Mantenere i registri dei dipendenti in modo sicuro e accurato non è un compito facile. Quando assegni ID dipendente ai tuoi dipendenti, il lavoro diventa meno laborioso.
In questo breve articolo, esamineremo cosa sono un ID dipendente e un numero ID, perché sono utili e così via.
Iniziamo.
Che cos'è un ID dipendente?
Un ID dipendente è un codice utilizzato per identificare i dipendenti che lavorano per l'azienda. L'implementazione di un sistema di codici di identificazione dei dipendenti nella tua azienda può portare a database e record dei dipendenti più sani, una maggiore sicurezza dell'identità e una maggiore efficienza complessiva. Scopri di più sui numeri ID dei dipendenti e su come possono aiutarti a migliorare la gestione dei dipendenti nella tua azienda.
Come deve essere formattato un ID dipendente?
Per gli ID dei dipendenti non esiste un formato universalmente accettato. I datori di lavoro possono sviluppare ID dei dipendenti.
Ecco alcuni esempi di formati di ID dipendente comuni:
- Numeri in ordine di quando un dipendente è stato assunto. Ad esempio, 00009 rappresenta un'assunzione anticipata, ma 00743 rappresenta un'assunzione considerevolmente successiva.
- Una combinazione di cifre e lettere, con la lettera che rappresenta il dipartimento del dipendente. Ad esempio, ACC1234 potrebbe essere un ID dipendente nel reparto contabilità.
- Il personale temporaneo, come stagisti o appaltatori, ha i propri codici. Ad esempio, TEMP007.
È fondamentale attenersi al formato dell'ID dipendente che hai scelto, poiché cambiarlo frequentemente può confondere i dipendenti e negare lo scopo degli ID.
Se desideri che gli ID dei dipendenti della tua azienda siano coerenti, dovrebbero provenire tutti dallo stesso dipartimento. Ad esempio, puoi delegare questi ID dipendente al tuo reparto Risorse umane per assicurarti che non vi siano duplicati e che tutto sia in ordine.
Che cos'è un numero ID dipendente?
I datori di lavoro assegnano a ciascun dipendente un codice numerico ID dipendente univoco. Questo codice identificativo è talvolta noto come numero dipendente, codice dipendente, ID dipendente o qualsiasi altro nome che suona simile.
Poiché gli ID dei dipendenti rappresentano un individuo unico, riflettono anche le loro informazioni personali e altre informazioni aziendali vitali. Questo può includere il loro indirizzo, SSN, informazioni sui salari e altre informazioni.
Sebbene non sia richiesto il rilascio di ID dei dipendenti, i vantaggi diventano sempre più evidenti man mano che un'azienda cresce e impiega più persone. Le carte d'identità dei dipendenti non sono necessarie ai fini fiscali, ma possono aiutare un'azienda a gestire meglio la tenuta dei registri.
Qual è la distinzione tra un numero ID dipendente e un numero di libro paga?
Un ID dipendente differisce da un numero di libro paga in un modo importante.
Un ID dipendente viene spesso assegnato da un datore di lavoro per aiutare a identificare i fatti su un dipendente specifico.
Un numero di libro paga, d'altra parte, funge da identificatore per la posizione piuttosto che per il dipendente che ha quella posizione.
Diciamo che Jane lavora come scrittrice di contenuti per la ABC. L'ID dipendente di Jane rimarrebbe lo stesso indipendentemente dalla sua posizione nell'organizzazione, poiché quel numero è collegato a lei come individuo.
Se fosse promossa da content writer a content marketing manager, il suo ID libro paga cambierebbe. Il suo nuovo ID libro paga corrisponderebbe alla sua posizione attuale.
Gli ID buste paga vengono utilizzati principalmente per le buste paga e per scopi fiscali, garantendo che i dipendenti ricevano quanto dovuto.
HMRC tiene anche traccia degli ID del libro paga dei dipendenti che lavorano per aziende che utilizzano il sistema di libro paga Pay As You Earn (PAYE).
ID dipendente vs. numero di previdenza sociale
I numeri di identificazione dei dipendenti (ID) non sono gli stessi dei numeri di previdenza sociale (SSN). Sebbene i SSN siano un metodo praticabile per identificare le persone, contengono informazioni personali sensibili che, se utilizzate come ID dipendente, possono esporre le persone al furto di identità. I ladri di identità possono utilizzare SSN per produrre documenti fasulli e causare danni considerevoli all'identità dell'individuo e alla sicurezza dell'azienda. Di conseguenza, gli ID dei dipendenti dovrebbero essere utilizzati per l'identificazione quotidiana e interna, mentre i SSN dovrebbero essere utilizzati solo quando assolutamente essenziali.
È inoltre fondamentale distinguere tra ID dipendente e ID libro paga. Sebbene un ID dipendente sia univoco per quella persona, un ID libro paga viene in genere assegnato a un determinato ruolo o posizione piuttosto che a un individuo. In altre parole, se un altro dipendente assume la posizione, eredita l'ID libro paga e le relative informazioni ma conserva il proprio ID dipendente.
Identificazione del dipendente contro il datore di lavoro
L'ID dipendente viene spesso confuso con l'ID datore di lavoro (EIN). L'IRS ti ha assegnato un numero di nove cifre come EIN. L'EIN di un'azienda, come il suo SSN, è il suo numero di identificazione federale univoco e viene utilizzato a fini fiscali, di rendicontazione e normativi.
Chi è responsabile dell'assegnazione e della gestione degli ID dei dipendenti?
La responsabilità dell'assegnazione e della gestione degli ID dei dipendenti spesso ricade sotto la competenza del dipartimento delle risorse umane (HR) dell'organizzazione, dei contabili o degli addetti alle paghe, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione. Dopo l'assunzione, di solito forniscono ai dipendenti i loro ID univoci come parte del processo di onboarding.
Esistono linee guida per i numeri di identificazione dei dipendenti?
Poiché i numeri ID dei dipendenti sono spesso visibili al pubblico, dovresti evitare di utilizzare informazioni riservate per generarli, come le ultime quattro cifre del numero di previdenza sociale del dipendente. Non ci sono restrizioni dure e veloci oltre a questo, purché le cifre abbiano un senso all'interno della tua organizzazione. Per ottenere ulteriori informazioni sul numero ID, è possibile utilizzare una combinazione di lettere e cifre.
Ecco alcuni suggerimenti per massimizzare lo schema di numerazione degli ID dei dipendenti:
- Per designare il dipartimento o la divisione del dipendente, iniziare il numero ID con un codice di due lettere.
- Non utilizzare mai più il numero ID dipendente di un dipendente licenziato. Per i nuovi assunti, produrre sempre un numero univoco mai utilizzato prima.
- Aggiungi un "-[n]" alla fine del numero ID del dipendente, dove [n] è il numero di badge identificativi extra da stampare per quel dipendente. (Ad esempio, un ID dipendente "7659-0" indica che il dipendente con numero ID "7659" ha ricevuto un solo ID dipendente.) Ciò è molto vantaggioso quando si utilizzano i badge per il controllo degli accessi.
- Alcune aziende forniscono ai nuovi lavoratori un numero ID dipendente temporaneo, contrassegnato da una "T" prima o dopo il numero, da utilizzare fino a quando non viene rilasciato un numero permanente.
- Includere una cifra di controllo alla fine del numero ID per impedire lo spoofing.
- Consigliamo ai numeri identificativi dei dipendenti di avere una lunghezza compresa tra 4 e 8 cifre, quindi non sono né troppo corti né troppo lunghi.
- Assegna in anticipo una serie di numeri ai badge identificativi dei visitatori. Puoi comunque tenere traccia di dove vanno i visitatori senza dover stampare un nuovo badge visitatore ogni volta che qualcuno entra.
Come utilizzare i numeri di identificazione dei dipendenti con le carte d'identità
I badge numerici dei dipendenti non solo rendono i tuoi documenti d'identità più professionali, ma possono anche aiutare il tuo programma di badge identificativi. Potrebbe essere necessario registrare la partecipazione a una sessione di formazione professionale, ad esempio, che sarebbe facilitata dall'avere un numero ID dipendente univoco. Quando il dipendente visita altri siti o luoghi, questo numero potrebbe essere necessario per essere registrato in un registro dei visitatori. Inoltre, il numero stampato sul badge può corrispondere al numero codificato nella banda magnetica, nel codice a barre o nel codice QR della carta, fornendo un altro tipo di autoidentificazione.
Come trovo il mio numero di identificazione del dipendente?
Non dovrai occuparti di questa richiesta (fin troppo comune) se il numero ID di ogni dipendente è stampato sul badge. Nella nostra frenetica vita quotidiana, abbiamo già troppi numeri da ricordare; questo semplifica ulteriormente le cose per i membri del tuo team.
Controllo degli accessi con le carte d'identità dei dipendenti
Usare le carte d'identità dei dipendenti per regolare l'accesso è un concetto brillante. Puoi fare in modo che il tuo sistema registri l'ID dipendente corrispondente ad ogni utilizzo in modo che non ci sia confusione su chi sta entrando in una determinata stanza o area. In realtà, la maggior parte dei sistemi di controllo accessi richiede di fornire il numero identificativo del dipendente a cui viene rilasciato il badge RFID. Ciò stabilisce un collegamento nel database di controllo degli accessi tra il codice RFID, l'ID del dipendente e il nome del titolare della carta.
Presenze e cronometraggio con ID dipendente
I badge identificativi dei dipendenti con numeri ID dipendenti incorporati possono essere facilmente configurati per funzionare con gli orologi. TapTrack, ad esempio, può essere configurato per ricevere il numero tramite NFC (near-field communication). L'ID dipendente viene utilizzato per l'identificazione univoca nella maggior parte dei sistemi di rilevazione presenze, come Kronos. Puoi utilizzare i tuoi ID per tenere traccia degli orari di lavoro su siti remoti utilizzando orologi appropriati o persino telefoni NFC.
Formato numerico per gli ID dei dipendenti
I numeri ID dei dipendenti non hanno un modello o un formato prestabilito. Le organizzazioni possono utilizzare qualsiasi formato per i singoli codici, ma la maggior parte utilizza un modello comune per generare e assegnare nuovi ID. Potrebbe trattarsi di una combinazione casuale di numeri e lettere oppure può seguire un modello che corrisponde alle informazioni sul dipendente, come il titolo professionale o la data di inizio. Considera i seguenti esempi di identificazione dei dipendenti:
- M028
- S067
Le prime lettere in questi esempi rappresentano i reparti ei numeri mostrano la sequenza in cui sono stati assunti dall'azienda. L'esempio A si riferisce a un dipendente impiegato per il reparto marketing, mentre l'esempio B si riferisce a un dipendente assunto successivamente per il reparto vendite.
Nessuna informazione personale o sensibile deve essere inclusa nei numeri ID dei dipendenti, indipendentemente dal modo in cui sono formattati. Non includere alcuna parte del SSN dell'individuo o altre informazioni sensibili nel suo ID dipendente.
Vantaggi dei numeri di identificazione dei dipendenti
#1. Utilizzare per una varietà di scopi
Gli ID dei dipendenti hanno una varietà di applicazioni a seconda dell'azienda. In un'attività di vendita al dettaglio, ad esempio, potrebbe essere necessario un ID dipendente per accedere alla cassa o ai sistemi di inventario. Potrebbero anche essere costretti a utilizzarli per i privilegi dei dipendenti, come l'acquisto di prodotti con lo sconto per i dipendenti. I dipendenti in un ambiente d'ufficio possono avere diversi livelli di autorizzazione che consentono loro di accedere a database specifici utilizzando i propri ID. Questo può anche fornire una cronologia digitale degli ID dei dipendenti nel caso in cui tu, le tue risorse umane o i team contabili abbiate bisogno di controllare i dati.
#2. Controllare l'accesso e la sicurezza delle informazioni
La gestione dell'accesso a informazioni, applicazioni e persino stanze specifiche può essere vantaggiosa per la tua azienda. È possibile definire i singoli gradi di accesso o sicurezza utilizzando gli ID dei dipendenti. Un venditore, ad esempio, può avere accesso al database CRM ma non avere accesso a programmi o informazioni non correlati al proprio ruolo. Puoi anche assegnare temporaneamente ID ai visitatori che richiedono l'accesso ad aree specifiche dell'edificio, come appaltatori o clienti.
#3. Organizza set di dati aziendali di grandi dimensioni
Un sistema di identificazione dei dipendenti può aiutare nell'organizzazione e nella manutenzione di documenti e database. È semplice cercare, visualizzare e organizzare le informazioni utilizzando un unico ID associato a tutte le informazioni del dipendente.
#4. Mantenere la precisione dell'identità
Se la tua azienda è piccola, probabilmente non dovrai preoccuparti dei nomi che causano confusione nei registri dei dipendenti. Tuttavia, se un'azienda cresce, alcuni dipendenti potrebbero condividere lo stesso nome, causando problemi con la tenuta dei registri. Ciò potrebbe compromettere la riservatezza o causare problemi di buste paga. Puoi evitare questi problemi adottando un sistema di identificazione dei dipendenti che garantisca che ogni dipendente sia univoco nei registri della tua azienda.
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#5. Migliora la sicurezza dell'entità ID
È possibile evitare di utilizzare informazioni altrimenti personali utilizzando ID dipendenti univoci. Un codice ID dipendente è un codice interno univoco che funge da crittografia dell'identificazione del dipendente. Gli ID dei dipendenti devono essere univoci e non contenere informazioni personali, come gli SSN, che potrebbero compromettere l'identità dei dipendenti.
È possibile evitare di utilizzare informazioni altrimenti personali utilizzando ID dipendenti univoci. Un codice ID dipendente è un codice interno univoco che funge da crittografia dell'identificazione del dipendente. È fondamentale che gli ID dei dipendenti siano univoci e non includano alcun collega.
Sommario
Non è mai troppo presto per iniziare a rilasciare numeri di identificazione dei dipendenti se possiedi una piccola impresa. Quando hai solo tre dipendenti, può sembrare sciocco, ma quando ne hai 100 o più, sarai felice di avere un sistema in atto. Per consentire la crescita e lo sviluppo, proponiamo sempre che le piccole imprese integrino i sistemi delle grandi aziende ovunque possibile.
- NUMERO ID DIPENDENTE: significato, come trovarlo, stato, federale e generatore
- COME INIZIARE LA PAYROLL PER LE PICCOLE IMPRESE: 2023 Best Easy Guide
- CHE COS'È IL CODICE FISCALE: Definizione, Tipi, Come e Dove Trovarlo
Riferimenti
