Negli ultimi due anni, l'occupazione è diventata una questione molto più internazionale. Le persone si sono trasferite e i responsabili delle assunzioni hanno ampliato la loro ricerca dei migliori talenti oltre i confini della loro area immediata. Ciò ha influito su dove le persone chiamano, su come sono diventate le piccole organizzazioni e su come viene creata l'occupazione. In questo pezzo, spieghiamo in dettaglio cos'è l'Employer of Record, i vantaggi di assumerne uno e la differenza tra il servizio PEO e EOR.
Cosa significa un datore di lavoro di record?
Il datore di lavoro ufficiale di un lavoratore in una nazione è noto come Employer of Record. In quanto tale, l'Employer of Record si occupa di tutti gli aspetti di conformità dell'occupazione, inclusi buste paga, tasse, benefici legali, contratti di lavoro e altro ancora.
Il modello EOR non è nuovo. È stato utilizzato per la prima volta negli Stati Uniti per affrontare la difficoltà di assumere lavoratori provenienti da stati diversi. Le persone negli Stati Uniti sono considerate residenti fiscali statali. Il loro datore di lavoro è tenuto per legge a presentare le dichiarazioni dei redditi annuali per loro conto ed essere registrato per pagare le tasse nello stesso stato. Una piccola azienda con molti dipendenti in diversi stati potrebbe presto trovarsi in un vincolo di reporting e conformità. La squadra di soccorso è un datore di lavoro registrato.
Un contratto di co-impiego a tre lati è firmato dal datore di lavoro, dal dipendente e dal PEO quando una società utilizza un datore di lavoro registrato:
- Assegnando loro responsabilità e supervisionando le loro prestazioni, il datore di lavoro mantiene uno stretto rapporto di lavoro con il dipendente.
- In qualità di persona incaricata di garantire che un dipendente sia assunto legalmente, l'EOR gestisce gli aspetti amministrativi di cose come buste paga, tasse, benefici, ecc. Si assicura inoltre che sia il dipendente che il cliente rispettino tutte le leggi sul lavoro applicabili.
- Il dipendente, in qualità di terzo contraente, svolge tutte le sue funzioni come dipendente dell'azienda.
Le aziende ora stanno assumendo più lavoratori in più nazioni in tutto il mondo, spesso in località in cui è necessario molto di più della semplice registrazione di un numero di identificazione fiscale e della presentazione delle dichiarazioni annuali per conformarsi a tutte le leggi fiscali e del lavoro applicabili.
Lo stress e l'incertezza dell'assunzione di lavoratori in giurisdizioni più complicate possono essere gestiti efficacemente utilizzando EOR.
Un datore di lavoro registrato si occupa dell'occupazione e non della gestione delle prestazioni
Spesso mettiamo insieme la gestione delle prestazioni e dell'occupazione di qualcuno. Questo, tuttavia, non è il caso, in quanto uno è un rapporto legale, mentre l'altro è lavorativo.
Dare a qualcuno l'incarico sbagliato ha ripercussioni diverse rispetto a dargli l'errato obbligo di legge. L'occupazione è una posizione legale che porta con sé l'obbligo legale di garantire che un individuo abbia tutti i diritti di lavoro in una giurisdizione specifica come definito dalla legislazione locale sul lavoro. D'altra parte, la gestione delle prestazioni è un accordo di lavoro centrato sulla natura del lavoro stesso.
Quando il datore di lavoro e i dipendenti hanno sede nello stesso paese, la società normalmente si occupa sia della responsabilità legale che della gestione delle prestazioni. La separazione geografica altera questo, poiché una nuova giurisdizione richiede una registrazione separata del datore di lavoro. Una società ha due opzioni per affrontare questo problema: o intraprende il difficile compito di registrarsi direttamente come datore di lavoro, il che comporta la creazione di buste paga estere, oppure assume un EOR.
Qual è la differenza tra PEO ed EOR?
Nonostante le loro somiglianze, PEO e EOR offrono vari servizi. Un EOR aggiunge una parte della tua azienda e dei dipendenti al suo libro paga. Un PEO gestisce tutti i tuoi dipendenti e si occupa di tutti i compiti relativi alle risorse umane. Inoltre, quando lavori con un PEO, mantieni la proprietà dei contratti di lavoro, mentre un EOR mantiene la proprietà dei contratti di lavoro mentre ti utilizza nell'ambito di un accordo di servizio.
Perché questo è importante? Corri il pericolo di infrangere la legge se mescoli le due cose. Un PEO non può operare legalmente come PEO poiché deve essere registrato come tale. Naturalmente, utilizzando la ricetta appropriata si otterranno risultati migliori. Simile a quel gin tonic, la tua azienda ha bisogno dell'accompagnamento ideale per un'esperienza HR positiva.
Dove PEO e EOR differiscono
Sia i PEO che gli EOR fungono da estensione della tua attività. Le loro quattro principali aree di differenza sono minori ma significative:
#1. Sostituzione o complimento
A volte è preferibile lasciare che un barista prepari i cocktail, anche se potresti essere in grado di farlo da solo. Allo stesso modo, un PEO può assumere la maggior parte delle funzioni delle risorse umane e tutti i dipendenti della tua azienda sul libro paga del PEO. Il PEO gestisce tutti gli onboarding, i licenziamenti, le revisioni dei dipendenti, lo State Unemployment Tax Act (SUTA), l'assicurazione sanitaria e altri compiti.
Anche se non vuoi fare le bevande, potresti essere in grado di versare il vino senza troppe difficoltà. Bene, un EOR ti consente di esternalizzare una parte dei tuoi doveri delle risorse umane. Ciò alleggerisce l'onere amministrativo del reparto risorse umane per una parte della forza lavoro. I lavoratori stagionali, gli appaltatori, le assunzioni specifiche per progetti e il personale fuori dallo stato sono tutti di competenza dell'EOR.
#2. Il salario minimo per i dipendenti
La maggior parte dei PEO richiede che un minimo di cinque o dieci lavoratori partecipino alla festa per garantire che ci siano partecipanti adeguati; la maggior parte degli EOR no. Normalmente è più probabile che gli EOR lavorino con piccole imprese che possono avere solo uno o due dipendenti regolari. Questo perché sono tipicamente utilizzati per forza lavoro variabile o basata su appaltatori.
L'utilizzo di appaltatori per brevi periodi potrebbe causare problemi alle risorse umane, specialmente in team così piccoli. Senza un EOR, uno di quei dipendenti regolari deve essere a conoscenza del Fair Labor Standards Act e delle norme sull'occupazione associate. Gli EOR sono responsabili di tutte le tasse, assicurazioni e benefici per i lavoratori contingenti perché hanno una profonda familiarità con questi regolamenti.
#3. Registrazione delle imprese
Una cosa che un PEO non farebbe per te? Registrazione della tua attività in ogni stato in cui hai dipendenti. D'altra parte, un EOR ti consente di assumere personale negli stati in cui la tua attività non è registrata. Può essere facile o difficile registrare la tua attività in uno stato diverso. Devi solo archiviare l'attività come documentazione se sei una ditta individuale o una società di persone. Ci sono molti altri fattori da tenere in considerazione per le società C, le società S e le società a responsabilità limitata.
Se appartieni a quest'ultima categoria, pensa a un EOR come alternativa. Se devi adottare misure enormi per acquisire la menta, probabilmente eliminerai i mojito dal menu.
#4. Coperture assicurative
La più grande spesa imprevista associata all'utilizzo di PEO potrebbe essere l'assicurazione. Mentre i PEO potrebbero aver bisogno che tu offra la tua assicurazione, gli EOR spesso includono una copertura assicurativa di responsabilità generale (GL) e di risarcimento dei lavoratori (WC). Gli EOR si assicurano che i lavoratori di cui sono responsabili siano protetti sia da malattie e infortuni sul lavoro, sia da danni a proprietà o altre persone.
I PEO hanno spesso bisogno di aiuto per acquisire WC in industrie non impiegatizie. Probabilmente avrai bisogno di un'assicurazione se la tua attività corrisponde a questa descrizione. Questo potrebbe non fare o distruggere la tua scelta, ma è fondamentale esserne consapevoli in anticipo. La festa può continuare fintanto che il proprietario dell'azienda ha la necessaria licenza per gli alcolici.
Datore di lavoro registrato per il personale a contratto
Il datore di lavoro del record funge da datore di lavoro legale del dipendente a contratto quando si tratta di assumere aziende che offrono personale a contratto. Un back office con personale a contratto, una terza parte, assume spesso il ruolo di datore di lavoro registrato. I reclutatori hanno la possibilità di gestire autonomamente le attività di back office. Possono anche appaltarli a un back office di personale a contratto.
Devi determinare chi sarà il datore di lavoro registrato per i tuoi appaltatori se decidi di espandere la tua attività di reclutamento per includere il lavoro a contratto.
Assicurati di avere il tempo e le risorse per gestire da solo il back office se scegli di farlo.
Ultimo ma non meno importante, un fornitore di back office con personale a contratto potrebbe subentrare se non si desidera gestire autonomamente il back office. Il datore di lavoro registrato è responsabile del finanziamento del libro paga dell'agenzia di collocamento (reclutatore), del pagamento dei dipendenti e della gestione di tutti gli altri aspetti dell'occupazione.
Responsabilità di un datore di lavoro registrato
Diamo un'occhiata più da vicino ai doveri che un datore di lavoro del record deve comprendere il significato di EOR per le aziende che si preparano a creare sedi globali.
La maggior parte delle volte, i gruppi EOR svolgono i seguenti compiti vitali:
- Supervisiona il libro paga e rappresenta un'azienda come entità delega autorizzata ad assumere persone nell'area.
- Verificare il rispetto della normativa regionale in materia di lavoro e fiscale (es. redazione di contratti e accordi validi).
- Compila i documenti fiscali e assicurativi per conto del datore di lavoro (W-2, I-9 e altri documenti).
- Se un dipendente straniero deve essere trasferito, organizza i permessi di lavoro e i visti richiesti.
- Fornire servizi di consulenza all'azienda in merito ai migliori metodi della regione per l'assunzione di nuovi dipendenti, il pagamento del licenziamento o la risoluzione dei contratti.
Cinque vantaggi dell'assunzione di un datore di lavoro registrato
La collaborazione con i fornitori di EOR è una procedura standard per le multinazionali. Raggiungere un'azienda che può fungere da intermediario per una società con sede all'estero e l'amministrazione regionale aiuta gli imprenditori a ridurre al minimo i rischi, abbassare le spese di gestione e migliorare la produttività del team.
Esaminiamo i principali vantaggi di lavorare con un datore di lavoro registrato in modo più dettagliato:
#1. Eliminare gli ostacoli al commercio internazionale
Molti imprenditori sono riluttanti a cercare talenti all'estero a causa delle difficoltà legate alla creazione di un'organizzazione aziendale all'estero. Sebbene ci siano molti vantaggi nella creazione di team all'estero (manodopera a basso costo, un pool di talenti più ampio e diversità sul posto di lavoro).
L'attesa dell'approvazione dell'ambasciata per avviare operazioni commerciali all'estero potrebbe richiedere mesi in nazioni con un alto livello di burocrazia (Ucraina, Argentina e India). Gli imprenditori sono rimasti nel limbo per un po', incerti se continuare a tentare di irrompere o concentrarsi sull'assunzione di personale locale e rinunciare a un ufficio in tutto il mondo.
In che modo EOR aiuta: un datore di lavoro registrato (EOR) è un'azienda legalmente riconosciuta. Ha l'autorità di assumere e retribuire i lavoratori. Per evitare di tentare di eludere la burocrazia, il coinvolgimento di un fornitore EOR consente agli imprenditori di iniziare a reclutare personale all'estero e lavorare immediatamente ai progetti.
#2. Rispettare le leggi locali
Le imprese internazionali spesso subiscono costose cause legali a causa della mancata comprensione delle norme locali sul commercio e sul lavoro. Ad esempio, le aziende in Europa sono tenute a concedere alle colleghe un congedo di maternità di 14 settimane. Poiché non esistono restrizioni comparabili negli Stati Uniti, gli imprenditori americani potrebbero trovarsi in un vincolo legale perché non sono a conoscenza delle sottigliezze del diritto dell'UE.
In che modo EOR aiuta: gli imprenditori si affidano ai datori di lavoro registrati per prevenire tali situazioni e gestire il personale in modo compatibile con la legge. Le agenzie EOR garantiranno che tutte le procedure aziendali siano conformi perché hanno una conoscenza approfondita della legislazione del lavoro e delle imprese. Il datore di lavoro registrato sarà ritenuto responsabile in caso di violazione legale, non il titolare dell'azienda.
#3. Risparmia tempo, terzo
Ci vuole molto tempo per tenere traccia delle scartoffie, gestire i benefit, elaborare i pagamenti e rescindere i contratti dei dipendenti. Gli imprenditori che cercano di gestire un gran numero di mansioni da soli scoprono di non essere in grado di dedicare abbastanza tempo allo sviluppo delle competenze chiave dell'azienda, come migliorare il prodotto, sviluppare la strategia e coltivare relazioni profonde con clienti o partner.
In che modo EOR aiuta: Avere un fornitore affidabile che gestisce i pagamenti delle tasse, il libro paga dei dipendenti e altre formalità libera un sacco di tempo per i manager dell'azienda per concentrarsi su altre attività importanti.
Invece di passare ore ad apprendere regole e processi internazionali, gli imprenditori che lavorano con un EOR possono sviluppare i loro talenti nelle aree di cui sono appassionati ed esperti.
#4. Ridurre i rischi
L'assunzione di un datore di lavoro di record consente agli imprenditori di trasferire la responsabilità dalla propria organizzazione a un fornitore. Poiché l'organizzazione è elencata come datore di lavoro registrato in tutti i documenti ufficiali, i contratti e le dichiarazioni fiscali, sarà responsabile di eventuali errori commessi.
Quindi, coinvolgendo un EOR, un imprenditore può smettere di preoccuparsi delle ripercussioni di errori involontari nei documenti fiscali o del mancato rispetto delle norme locali sul lavoro.
#5. Riduci i costi associati all'apertura di un ufficio globale
Aprire un ufficio all'estero comporta costi significativi. Costruire una squadra all'estero fin dall'inizio finisce per costare agli imprenditori un braccio e una gamba in termini di tutto, dai costi associati alla creazione di una filiale all'assunzione di assistenza legale e finanziaria.
Assistenza del datore di lavoro (EOR): l'utilizzo di un EOR consente agli imprenditori di risparmiare denaro coinvolgendo società di consulenza finanziaria, delle risorse umane e legale. Nel caso in cui il rapporto non andasse a buon fine come inizialmente previsto dal management aziendale, la grande flessibilità delle agenzie EOR consente l'esplorazione di nuovi mercati e la chiusura di sedi internazionali senza doversi preoccupare delle spese di manutenzione e cessazione sede.
Sommario
Hai bisogno di un datore di lavoro registrato se vuoi essere completamente conforme senza conseguire una laurea in diritto internazionale del lavoro. Non sarai in grado di ottenere assistenza da fornitori di servizi paghe multinazionali o società di consulenza per le risorse umane che non offrono servizi di Employer of Record. Al contrario, ci vorrà molto tempo per sviluppare l'infrastruttura necessaria, acquisire le conoscenze locali necessarie e individuare partner affidabili.
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Riferimenti
