I dipendenti esenti e i dipendenti non esenti sono i due tipi principali di dipendenti in qualsiasi azienda/azienda. La vera domanda, tuttavia, è: qual è la differenza tra questi lavoratori e il lavoro che svolgono? In parole povere, dipendenti esenti vs non esenti.
Bene, per cominciare, la retribuzione per il lavoro straordinario è la differenza più importante. La frase "esente" si riferisce a qualcuno che non ha diritto alla retribuzione degli straordinari. In larga misura, ci sono regole che regolano se un dipendente ha diritto o meno a un compenso per gli straordinari.
Nel frattempo, questa è solo una frazione di ciò che dovresti sapere sui dipendenti esenti rispetto a quelli non esenti; tuffiamoci nel vero affare.
Dipendenti esenti vs non esenti
I paragrafi seguenti trattano cosa significa essere un dipendente esente rispetto a un dipendente non esente.
Dipendenti esenti
Il Fair Labor Standards Act non prevede la retribuzione degli straordinari ad alcuni tipi di dipendenti, spesso indicati come dipendenti esenti. In parole povere, si tratta di dipendenti che ricevono uno stipendio regolare, che è una somma di denaro predeterminata distribuita a intervalli regolari durante l'anno. Questi lavoratori non hanno diritto al salario minimo o al compenso per gli straordinari. “Esente” indica che il lavoratore non ha diritto alla retribuzione degli straordinari. La FLSA specifica quali dipendenti sono esenti dalla retribuzione degli straordinari e quali no.
Oltre alla FLSA, la maggior parte degli stati ha i propri statuti salariali e orari, che hanno ancora più obblighi.
Ma poi, a meno che un dipendente non rientri in una categoria di eccezione, la FLSA richiede ai datori di lavoro di pagare almeno il salario minimo per un massimo di 40 ore in una settimana lavorativa e di pagare gli straordinari per qualsiasi tempo aggiuntivo.
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In altre parole, sebbene diversi stati, oltre alla legge federale, abbiano una propria serie di regolamenti e restrizioni salariali, le aziende devono rispettare la legislazione federale e statale per essere conformi.
I datori di lavoro non sono tenuti a fornire una retribuzione per gli straordinari ai dipendenti esentati (al contrario dei dipendenti non esenti). Spetta al datore di lavoro decidere se pagare o meno le ore di straordinario effettuate. Al posto della retribuzione degli straordinari, alcune aziende possono progettare un pacchetto di benefici per i dipendenti con incentivi aggiuntivi. Potresti essere in grado di negoziare un aumento se ti viene chiesto regolarmente di fare gli straordinari.
Per essere classificato come dipendente "esente", devi essere retribuito su base retributiva (anziché oraria) e svolgere compiti direzionali, amministrativi o professionali.
Dipendenti non esenti
Sono classificati come non esenti i dipendenti che non sono esclusi dal salario minimo e dal compenso straordinario calcolato in 1.5 volte la loro retribuzione oraria. Sono spesso pagati ogni ora per l'esatta quantità di tempo che hanno impiegato durante un periodo di paga. I dipendenti non esenti, così come quelli che hanno diritto al pagamento degli straordinari, sono soggetti alle normative federali e statali.
Il Fair Labor Standards Act prevede la retribuzione degli straordinari per i dipendenti non esenti.
Quando i dipendenti lavorano più di 40 ore in una settimana di paga, i datori di lavoro devono pagare loro un tempo e mezzo della loro normale retribuzione.
La maggior parte dei dipendenti deve ricevere almeno il salario minimo federale ($ 7.25 nel 2023), più tempo e mezzo per qualsiasi ora lavorata oltre lo standard 40.5.
Tipi di dipendenti esenti
I lavoratori esenti sono riconosciuti dal Fair Labor Standards Act nelle seguenti categorie:
- Esecutivo
- Piloti
- Amministrativo
- computer
- Vendite al di fuori
Queste categorie sono volutamente ampie per coprire un'ampia gamma di occupazioni.
Lo stato di impiego esente o non esente è determinato dalle mansioni svolte sul posto di lavoro, non dal solo titolo professionale.
Dipendenti esenti vs non esenti in termini di compensazione per lavoro straordinario
La retribuzione è una delle disparità più significative tra posizioni esenti e non esenti. I dipendenti con status di esenzione devono guadagnare almeno $ 455 a settimana, secondo Brian Cairns, CEO di ProStrategix Consulting, ma gli straordinari non vengono pagati. I dipendenti che non sono esenti devono essere pagati almeno il salario minimo e hanno diritto all'indennità di lavoro straordinario.
"Quando un dipendente non esente lavora più di 40 ore settimanali o in particolari giorni festivi, lo straordinario viene pagato a una volta e mezza", Cairns ha spiegato. "La precedente categorizzazione dei colletti bianchi rispetto ai colletti blu era basata su questo".
La FLSA stabilisce le linee guida sulla retribuzione degli straordinari. Per ogni ora lavorata sopra le 40 in una settimana lavorativa continua di 168 ore, gli straordinari vengono pagati a 1.5 volte la normale retribuzione.
I dipendenti non esenti hanno iniziato a ricevere bonus in aggiunta alla normale retribuzione dal 2020. Il sito Web del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti ha linee guida complete per gli straordinari.
La conclusione chiave è che i dipendenti esenti non possono beneficiare della retribuzione per gli straordinari, mentre lo sono i dipendenti non esenti. A seconda di dove si trova la tua attività, le linee guida specifiche sono fornite dai governi federale e statale.
Ne parleremo più avanti...
Classificazione dei dipendenti: dipendenti esenti vs non esenti
Esistono tre standard fondamentali che potresti utilizzare per stabilire se un dipendente debba essere classificato come esente o non esente ai sensi della FLSA:
- Test livello salariale: L'esenzione è possibile (ma non garantita) per i dipendenti che guadagnano più di $ 35,568 all'anno ($ 684 a settimana).
- Prova base salariale: Un dipendente che percepisce un salario minimo garantito indipendentemente dal numero di ore effettivamente lavorate e si qualifica (ma non è garantito) come esente.
- Prova di doveri: Un dipendente che supera le prove uno e due deve anche svolgere un obbligo di lavoro esente, che può essere uno o più dei seguenti:
- Responsabilità esecutive esenti: Come parte regolare del proprio lavoro, la persona supervisiona due o più altri dipendenti.
- Responsabilità professionali esenti: Il dipendente è impegnato in attività intellettuali che richiedono conoscenze specialistiche, nonché l'applicazione della discrezione e del giudizio.
- Dazi amministrativi esenti: Il dipendente è responsabile del supporto di questioni critiche che richiedono discrezione e giudizio.
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Nel 2020, il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti (DOL) ha rivisto i requisiti federali per gli straordinari dell'FLSA. Di seguito i nuovi standard:
Le esenzioni salariali dei colletti bianchi sono aumentate da $ 455 a $ 684 a settimana.
- Bonus, compensi incentivati e/o commissioni possono rappresentare fino al 10% dello stipendio base.
- Il nuovo requisito salariale per i dipendenti altamente retribuiti è aumentato da $ 100,000 a $ 107,432 all'anno.
- La FLSA afferma che è possibile valutare se un dipendente è esente o meno in base al livello di reddito, alla base salariale e alle mansioni lavorative.
Benefici e svantaggi per i dipendenti esenti
Sebbene la categorizzazione dei dipendenti "esenti" possa sembrare l'ideale per alcune aziende, non lo è per tutti. Assumere (e lavorare come) un dipendente esente presenta una serie di vantaggi e svantaggi.
Prospettiva del datore di lavoro
Poiché i dipendenti esenti non possono beneficiare di un compenso per gli straordinari, il vantaggio principale dell'assunzione di un dipendente esente, secondo Giosuè Gerlick, uno studente di dottorato in gestione senza scopo di lucro e un Fowler Fellow presso Case Western Reserve University, è la flessibilità di aspettarsi un livello specifico di prestazioni o produzione rimanendo all'interno di un budget prestabilito. Tuttavia, secondo Gerlick, il personale esente spesso costa di più rispetto ai dipendenti non esenti, a causa dell'aspettativa che utilizzeranno discrezione e giudizio nell'adempimento dei propri obblighi.
Per il lavoratore
I principali vantaggi dei dipendenti esenti, secondo Cairns, sono la coerenza dei pagamenti, l'idoneità ai benefici e l'orario di lavoro convenzionale. I dipendenti esenti, d'altra parte, hanno una minore flessibilità nei loro orari di lavoro rispetto ai dipendenti non esenti e non hanno diritto alla retribuzione degli straordinari, anche se lavorano più di 40 ore settimanali.
Il personale esentato non ha diritto al compenso degli straordinari, il che aiuta le aziende a rispettare il proprio budget. Benefici sono disponibili anche per i dipendenti esentati. Tuttavia, hanno meno libertà di programmazione e possono lavorare più di 40 ore settimanali senza retribuzione aggiuntiva.
Benefici e svantaggi per i dipendenti non esenti
L'assunzione di dipendenti non esenti ha una propria serie di vantaggi e svantaggi sia per le aziende che per i dipendenti.
Prospettiva del datore di lavoro
I datori di lavoro hanno maggiore flessibilità quando assumono dipendenti non esenti perché non esiste un requisito minimo per il numero di ore che devono lavorare ogni settimana. I dipendenti non esenti potrebbero ricevere una tariffa oraria (salario minimo o superiore) e programmata in base alle esigenze della tua azienda.
I dipendenti non esenti presentano alcuni svantaggi, il più significativo dei quali è la retribuzione degli straordinari per i dipendenti che lavorano più di 40 ore settimanali. Per garantire che i dipendenti ricevano un compenso equo per il loro tempo, dovrai monitorare e monitorare attentamente le loro ore.
Per il lavoratore
Sebbene la libertà di fare gli straordinari e guadagnare un equo compenso per ogni ora lavorata sia il vantaggio più ovvio per i dipendenti non esenti, Cairns ha affermato che ci sono alcuni svantaggi di cui i dipendenti non esenti dovrebbero essere consapevoli. I dipendenti non esenti potrebbero non avere uno stipendio sicuro o continuo, il loro orario di lavoro potrebbe non essere conforme all'orario lavorativo standard e potrebbero non avere diritto a ferie retribuite o infermità in alcune giurisdizioni poiché il loro orario varia di settimana in settimana.
La linea di fondo è che i dipendenti non esenti offrono alle aziende una maggiore flessibilità in termini di ore lavorate, ma coloro che lavorano più di 40 ore settimanali sono dovute agli straordinari. I dipendenti sono pagati accuratamente per le ore lavorate reali, tuttavia, i loro stipendi possono variare di settimana in settimana a causa del fatto che le ore lavorate possono variare.
Quando dovresti assumere lavoratori esenti o non esenti?
Prima di tutto, un datore di lavoro dovrebbe considerare quale categoria (esente o non esente) gioverà maggiormente alla tua azienda durante la creazione di titoli di lavoro e descrizioni per i tuoi dipendenti. Esamina le attività che dovrai svolgere e il metodo di pagamento che desideri utilizzare (stipendio o orario).
Alcuni lavori, secondo Cairns, sono legalmente obbligati ad essere esentati e possono essere assunti solo come tali. Tuttavia, quando si tratta di posizioni che possono essere adattate per rientrare in una di queste categorie o nell'altra, Gerlick afferma che gli imprenditori devono scegliere tra flessibilità e competenza.
"L'assunzione di un dipendente orario non esente offre ai proprietari la flessibilità di modificare l'orario di lavoro in base alla domanda, ad esempio programmando 15 ore una settimana e 35 ore la successiva", ha affermato Gerlick. "Nonostante la spesa aggiuntiva, l'assunzione di un dipendente stipendiato con dazi esenti fissa il costo del lavoro indipendentemente dalla quantità di tempo necessaria al dipendente per completare un determinato compito".
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Inoltre, il personale esente è più adatto per ruoli a lungo termine con responsabilità esecutive, amministrative o professionali, mentre i dipendenti non esenti sono più adatti a lavori orari, temporanei o stagionali. È fondamentale distinguere queste posizioni in base alle loro effettive responsabilità e quindi ritenere il personale responsabile del rispetto delle regole.
Tuttavia, un errore comune commesso dagli imprenditori, secondo Gerlick, è sviluppare un lavoro esente ma non consentire al dipendente di applicare il giudizio e la discrezione richiesti dalla descrizione del lavoro. Questa svista potrebbe costare un sacco di soldi a qualsiasi azienda: se quel dipendente decide di denunciarti, può utilizzare l'FLSA per sostenere le sue accuse.
"Se un datore di lavoro non ha familiarità con le specifiche dell'FLSA, dovrebbe assumere un consulente professionale per le risorse umane per valutare le descrizioni del lavoro e controllare le attività lavorative su base regolare per confermare l'applicabilità delle attuali classificazioni", ha affermato Gerlick. “È fondamentale essere proattivi. In genere, i problemi non si sviluppano finché un dipendente scontento non intenta una causa”.
Quindi, considera la descrizione del lavoro, la durata del lavoro (temporaneo, a breve termine o permanente), se il ruolo è part-time o full-time e il tipo di persona che vuoi assumere quando decidi se assumere un dipendente esente o non esente.
Linee guida per l'esenzione dai requisiti di retribuzione degli straordinari
Il personale amministrativo, dirigente e professionale, nonché i venditori e i dipendenti STEM (Scienza, Tecnologia, Ingegneria e Matematica), sono stati designati come esenti e quindi non possono beneficiare della retribuzione degli straordinari dal 1 gennaio 2020, se soddisfano i seguenti criteri :
- I dipendenti ricevono uno stipendio piuttosto che essere pagati a ore.
- I dipendenti ora guadagnano almeno $ 684 a settimana o $ 35,568 all'anno (da $ 455 a settimana o $ 23,660 all'anno).
- Inoltre, ai dipendenti viene assegnata una paga settimanale a prescindere di quante settimane lavorano.
I dipendenti devono inoltre soddisfare determinati requisiti occupazionali relativi alle loro mansioni e responsabilità lavorative per poter beneficiare dell'esenzione dagli straordinari.
Fondamentalmente, per essere classificato come esente, un dipendente deve soddisfare i seguenti requisiti generali:
- I dipendenti che si qualificano per il esonero esecutivo deve avere una responsabilità primaria nella gestione dell'azienda o di un dipartimento o suddivisione dell'azienda; deve dirigere regolarmente e consuetudine il lavoro di almeno due dipendenti; e devono avere l'autorità per assumere o licenziare, o i loro suggerimenti e raccomandazioni per l'assunzione, il licenziamento o la modifica dello stato di altri dipendenti devono essere tenuti in particolare considerazione.
- Per qualificarsi per il esenzione amministrativa, e il loro dovere primario deve comprendere l'esercizio della discrezionalità e dell'indipendenza di giudizio nelle questioni significative.
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- I dipendenti devono avere un dovere di lavoro primario che richiede conoscenze avanzate in un campo della scienza o dell'apprendimento generalmente acquisito attraverso istruzione e studio intellettuali prolungati e specializzati, o specializzarsi in uno dei pochi altri campi similmente specializzati, come l'insegnamento, l'analisi dei computer o ingegneria, per beneficiare di un'esenzione professionale.9
- Il personale che svolge lavoro d'ufficio o non manuale e guadagna un reddito annuo di $ 107,432 o più può beneficiare dell'esenzione. Devono adempiere almeno a una delle responsabilità di un dipendente esecutivo, amministrativo o professionale esente per qualificarsi. 10
- I dipendenti impiegati come analisti di sistemi informatici, programmatori di computer, ingegnere del software o altra persona con una formazione simile nell'area informatica con mansioni lavorative che soddisfano i criteri per l'esenzione possono beneficiare dell'esenzione informatica.
- I dipendenti devono avere il compito principale di effettuare vendite o acquisire ordini o contratti per poter beneficiare dell'esenzione per le vendite esterne. Il lavoro deve essere svolto lontano dall'ufficio del datore di lavoro o dalle sedi dell'azienda.
Altre modifiche recenti alle regole degli straordinari
Dal 1 gennaio 2020 sono in vigore le seguenti modifiche:
- La retribuzione annua minima per il "personale altamente retribuito" è stata aumentata da $ 100,000 a $ 107,432 all'anno.
- I datori di lavoro possono soddisfare fino al 10% del livello salariale standard con bonus non discrezionali e pagamenti di incentivi (comprese le commissioni) pagati almeno una volta all'anno, a riconoscimento del cambiamento dei modelli salariali.
Eccezioni ai requisiti di straordinario
Vi è altro personale che può essere escluso dalle regole di retribuzione degli straordinari oltre alle categorie primarie di dipendenti esenti (amministrativo, dirigente, professionale, informatico e vendite esterne).
- Alcuni dipendenti incaricati di esercizi di vendita al dettaglio o di servizi come venditori di automobili, camion, rimorchi, attrezzi agricoli, barche o aerei; o impiegati di ricambi e meccanici che si occupano di automobili, camion o attrezzi agricoli, che sono impiegati da stabilimenti non manifatturieri principalmente impegnati nella vendita di questi articoli agli acquirenti finali.
- Il personale delle ferrovie e delle compagnie aeree, i tassisti, alcuni dipendenti di vettori automobilistici, i marinai sulle navi americane e gli addetti alle consegne locali sono tutti retribuiti secondo schemi tariffari di viaggio approvati.
- Annunciatori, redattori di notizie e ingegneri capo di alcune emittenti non metropolitane
- Dipendenti del servizio domestico che risiedono presso l'abitazione del datore di lavoro
- Dipendenti che lavorano nei cinema
- Agricoltori
Requisiti statali per la classificazione dei dipendenti esenti e la retribuzione degli straordinari
I dipendenti esenti sono soggetti a regole diverse nei diversi stati. In California, ad esempio, le aziende devono pagare a un dipendente almeno il doppio del salario minimo prevalente per poter beneficiare dell'esenzione dagli straordinari. Tutti gli altri dipendenti, indipendentemente dalle responsabilità lavorative, avrebbero diritto allo straordinario.
- I lavoratori che guadagnano più del livello di reddito devono comunque soddisfare gli altri criteri per lo status di esenzione per essere classificati come tali.
- I dipendenti non esenti devono anche ricevere uno stipendio straordinario di almeno 1.5 volte il salario minimo della California o $ 19.50 l'ora (per le aziende con più di 26 dipendenti).
- La soglia minima di retribuzione statale per il personale esecutivo e amministrativo a New York è stata gradualmente aumentata, con la tariffa effettiva che varia a seconda dell'ubicazione geografica e delle dimensioni dell'azienda. Ad esempio, la barriera per il personale amministrativo a New York City è di $ 58,500 (annualizzata) al 31 dicembre 2019. La soglia è di $ 50,700 nelle contee di Nassau, Suffolk e Westchester e $ 46,020 nel resto dello stato.
Qual è la differenza tra non esente ed esente?
La principale distinzione tra dipendenti esenti e non esenti è se hanno diritto o meno allo straordinario. Il Fair Labor Standards Act determina questo stato ai sensi della legge federale (FLSA). I dipendenti che sono esenti dal lavoro straordinario non ne sono responsabili, ma lo sono i dipendenti non esenti.
I dipendenti stipendiati sono considerati esenti o non esenti?
I dipendenti non esenti devono ricevere almeno il salario minimo e gli straordinari se lavorano più a lungo della normale settimana lavorativa di 40 ore. I dipendenti esenti sono quelli che rientrano in una delle categorie di cui sopra, sono stipendiati e guadagnano almeno $ 684 a settimana o $ 35,568 all'anno.
Quante ore al giorno deve lavorare un dipendente esente?
I dipendenti classificati come esenti non possono avere diritto a straordinari o pause. I dipendenti esenti, d'altra parte, devono essere pagati il doppio della paga oraria minima per una settimana lavorativa di 40 ore. Un datore di lavoro potrebbe chiedere a un dipendente esente di lavorare più di 40 ore settimanali senza pagare gli straordinari.
È meglio essere esenti o non esenti?
I dipendenti esenti sono in genere pagati più dei dipendenti non esenti poiché sono tenuti a svolgere i propri compiti indipendentemente dal numero di ore necessarie. Il personale esente è regolarmente invitato a rimanere in ritardo o ad arrivare in anticipo se ciò è necessario per svolgere i propri compiti.
Perché si chiama esente?
Questi dipendenti sono comunemente indicati come "stipendiati", sebbene "esente" sia il termine corretto e legale. Sono indicati come esenti perché sono esenti dai suddetti requisiti FLSA per la retribuzione oraria e il salario minimo federale.
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