse umane
Ognuna delle soluzioni di gestione della conformità in questo elenco si comporta in modo leggermente diverso. Quello adatto a te dipenderà dai requisiti della tua azienda. Quanto segue fornisce una breve panoramica di ciascun software di gestione della conformità. Ecco alcune delle caratteristiche distintive di ciascun programma, nonché schermate che mostrano l'interfaccia utente.
#1. Software per la conformità delle risorse umane: Deel
Deel è uno strumento di presentazione delle risorse umane all'avanguardia che aiuta le aziende a garantire che il proprio personale sia assunto e retribuito in conformità con le leggi e i regolamenti regionali. Tutte le principali aree di conformità, tra cui sicurezza, diritto del lavoro, buste paga, benefici e immigrazione, sono coperte dalle funzionalità del software, che includono approvazioni del flusso di lavoro, gestione dei documenti e reportistica.
Deel offre una varietà di funzionalità che semplificano agli utenti la gestione della conformità per le aziende. Le integrazioni con le soluzioni software per le risorse umane più apprezzate sono tra le nuove funzionalità più recenti, che semplificano l'importazione e l'esportazione dei dati di conformità. Programmi software popolari tra cui Ashby, SCIM, Hibob, Expensify, Greenhouse, Netsuite, Okta, OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday, BambooHR e Workable hanno tutti integrazioni disponibili. Deel include anche un'API aperta per facilitare integrazioni più personalizzate.
#2. Software per la conformità delle risorse umane: iSpring Learn
Puoi eseguire l'onboarding nel modo più efficiente possibile e aumentare la formazione dei tuoi dipendenti con l'aiuto di iSpring Learn. Tutti i documenti necessari possono essere scansionati, le presentazioni PPT possono essere convertite in una versione online, caricate sul sito e fornite ai nuovi assunti. In alternativa, sviluppa corsi di formazione online e organizzali in percorsi di apprendimento. È possibile ottenere i rapporti sui progressi degli studenti più approfonditi e completi da iSpring Learn per un individuo specifico, una divisione o l'intero team. Puoi determinare i punti di forza e le aree di miglioramento di un dipendente, la sua volontà di apprendere nuove competenze e altri dettagli cruciali che ti aiutano a determinare se debbano rimanere o meno con l'azienda dopo il periodo di prova e come svilupparli al meglio per raggiungere il loro pieno potenziale.
Il tuo sistema HR, il sistema ERP, il portale aziendale e altri sistemi sono tutti perfettamente integrati con iSpring Learn. Questa piattaforma offre integrazioni con ADP, zoom, BambooHR, Salesforce e Workday. Puoi creare integrazioni uniche con altri prodotti che potresti utilizzare grazie alla sua API REST/SOAP.
#3. Software per la conformità delle risorse umane: Homebase
Utilizzando gli aggiornamenti automatici e altre funzionalità di monitoraggio della conformità, Homebase è un software all-in-one per le risorse umane che consente alle piccole imprese di rimanere al passo con la conformità e le norme sul lavoro. Homebase aiuta le aziende ad aderire alle leggi sul lavoro locali, statali e federali salvando i dati necessari dei cartellini, monitorando le interruzioni e monitorando gli straordinari per assicurarsi che non superino i limiti consentiti.
Il Fair Labor Standards Act impone ai datori di lavoro delle organizzazioni con sede negli Stati Uniti di affiggere poster del diritto del lavoro in tutto il loro posto di lavoro. Homebase ti fornirà un poster aggiornato per semplificare la procedura e assicurarti di essere sempre conforme quando cambiano le normative sul lavoro, oltre a inviarti avvisi automatici di conformità. Al fine di mantenere conformi i record di formazione, avvisa automaticamente gli utenti anche quando le certificazioni dei dipendenti stanno per scadere. Numerose piattaforme HR ben note, tra cui Gusto, Quickbooks, ADP, Rippling, Square Payroll, Paychex e SurePayroll, nonché numerosi fornitori di punti vendita, dispongono tutte di opzioni di integrazione.
#4. Software per la conformità delle risorse umane: Diligent ESG
Diligent è un'applicazione GRC (Quality Management and Governance, Risk and Compliance) con funzionalità create per una varietà di settori, tra cui sanità e banche. Le funzionalità di conformità incoraggiano la condotta legale tra i lavoratori e forniscono informazioni utili alle risorse umane. Opporsi diligentemente a prezzi e promozioni. Tuttavia, tramite il sito Web, è possibile richiedere maggiori dettagli. È semplice gestire la conformità e il rischio. Il software assiste le risorse umane nel tenere d'occhio l'attività per identificare tempestivamente le non conformità. Ad esempio, attirerà immediatamente la tua attenzione su potenziali conflitti di interesse in modo che tu possa agire prima che diventino un problema. Inoltre, puoi sviluppare regole conformi e implementarle per tutto il personale della tua organizzazione.
#5. Software per la conformità delle risorse umane: Cornerstone OnDemand
Cornerstone è un solido sistema software per la gestione dei talenti delle risorse umane incentrato sulla conformità. Aiutano nella mitigazione del rischio per l'intera azienda. Il prodotto è eccellente per assistere i dipendenti con la formazione sulla conformità. Per fare in modo che tutti completino le lezioni pertinenti alla propria professione, è possibile automatizzare i percorsi formativi in base ai ruoli.
I dipendenti possono accedere facilmente alla formazione utilizzando la dashboard dei dipendenti su un PC o un dispositivo mobile. Una volta completati i programmi richiesti, possono accedere a corsi aggiuntivi per continuare la loro formazione. Nel frattempo, le risorse umane possono monitorare statistiche come il completamento del corso utilizzando la dashboard. Lo strumento tiene sotto controllo le azioni che fai per mantenere la conformità. Per assicurarti di essere preparato per le indagini, utilizza questo audit trail. Puoi comunicare queste intuizioni ai leader attraverso report personalizzabili.
Importanza della conformità delle risorse umane
Ora che abbiamo visto cos'è la compliance delle risorse umane, diamo un'occhiata alla sua importanza:
#1. Importanza della conformità delle risorse umane: evitare sanzioni e problemi legali
Un audit esterno della tua attività potrebbe avvenire in qualsiasi momento. L'obiettivo di un audit di conformità esterno è esaminare in che modo la tua azienda rispetta i requisiti legali durante lo svolgimento di un audit. Puoi prevenire problemi legali e risparmiare denaro per la tua azienda aderendo alle varie leggi e normative rilevanti per il tuo settore.
#2. Importanza della conformità delle risorse umane: difendere la reputazione di un'azienda
I casi di non conformità, come l'errata classificazione dei dipendenti o la mancanza di sicurezza sul posto di lavoro, sono spesso discussi dai media e possono danneggiare la tua reputazione come azienda e come datore di lavoro. Ciò ha ulteriori effetti sulle strategie di assunzione, fidelizzazione e fiducia dei clienti.
#3. Importanza della conformità delle risorse umane: creare un luogo di lavoro fantastico
Stabilire un ambiente in cui i tuoi dipendenti si sentano al sicuro e possano fidarsi di te come datore di lavoro richiede la conformità delle risorse umane.
Come può essere garantita la conformità delle risorse umane?
La tua azienda sarà meglio preparata per il successo a lungo termine se aderisci alle migliori pratiche di conformità delle risorse umane.
#1. Tieni nota dei requisiti di conformità che ti riguardano.
Le leggi e le linee guida che devi rispettare dipendono da una serie di variabili, tra cui la tua regione, il settore in cui operi e le dimensioni della tua azienda. Puoi utilizzare il software di conformità per monitorare i requisiti normativi per aiutarti in questo.
#2. Assegna diversi ruoli nel dipartimento delle risorse umane per la conformità
I membri del personale delle risorse umane devono essere ben consapevoli delle proprie responsabilità nel garantire la conformità delle risorse umane. Considera le seguenti domande mentre pianifichi il tuo tempo: molti membri del team condividono questo compito o designi una persona responsabile della conformità? In caso affermativo, questa persona possiede le competenze e le conoscenze richieste? Come sarebbero sviluppati se no?
In base alle tue esigenze, puoi persino scegliere di lavorare con un'agenzia di consulenza o assumere un funzionario/manager/team dedicato alla conformità delle risorse umane in una grande azienda. Inoltre, potresti richiedere assistenza legale. Di conseguenza, potrebbe essere necessario istituire un team interfunzionale per assistere con la conformità nella tua azienda.
#3. Tenere il passo con le modifiche legislative
Tieni d'occhio le modifiche alle leggi e alle regole che interessano la tua azienda. Le modifiche avvengono spesso all'inizio dell'anno.
#4. Rivedi periodicamente le tue politiche per le risorse umane
Conduci regolarmente audit delle risorse umane per verificare l'osservanza delle tue politiche sulle risorse umane, come le politiche sui congedi, le politiche di non discriminazione e le politiche salariali. Considera la revisione delle tue politiche. Inoltre, puoi fornire formazione sulla conformità delle risorse umane per il tuo personale. La formazione sul piano d'azione affermativo, la formazione sulla conformità al colloquio per le agenzie di reclutamento e i nuovi intervistatori e la formazione sul Fair Labor Standards Act (FLSA) sono alcuni esempi.
#5. Sii coerente nel modo in cui implementi le tue politiche.
È necessario essere coerenti quando si eseguono audit delle risorse umane, si utilizzano le politiche sulle procedure disciplinari, si utilizza FMLA e si eseguono altre procedure. In alternativa, potrebbe creare spazio per non conformità e problemi legali.
#6. Sfrutta la tecnologia delle risorse umane
Verifica innanzitutto la conformità della tua tecnologia delle risorse umane alla legislazione pertinente, come il GDPR se lavori in Europa o le leggi sulla privacy. Inoltre, molti prodotti HR offrono elementi di osservazione che rendono più semplice garantire l'osservanza.
#7. Stabilire una lista di controllo per la conformità delle risorse umane.
L'utilizzo della lista di controllo per l'osservazione delle risorse umane può aiutarti a ricordare tutto. Oltre a una lista di controllo più generale per l'osservazione aziendale, è possibile creare una lista di controllo di aderenza per l'assunzione di nuovi dipendenti.
Quali sono i ruoli e le responsabilità della conformità delle risorse umane?
La conformità delle risorse umane implica la creazione di politiche e procedure per conformarsi alla legislazione sul lavoro e sull'occupazione.
Qual è la lista di controllo per la conformità delle risorse umane?
I professionisti delle risorse umane utilizzano una checklist di conformità delle risorse umane per prepararsi a un audit.
Quali sono i componenti della conformità delle risorse umane?
Ciò include il rispetto dei requisiti specifici e approfonditi del diritto del lavoro per quanto riguarda gli avvisi dei dipendenti, le leggi sul lavoro e le tutele di sicurezza.
Quali sono i 3 pilastri principali della conformità?
I tre pilastri fondamentali di una gestione efficiente della conformità sono le persone, i processi e la tecnologia.
Quali sono gli esempi di conformità delle risorse umane?
- Legge sugli standard del lavoro equo (FLSA)
- Affordable Care Act (ACA)
- Legge sulla parità retributiva (EPA)
- Legge sugli americani con disabilità.
- Legge sul congedo familiare e medico.
- Legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA)
- Titolo VII della legge sui diritti civili.
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Riferimenti
