Hai bisogno di suggerimenti per organizzare un evento? Sei arrivato nel posto giusto. Nel corso degli anni abbiamo partecipato ad eventi ospitati da numerosi gruppi. Abbiamo anche un sacco di best practice da utilizzare, anche se non possiamo elencare tutte le specifiche che devi considerare (spesso dipende dal tipo di evento!). Inoltre, abbiamo creato questa lista di controllo gratuita e semplice da usare per la preparazione del tuo evento in modo che nulla scivoli tra le fessure. Possiamo aiutarti se stai pianificando un evento virtuale. Questo è tutto ciò che devi sapere sulla pianificazione degli eventi, i servizi, le aziende che offrono il meglio e la lista di controllo per pianificare senza ulteriori indugi.
Andiamo avanti!!!
Pianificazione
L'emozionante abilità di coreografare persone e attività per produrre uno spettacolo che lascia alle persone ricordi per tutta la vita è nota come pianificazione di eventi. È simile a dirigere un'esibizione dal vivo per pianificare e allestire un evento, sia esso una conferenza, un evento aziendale, una raccolta fondi, una fiera o qualsiasi altro tipo di evento. Per coloro che amano viaggiare, offre anche una fantastica opportunità di visitare hotel opulenti e nuove località intriganti e socializzare con relatori e partecipanti provenienti da tutto il mondo. E puoi fare tutto pur avendo molta libertà e indipendenza!
Chi è un organizzatore di eventi?
Un organizzatore di eventi spesso indicato come organizzatore di riunioni e/o convegni, è una persona che organizza tutti gli aspetti di riunioni ed eventi aziendali, da non confondere con un organizzatore di matrimoni. Decidono spesso dove tenere le riunioni, pianificano i trasporti e organizzano molti altri dettagli.
Cosa fa un pianificatore di eventi?
I coordinatori di eventi organizzano ogni aspetto di un evento, dall'inizio alla fine. Ad esempio, gli organizzatori di riunioni incontreranno i clienti prima di una riunione per valutare la partecipazione e accertare l'obiettivo della riunione. Si occupano dei dettagli della riunione, inclusa la registrazione dei visitatori e l'impostazione audio/visiva del relatore durante la riunione. I partecipanti vengono interrogati dopo la conferenza per determinare i loro principali interessi.
Inoltre, gli organizzatori di eventi cercano luoghi di incontro come hotel e centri congressi. Tengono conto della capacità delle strutture di offrire alloggio e servizi, della facilità di accesso dei visitatori e delle attrattive locali. I pianificatori ora stanno anche prendendo in considerazione se una riunione online può raggiungere gli stessi obiettivi di una riunione faccia a faccia.
Quali sono alcuni fondamenti della pianificazione degli eventi?
L'arte (e occasionalmente la scienza) della concettualizzazione, pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi è nota come pianificazione degli eventi. È tempo di contattare un coordinatore di eventi o un'agenzia di pianificazione quando un evento significativo e su larga scala deve funzionare bene. I principali fornitori di servizi che possono garantire la produzione e l'esecuzione di eventi senza intoppi sono gli organizzatori di eventi. Svolgono questi compiti per mostre commerciali, eventi per anziani, galà di beneficenza e molte altre occasioni.
Perché le persone assumono servizi di pianificazione di eventi?
Due fattori principali spingono le persone a utilizzare i servizi di pianificazione degli eventi:
- In modo che i partecipanti e gli ospiti d'onore possano divertirsi senza prestare attenzione alla funzione.
- Affinché l'evento si svolga senza intoppi.
Considera un normale matrimonio come esempio. Allo scopo di coordinare, organizzare e portare a termine l'organizzazione del proprio matrimonio, molte coppie di fidanzati utilizzano pianificatori di eventi o servizi di pianificazione di eventi. Quindi, gli sposi non dovranno preoccuparsi di cose come il catering, il parcheggio o l'espulsione di ospiti chiassosi, e potranno invece godersi i loro giorni speciali e concentrarsi sul matrimonio. Il wedding planner si occupa invece di tali dettagli.
Inoltre, alcuni eventi sono così complicati, specialmente quelli con centinaia o più persone, che è quasi impossibile pianificarli e organizzarli adeguatamente da soli. Gli organizzatori di eventi esperti e competenti sono consapevoli di come gestire la folla, quanto cibo fornire e altri elementi che possono creare o rovinare un evento significativo.
Servizi di pianificazione di eventi
Cosa comportano esattamente i servizi di pianificazione degli eventi, ti starai chiedendo? Poiché ogni evento è così particolare, i servizi forniti saranno diversi per ognuno. Scopri i nostri 5 migliori servizi di pianificazione di eventi nei prossimi paragrafi, insieme ai vantaggi di assumere uno specialista.
#1. Luogo
Trovare una posizione è molto più complicato di quanto sembri. Ci sono molte cose a cui pensare, come capacità, disponibilità e budget. Alcuni luoghi hanno un elenco di catering preferito, mentre altri consentono di portare cibo dall'esterno. Usa i camerieri e i baristi forniti dal locale in quanto potrebbero non permetterti di portare lavoratori esterni.
Il luogo è facilmente raggiungibile? Ci sono hotel nelle vicinanze per persone che vengono da fuori città? Dovrai provvedere tu stesso alla biancheria, alle sedie e ai tavoli per l'evento? Le risposte alle domande di cui sopra possono essere estremamente scoraggianti. Tigris Events soddisfa questa esigenza. Siamo consapevoli del fatto che l'analisi di una varietà di impostazioni per determinare se sono adatte può richiedere del tempo. I nostri coordinatori di eventi ti forniranno un breve elenco di luoghi disponibili e perfetti che si adattano al tuo budget e al tuo concetto preferito. La scelta può essere determinata in pochi secondi guardando la loro presentazione!
#2. Arte e intrattenimento
L'aspetto e l'atmosfera di un locale possono essere radicalmente modificati dall'arredamento. Contiene fiori, decorazioni per la tavola, loghi, fondali e altre cose. L'arredamento sarà il fattore decisivo se miri a un ambiente intimo o di grande appeal. Per aiutarti a visualizzare la tua celebrazione ideale, un organizzatore di eventi fornirà l'arredamento, offrendo idee e layout del pavimento. Hanno raccomandato fornitori che hanno il know-how per cambiare il corso del tuo evento.
Una band dal vivo, un DJ o persino degli acrobati sono possibili alternative di intrattenimento! Puoi anche incorporare intrattenimento interattivo, come un mago, postazioni per arrotolare i sigari o giochi da casinò, se vuoi davvero stupire i tuoi visitatori. Offriamo spesso anche mascotte per eventi stagionali! Il processo di selezione dei talenti è semplificato dallo sportello unico che i servizi di pianificazione degli eventi offrono a ciascun fornitore.
#3. Ristorazione
Ti piace una cena a buffet o degli antipasti di passaggio? Ci sarà una bevanda speciale inclusa? Dovresti confermare non solo la quantità del cibo ma anche il tipo di cibo. Ci sono restrizioni dietetiche o allergie alimentari? Quando si negozia il catering per il tuo evento, questi problemi devono essere adeguatamente presi in considerazione. Le alternative di ristorazione offerte da varie aziende e gli stili di ristorazione fanno parte dei servizi di pianificazione degli eventi. Coinvolgendo un organizzatore di eventi, puoi assicurarti che la quantità e il tipo di cibo corretti siano forniti per il tuo incontro. Inviate inviti cartacei o inviti elettronici agli ospiti? In che modo stai gestendo gli RSVP? Ci sarà la registrazione in loco? Ci sono opzioni manuali o computerizzate?
Conoscere il numero approssimativo di visitatori confermati può aiutarti a pianificare l'evento in modo efficace. Semplifica l'intero processo assumendo un organizzatore di eventi che si occuperà della distribuzione degli inviti, della gestione RSVP e del personale addetto alla registrazione degli ospiti.
#4. Personale Eventi
Inoltre, lo staff dell'evento è offerto da una società di pianificazione di eventi a servizio completo. Queste persone possono aiutare con il barista, il saluto e la registrazione. Possono aiutarti con messaggi importanti, distribuendo gadget e sacchetti regalo e promuovendo la partecipazione se hai l'attivazione presente al tuo evento. Il personale dell'evento dovrebbe essere sempre utilizzato per la registrazione e il controllo del cappotto. Dà all'occasione un tocco raffinato!
Società di organizzazione di eventi
Ogni anno, queste note società di organizzazione di eventi alzano il livello. Inoltre, le loro esibizioni abilmente rubate sul palco lasciano un segno nel pubblico. Vedi sotto per suggerimenti sulle migliori società di pianificazione di eventi del mondo che puoi utilizzare per il tuo prossimo evento.
#1. Eventi Bassett, Inc.
Si trova a Toronto, in Canada, e fornisce una vasta gamma di servizi, tra cui produzione e progettazione di eventi completi, negoziazione di contratti con i fornitori, personale, sponsor e gestione dei media, produzione di video e altro ancora. Non andare oltre Bassett Events, che tu stia organizzando feste private di alto profilo, eventi filantropici o un matrimonio stravagante. Il piccolo gruppo, diretto da Jennifer Bassett, eccelle nell'aggiungere un senso di sorpresa anche nelle occasioni più belle.
#2. MKG
Offrendo servizi come ricerca di approfondimenti, strategia esperienziale, sviluppo di campagne creative, progettazione di mostre e ambienti, produzione di eventi e altro ancora con sedi a New York City e Los Angeles. Quando i grandi marchi vogliono produrre incredibili debutti di prodotti, ambientazioni degne di Instagram e "esperienze di marca" indimenticabili, vengono da MKG. Questa organizzazione non crea eventi tipici. Sul loro sito web puoi trovare installazioni artistiche a grandezza naturale, vasche per palline per adulti e altalene per hot dog.
#3. Davide Tutera
Situato a Los Angeles, offre servizi come la gestione dei fornitori, la pianificazione, la produzione e l'ideazione e il design di eventi. Pertanto, David Tutera è esperto nella pianificazione di un matrimonio sontuoso sia come conduttore televisivo che come designer di abiti da sposa. Il team aspira a fornire esperienze che stimolino la tua immaginazione più vivida e realizzino le tue più alte aspirazioni.
#4. Un evento perfetto
Potrebbero trovarsi a Chicago e fornire gestione di eventi, fiori, cancelleria, styling, bomboniere e altro ancora. Debi Lilly ha una lunga carriera negli eventi e usa la sua organizzazione di eventi per aiutare i clienti a sfuggire alla realtà. Oltre a progettare e produrre eventi, l'azienda gestisce anche una piccola sede per eventi chiamata DL Lounge. Servire clienti famosi è qualcosa per cui Debi è nota. L'occasione più nota è stata la celebrazione del compleanno dal vivo di Oprah.
#5. Paese delle meraviglie
L'azienda ha uffici a Londra, New York City e Miami e fornisce sviluppo del marchio, progettazione e produzione di eventi, marketing esperienziale, social media e altro ancora. Rispetto ad altre aziende affermate, Events by Wonderland emana un atteggiamento più positivo, contemporaneo e giovanile. Wonderland ha oltre 15 anni di esperienza nel settore del lusso, dei viaggi, della vendita al dettaglio, della tecnologia e di altri marchi verticali attraverso eventi "esperienziali guidati dalla creatività".
Lista di controllo per la pianificazione degli eventi
Una lista di controllo per la pianificazione degli eventi non dovrebbe essere utilizzata al posto di una corsa allo spettacolo o al budget di un evento perché non è necessariamente un piano dell'evento in sé e per sé. Consideralo più come un riferimento che elenca ogni aspetto dell'evento in ordine cronologico e le scadenze per il coordinamento. Puoi evitare di perdere qualcosa di cruciale lungo il percorso utilizzando una lista di controllo per la pianificazione degli eventi. Per dirla semplicemente, ti tiene in pista e organizzato in modo da poter eseguire un evento di successo. Non esiste un modello unico per tutti, quindi è fondamentale adattarlo alle tue esigenze e ai tuoi obiettivi. Diamo un'occhiata a tutto ciò di cui potresti aver bisogno per inserire la tua lista di controllo per la pianificazione degli eventi per iniziare.
#1. Crea un modello per una lista di controllo per la pianificazione degli eventi.
Inserisci ogni elemento in un modello mentre crei la tua lista di controllo. Puoi crearne uno tuo in Google Documenti o Microsoft Excel oppure puoi trovare un modello online. Puoi anche collaborare con i tuoi operatori di eventi utilizzando un sistema di gestione dei progetti come Asana o Podio.
#2. Decidere le necessità per l'evento.
Avanti sulla lista di controllo della pianificazione, scegli alcuni dei componenti essenziali per il tuo evento:
- Ora e data
- Dove
- tipo di occasione
- Scopo dell'evento
- Obiettivi degli eventi
- Pubblico
Assicurati di non saltare questi passaggi aggiungendo ciascuno di questi come elemento da fare alla tua lista di controllo.
#3. Stabilisci un budget per l'evento.
Mettere fuori un budget per un evento può essere difficile se si considerano tutti i costi coinvolti. È semplice da fare con un foglio di calcolo di Microsoft Excel. Inizia prima con le aree più grandi, come gli affitti, la ristorazione e l'arredamento. Infine, lascia che Excel faccia il lavoro per te suddividendo tutte le spese in ciascuna categoria.
#4. Crea il Layout dell'Evento.
Dato che comprende gli elementi dell'evento che hanno la maggiore influenza sui partecipanti, questo è il fulcro della pianificazione dell'evento. Pensa alle cose precise che devi aggiungere alla tua lista di controllo dell'evento di pianificazione mentre le esplori.
- Programma
- disposizione
- Tema
#5. Preparare il decoro.
L'arredamento non è solo attraente; è essenziale per un evento di successo. Assicurarti di coprire tutte le tue basi potrebbe essere difficile perché spazia da noleggi e mazzi di fiori a tovaglie e pezzi d'accento. Chiediti cosa vedranno i partecipanti perché vivranno l'evento attraverso i loro cinque sensi. suono, odore, tatto e gusto
#6. Sii creativo con i tuoi pasti e le tue bevande.
Cibo e bevande possono essere il punto focale di un incontro perché cenare insieme è una vera espressione di cameratismo. Il cibo è un simbolo di nutrimento, quindi l'ospite ha la possibilità di mostrare un'attenta ospitalità. La tua lista di controllo ti aiuta a navigare in queste sottigliezze in modo che tu possa selezionare il ristoratore ideale, mantenere aggiornato il tuo menu, salvaguardare l'ambiente e, soprattutto, assicurarti che i tuoi visitatori se ne vadano soddisfatti e amati.
#7. Crea una strategia di marketing.
Il marketing degli eventi genera entusiasmo, accresce le aspettative e garantisce una buona partecipazione. Il piano di marketing pre e post evento può essere mappato su tutti questi canali con l'ausilio di un elenco di controllo dell'evento. Uno strumento di gestione dei progetti online sarà molto utile per te e il tuo team a questo punto.
#8. Preparati a dettagli inaspettati e minori.
I più piccoli dettagli possono avere un impatto significativo. Dovresti quindi tenere traccia di ogni piccolo dettaglio che può avere un impatto sull'esperienza dei tuoi visitatori. Queste sono le piccole ma cruciali cose che devono essere incluse nei meeting planner.
#9. Crea un diagramma della logistica della giornata dell'evento.
Un calendario minuto per minuto di tutto, dall'arrivo del fornitore e l'installazione al run-through e allo smontaggio post-evento dovrebbe essere incluso nella sequenza temporale della logistica dell'evento, che dovresti pianificare di costruire. Il giorno dell'evento ci sono molti elementi in movimento, quindi si verificheranno sicuramente circostanze impreviste. Rischi di perdere tutto ciò che in seguito si manifesterà come un problema significativo se non hai le specifiche del giorno dell'evento fino a una T. Puoi utilizzare la tua lista di controllo per fare un programma approfondito per il giorno dell'evento, quindi non c'è bisogno di quella preoccupazione in più.
Quali sono i 7 elementi della pianificazione degli eventi?
L'infrastruttura dell'evento, il pubblico, la partecipazione, gli organizzatori, la sede e i media sono i sette componenti principali della gestione degli eventi. Tutti questi componenti devono essere gestibili dal tuo software per eventi.
Qual è il processo di pianificazione degli eventi?
Il budget, la creazione di orari, la scelta e la prenotazione di luoghi per eventi, l'ottenimento di permessi, l'organizzazione dei pasti, l'organizzazione dei trasporti, l'ideazione di un tema, la pianificazione delle attività, la scelta di relatori e keynote, l'organizzazione di attrezzature e strutture e la gestione del rischio fanno tutti parte della pianificazione dell'evento.
Cosa fa un organizzatore di eventi?
L'organizzatore dell'evento è incaricato di organizzare tutti gli elementi mobili necessari per assicurarsi che gli eventi si svolgano correttamente, inclusa la selezione della sede, il catering e il noleggio degli artisti. Prima dell'evento, organizzano tutte le specifiche e supervisionano la giornata della logistica.
Quali sono le cinque fasi del processo di pianificazione degli eventi?
Fase 1 – Ricerca e definizione degli obiettivi.
2 – Progettare l'Evento.
3 – Marca l'evento.
4 – Coordinamento e pianificazione Day-Of
5 – Valutare l'Evento
Quali sono le sei PS della pianificazione degli eventi?
Queste sette P del marketing dei servizi sono note come prodotto, prezzo, luogo, promozione, prova fisica, persone e processo se non le ricordi.
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Riferimenti
