Uno dei maggiori problemi che i proprietari di piccole imprese negli Stati Uniti devono affrontare è il furto dei dipendenti. Secondo la National Federation of Independent Business (NFIB), il furto dei dipendenti rappresenta circa il 44% delle perdite per furto in negozio. Il furto dei dipendenti è 15 volte più probabile che si verifichi da un datore di lavoro che da un non dipendente. Secondo il Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti, il furto o la frode dei dipendenti è responsabile di quasi un terzo dei fallimenti aziendali. Esamineremo il furto di tempo dei dipendenti, la copertura del furto, come denunciare il furto dei dipendenti alla polizia e come gestire il sospetto furto dei dipendenti in questo articolo.
Furto dei dipendenti
Il furto da parte dei dipendenti è l'appropriazione di beni o proprietà di un'azienda a proprio vantaggio. Copre le definizioni più comuni di furto, come il furto di proprietà o denaro, nonché il furto di "tempo" (non dedicare il numero di ore richiesto al lavoro o lavorare a progetti personali mentre l'attività è aperta).
Sebbene il 95% delle aziende abbia riferito di aver riscontrato furti da parte dei dipendenti in passato, ci sono misure che puoi adottare per fermarli o ridurli. Ciò comporta l'adozione di una politica a livello di organizzazione, la formazione del team di gestione e l'esecuzione di audit.
Furto del tempo da parte dei dipendenti
Credi che un lavoratore stia sottraendo tempo alla tua attività? Il furto del tempo dei dipendenti può assumere molte forme diverse. Inoltre, il furto di tempo dei dipendenti potrebbe costare denaro alla tua azienda.
Considera un dipendente che lavora cinque giorni alla settimana e ruba 15 minuti a ogni turno. Il lavoratore riceve $ 10 all'ora. Pagheresti $ 12.50 a settimana per il tempo in cui il dipendente non ha lavorato a causa del furto di tempo del dipendente. Anche se quei salari oggi non sembrano molto, possono aumentare.
Immagina di avere dieci dipendenti che svolgono tutti quell'attività allo stesso modo. Potresti perdere fino a $ 6,500 all'anno o $ 125 a settimana. Puoi risparmiare denaro alla tua azienda prevenendo il furto di tempo dei dipendenti.
Tipi di furto di tempo dipendente
Esistono numerose varianti del furto di tempo. Nella tua azienda, dovresti stare attento ai seguenti tipi di frode sul tempo dei dipendenti.
#1. Furto dell'orologio
I lavoratori possono falsificare i loro cartellini o orologi.
Un lavoratore può richiedere che un altro lavoratore lo timbra in entrata o in uscita. Un dipendente potrebbe essere in grado di saltare una parte o forse l'intero turno in questo modo.
Patty, per esempio, è in ritardo per il lavoro. Chiamando il suo collega Austin, gli chiede di registrarla all'orario di inizio programmato. Patty viene timbrata da Austin, ma non si fa vedere per altri 30 minuti. Questo è rubare il tempo.
Potrebbero esserci altri modi per un dipendente di fabbricare le proprie ore lavorate. Se tieni traccia del tempo della tua azienda su carta, è semplice. I dipendenti possono anche modificare facilmente il proprio tempo inserendolo in un programma.
I dipendenti spesso arrotondano le ore sui loro cartellini. Diciamo che un lavoratore lascia l'ufficio alle 4:48. Il lavoratore potrebbe arrotondare alle 5:00 come orario di partenza
#2. Pause prolungate
Prendendo pause più lunghe di quelle consentite dalla politica sui tempi di pausa dei dipendenti, i dipendenti potrebbero rubarti del tempo. Un lavoratore potrebbe prendersi una pausa e partire presto o restare fino a tardi.
Prendi in considerazione la possibilità di concedere ai membri del personale una pausa pranzo di 30 minuti. Durante il pranzo, Jesse fa una commissione. Torna con 15 minuti di ritardo a causa del traffico. Segna il suo cartellino come se avesse pranzato per 30 minuti anche se si è preso una pausa di 45 minuti.
#3. Tempo personale eccessivo
I dipendenti che svolgono mansioni personali sul lavoro possono derubare l'organizzazione. Quando i singoli lavori si accumulano, spesso si trasformano in furto di tempo.
Un dipendente può effettuare numerose chiamate per gestire questioni personali. Per gestire le finanze, i bambini e altri membri della famiglia, le scuole, le babysitter, l'assistenza sanitaria e altro ancora, ad esempio, potrebbero essere costantemente al telefono.
Inoltre, i lavoratori potrebbero dedicare molto tempo allo scambio di messaggi o e-mail.
Se un dipendente ha un'attività secondaria, potrebbe gestirla durante l'orario aziendale. Ciò potrebbe comportare la restituzione di telefonate e l'invio di e-mail. Oppure, a seconda del luogo di lavoro, un dipendente potrebbe tenere una riunione con un cliente mentre lavori.
Potrebbero esserci lavoratori più audaci. Potrebbero sprecare il tuo tempo facendo dei sonnellini al lavoro. La persona non lavora anche se è al lavoro quando dovrebbe esserlo.
#4. Furto di tempo su Internet
Attraverso l'uso della tecnologia per attività non lavorative, i dipendenti possono anche rubare tempo.
I dipendenti possono utilizzare il loro tempo per navigare in Internet. Possono condurre ricerche indipendenti. Potrebbero anche fare acquisti online.
L'uso dei social media tra alcuni dipendenti mentre dovrebbero lavorare è possibile. Possono scegliere di creare post e interagire con altri utenti invece di limitarsi a scorrere i loro feed social.
Giocare ai videogiochi è un altro modo in cui i dipendenti rubano tempo. Questi giochi possono essere scaricati su un computer di lavoro, giocati online o giocati sui telefoni cellulari.
#5. Dipendenti scomparsi
Viaggiare per lavoro consente a un dipendente di essere più astuto nei tentativi di furto di tempo. Questi sono dipendenti come assistenti sanitari domestici, addetti alle pulizie e autisti delle consegne, tra gli altri.
Potresti trovare difficile individuare il tuo personale mobile. Potrebbero fermare la macchina e sedersi al suo interno. Potrebbero uscire in un ristorante o in un bar. Oppure, dopo che il loro turno è scaduto, potrebbero tornare a casa.
Copertura contro il furto dei dipendenti
Questa, nota anche come Copertura per la disonestà dei dipendenti, protegge le aziende dal furto dei dipendenti. La copertura contro il furto dei dipendenti offre protezione finanziaria per perdite o danni a contanti, titoli e altri beni derivanti direttamente dal furto perpetrato da un dipendente, indipendentemente dal fatto che tale individuo sia identificato o meno, indipendentemente dal fatto che il dipendente lavori da solo o insieme ad altri.
Una delle principali aree di copertura nell'ambito di una tipica polizza anticrimine aziendale è la copertura contro il furto dei dipendenti, che può essere acquistata separatamente o in combinazione con altri piani anticrimine. Una tipica polizza di proprietà aziendale può offrire una piccola copertura per i danni causati dalla criminalità di terzi, ma spesso esclude le perdite causate dal furto dei dipendenti. I tipici piani di proprietà commerciale lasciano una lacuna di copertura, che viene colmata dalla copertura per furto dei dipendenti.
Perché è importante avere una copertura contro il furto dei dipendenti?
Il furto dei dipendenti è un problema comune che si ritiene costi alle aziende 3.7 trilioni di dollari all'anno a livello globale. Anche se si potrebbe credere che le aziende più piccole siano meno vulnerabili, negli Stati Uniti i casi di furto da parte dei dipendenti che coinvolgono aziende di piccole e medie dimensioni hanno rappresentato circa il 68% di tutti i casi. Il furto dei dipendenti, secondo il Dipartimento del Commercio, rappresenta il 30% dei fallimenti aziendali. In particolare durante le recessioni e i periodi economici difficili, il furto dei dipendenti diventa più frequente perché il tuo personale è sottoposto a maggiori difficoltà finanziarie.
Le piccole imprese sono particolarmente vulnerabili alla disonestà dei dipendenti poiché molte non hanno i fondi, le conoscenze o il tempo per attuare le necessarie precauzioni e misure preventive. Inoltre, i proprietari di piccole imprese possono essere riluttanti a identificare le poche persone con cui lavorano quotidianamente come possibili criminali e possono riporre molta fiducia nei lavoratori a lungo termine. I dati, tuttavia, indicano che i lavoratori a lungo termine sono più inclini a commettere furti da un'azienda rispetto ai nuovi assunti. I controlli dei precedenti potrebbero non essere un indicatore accurato del rischio potenziale di furto da parte dei dipendenti perché solo un numero esiguo di casi di frode dei dipendenti è commesso da persone che hanno precedenti condanne.
Il furto da parte dei dipendenti può assumere molte forme diverse, con il furto di denaro e la frode sugli assegni che sono due dei tipi più tipici. I dipendenti possono appropriarsi indebitamente di centinaia di migliaia di dollari dal denaro aziendale, rubare prodotti aziendali da vendere sul mercato nero o gonfiare fatture da fornitori esterni per ricevere tangenti dall'azienda con cui hanno contratti. Anche se potresti aver assunto persone nella speranza che non tradissero la tua fiducia derubando la tua attività, è fondamentale per i tuoi interessi finanziari salvaguardare la tua organizzazione dal comportamento disonesto dei dipendenti.
Cosa copre l'assicurazione contro il furto dei dipendenti?
L'assicurazione contro il furto dei dipendenti fornisce copertura per perdite o danni ai beni, ai titoli o ai contanti della tua azienda che sono direttamente attribuibili al furto dei dipendenti. Il furto potrebbe essere perpetrato da un singolo dipendente, da un team di dipendenti o da personale che collabora con soggetti esterni. La contraffazione perpetrata dai lavoratori è coperta dalla Copertura contro il furto dei dipendenti.
Come denunciare il furto dei dipendenti alla polizia
Ecco le procedure generali che puoi seguire se sospetti un furto da parte di un dipendente e desideri denunciarlo alla polizia:
#1. Compila prove
Devi raccogliere quante più prove possibili prima di poter denunciare il furto dei dipendenti alla polizia. Ciò può includere prove video o fotografiche, registrazioni di transazioni, dichiarazioni di testimoni o altre informazioni pertinenti che dimostrino che il furto ha avuto luogo.
#2. Registra le specifiche.
Registra tutti i dettagli del furto, inclusi l'ora, la data ed eventuali beni o fondi specifici prelevati. La tua denuncia alla polizia deve includere qualsiasi altro dettaglio che potresti avere, come il nome del dipendente coinvolto nel furto, la sua posizione e qualsiasi comportamento strano che potresti aver visto.
#3. Comunicare con la polizia
Trova il numero di telefono non di emergenza del dipartimento di polizia locale. Comunica all'operatore di polizia che vuoi denunciare un furto da parte di un dipendente quando chiami il numero. Fornisci loro tutti i dettagli che hai raccolto e sii pronto a rispondere a qualsiasi domanda possano avere. Sarai guidato da loro quando invii la tua segnalazione.
#4. Presentare una denuncia alla polizia
La polizia ti chiederà spesso di recarti alla stazione per presentare una denuncia formale di furto da parte di un dipendente. In alternativa, a seconda della situazione, potrebbero inviare un ufficiale nella tua posizione. Fornisci loro tutti i dettagli che puoi, facendo attenzione a essere il più preciso e completo possibile.
#5. Assistere l'indagine nel suo lavoro
Sii molto collaborativo con le autorità se decidono che è necessaria un'indagine formale. Ciò può comportare la fornitura di ulteriori prove, la risposta a domande o la concessione dell'accesso a documenti pertinenti. Assistili con qualsiasi richiesta o istruzione che hanno per garantire una richiesta completa.
#6. Chiedi consiglio legale
Potrebbe essere utile parlare con un avvocato, in particolare se il furto comporta una considerevole somma di denaro o se hai domande sul procedimento legale. Durante tutta la procedura, possono consigliarti sui tuoi diritti e doveri.
Tieni presente che i passaggi specifici possono cambiare in base a dove ti trovi e alle consuetudini delle forze dell'ordine locali. È sempre una buona idea chiedere consiglio alle autorità locali o agli esperti legali per assicurarsi di rispettare le normative nella propria giurisdizione.
Come gestire il sospetto furto dei dipendenti
È difficile discutere di un sospetto furto. Nessuno vuole credere al peggio dei propri lavoratori, ma quando le prove cominciano a formarsi, non c'è niente che tu possa fare.
Devi agire se ritieni che un dipendente abbia derubato te o altri tuoi dipendenti. Se il problema viene ignorato, potrebbe trasformarsi in una delle principali fonti di marciume per la tua azienda. Se lasciati incontrollati, i furti di forniture per ufficio, denaro o proprietà appartenenti a colleghi possono tutti influire sulla tua attività a lungo termine.
Le aziende devono stare attente a gestire il sospetto dipendente coinvolto nel furto con sensibilità e cura prima di intensificare la questione. Il furto dei dipendenti è un argomento particolarmente delicato che, se gestito in modo improprio, può avere gravi conseguenze per tutte le parti coinvolte, anche in sede penale.
Le azioni da intraprendere per gestire un sospetto furto da parte di un dipendente sono spiegate di seguito. Tieni sempre presente che il metodo migliore per gestire il sospetto furto dei dipendenti è fermarlo prima che inizi.
#Passaggio 1: Preparati
Dovresti disporre di regolamenti e procedure che indichino chiaramente:
- La tua organizzazione non consente il furto da parte dei dipendenti di qualsiasi forma.
- Illustrazioni di furto da parte dei dipendenti
- Come reagirà la tua azienda in caso di sospetti di furto
- Le ripercussioni del furto da parte dei dipendenti, insieme alle misure disciplinari che metterai in atto
In quanto prove scritte, che sono cruciali per qualsiasi potenziale caso giudiziario, questi documenti sono fondamentali per prevenire e combattere il furto dei dipendenti.
Dovrebbero essere menzionati in un codice di condotta del personale distribuito a tutti i lavoratori. Assicurati che quando iniziano a lavorare per l'azienda, tutti i nuovi assunti siano informati delle politiche dell'organizzazione. Minore è la probabilità che i tuoi dipendenti rubino in futuro, più informati saranno sulla politica aziendale. Chiedi ai dipendenti di firmare un documento che riconosca la loro comprensione del manuale per mantenere la responsabilità.
#Fase 2: promuovere la consapevolezza
Non dare sempre per scontato il peggio. Il dipendente potrebbe anche non essere consapevole del fatto che le sue azioni si qualificano come furto in alcuni casi di furto. Un dipendente potrebbe avere le migliori intenzioni quando prende la proprietà aziendale, copia i dati del computer per lavorare a casa o si impegna in un furto di tempo gestendo preoccupazioni personali durante l'orario di lavoro.
Assicurati che il tuo personale sia informato delle regole antifurto della tua azienda durante la tua prossima riunione generale dopo il sospetto furto, a seconda della gravità della perdita. Spiega semplicemente la politica antifurto e assicurati che la tua forza lavoro ne sia a conoscenza senza fare accuse. Puoi solo sperare che il lavoratore che sospetti di aver rubato riconosca immediatamente che le sue azioni sono contrarie alla politica aziendale e le cambi.
Inoltre, fai sapere al tuo staff che potrebbero rivolgersi a te in via confidenziale per discutere di eventuali problemi che potrebbero avere. Potrebbe essere spaventoso per i dipendenti rivolgersi alla direzione con preoccupazioni su un collega, quindi è necessario creare un clima in cui si sentano al sicuro nel farlo.
#Passaggio 3: inizia a raccogliere informazioni e a condurre un'indagine
Quando hai stabilito che il furto è ancora in corso nonostante i tuoi avvertimenti, è il momento di iniziare a tenere i registri. Sarai in grado di condurre un'indagine completa con l'aiuto di qualsiasi prova tangibile che raccogli.
I filmati delle telecamere di sicurezza, i registri del computer che rivelano strani schemi di spesa, i registri delle carenze di inventario e le testimonianze dei testimoni possono essere utilizzati come prove. L'immagine completa del furto inizierà a prendere forma man mano che raccogli informazioni e compili prove a sostegno. Più forte sarà la tua indagine interna, più prove avrai.
#Fase 4: interrogare e confrontarsi con il dipendente accusato
Dovresti interrogare il presunto ladro come parte di un'indagine approfondita. Descrivi loro il reclamo e mostra la documentazione di supporto. Potresti voler avere il tuo consulente legale presente per aiutarti a spiegare la gravità della questione poiché non sei un avvocato.
Tieni presente che il tuo dipendente potrebbe essere autorizzato a portare un rappresentante sindacale al colloquio se lavorate tutti in un ambiente sindacalizzato. Assicurati che il tuo personale sia a conoscenza dei propri diritti controllando i tuoi accordi di contrattazione collettiva.
Se il tuo dipendente confessa il furto, dovresti discutere le ripercussioni delle sue azioni durante il colloquio. Se hai prove concrete, dovresti intraprendere questa azione anche se il dipendente non è disposto a confessarsi. Per garantire che le procedure della tua azienda siano state seguite in modo equo, in genere è consigliabile condurre questi incontri con almeno un altro dirigente d'affari presente.
Anche se alla fine la scelta è tua, non dovrebbe essere presa alla leggera.
A seconda di quanto grave sia stato il furto, potresti scegliere di presentare una denuncia alla polizia. L'azione legale dovrebbe idealmente essere l'ultima risorsa perché avrà un impatto significativo sulla vita della tua azienda e dei tuoi dipendenti. Dopo aver presentato la denuncia alla polizia, assicurati di essere pronto per qualsiasi azione legale successiva.
Qual è il furto più comune dei dipendenti?
La forma più diffusa di furto da parte dei dipendenti è l'appropriazione indebita di beni (ACFE). L'appropriazione indebita di beni è coinvolta nell'86% di tutti i casi di frode dei dipendenti. L'appropriazione indebita di beni può variare dal furto diretto di denaro o azioni all'implementazione di complessi metodi di fatturazione o buste paga.
La disonestà dei dipendenti copre il furto?
Una sorta di vincolo di fedeltà che ti proteggerà dall'attività criminale dei tuoi dipendenti è un vincolo di disonestà dei dipendenti. La maggior parte delle forme di furto da parte dei dipendenti, compresi i tentativi di rubare azioni, denaro o proprietà, sono coperte da una cauzione per disonestà dei dipendenti.
Cosa succede ai dipendenti quando rubi?
I dipendenti che vengono scoperti a rubare ai loro datori di lavoro possono essere soggetti a dure ripercussioni legali. La possibilità di essere detenuto e di affrontare le accuse di furto è un risultato. La stessa legge penale viene utilizzata per incriminare sia i dipendenti che rubano ai loro datori di lavoro sia quelli che rubano a qualcuno per cui non sono dipendenti.
Sommario
Il furto dei dipendenti è un problema che colpisce tutte le organizzazioni, ma può avere un effetto maggiore su quelle piccole. In una recente ricerca, l'Association of Certified Fraud Examiners ha scoperto che le organizzazioni con meno di 100 dipendenti registravano una perdita mediana per frode professionale superiore del 50% rispetto a quella delle aziende più grandi (e che la frode durava più a lungo).
Questi problemi influenzano le relazioni della tua azienda con i suoi partner e clienti, nonché la sua cultura, il morale del personale e le prestazioni finanziarie. Questo articolo dovrebbe aiutarti a ridurre i rischi aiutandoti a comprendere le cause alla radice, le indicazioni di avviso e le strategie di mitigazione.
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Riferimenti
