Se intendi introdurre per la prima volta le revisioni delle prestazioni dei dipendenti, vuoi rinnovare l'approccio della tua azienda o semplicemente hai bisogno di una guida di riferimento, ecco tutto ciò che devi sapere. Abbiamo anche incluso alcune domande di esempio per la revisione delle prestazioni dei dipendenti che puoi utilizzare immediatamente.
Cosa sono le recensioni dei dipendenti?
Le revisioni dei dipendenti sono valutazioni delle prestazioni di un dipendente che vengono spesso effettuate dal capo del dipendente. Le recensioni dei dipendenti sono un aspetto necessario ma scomodo dei processi di assunzione e fidelizzazione dei dipendenti di un'azienda. Molte persone considerano queste riunioni arbitrarie, una necessità aziendale senza scopo o significato genuino. Le revisioni dei dipendenti, se utilizzate correttamente e gestite con successo, possono aiutare a trasformare i dipendenti a lungo termine in membri del team.
Qual è l'importanza delle revisioni delle prestazioni dei dipendenti?
Le revisioni delle prestazioni dei dipendenti, oltre ai buoni effetti a lungo termine, forniscono una spinta immediata, non solo per le aziende ma anche per le persone che desiderano una valutazione dei propri punti di forza e di debolezza e lo sviluppo della propria carriera. Ecco alcuni dei vantaggi che possono offrire le revisioni delle prestazioni:
#1. Allineare i ruoli personali con gli obiettivi aziendali
Una revisione delle prestazioni lavorative è un'opportunità per garantire che tutti conoscano la visione e gli obiettivi dell'organizzazione, nonché il modo in cui il loro lavoro si inserisce nel quadro generale. La performance individuale è la forza trainante della performance organizzativa.
#2. Una profonda consapevolezza delle responsabilità lavorative
Gli individui sono autorizzati dalla gestione delle prestazioni a considerare il loro ruolo all'interno dell'organizzazione e chiarire eventuali aree in cui hanno domande. Qualsiasi ambiguità sul posto di lavoro viene evitata quando dipendenti e supervisori comprendono a fondo e possiedono i propri obblighi lavorativi unici. Ognuno è responsabile del proprio lavoro e dei propri obblighi.
#3. Le valutazioni delle prestazioni vengono fornite su base regolare.
Un feedback regolare aiuta a migliorare la comunicazione complessiva sul posto di lavoro. Le revisioni delle prestazioni aiutano a identificare i punti di forza e i limiti di un individuo, oltre a fornire ai dipendenti una migliore comprensione delle aspettative che vengono riposte su di loro.
La gestione delle prestazioni può essere uno strumento motivante, che spinge i dipendenti non solo a essere più soddisfatti del proprio lavoro, ma anche ad andare oltre il loro dovere.
#4. Avanzamento della propria carriera
La revisione delle prestazioni offre l'opportunità di pianificare e fissare obiettivi per promuovere la carriera di un dipendente. La gestione delle prestazioni li assisterà inoltre nell'ottenere qualsiasi ulteriore formazione o tutoraggio che servirà da base per la creazione da parte delle risorse umane della futura pianificazione della successione.
#5. Le buone prestazioni vengono premiate.
La gestione delle prestazioni fornisce ricompense diverse dalla retribuzione che dimostrano gratitudine per un lavoro ben svolto, come permessi e bonus. La promessa di una revisione delle prestazioni che sia migliore di "supera le aspettative" - una in cui si riconosce che sei andato ben oltre - è una motivazione per ottenere buoni risultati e può aprire la porta a futuri progressi di carriera.
Le recensioni dei dipendenti li motivano a migliorare?
Gallup, una società americana di analisi e consulenza, ha scoperto che solo il 14% dei dipendenti ritiene fortemente che le valutazioni delle proprie prestazioni li motivino a svilupparsi.
Sebbene una revisione delle prestazioni possa essere intesa a riconoscere e lodare un buon lavoro, il fatto è che sono spesso visti come un esercizio di spunta o un'occasione per criticare.
Come possiamo motivare meglio le persone a migliorare?
Il 69% dei dipendenti pensa che lavorerebbe di più se i loro contributi fossero riconosciuti di più.
Mentre sia il feedback positivo che quello negativo sono necessari per lo sviluppo futuro, lodare qualcuno per un lavoro ben fatto fornisce un senso di soddisfazione e apprezzamento, che può ispirare un buon atteggiamento verso il lavoro in futuro.
Piuttosto che dedicare un'ora o due una volta all'anno alla discussione dei risultati di un dipendente con l'azienda, uno dei metodi più efficaci per motivare le persone a lavorare di più è fornire un feedback continuo e onesto.
Dare elogi e critiche al momento non solo aiuta un dipendente a imparare, ma gli consente anche di adattare o migliorare i propri metodi di lavoro e di vedere i propri sforzi riconosciuti praticamente immediatamente. Questo è un metodo molto più efficiente per incoraggiare un cambiamento costante nella tua squadra. Dimostra che stai prestando attenzione ai membri del tuo team e parli perché ritieni che sia importante, non semplicemente perché è sul tuo calendario.
Chi è responsabile di una revisione delle prestazioni dei dipendenti?
Di solito è il responsabile di linea della persona, poiché è il più informato sulla funzione del dipendente e sul lavoro attuale. In alcune circostanze, la revisione può essere guidata da un gruppo dirigente, da un caposquadra o da un leader più anziano o da qualcuno delle risorse umane.
Una revisione dei dipendenti: come condurla
Prendi in considerazione i seguenti passaggi per condurre una revisione approfondita e produttiva per il tuo dipendente.
#1. Inizia dall'inizio.
Iniziare con la data di inizio del dipendente e procedere attraverso il suo impiego aiuta a costruire un percorso chiaro per la revisione. Questa procedura consente a te e al dipendente di riflettere sulle proprie prestazioni e fornisce un quadro per affrontare le aspettative e le opportunità di sviluppo. Discuti di eventuali sviluppi positivi che hai notato o di come il dipendente è cresciuto come professionista.
#2. Gli obiettivi dovrebbero essere evidenziati.
La revisione degli obiettivi precedenti fissati per il tuo dipendente è una tecnica efficace per valutare il lavoro che hanno completato entro un periodo di tempo specificato. Gli obiettivi SMART (obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con limiti di tempo) potrebbero aiutare entrambi a rimanere in linea con i propri obiettivi. Questo dovrebbe continuare ad essere l'enfasi principale della revisione delle prestazioni dei dipendenti. Aggiungi tutte le informazioni necessarie per chiarire qualsiasi confusione e riaffermare le aspettative.
Per apparire utile piuttosto che giudicante, indica il "cosa" e il "come" di ogni obiettivo per obiettivi o oggetti non raggiunti che potrebbero richiedere del lavoro. Ricorda di considerare il punto di vista del dipendente e di usarlo per aiutarlo.
#3. Parla del futuro.
Pianificare in anticipo avvantaggia sia te che i tuoi dipendenti in termini di miglioramento e mantenimento delle prestazioni. Esamina le aree in cui il tuo dipendente può migliorare e sviluppa obiettivi a breve e lungo termine che porteranno al miglioramento. Concentrarsi sul futuro per una parte della revisione può aiutare sia il manager che il dipendente a vedere come questi obiettivi si collegano alla visione dell'azienda e aiutarti a capire come raggiungerli entro il periodo di tempo che hai stabilito.
#4. Stabilisci obiettivi raggiungibili, ragionevoli ed equi.
Non esiste un piccolo obiettivo e ispirare il tuo dipendente con aspettative future aiuta a migliorare le sue capacità. Questo è anche un ottimo approccio per guidare la revisione alla sua conclusione.
#5. Usa parole di incoraggiamento
Mentre incoraggi il tuo dipendente a essere specifico sui propri obiettivi, sii specifico sul tuo feedback positivo in cambio. Un'osservazione positiva può garantire la buona risposta del dipendente al feedback, quindi approfitta di questa opportunità per evidenziare i loro punti di forza, le abitudini lavorative positive e qualsiasi altra cosa encomiabile riguardo alle loro prestazioni.
#6. Commenta e fai domande alla fine.
Consentire domande durante la revisione è un buon metodo per far sentire i dipendenti apprezzati, responsabilizzati e certi dei requisiti del lavoro. Informati se hanno domande sul loro ruolo, sul tuo ruolo o su qualsiasi altra cosa che li riguardi. Non solo le domande e le risposte danno sicurezza al tuo dipendente, ma forniscono anche sicurezza a te. Questo tipo di feedback ti consente di identificare i modi in cui tu e il tuo dipartimento potete supportare meglio i vostri dipendenti.
Consentire al tuo dipendente di porre domande o discutere la base della tua recensione promuove la trasparenza e la fiducia. Come esempio:
- Hai commenti o domande sulla tua recensione?
- C'è qualcos'altro di cui vorresti parlare?
- Cos'altro possiamo fare per assistervi nel vostro sviluppo?
Naturalmente, il dipendente potrebbe avere domande o dubbi e dovresti essere pronto ad affrontarli al meglio delle tue capacità. Possono chiedere informazioni su quanto segue:
- Perché mi è stato assegnato questo punteggio?
- Come posso aumentare le mie prestazioni?
- Quali sono alcuni dei potenziali ostacoli a questo processo?
È una buona idea fornire uno spazio in fondo alla tua recensione scritta per queste domande e preoccupazioni. Riconosci e risolvi ogni problema durante la chat mentre il tuo dipendente risponde e prendi appunti in quella sezione. Ciò dimostra che ti impegni sia ad ascoltare che a ricordare ciò che il tuo dipendente ha da dire. Dopo la riunione, fornisci al dipendente una versione aggiornata della revisione che includa gli appunti che hai preso. Ai dipendenti piacciono piccoli follow-up come questo, che tengono informate entrambe le parti.
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Modelli per la revisione delle prestazioni dei dipendenti
Nessuno può o deve condurre una revisione delle prestazioni sull'impulso del momento. È fondamentale utilizzare modelli personalizzabili che coprano tutte le categorie di feedback e i KPI richiesti, fornendo allo stesso tempo una recensione positiva che stimoli, motivi e coinvolga i singoli dipendenti.
Esempi di commenti e domande per le revisioni delle prestazioni dei dipendenti
Indipendentemente dalla metodologia di revisione delle prestazioni scelta, offrire commenti in un linguaggio chiaro e positivo è fondamentale per mantenere la revisione focalizzata sull'obiettivo e produttiva. I manager e gli altri valutatori devono essere specifici con le loro osservazioni, rimanere di supporto e suggerire soluzioni per aiutare il dipendente a progredire mentre scrive le revisioni delle prestazioni.
I criteri variano a seconda delle dimensioni, dell'ampiezza e della cultura dell'organizzazione. Tuttavia, ci sono alcune caratteristiche che praticamente tutte le aziende hanno in comune. Ecco alcuni esempi di questioni da considerare quando si sviluppano i criteri di valutazione dei dipendenti:
- Raggiungimento degli obiettivi
- Stabilisce obiettivi difficili per se stesso
- Aiuta gli altri a raggiungere i loro obiettivi
- Dà priorità al proprio lavoro in accordo con le esigenze dell'azienda e dei suoi consumatori
- Anche di fronte a ostacoli e problemi, raggiunge i suoi obiettivi.
- Caratteristiche di leadership
- Quando esprime giudizi, considera le idee e le opinioni dei membri del team.
- Assiste i membri del team nella risoluzione di problemi legati al lavoro
- Ritiene i membri del team responsabili del raggiungimento dei propri obiettivi.
- Comunicazione
- Ascolta attivamente gli altri
- Adatta la sua comunicazione alle richieste del pubblico
- Comunicazione chiara e semplice
- Lavoro di squadra
- Collabora efficacemente con gli altri membri del team
- Fornisce un feedback positivo e benefico agli altri
- Tratta gli altri con dignità
- Le differenze dei membri del team sono apprezzate e rispettate.
- Ascolta e partecipa attivamente a una discussione relativa al lavoro
- Cultura/Valori
- Ogni giorno dimostra i principi dell'azienda.
- Serve da modello
- Crea un buon ambiente di lavoro
Il contenuto di una revisione delle prestazioni varierà in base alla funzione lavorativa e all'azienda, tuttavia, potrebbe essere utile progettare alcune domande generiche che i manager possano porre, come ad esempio:
- Qual è la più grande forza di [nome del soggetto] e cosa può fare per continuare a crescere?
- Qual è la più grande opportunità di [nome del soggetto] e cosa può fare per migliorare?
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Commenti da evitare nelle revisioni delle prestazioni dei dipendenti
Sebbene sia i modelli di revisione delle prestazioni che le revisioni delle prestazioni siano personalizzabili, è fondamentale essere consapevoli dei messaggi che invii. Gli ottimi colloqui di revisione favoriscono le prestazioni, lo sviluppo e la relazione manager-dipendente di un dipendente, mentre quelli inefficaci possono danneggiare il coinvolgimento dei dipendenti e persino il successo aziendale quando i dipendenti chiave se ne vanno.
Ecco alcuni veri errori - mentre alcuni di questi possono sembrare un po' esagerati, evidenziano chiaramente cosa NON dire e perché no:
- "Fai un lavoro così fantastico che non ho nulla di costruttivo da dirti." Anche i tuoi dipendenti più talentuosi avranno aree in cui possono crescere o sviluppare i loro talenti. Commenti come questo trasmettono l'impressione che tu non ti sia preso la briga di guardare da vicino il loro lavoro.
- "Se raddoppi i tuoi obiettivi quest'anno, potremmo prendere in considerazione la possibilità di promuoverti alla C-suite l'anno prossimo." Evita di usare frasi "se/allora" poiché suonano come vuote promesse basate su aspirazioni irrealistiche.
- “Non sei mai puntuale alla tua scrivania. E spesso arrivi in ritardo alle riunioni.» Evita di usare frasi assolute come "sempre" e "mai" perché nessuno è mai puntuale il 100% delle volte.
- “Sei un ottimo impiegato. "Continua così." Questo non offre nulla su ciò che il dipendente fa bene, su come può migliorare o cosa può fare per "continuare". Devi descrivere in dettaglio ciò che il dipendente ha svolto bene e i suoi obiettivi di sviluppo affinché continuino a svolgere un buon lavoro.
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- "Ho sentito che hai gestito male quel conto dei servizi finanziari, il che è stato, a dir poco, deludente." Il revisore fa affidamento sul sentito dire piuttosto che sull'osservazione di prima mano e al dipendente non viene data l'opportunità di presentare il proprio punto di vista prima di essere condannato. È vero, è l'osservazione tra pari, ma utilizzare il feedback a 360 invece del gossip dell'ufficio è molto più produttivo.
- “Hai fatto perdere i sensi agli altri due designer. I loro prototipi erano spazzatura rispetto ai tuoi. Confrontare colleghi e colleghi in una revisione delle prestazioni è un no-no. Stai solo rivedendo i risultati di una persona; lascia i fallimenti (e i successi) degli altri ai loro discorsi indipendenti sulla performance.
- "Non posso crederci! Mi aspettavo che tu facessi un buon lavoro su questo, ma non l'hai fatto. Il revisore inietta emozione nella valutazione, che irriterà o agiterà solo il dipendente che riceve la recensione. Non c'è un feedback costruttivo e questo livello di antagonismo può portare il dipendente a cercare lavoro altrove.
- “Sei estremamente fortunato ad aver ricevuto questa promozione. "Non sprecare l'occasione." Molta condiscendenza e risentimento? Non dovresti mai sminuire i tuoi dipendenti, ma piuttosto apprezzare e promuovere i loro risultati. Costringere i dipendenti ad accettare una promozione non implica che sia l'opzione migliore per loro; hanno il diritto di scegliere.
Evitare le insidie nelle revisioni delle prestazioni dei dipendenti
Essendo consapevoli di questi possibili punti di errore durante la preparazione o la revisione del processo di revisione delle prestazioni, è possibile risparmiare tempo e denaro.
#1. Perdita di connessione tra procedura e obiettivo
Assicurati che l'obiettivo del tuo sistema di gestione delle prestazioni guidi il processo e preparati ad apportare modifiche se necessario. Comprendere quanto bene gli obiettivi della tua organizzazione siano in linea con il lavoro quotidiano di individui e team è fondamentale in questa situazione.
#2. Non dare priorità a una cultura del feedback
Se la tua organizzazione non dispone già di una cultura del feedback, investi tempo e risorse in anticipo per chiarire lo scopo alla base delle revisioni delle prestazioni e creare fiducia nel processo.
#3. Mancata inclusione delle parti interessate
Coinvolgere i responsabili delle decisioni e i dirigenti aziendali fin dall'inizio aumenterà il buy-in e i tassi di partecipazione e preparerà il tuo programma per il successo.
#4. Non stabilire una rete di supporto
Follow-up e feedback devono essere inclusi nel progetto fin dall'inizio. Stabilisci aspettative anticipate per dipendenti e manager in modo che sappiano a chi rivolgersi per aiuto e supporto.
#5. Interruzione della comunicazione
L'aspetto più importante della creazione di un sistema di gestione delle prestazioni nuovo o migliorato è la comunicazione. Quando la comunicazione sul processo è autentica e trasparente, i sistemi di gestione delle prestazioni hanno successo.
#6. I manager non hanno formazione e supporto insufficienti.
Non ci sarà successo nel sistema di gestione delle prestazioni a meno che le persone coinvolte non investano nel processo. I dipendenti rispecchieranno l'atteggiamento dei loro capi nei confronti del sistema di gestione delle prestazioni se lo percepiscono. I manager devono assumere il controllo e dare l'esempio, e devono essere supportati e adeguatamente formati per farlo.
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Metodi alternativi per raccogliere feedback
Le revisioni delle prestazioni dei dipendenti sono lo strumento più efficace per molte aziende per trasmettere e raccogliere il feedback dei dipendenti. Tuttavia, stanno emergendo nuove tecniche come risultato dell'aumento delle imprese guidate dall'esperienza e di un nuovo apprezzamento del significato dell'esperienza dei dipendenti.
#1. Feedback a 360 gradi
I membri dello staff possono ricevere feedback da colleghi e membri dello staff junior, nonché dai manager in un processo di feedback a 360°. Possono anche rivedere se stessi, risultando in una valutazione completa - oa 360 gradi - dei loro punti di forza e prospettive. Tuttavia, questo tipo di applicazione dovrebbe essere utilizzato solo per lo sviluppo e non per la valutazione delle prestazioni.
#2. Feedback costante
Alcune aziende decidono di rinunciare al formato formale di una revisione delle prestazioni e forniscono invece feedback in base alle necessità. Questa può essere una soluzione praticabile per le piccole imprese e le nuove imprese. Tuttavia, senza una pietra miliare formale, c'è il rischio che il personale manchi di chiarezza su come sta progredendo e su cosa deve concentrarsi.
#3. Recensioni di impulsi da parte dei dipendenti
La revisione del polso dei dipendenti è una giusta via di mezzo tra il feedback continuo e un'ampia revisione delle prestazioni una volta all'anno. Si tratta di una revisione dei dipendenti su scala ridotta che viene eseguita su base più regolare, ad esempio mensilmente o trimestralmente. Il feedback impulsivo è più spesso collegato ai sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti, ma funziona bene anche per condividere input in modo opposto perché fornisce misure chiare ed è rapido e semplice da completare.
Le recensioni dei dipendenti dovrebbero essere eliminate?
L'efficacia delle recensioni dei tuoi dipendenti dipende in gran parte da ciò che intendi ottenere da esse e da come utilizzi le informazioni che vengono rivelate. È possibile che tu debba rivedere la tua attuale strategia di revisione, sostituirla con un altro tipo di input regolare o abbandonare completamente l'idea di una revisione formale.
Le revisioni dei dipendenti saranno inefficaci quando i manager credono che stiano semplicemente facendo i salti mortali per soddisfare il loro dipartimento delle risorse umane. Allo stesso modo, se non vengono tenuti abbastanza frequentemente da fornire un feedback continuo e significativo, o se le richieste dei dipendenti di assistenza per migliorare le proprie prestazioni vengono ignorate, non si può ottenere nulla di valore dal discorso.
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Riferimenti
