La gestione delle strutture è difficile da definire a causa della sua vasta portata. Le funzioni della gestione delle strutture vanno ben oltre la "gestione delle strutture", mentre un direttore delle vendite è l'unico responsabile del monitoraggio delle prestazioni dei venditori nelle aziende. Di conseguenza, è spesso difficile per le aziende raccogliere i vantaggi di un facility manager qualificato.
Quindi qual è il significato della gestione delle strutture? Per comprendere correttamente cosa fa il responsabile delle strutture, di cosa è responsabile e quale impatto ha su un'azienda, è meglio suddividere il loro ambito di lavoro.
Che cos'è la gestione delle strutture?
In poche parole, la gestione delle strutture è l'attività quotidiana necessaria per garantire che l'ambiente fisico di un'organizzazione supporti le sue esigenze e funzioni critiche.
Numerosi fattori contribuiscono alle funzioni di base di un'organizzazione, soprattutto se si considera l'ampia gamma di attività che richiedono la gestione delle strutture. Potrebbe essere un distretto scolastico con molti edifici, una società manifatturiera con un unico grande impianto di produzione o uno spazio per uffici commerciali che affitta un solo piano di un grattacielo cittadino. Qualunque sia l'attività in cui lavori, la gestione delle strutture (un facility manager) garantisce che i tuoi spazi fisici e le tue risorse possano soddisfare le esigenze della tua organizzazione.
Perché è importante la gestione delle strutture?
Tutte le organizzazioni esistono per svolgere un ruolo fondamentale, che può variare dal guadagnare denaro al soddisfare i bisogni di una comunità. La spina dorsale di qualsiasi organizzazione di successo è la gestione delle strutture. Forniscono assistenza in vari modi:
#1. Produttività
Il primo e più importante dovere è garantire che il personale, i dipendenti e gli inquilini possano svolgere correttamente il proprio lavoro. Ciò implica garantire che il luogo sia pulito, organizzato e pronto per l'uso. Implica anche che i veicoli, le attrezzature e la tecnologia siano operativi quando richiesto.
#2. Sicurezza e comfort
Garantire che tutti gli occupanti dell'edificio siano al sicuro e a proprio agio è intimamente correlato alla produttività. È fondamentale garantire che gli edifici e le attrezzature siano ispezionati per garantire che soddisfino i requisiti di sicurezza al fine di ridurre responsabilità e rischi. I gestori delle strutture tengono d'occhio i metodi per migliorare il comfort degli inquilini.
#3. Redditività
Produttività, sicurezza e comfort devono essere creati in modo efficiente. Poiché la gestione delle strutture è spesso la spesa più costosa a causa del suo ampio impatto in tutta l'azienda, tutti gli sforzi per ridurre i costi operativi superflui sono fondamentali per i profitti dell'azienda.
#4. Scalabilità
Man mano che le aziende crescono, estendono i beni patrimoniali, cambiano sede o si adattano ai mutevoli ambienti di lavoro (l'introduzione di un ambiente di lavoro virtuale, ad esempio), la gestione delle strutture è in prima linea nel garantire il successo di queste trasformazioni. Per consigliare al meglio i nuovi potenziali clienti, il team deve avere familiarità con le strutture, nonché con le persone e le risorse ospitate al loro interno.
# 5. Sostenibilità
Oltre alla conformità EHS (ambiente, salute e sicurezza), i responsabili delle strutture hanno l'obbligo sociale di promuovere pratiche più ecologiche all'interno dell'azienda. Ciò può includere la riduzione dei rifiuti, il miglioramento dell'efficienza energetica o l'implementazione di nuove migliori pratiche. La gestione sostenibile delle strutture migliora l'immagine del marchio dell'organizzazione e riduce le spese complessive per il consumo energetico.
Cosa fa e cosa non fa un responsabile delle strutture
Per capire correttamente cos'è la gestione delle strutture, diamo un'occhiata ai due tipi di servizi che forniscono quotidianamente: servizi hard e servizi soft.
#1. Servizi difficili
Le strutture fisiche (i componenti che non possono essere rimossi facilmente) sono correlate ai servizi fisici. La gestione delle strutture aziendali è talvolta richiesta dalla legge per garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti o degli occupanti dell'edificio:
- Manutenzione degli edifici
- Manutenzione impianti HVAC
- Gestione dell'acqua e dell'energia
- Ascensori e scale mobili illuminano la sicurezza antincendio
- Drenaggio e impianto idraulico
Il ruolo della gestione delle strutture in questa situazione è limitare la possibilità di incidenti e disastri, che potrebbero comportare costi assicurativi elevati. Le aziende che devono tenere traccia delle riparazioni possono prendere in considerazione l'utilizzo di software di gestione delle strutture.
#2. Servizi morbidi
I servizi soft si occupano di rendere il posto di lavoro più confortevole e sicuro.
Molte di queste descrizioni del lavoro di facility management sono facoltative e possono essere aggiunte o ritirate dopo le revisioni della qualità e del budget:
- Servizi di pulizia e custodia
- Precauzioni di sicurezza
- Manutenzione dei parcheggi
- Gestione dei parassiti
- Riciclaggio dello smaltimento dei rifiuti
- Rifornimento mobili e attrezzature
- Tecnologia dell'informazione
- gestione documenti
- Manutenzione dei terreni, paesaggistica e gestione della posta
I dipendenti spesso preferiscono le funzioni di facility management per semplificarsi la vita. Le aziende possono ottenere una panoramica dei loro costi con le nostre soluzioni di sistema integrato di gestione del posto di lavoro, consentendo loro di dare priorità a questi servizi soft di conseguenza.
Facility Manager vs Property Manager
Un gestore di proprietà è un ruolo che viene spesso confuso con un gestore di strutture ed è semplice capire perché. Ciò è più evidente nel settore immobiliare commerciale quando i proprietari di immobili e le società sono entità distinte. Ciò non si applica alle strutture occupate dai proprietari (vale a dire, i dirigenti dell'organizzazione sono anche i proprietari dell'edificio).
Tuttavia, un gestore di proprietà e un responsabile delle strutture saranno presenti in alcuni contesti immobiliari commerciali. Il gestore della proprietà è assunto dal proprietario della proprietà (proprietario), mentre il gestore della struttura è impiegato dall'organizzazione residente (inquilino). Di conseguenza, i gestori di proprietà sono responsabili di tutto ciò che riguarda gli edifici commerciali stessi (manutenzione degli edifici e dei terreni, utenze, miglioramenti del capitale e così via), mentre i gestori delle strutture sono responsabili di tutto ciò che riguarda gli occupanti, il personale e i beni all'interno (gestione degli spazi di lavoro, manutenzione dei beni, ristorazione, ecc.).
Qual è la struttura organizzativa di un dipartimento di Facility Management?
La struttura del dipartimento, come la maggior parte degli aspetti della gestione delle strutture, varia sostanzialmente a seconda delle dimensioni e del settore della gestione delle strutture.
Per le aziende più piccole, la divisione facility management può essere composta semplicemente da una persona che si occupa di tutto. Quando questo è il caso, il facility manager (o facility manager se si fa riferimento a una singola struttura) è fortemente coinvolto nelle operazioni quotidiane.
Alcuni servizi vengono assegnati a professionisti o team di strutture mirate man mano che le aziende crescono. Un responsabile della manutenzione, un direttore dei trasporti o un responsabile della produzione, ad esempio, può essere assunto per supervisionare tali servizi specializzati.
Alcune organizzazioni possono dividere la loro gestione in zone, ubicazioni, edifici o regioni, con un responsabile dell'edificio o un responsabile regionale. In entrambi i casi, il responsabile della struttura (o, più probabilmente, il direttore della struttura o il vicepresidente delle operazioni) è libero di gestire compiti più strategici in collaborazione con la leadership esecutiva.
Gestione delle strutture in outsourcing
Molte aziende vorranno esternalizzare vari livelli di gestione delle strutture (dall'esternalizzazione dell'intero dipartimento a solo pochi servizi selezionati).
Eliminando la formazione interna e le spese salariali, l'outsourcing può essere una soluzione conveniente. Ciascuna organizzazione deve analizzare autonomamente i costi ei benefici dell'outsourcing. I servizi più specializzati e meno frequenti sono spesso esternalizzati, mentre i servizi standard e di routine rimangono interni.
| All'interno | Outsourced |
| Funzione fondamentale per l'organizzazione | Funzione periferica rispetto all'organizzazione |
| Frequente | Infrequente |
| Uncommon | Specializzata |
| Bassi costi di formazione | Alti costi di formazione |
Quali sono i requisiti per un facility manager?
La posizione di facility manager non è per i deboli di cuore e spesso richiede anni di esperienza o istruzione. Un responsabile delle strutture in genere inizia come tecnico della manutenzione, direttore dell'edificio, ingegnere meccanico o un altro titolo di lavoro comparabile. Man mano che acquisiscono esperienza, avanzano a ruoli di direttore di livello superiore, consentendo loro di supervisionare più funzioni strategiche del dipartimento.
A seconda delle dimensioni dell'azienda e del livello di concorrenza, i requisiti educativi possono variare da un diploma di scuola superiore a una laurea di 2 anni o una laurea di 4 anni in facility management o ingegneria. Molti candidati aggiungeranno inoltre una certificazione di gestione delle strutture ai loro studi.
I tre più comuni sono:
- Professionista della gestione delle strutture (FMP)
- Responsabile di struttura certificato (CFM)
- Professionista della struttura di sostenibilità (SFP)
Un facility manager ha bisogno di un set di competenze diversificato a causa dell'ampia gamma di responsabilità che dovrebbe svolgere:
- Pianificazione strategica delle strutture
- Leadership e comunicazione
- Calendario di
- Conoscenze commerciali e finanziarie
- Capacità tecnica (manutenzione e tecnologia)
Tecnologia di gestione delle strutture
I team di gestione delle strutture hanno più che mai la responsabilità di preservare dati accurati e accessibili, selezionare strategie di costruzione sostenibili e dare priorità alla salute degli edifici e dell'ambiente.
Sono disponibili numerosi strumenti per aiutare i team a raggiungere questi obiettivi.
#1. Software di monitoraggio dell'utilità
La maggior parte delle aziende cerca di ridurre le proprie spese energetiche, mantenere le proprie strutture il più possibile efficienti dal punto di vista energetico e raggiungere obiettivi di sostenibilità. Tuttavia, a causa del noioso metodo di raccolta dei dati, la maggior parte delle persone rinuncia a questi progetti. Il software di monitoraggio delle utenze automatizza questa operazione che richiede tempo importando i dati delle bollette dal sistema software di gestione delle strutture di un'organizzazione. Ciò consente ai dipendenti di:
- Scopri le tendenze per supportare iniziative di investimento di capitale e miglioramenti delle attrezzature.
- Ottieni una ripartizione dei costi per edificio per identificare sprechi o inefficienze.
- Gestisci il consumo energetico di ogni edificio e prevedi la spesa futura
- Per identificare le attività inefficienti, valutare e confrontare le spese tra gli edifici.
#2. Tecnologia dei sensori
I principali team di gestione delle strutture utilizzano sensori per guidare le scelte operative e rendere gli edifici più efficienti. Quando i sensori della qualità dell'aria, dell'occupazione e delle apparecchiature identificano anomalie durante la raccolta dei dati, possono avvisarti. Queste informazioni hanno il potenziale per migliorare il comfort e la salute degli occupanti, le prestazioni delle apparecchiature e l'efficienza dell'edificio. Prendi in considerazione la possibilità di connettere questi sensori al tuo sistema di gestione delle strutture per distribuire tecnici, dare priorità al lavoro e fare scelte operative basate sui dati per agire rapidamente.
#3. Software di gestione delle strutture
Il software di gestione delle strutture è un'applicazione digitale che aiuta le attività quotidiane della gestione delle strutture. Il software assiste le organizzazioni nei seguenti modi:
- La manutenzione ordinaria e i servizi di pulizia per tutte le sezioni delle vostre strutture manterranno i vostri edifici puliti e sicuri per gli occupanti.
- Un programma di manutenzione pianificato e un processo di input eviteranno che i dettagli cadano tra le fessure.
- Combina la tua comunicazione in un'unica posizione con aggiornamenti in tempo reale per tutti coloro che sono coinvolti in un'attività.
- Prendi decisioni basate sui dati in base alle prestazioni del tuo personale e delle tue attrezzature.
Sebbene esistano diversi tipi di software di gestione delle strutture (CMMS, CAFM, IWMS o EAM), le distinzioni sono piuttosto confuse. Ogni fornitore di software avrà il proprio set di funzionalità (indipendentemente dalla categoria in cui rientra).
Quando si sceglie il software per le proprie strutture, è importante iniziare stabilendo le capacità necessarie per la propria azienda e quindi selezionare la soluzione adatta.
Qual è il futuro del settore della gestione delle strutture?
La tecnologia intelligente, come praticamente ogni altra industria del pianeta, ha spinto il campo della gestione delle strutture.
Per rimanere competitivi nel mercato odierno, la gestione delle strutture, gestite internamente o in outsourcing, deve incorporare un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) con un'applicazione mobile.
Le soluzioni automatizzate basate su cloud riducono le ore di tempo sprecato dedicate alle operazioni manuali e prevengono i ritardi causati da errori umani.
Un CMMS può modificare le procedure degli ordini di lavoro, i compiti di manutenzione preventiva e predittiva, la gestione delle risorse, dei fornitori e dell'inventario.
I fornitori di servizi di gestione delle strutture utilizzeranno già queste funzionalità e le aziende che desiderano funzionare senza intoppi possono esplorare il software di gestione tramite la risonanza magnetica.
Società di gestione della tecnologia delle strutture
Ancora oggi, molte aziende più piccole possono decidere di intraprendere internamente la gestione delle strutture.
Tuttavia, ci sono migliaia di possibilità per i servizi di facility management disponibili e le organizzazioni di tutte le dimensioni hanno sviluppato il settore della manutenzione delle strutture semplicemente esternalizzando un compito o due.
Offrire la gestione integrata di edifici e strutture è una tendenza in crescita nel settore. Questa vasta gamma di servizi aggiunge valore e promuove una maggiore qualità. I seguenti servizi sono forniti dalle prime dieci società di gestione integrata delle strutture:
- Leadership
- Servizi per sale riunioni
- Valutazioni del rischio per le imprese
- Servizi forniti dalla ristorazione
- Pianificazione della continuità operativa
- Gestione della flotta
- Appalti a contratto
- Servizi per la reception
- Gestione dell'utilità
- Risposta a un'emergenza
Le aziende che acquistano servizi di facility management traggono profitto in vari modi misurabili, oltre a liberare le proprie persone per concentrarsi su obiettivi più direttamente connessi con il loro core business.
- Produttività migliorata: Un unico punto di contatto rimuove le funzioni ridondanti, semplifica la comunicazione e migliora i processi del flusso di lavoro.
- Produttività incrementata: Le descrizioni della gestione delle strutture includono metodi di manutenzione per prevenire guasti, che spesso interrompono la produzione.
- Competenza migliorata: Il ruolo degli addetti alla gestione delle strutture è quello di avere già il know-how tecnico, facendo risparmiare alle aziende tempo e denaro sulla formazione interna.
- Risparmi: Oltre a risparmiare tempo sulla formazione, le aziende risparmiano denaro su personale, benefici per i dipendenti, buste paga, inventario e altre spese.
- Controllo di qualità migliorato: I servizi di facility management creano coerenza e affidabilità perché sono già in atto metodi collaudati.
Conclusione
La gestione delle strutture offre valore sia su base giornaliera che a lungo termine, dalla manutenzione delle attrezzature alla creazione di un'atmosfera che supporti la cultura aziendale.
Le aziende ad alte prestazioni riconoscono l'importanza di affrontare la gestione delle strutture degli edifici. Le società di facility management sono tenute a fornire soluzioni basate su sviluppi tecnici all'avanguardia in questo elemento delle loro operazioni.
Se non stai già utilizzando una soluzione automatizzata per gestire le tue strutture, gli ordini di lavoro, la manutenzione, le risorse e altro ancora... È un buon punto di partenza.
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Riferimenti
