Il software dei sistemi di gestione finanziaria (FMS) aiuta un'azienda a gestire i propri dati finanziari. Come con la maggior parte degli altri sistemi di gestione, i sistemi di gestione finanziaria potrebbero non generare necessariamente entrate, ma aiutano a gestire le risorse dell'azienda e ottimizzare i ricavi per un uso corretto. Vedremo una ripartizione di come funzionano questi sistemi di gestione finanziaria, nonché i loro vantaggi.
Sistemi di gestione finanziaria
I sistemi di gestione finanziaria (FMS) sono software e processi che un'azienda utilizza per gestire le proprie entrate, spese e beni. L'obiettivo di un sistema di gestione finanziaria è ottimizzare i ricavi e garantire la sostenibilità dell'azienda a lungo termine, oltre a supportare le operazioni finanziarie quotidiane. Assistono i team finanziari:
- Semplifica la fatturazione e la fatturazione.
- Ottimizzazione del flusso di cassa su base giornaliera, mensile e annuale.
- Tieni le tracce di controllo e segui i regolamenti contabili.
- Ridurre gli errori contabili automatizzando le attività finanziarie.
- Migliorare il budget, la previsione e la pianificazione
- Accelerare i processi di chiusura finanziaria e reporting.
Il software dei sistemi di gestione finanziaria (FMS) può essere integrato nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning) di un'azienda, che consolida i dati finanziari e operativi e fornisce ai team una prospettiva olistica dell'organizzazione. È anche possibile unire applicazioni finanziarie separate per fornire una soluzione di gestione finanziaria all-inclusive. I CFO stanno optando sempre più per ERP basato su cloud e software di gestione finanziaria che possono scalare rapidamente per adattarsi all'espansione e supportare più sedi, lingue, valute e normative.
Componenti essenziali dei sistemi di gestione finanziaria (FMS)
Un buon sistema di gestione finanziaria fornisce alle aziende una gamma completa di software di contabilità e un'unica fonte di verità. Ci sono numerosi strumenti all'interno del sistema, che possono essere classificati in quattro categorie:
#1.Contabilità generale e chiusura finanziaria
Gli strumenti di contabilità e chiusura finanziaria aiutano con compiti fondamentali di contabilità come contabilità generale, contabilità fornitori (AP), contabilità clienti (AR) e buste paga. Assistono i team nella produzione di report, nella creazione di rendiconti finanziari per entrate, spese e saldi e nella chiusura dei libri contabili in modo rapido ed efficiente. Gli elementi di gestione fiscale possono aiutare nell'accuratezza e nella conformità delle dichiarazioni dei redditi.
#2. Gestione entrate, cassa e tesoreria
Con le soluzioni di contabilità delle entrate, i team finanziari possono automatizzare le procedure di fatturazione, analizzare i pagamenti in tempo reale e verificare la conformità agli standard legali di riconoscimento delle entrate come l'IFRS 15. Il software di gestione della liquidità e della tesoreria assiste i team nella previsione del flusso di cassa, nel miglioramento della liquidità e nell'attenuazione proattiva dei rischi . Questo programma si collega anche con i sistemi finanziari, consentendo agli utenti di vedere i saldi bancari in tempo reale e facilitare la riconciliazione dei conti.
#3. Pianificazione e analisi finanziaria
Questo insieme di strumenti di pianificazione, previsione, budgeting e analisi aiuta i CFO e i loro team a supportare la salute finanziaria generale dell'azienda. Il software FP&A è fondamentale per monitorare le spese e la redditività, migliorare le prestazioni, anticipare e navigare le condizioni future e fornire alla C-suite un supporto decisionale tempestivo e accurato. Facilita inoltre la pianificazione multi-scenario e il coordinamento tra la finanza e tutti gli altri dipartimenti.
#4. Governance, rischio e conformità
Le soluzioni (GRC) aiutano i team ad allineare le attività organizzative con gli obiettivi aziendali, identificare e mitigare vari tipi di rischio e garantire la conformità a leggi e normative che vanno da GDPR e SOX agli accordi commerciali internazionali. Le aziende possono funzionare in modo più efficiente, superare l'incertezza e agire con integrità sincronizzando i dati tra i processi di corporate governance, gestione del rischio e conformità.
Vantaggi dei sistemi di gestione finanziaria
Quali sono i vantaggi dell'implementazione del software dei sistemi di gestione finanziaria (FMS) in un'azienda?
Un'azienda che utilizza gli attuali software di contabilità finanziaria può ottenere numerosi vantaggi. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro:
# 1. Semplificazione delle attività finanziarie e contabili
Uno dei vantaggi più evidenti dell'adozione di un FMS è che semplifica le procedure finanziarie e contabili. Di conseguenza, il dipartimento finanziario ha più tempo per concentrarsi su altre funzioni critiche come l'aumento dei ricavi, il miglioramento del servizio clienti e la riduzione dei costi operativi.
#2. Automazione di operazioni e procedure di routine
I professionisti della finanza utilizzano un FMS per eseguire automaticamente la maggior parte delle loro attività finanziarie esistenti, risparmiando tempo. I sistemi di gestione finanziaria consentono inoltre al personale finanziario di svolgere molti compiti contemporaneamente, consentendo loro di spostare il lavoro più velocemente e completare i progetti nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
#3. Accesso ai dati finanziari e non finanziari in tempo reale
I professionisti della finanza possono ora accedere ai dati da diverse fonti su un'unica piattaforma. Non è più necessario perdere tempo a ricevere report e compilare manualmente i dati. Invece, che tu stia guardando entrate, costi o progetti, un FMS recupera automaticamente tutte le informazioni di cui hai bisogno.
#4. I manager possono ora prendere decisioni informate e basate sui dati in tempi record.
Un sistema finanziario consente ai manager di trarre vantaggio dai big data nelle loro attività. Un sistema finanziario raccoglie informazioni da più dipartimenti all'interno di un'organizzazione e le presenta in modo unificato, consentendo agli utenti di cogliere rapidamente le relazioni tra insiemi di dati distinti.
I manager possono prendere decisioni informate molto più velocemente quando hanno accesso istantaneo ai dati in tempo reale e risposte istantanee alle loro richieste.
#5. Errori e omissioni non sono più tollerati.
I professionisti della finanza riducono notevolmente la possibilità di errori e omissioni automatizzando le operazioni finanziarie e centralizzando i propri dati in un FMS perché tutto ciò di cui hanno bisogno è già facilmente disponibile.
Ciò riduce direttamente le perdite associate all'acquisizione manuale dei dati, assicurando che il dipartimento finanziario operi in modo più efficiente.
#6. Adattabilità aziendale
Essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti è fondamentale per il successo organizzativo e per mantenere alti livelli di redditività nell'attuale clima aziendale in evoluzione. Puoi gestire meglio questo processo con un FMS poiché aiuta le organizzazioni ad adattarsi ai cambiamenti in modo più rapido e semplice.
#7. Approfondimenti e visibilità sulle operazioni
Poiché un FMS consolida tutti i dati della tua organizzazione in un'unica posizione, è più facile scoprire le tendenze e portare alla luce informazioni dettagliate. Questo ti dà un'idea delle potenziali possibilità di migliorare i profitti in aree come prezzo, vendite e produzione.
#8. L'aumento dell'efficienza operativa aumenta la produttività del personale finanziario
I dipendenti finanziari sono in grado di concentrarsi su attività a più valore aggiunto quando i processi ripetitivi e banali vengono automatizzati o semplificati, con conseguente miglioramento dell'efficienza operativa, utilizzo ottimale delle risorse e soddisfazione generale dei dipendenti.
Puoi anche aspettarti livelli di produttività più elevati.
#9. Fatturazione e fatturazione semplificate
È possibile ridurre drasticamente le operazioni cartacee e rimuovere l'immissione di dati umani con il software finanziario corretto.
Ciò consente alla tua azienda di ridurre i tempi di riscossione, aumentare il flusso di cassa aumentando i tassi di riscossione e ridurre i crediti inesigibili.
# 10. Capacità di ottimizzare il flusso di cassa su base giornaliera, mensile e annuale
Un sistema finanziario semplifica la previsione dei flussi di cassa futuri poiché raccoglie informazioni accurate e complete sulla tua organizzazione in un'unica posizione. Ciò consente ai dipendenti di gestire meglio il capitale circolante e ottimizzare il flusso di cassa giornaliero, mensile e annuale.
# 11. Un'analisi più approfondita delle spese
Un FMS ti consente di approfondire diverse aree della tua attività per scoprire opportunità di riduzione dei costi. Il software finanziario corretto può aiutarti a rilevare i problemi nelle bollette prima che esplodano, consentendoti di intervenire quando è più facile apportare modifiche.
A lungo termine, ciò consente alla tua azienda di spendere meno denaro per le spese non necessarie risparmiando più denaro sui tempi di inattività.
# 12. Migliore aderenza alle norme contabili
Poiché il software genera automaticamente i rendiconti finanziari e i relativi report in un formato conforme agli standard contabili, un sistema finanziario ti assicura di rimanere sempre conforme agli standard e alle normative contabili attuali, consentendoti di mantenere il controllo sulla tua rendicontazione finanziaria.
# 13. Le riconciliazioni vengono elaborate più rapidamente.
Il software di contabilità consente ai contabili di completare le riconciliazioni molto più rapidamente.
Ciò è possibile perché le riconciliazioni all'interno di un FMS si integrano con i feed bancari e possono quindi essere elaborate automaticamente senza la necessità di ulteriore lavoro da parte del team finanziario.
# 14. Riunendo app e sistemi separati
Il corretto FMS basato su cloud ha integrazioni complete, consentendo alle aziende di scambiare dati senza sforzo tra tutti i loro sistemi e app, inclusi ERP, CRM, piattaforme di eCommerce e molti altri.
Ciò offre alle organizzazioni una migliore visibilità sull'intera attività e consente loro di prendere decisioni attuabili sulla base di dati in tempo reale provenienti da tutte le aree delle loro operazioni.
# 15. Prevenzione delle frodi e delle attività criminali
I sistemi di contabilità con controlli incorporati aiutano nella prevenzione di frodi e attività criminali.
Ciò è possibile perché il software finanziario è in grado di rilevare comportamenti sospetti in tempo reale, consentendoti di agire rapidamente per prevenirli.
#16. Maggiore sicurezza dei dati
I sistemi finanziari odierni utilizzano la tecnologia di crittografia più avanzata per garantire che i dati sensibili della tua azienda siano al sicuro mentre vengono archiviati o trasferiti su diverse piattaforme.
Ciò garantisce che solo le persone autorizzate abbiano accesso a queste informazioni e che nessun'altra parte possa accedervi senza una buona ragione commerciale.
#17. Storage centralizzato basato su cloud con accesso in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo
I sistemi di gestione finanziaria consentono di salvare i dati in un sistema centralizzato basato su cloud a cui è possibile accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Ciò consente ai team di più sedi di collaborare ai progetti e condividere le informazioni più rapidamente, anche se geograficamente separati.
I quattro elementi dei sistemi di gestione finanziaria
La gestione finanziaria integra l'organizzazione, gli obiettivi aziendali, la gestione delle attività e dell'innovazione, nonché la stabilità finanziaria e gli utili di un'azienda e l'elenco potrebbe essere lungo. Tuttavia, non deve essere così difficile come sembra. La maggior parte dei software dei sistemi di gestione finanziaria li dividerà in quattro aspetti che sono ben riconosciuti nella gestione finanziaria. Pianificazione, controllo, organizzazione, direzione e processo decisionale sono i quattro aspetti. Un'azienda che segue questa struttura e questo piano potrebbe scoprire che non è così opprimente come sembra.
Gli elementi del software dei sistemi di gestione finanziaria (FMS).
# 1. Pianificazione
Determinare i passaggi che sono in linea con gli obiettivi dell'azienda o dell'individuo.
Ti sei preso il tempo per definire chiaramente gli scopi e gli obiettivi della tua azienda? Hai ambizioni a lungo termine per te stesso, il tuo marchio e i tuoi dipendenti? Ogni obiettivo aziendale, che sia la massimizzazione del profitto, la crescita aziendale o l'estensione dei servizi, richiederà una gestione finanziaria e con ogni obiettivo, ci saranno misure per raggiungerlo. Ciò comporta finanziamenti, definizione del budget, assegnazione di lavori, conduzione di ricerche sui clienti e molto altro. Prenditi del tempo per elaborare alcuni passaggi quantificabili che ti avvicineranno al tuo obiettivo.
#2. Controllo
Assicurarsi che tutti gli aspetti dell'organizzazione aderiscano al piano definito.
Sai che ogni area dell'azienda sta cercando di raggiungere i suoi obiettivi ora che conosci i tuoi passi? Non si tratta necessariamente di ridurre i costi o eliminare le ridondanze; piuttosto, si tratta di stabilire KPI appropriati che possono essere quantificati in relazione all'obiettivo dell'organizzazione. È fondamentale garantire che tutti i dipendenti siano consapevoli degli obiettivi e del loro coinvolgimento nel raggiungimento di tali obiettivi.
#3. Coordinare e dirigere
Determina di quali risorse hai bisogno per portare a termine il piano in modo efficace.
Le risorse non riguardano solo beni e strumenti fisici. Comprende personale, responsabilità, budget, denaro, tecnologia e software, servizi di outsourcing e altri aspetti. Non vuoi iniziare a implementare una strategia se non hai tutte le risorse necessarie per iniziare.
#4. Prendere una decisione
Prendi decisioni dopo aver studiato a fondo tutte le possibilità e le opzioni.
Una volta identificate tutte le alternative e i piani potenziali, i decisori devono determinare quale alternativa sia pratica e corrisponda agli scopi e agli obiettivi. Il processo decisionale, infatti, si sovrapporrà al resto della pianificazione, del controllo e dell'organizzazione, poiché ogni pezzo deve essere confermato prima di procedere con il piano.
Che cos'è un efficace sistema di gestione finanziaria?
Un efficace sistema di gestione finanziaria migliora le prestazioni aziendali a breve e lungo termine accelerando la fatturazione e la riscossione delle fatture, eliminando gli errori contabili e riducendo la ridondanza della registrazione.
Cosa sono i sistemi finanziari?
I sistemi finanziari sono un insieme di entità che consentono lo scambio di fondi, come banche, compagnie di assicurazione e borse valori.
Quali sono le basi della gestione finanziaria?
La gestione delle finanze dell'azienda include operazioni come il budgeting e le proiezioni dei flussi di cassa, nonché la loro acquisizione ed erogazione. Implica l'utilizzo di tecniche standard di gestione per sorvegliare le attività finanziarie della società.
Chi sono i principali attori del sistema finanziario?
Depositari, broker, compagnie assicurative e società di investimento sono tutti attori cruciali nel settore finanziario dal punto di vista fiscale.
Cos'è il sistema finanziario SAP?
Con SAP FICO, un'azienda può salvare una replica completa dei dati delle sue transazioni finanziarie. In particolare, SAP FICO ha lo scopo di aiutare nella pianificazione aziendale e nel processo decisionale facilitando la creazione e la gestione dei rendiconti finanziari per l'analisi e il reporting.
In conclusione,
I sistemi finanziari hanno lo scopo di fornire ai gestori un maggiore controllo sulle finanze aziendali e di migliorare le prestazioni.
È possibile automatizzare le procedure finanziarie, ridurre al minimo le ridondanze, aumentare la conformità agli standard contabili e gestire le operazioni finanziarie della propria azienda in modo più efficace con la tecnologia corretta in atto, tra gli altri vantaggi. Quando si affrontano le difficoltà della gestione finanziaria, è fondamentale dividere la pianificazione in categorie legate agli obiettivi aziendali. Dopo aver deciso una strategia, puoi scegliere strumenti e piattaforme per supportarla.
Domande frequenti
Perché è importante il sistema di gestione finanziaria?
La gestione finanziaria è importante perché determina come ottenere e distribuire contanti, prendere decisioni finanziarie significative, aumentare i profitti, aumentare il valore dell'azienda e mantenere l'azienda finanziariamente stabile.
Qual è l'obiettivo principale della gestione finanziaria?
L'obiettivo principale della gestione finanziaria è la massimizzazione della ricchezza.
Qual è un esempio di software di gestione finanziaria?
Esempi di software di gestione finanziaria sono i software EPM, CRM e ERP
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Riferimenti
