Imparare a licenziare un dipendente è vitale tanto quanto assumerne di eccezionali. Non sapere come licenziare correttamente qualcuno può lasciare la tua organizzazione in un costoso pantano legale. Qui spiegheremo perché e come licenziare legalmente un dipendente, oltre a rispondere alle domande più frequenti.
Sapere quando è opportuno licenziare un dipendente
Senza dubbio, uno degli aspetti meno desiderati del tuo lavoro di leader è il licenziamento. Questo è qualcuno che scegli da un pool di candidature, assunto, formato e con cui hai trascorso del tempo. Permettere loro di andarsene può avere gravi conseguenze per la tua azienda.
Esistono numerosi motivi per cui potresti dover licenziare un dipendente: forse la sua produttività è significativamente e regolarmente bassa, forse il suo comportamento riduce il morale delle persone intorno a lui o forse stai ricevendo lamentele da altri dipendenti o persino dai clienti.
A meno che tu non stia terminando per motivi finanziari, dovresti già avere una registrazione delle scarse prestazioni o delle difficoltà comportamentali di un dipendente, nonché dei modi registrati in cui hai cercato di aiutarli a migliorare. Ricorda che una discussione sul comportamento o sulle prestazioni potrebbe essere un'opportunità per aiutarli a crescere professionalmente. Tuttavia, se sei stato persistente nel lavorare con quel dipendente e non vedi miglioramenti, o se ti trovi di fronte a disinteresse, rifiuto o difesa dopo alcuni di questi incontri, è sicuramente il momento di lasciare andare quella persona.
Motivi per licenziare un dipendente
#1. Risoluzione per scarso rendimento.
Le difficoltà comportamentali sono una base comune per il licenziamento. Se la direzione ha cercato di porre rimedio a comportamenti problematici e lo ha documentato, ma la situazione persiste o peggiora, è il momento di licenziare il dipendente. Permettere che il cattivo comportamento continui nonostante gli avvertimenti costituisce un esempio negativo ed è dannoso per il morale.
#2. Risoluzione basata sulle prestazioni.
Dopo aver ricevuto una seconda possibilità, i dipendenti che non riescono a raggiungere gli obiettivi prestazionali vengono spesso licenziati. Se la formazione e le revisioni non hanno funzionato, potrebbe essere perché si trovano nella posizione sbagliata. Se non sei in grado di trasferirli in una posizione diversa, è il momento di terminare.
#3. Risoluzione per cattiva attitudine.
La risoluzione per un cattivo atteggiamento può essere difficile dal punto di vista legale. Potrebbe essere meglio non fornire una motivazione se il dipendente lavora a suo piacimento. Se il dipendente non è un dipendente a volontà e deve essere licenziato per un motivo, è necessario prima documentare esempi specifici dei problemi di atteggiamento.
#4. Terminazione per disobbedienza.
Se un dipendente rifiuta di svolgere attività legate al lavoro, rifiuta di seguire istruzioni di gestione valide ed etiche o manca di rispetto a un manager o supervisore, è il momento di prendere in considerazione il licenziamento per insubordinazione. Dovresti documentare meticolosamente ogni sua istanza.
#5. Interruzione molestie sessuali.
I datori di lavoro che non prendono sul serio le accuse di molestie sessuali rischiano di essere ritenuti responsabili per aver creato un ambiente di lavoro ostile. Documenta accuratamente qualsiasi prova specifica. Se un dipendente lavora a volontà e le prove sono ambigue, potrebbe essere meglio licenziarlo senza spiegazioni.
#6. Interruzione delle presenze.
Se un dipendente viola frequentemente le politiche aziendali, potrebbe essere il momento di licenziarlo. Prendi nota di ogni istanza e rendi il dipendente consapevole delle ripercussioni di continue assenze o ritardi.
#7. Licenziamento per mobbing.
Il bullismo sul posto di lavoro o le molestie sotto forma di comportamento aggressivo e indesiderato sono spesso motivo di licenziamento. Documentare tutti i reclami e precisare le sanzioni.
#8. Licenziamento per violazione della sicurezza.
Il licenziamento di un dipendente per infrazioni alla sicurezza, anche se giustificato, può essere problematico in quanto può essere interpretato come una ritorsione nei confronti di un dipendente per aver segnalato pericoli per la sicurezza. Se stai pensando di licenziare qualcuno per motivi di sicurezza, rivolgiti a un legale.
Altri fattori che possono portare al licenziamento includono una significativa violazione del codice di condotta o quando un dipendente smette semplicemente di presentarsi, nel qual caso si ha un abbandono del lavoro.
Come licenziare un dipendente
Questo è un approccio graduale al licenziamento del personale.
#1. Comunicare liberamente e onestamente con il dipendente prima del licenziamento.
Se hai un dipendente che non sta andando bene, prendi in considerazione la possibilità di parlare di questi problemi con loro in privato e diplomaticamente, senza suggerire provvedimenti disciplinari o licenziamento. In alcune circostanze, il dipendente sarà d'accordo con le tue valutazioni e si dimetterà da solo.
#2. Decidi l'ora, il giorno e il luogo.
Stabilisci un'ora e un giorno per incontrare il dipendente in un luogo tranquillo, lontano dagli altri dipendenti. Stabilisci un orario per la riunione che consenta al dipendente di raccogliere le proprie cose in silenzio e fuori dalla vista degli altri dipendenti subito dopo la riunione.
# 3. Pianifica in anticipo.
Crea una sceneggiatura con ciò che desideri dire. Descrivi i motivi per cui li interrompi, che si tratti di una singola infrazione o di una serie di infrazioni a lungo termine. Ma assicurati che le spiegazioni non riguardino una condotta da cui stai assolvendo altri dipendenti. La tua sceneggiatura dovrebbe sottolineare che la tua decisione è definitiva e che non c'è modo di cambiare idea.
#4. Porta con te un collega.
Se il dipendente diventa furioso o irritato, un partner commerciale, un supervisore diretto o un dipendente delle risorse umane dovrebbe essere presente per mantenere la calma. Un'altra persona nella stanza è utile anche nel caso in cui il dipendente licenziato presenti reclami legali basati su quanto discusso durante la discussione sul licenziamento.
#5. Evita di rendere le cose personali.
Sii gentile se un dipendente non è adatto alla cultura della tua azienda. Non sminuire il dipendente; solo perché non si adattano alla tua organizzazione non implica che non si adatteranno da qualche altra parte. Allo stesso modo, se un dipendente si comporta male, non licenziarlo o sminuire la sua intelligenza. Informali che le loro prestazioni non sono all'altezza dei tuoi standard.
Rendi il licenziamento di un dipendente una questione personale. Evita di insultare o denigrare un dipendente semplicemente perché non si adatta alla tua cultura aziendale. Ricorda semplicemente loro che le loro prestazioni non soddisfano gli standard della tua azienda e che desideri loro buona fortuna per i loro impegni futuri.
#6. Sii breve.
Concedi tempo sufficiente al tuo dipendente per porre domande e a te per esporre il tuo caso, probabilmente non più di 10 minuti in tutto. Se ti fanno una domanda, mantieni le tue risposte brevi e pertinenti.
#7. Ottenere i documenti aziendali del dipendente.
Quando licenzi un dipendente, devi recuperare tutti i materiali aziendali che potrebbero avere nelle loro mani. Ciò include chiavi, carte d'identità, laptop da lavoro e altri oggetti. Modificare le password per tutti i software aziendali a cui il dipendente ha accesso.
#8. Fornire e spiegare le indennità di licenziamento, se applicabile.
Spiega come il dipendente riceverà l'indennità di licenziamento o l'assicurazione COBRA se la tua organizzazione fornisce questi benefici ai dipendenti licenziati. Metti in chiaro quando il dipendente può aspettarsi di ottenere il compenso finale: devi pagare per tutto il lavoro completato, anche se di scarsa qualità. Se il dipendente è tenuto a firmare eventuali accordi di non divulgazione, falli firmare prima di andarsene.
Cosa considerare prima di licenziare un dipendente
#1. I tuoi sentimenti
Sei un leader e, sebbene il tuo lavoro si concentri principalmente sullo sviluppo di altri grandi leader, significa anche che sei tu quello che deve lasciare andare qualcuno quando, per qualsiasi motivo, semplicemente non funziona.
Può essere un pesante fardello emotivo da sopportare, nonostante l'adagio "Non è personale, sono solo affari". Anche se sai che è la mossa migliore per te e la tua azienda, è difficile non sentirsi un po' in colpa per quello che stai facendo. Può essere molto più difficile scoprire come licenziare qualcuno che apprezzi davvero.
Quindi, prima di compiere un crimine, datti una spinta. Ricorda: molto probabilmente l'incontro sarà scomodo, ma non importa quanto sia emozionante per te la rottura dell'azienda, devi fare del tuo meglio per tenere sotto controllo le tue emozioni durante la discussione. L'ultima cosa che vuoi è che la persona che stai lasciando debba consolarti perché sei così arrabbiato per dover dire addio. Questo è ingiusto per loro e aggiunge solo insulto al dolore.
Invece, organizza un confidente, come un partner, un coniuge o un amico, per fornire uno sfogo a qualsiasi sentimento che potresti provare in seguito.
#2. Implicazioni legali
Potresti essere il dipartimento delle risorse umane di una piccola impresa. Se questo è il caso, non è dannoso ottenere un consulente legale per assicurarsi che si stia gestendo il processo di licenziamento in modo corretto e in conformità con tutti i requisiti legali.
Tuttavia, se sei un'azienda più grande con personale delle risorse umane o una partnership in outsourcing, dovresti ottenere il loro consiglio sul metodo per garantire che il licenziamento non diventi un problema legale che tornerà a perseguitarti.
Dovresti assolutamente assicurarti di avere tutti i suddetti documenti sulle prestazioni e sul comportamento del dipendente per avere una traccia cartacea. Questo dovrebbe contenere rapporti sulle prestazioni, eventuali avvertimenti che potresti aver dato loro e qualsiasi altra informazione di coaching. Prima dell'assemblea, redigere una lettera di licenziamento (approvata dal suddetto legale) da inviare al dipendente una volta data la notizia.
#3. Considerazioni logistiche
Dovresti anche pianificare in anticipo tutta la logistica: come raccoglierai qualsiasi proprietà aziendale nelle loro mani, come chiavi o computer? Quando e come darai loro l'ultimo stipendio? Cosa dirai loro quando chiederanno perché sono stati licenziati? Devi essere preparato ad affrontare qualsiasi situazione, soprattutto se non hai una persona specializzata in risorse umane.
Dopo l'evento, dovrai sapere come gestirai eventuali e-mail rimanenti inviate al loro indirizzo, nonché come modificare eventuali password aziendali note al dipendente. Assicurati di avere una strategia in atto in anticipo in modo da non dimenticare nulla.
Motivi per licenziare un dipendente che sono illegali
Di fronte alla decisione di licenziare un dipendente, assicurati di non violare la legge. Consulta un avvocato se hai dei dubbi.
Anche nei casi di lavoro a volontà, ci sono motivi del tutto illegali e impropri per licenziare qualcuno.
- Discriminazione: se i tuoi metodi di licenziamento sono discriminatori, stai violando la legge federale. Maggiori informazioni sulla conformità alle pari opportunità di lavoro in questo articolo.
- Ritorsione: se un dipendente minaccia di fare causa per sospetta discriminazione, problemi di sicurezza sul posto di lavoro o altri motivi, non puoi licenziarlo. Non puoi anche licenziare i dipendenti che si rifiutano di soddisfare richieste illegali.
- Rifiuto di partecipare ai test della macchina della verità: i tuoi dipendenti hanno la libertà di rifiutare i test della macchina della verità nella maggior parte dei casi. Rifiutare di sostenere questi test non è un reato licenziabile.
- Stato di immigrazione: non puoi licenziare un dipendente a causa del suo stato di immigrazione fintanto che può lavorare legalmente negli Stati Uniti.
Cosa dovresti dire al resto della tua squadra?
Non puoi nascondere il fatto che hai licenziato un membro del tuo staff. Il tuo staff se ne accorgerà e inizierà a chiedersi perché hai lasciato andare un dipendente se non era ovvio.
Le persone speculeranno e faranno supposizioni. Potrebbero essere preoccupati per la sicurezza del proprio lavoro. Potrebbero essere sollevati o infuriati.
Preparati in anticipo per informare il resto dei membri del tuo team delle notizie. La trasparenza consente ai colleghi di capire come migliorare e mantenere il proprio impiego.
Alcuni membri del team potrebbero essere preoccupati per le loro prestazioni e questa potrebbe essere un'opportunità ideale per fornire feedback e rafforzare le relazioni.
Andando avanti
I tuoi sforzi per licenziare qualcuno in modo gentile non verranno ignorati. Il resto del tuo team vedrà che apprezzi abbastanza le persone da essere premuroso in questi casi. Forse la persona che stai licenziando non se ne accorgerà subito, ma stai facendo del tuo meglio per essere premuroso ed evitare di ferire i suoi sentimenti.
Sforzati di concludere la conversazione con una nota positiva. Se fosse una persona meravigliosa, offri i tuoi suggerimenti per lo sviluppo professionale. Li aiuteresti nella loro futura ricerca di lavoro. Mostra anche eventuali suggerimenti o intuizioni professionali che hai. Qualsiasi informazione che puoi fornire li aiuterà nella loro ricerca di una nuova occupazione.
Queste sono decisioni e conversazioni impegnative. Acquisirai fiducia e svilupperai nuove competenze che andranno a beneficio tuo e del tuo staff in futuro. Ti aiuterà a diventare un capo più completo e una persona più educata a lungo termine.
Conclusione
Una delle cose più difficili che dovrai fare come manager è il fuoco, qualcuno. Tuttavia, tutti i manager dovranno affrontarlo prima o poi nella loro carriera. Mentre terminare qualcuno non sarà mai piacevole, ci sono numerose cose che puoi fare per rendere il processo meno doloroso per tutti i soggetti coinvolti.
Detto questo, la cosa più cruciale per un manager che intende licenziare qualcuno è pianificare in anticipo. Quindi, prima di convocare quella riunione, dedica il tempo e gli sforzi necessari per prepararti in modo che tutto vada nel miglior modo possibile.
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Riferimenti
